El denominado “efecto 2000” en las aplicaciones informáticas, así como en determinadas instalaciones que poseen las empresas, tiene su origen en la forma de cómputo de fechas en los sistemas informáticos, que con carácter general se ha realizado empleando exclusivamente dos dígitos en el campo reservado al año, de forma que los dos primeros dígitos correspondía a mil novecientos (19XX).  Si no se corrigiese este aspecto, se podrían producir errores en los tratamientos de la información que impliquen cálculos que tengan como uno de sus parámetros la fecha.

Por ello, durante los últimos años las empresas han comenzado a realizar determinadas actividades sobre los activos a que antes se ha hecho referencia para revisar, adaptar y corregir los mismos, con objeto de evitar la aparición de fallos en los sistemas; paralelamente, se plantea el tema de la necesaria información que al respecto deben ofrecer las empresas en las cuentas anuales.

En este sentido hay que señalar que el “Acuerdo del Consejo de Ministros de fecha 12 de junio de 1998 sobre medidas de valoración del “efecto 2000″”, establece en su apartado II.  Medidas de colaboración con el sector privado, que: “Se encomienda al Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas que precise la información mínima que deban incorporar las empresas en la memoria de las cuentas anuales de los ejercicios 1998 y 1999 sobre los proyectos y medidas adoptadas para evitar el efecto 2000, así como las consecuencias que se pudieran derivar en el desarrollo de su actividad mercantil”.

La presente Resolución, teniendo en cuenta las normas de contabilidad vigentes, así como los pronunciamientos, internacionales al respecto, trata estas circunstancias sin incorporar nuevos criterios, ya que se entiende que los incluidos en la legislación en vigor son suficientes, intentando únicamente una sistematización de esta información a incluir en las cuentas anuales, explicitando por una parte aquellos aspectos que afectan a las partidas incluidas en el Balance en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y por otra, indicando la información que con carácter de mínimo deben incluir las empresas en la memoria de las cuentas anuales, siempre que ésta sea significativa.

En relación con el primer aspecto hay que señalar que, como norma general, los importes que se destinen a la adecuación de las aplicaciones informáticas e instalaciones, se imputarán a la Cuenta de Pérdidas y Ganancias del ejercicio en que se devenguen.  Lo anterior debe entenderse sin perjuicio de que en determinadas circunstancias, de acuerdo con lo establecido en las normas contables, en particular lo regulado en el Código de Comercio y el Plan General de Contabilidad, deban dotarse las provisiones para riesgos y gastos que sean necesarios.

Adicionalmente, si se cumplen las circunstancias reguladas en la norma de valoración tercera incluida en la quinta parte del Plan General de Contabilidad, para considerar que determinadas operaciones puedan ser calificadas como ampliaciones, renovaciones o mejoras del inmovilizado, éstas deberán se objeto de incorporación al activo de acuerdo con las citadas normas, si bien no se van a producir con carácter general este tipo de operaciones en consonancia con lo regulado en la norma séptima de la Resolución del Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas de fecha 21 de enero de 1992, por la que se dictan normas de valoración del inmovilizado inmaterial.

Por último, si como consecuencia del “efecto 2000”, determinadas aplicaciones informáticas o instalaciones pudieran ver alterado el período estimado de vida útil, deberá tenerse en cuenta el número parámetro para calcular las nuevas cuotas de amortización que les correspondan hasta la finalización de su vida útil.

En lo que se refiere al segundo aspecto, la presente Resolución regula la información que con carácter de mínimo y siempre que sea significativa debe incorporarse en la memoria de las cuentas anuales, en relación con el “efecto 2000”, y que básicamente completa, amplía y comenta la recogida en el Balance y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Por todo lo anterior, atendiendo a la problemática indicada, este Instituto, con objeto de aclarar y sistematizar la información que las empresas deben recoger en las cuenta anuales como consecuencia del “efecto 2000”, dicta la presente Resolución de acuerdo con la disposición final quinta del Real Decreto 1643/1990, de 20 de diciembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad, así como con el artículo 2 de la Ley 19/1988, de 12 de julio, de Auditoria de Cuentas.

Norma primera.  Operaciones derivadas de la adecuación de las aplicaciones informáticas y otras instalaciones como consecuencia del “Efecto 2000”.

1. Los gastos producidos en las empresas como consecuencia del “efecto 2000” en las aplicaciones informáticas y otras instalaciones, se imputarán a la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio en el que se devenguen, sin perjuicio de que en virtud del principio de prudencia, se deba dotar las correspondientes provisiones para riesgos y. gastos, cuando dichos gastos estén claramente especificados en cuanto a su naturaleza en la fecha de cierre del ejercicio, pero indeterminados en cuanto a su importe exacto o fecha en que se producirán.

2. Las operaciones a que se hace referencia en el apartado anterior que, teniendo en cuenta la naturaleza de los activos, pudieran identificarse de forma clara con una ampliación, mejora o renovación de la aplicación informática u otra instalación en los términos regulados en las normas de valoración del Plan General de Contabilidad, así como en el desarrollo efectuado por las Resoluciones del Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas, se deberán contabilizar como mayor valor del inmovilizado a que correspondan.

3. En aquellos casos en que la vida útil de una aplicación informática u otra instalación, se vea afectada con motivo del “efecto 2000”, al tratarse de un parámetro estimado, deberá procederse a aplicar la norma de valoración vigésima primera del Plan General de Contabilidad, ajustando las cuotas de amortización del ejercicio y de los siguientes o, en su caso, dando de baja el mismo; esta circunstancia deberá tenerse en cuenta en el ejercicio en que se conozcan, de forma racional, las circunstancias anteriores.

4. Los gastos a que se ha hecho mencionen los apartados anteriores se contabilizarán de acuerdo con su naturaleza, sin perjuicio de que si fueran significativos desde un punto de vista cuantitativo, deberán tratarse como gastos extraordinarios en la cuenta de pérdidas Y ganancias.

Norma segunda.  Información a incluir en la Memoria.

En los modelos de Memoria de las cuentas anuales contenidos en la cuarta parte del Plan General de Contabilidad en un apartado creado al efecto cuya denominación será “aspectos derivados del “efecto 2000″”, deberá incluirse, siempre que sea significativa, como mínimo la siguiente información:

a) Explicación de los efectos que produce el “efecto 2000” en la estructura general de la empresa, así como el detalle de los hechos más significativos y desglose de las incertidumbres que dependan de la acomodación Y subsanación por este cambio.  También se informará sobre los riesgos asegurados.

b) Planes de actuación elaborados para paliar el “efecto 2000”, estimando los importes de las actuaciones indicadas y el plazo para llevarlas a cabo.

c) Compromisos futuros relativos a inversiones u otras operaciones a realizar como consecuencia del “efecto 2000”, así como los ya realizados.

d) El importe de los gastos y pérdidas derivados de la adecuación de las aplicaciones informáticas o de otras instalaciones.

e) Provisiones que, en su caso, pudieran ocasionarse y su justificación.

f) Aplicaciones informáticas u otras instalaciones cuya vida útil se vea afectada como consecuencia del “efecto 2000”, señalando los efectos en la amortización de las mismas.

g) Cualquier impacto en la evaluación del principio de empresa en funcionamiento, como consecuencia del “efecto 2000”.

Madrid, 20 de julio de 1998.-El Presidente, Antonio Gómez Ciria.