Deliberazione Garante Comunicazioni 24 settembre 2003, n. 335. Modifiche al regolamento sull`accesso ai documenti.

AUTORITA' PER LE GARANZIE NELLE COMUNICAZIONI

DELIBERAZIONE 24 settembre 2003

Modifiche e integrazioni al regolamento concernente l'accesso ai documenti approvato con delibera n. 217/01/CONS. (Deliberazione n. 335/03/CONS).

(G.U. n. 240 del 15-10-2003)

L'AUTORITA' PER LE GARANZIE NELLE COMUNICAZIONI

Nella sua riunione di Consiglio del 24 settembre 2003;

Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni;

Vista la legge 31 luglio 1997, n. 249, istitutiva dell´Autorità per le garanzie nelle comunicazioni ed in particolare l´art. 1, comma 9;

Vista la legge 3 agosto 1999, n. 265, ed in particolare l´art. 4;

Vista la delibera n. 217/01/CONS, con la quale é stato approvato il regolamento concernente l´accesso ai documenti, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana 20 giugno 2001, n. 141;

Visto il regolamento concernente l'organizzazione e il funzionamento dell´Autorità per le garanzie nelle comunicazioni, approvato con delibera n. 316/02/CONS del 9 ottobre 2002, ed in particolare l´art. 34;

Vista la proposta formulata dal gruppo di lavoro istituito con determinazione del segretario generale n. 7/2002 del 2 dicembre 2002;

Ritenuta la necessità di semplificare e di meglio specificare alcuni aspetti del procedimento in materia di accesso;

Udita la relazione del commissario prof. Silvio Traversa, relatore ai sensi dell´art. 32 del regolamento concernente l´organizzazione ed il funzionamento dell´Autorità;

Delibera:

Articolo 1.

1. La lettera e), del comma 1, dell´art. 1, del regolamento concernente l´accesso ai documenti, approvato con delibera n. 217/01/CONS, é sostituita dalla seguente: “e) per unità organizzative, le unità organizzative di primo e di secondo livello definite dal regolamento concernente l´organizzazione ed il funzionamento dell´Autorità per le garanzie nelle comunicazioni;”.

2. Il comma 1, dell´art. 2, del regolamento concernente l´accesso ai documenti approvato con delibera n. 217/01/CONS, é sostituito dal seguente: “1. Chiunque abbia un interesse personale e concreto per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti puo' esercitare, personalmente ovvero a mezzo di procuratori speciali, il diritto di accesso ai documenti formati o stabilmente detenuti dall´Autorità mediante richiesta scritta, specifica e motivata, sulla quale il responsabile del procedimento provvede entro trenta giorni. I dipartimenti e i servizi predispongono periodicamente un´informativa al consiglio sull´esito delle richieste di accesso.”.

3. L´art. 3, del regolamento concernente l'accesso ai documenti approvato con delibera n. 217/01/CONS, é sostituito dal seguente:

“Articolo 3. 1. I soggetti che intendono sottrarre all´accesso le informazioni fornite presentano all'unita' organizzativa competente un´apposita richiesta, con l'indicazione dei documenti o delle parti di documenti e degli specifici motivi di riservatezza o di segretezza che giustificano la richiesta stessa. 2. In caso di istanza di accesso a documenti per i quali non e' stata presentata la richiesta di cui al comma 1, l´ufficio comunica l´avvio del procedimento di accesso al soggetto interessato, il quale, entro e non oltre i successivi cinque giorni, puó presentare le proprie deduzioni in merito alla predetta istanza. 3. L´ufficio comunica agli interessati, con provvedimento motivato, l´eventuale accertamento, positivo o negativo, in ordine alla sussistenza dei motivi di riservatezza o di segretezza addotti a giustificazione delle richieste di cui al comma 1”.

4. La lettera a), del comma 1, dell´art. 4, del regolamento concernente l'accesso ai documenti approvato con delibera n. 217/01/CONS é sostituita dalla seguente: “le note, le eventuali proposte della struttura ed ogni altra elaborazione delle unita' organizzative con funzione di studio e di preparazione del contenuto di atti”.

5. Al comma 3, dell´art. 4, del regolamento concernente l´accesso ai documenti approvato con delibera n. 217/01/CONS, dopo le parole:

“non sia stata autorizzata” sono inserite le seguenti: “o prevista, anche in base alla normativa di recepimento delle direttive comunitarie”.

6. Il comma 4, dell´art. 4, del regolamento concernente l'accesso ai documenti approvato con delibera n. 217/01/CONS, é sostituito dal seguente: “4. L´accessibilità di atti e documenti acquisiti o formati nella fase preistruttoria écomunque differita fino all´avvio del procedimento”.

7. L´alinea del comma 6, dell´art. 4, del regolamento concernente l´accesso ai documenti approvato con delibera n. 217/01/CONS, é sostituito dal seguente: “6. In relazione all'esigenza di salvaguardare la riservatezza dei terzi, persone fisiche e giuridiche, gruppi ed associazioni, fatta salva per gli interessati la garanzia della visione degli atti relativi ai procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o difendere loro interessi giuridici, sono, inoltre, sottratte all'accesso le seguenti categorie di documenti: …”.

8. Dopo il comma 7 dell´art. 4 del regolamento concernente l´accesso ai documenti approvato con delibera n. 217/01/CONS, é aggiunto il seguente: “7-bis. Le disposizioni del presente regolamento si applicano anche all'accesso partecipativo di cui all'art. 10, comma 1, lettera a), della legge n. 241 del 1990”.

La presente delibera é pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana unitamente al testo del regolamento approvato con la delibera n. 217/01/CONS, coordinato con la presente delibera, di cui costituisce l'allegato A.

La presente delibera e' pubblicata nel Bollettino ufficiale dell'Autorita' ed e' disponibile nel sito web dell'Autorita':
www.agcom.it

Roma, 24 settembre 2003

Il presidente:

Allegato A alla delibera n. 335/03/CONS

TESTO DEL REGOLAMENTO CONCERNENTE L'ACCESSO AI DOCUMENTI, APPROVATO CON DELIBERA n. 217/01/CONS COORDINATO CON LE DISPOSIZIONI DELLA DELIBERA 335/03/CONS.

Articolo 1.

Ai fini del presente regolamento si intende:

a) per legge, la legge 31 luglio 1997, n. 249;

b) per Autorità, l´Autorità per le garanzie nelle comunicazioni;

c) per Consiglio, il Consiglio dell´Autorità per le garanzie nelle comunicazioni;

d) per Commissioni, la Commissione per le infrastrutture e le reti e la Commissione per i servizi e i prodotti;

e) per unità organizzative, le unitá' organizzative di primo e di secondo livello definite dal regolamento concernente l'organizzazione e il funzionamento dell´Autorità per le garanzie nelle comunicazioni;

f) per bollettino, il bollettino di cui all´art. 2, comma 26, della legge 14 novembre 1995, n. 481.

Articolo 2.

1. Chiunque abbia un interesse personale e concreto per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti puó esercitare, personalmente ovvero a mezzo di procuratori speciali, il diritto di accesso ai documenti formati o stabilmente detenuti dall´Autoritá' mediante richiesta scritta, specifica e motivata, sulla quale il responsabile del procedimento provvede entro trenta giorni. I dipartimenti e i servizi predispongono periodicamente un'informativa al Consiglio sull'esito delle richieste di accesso

2. Responsabile del procedimento di accesso é' il dirigente o, su iniziativa di questi, altro funzionario appartenente all'unita' organizzativa competente a formare l´atto o a detenerlo stabilmente.

3. Il diritto di accesso ai documenti contenenti informazioni riservate di carattere personale, commerciale, industriale e finanziario, relative a persone ed imprese e' esercitato esclusivamente tramite la visione di tali documenti, nei soli limiti in cui ció sia necessario per curare o difendere gli interessi giuridici del soggetto istante. Le unità organizzative adottano tutti i necessari accorgimenti per salvaguardare l'interesse delle persone e delle imprese a che le informazioni riservate non siano divulgate.

4. I documenti che contengono segreti commerciali sono sottratti all´accesso.

5. Il differimento dell accesso ai documenti puó essere disposto, ai sensi dell´art. 24, comma 6, della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni, quando vi sia una oggettiva necessita' di salvaguardia delle esigenze di riservatezza dell´Autorità in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere l´efficienza e l´efficacia dell´azione amministrativa.
L´atto che dispone il differimento ne indica la durata.

6. Per ciascun procedimento, a cura dell´ufficio competente, é predisposto un apposito indice analitico dei documenti, con l'indicazione di quelli classificati come riservati o secretati e del relativo contenuto.

Articolo 3.

1. I soggetti che intendono sottrarre all'accesso le informazioni fornite presentano all´unità organizzativa competente un´apposita richiesta, con l´indicazione dei documenti o delle parti di documenti e degli specifici motivi di riservatezza o di segretezza che giustificano la richiesta stessa.

2. In caso di istanza di accesso a documenti per i quali non é stata presentata la richiesta di cui al comma 1, l´ufficio comunica l´avvio del procedimento di accesso al soggetto interessato, il quale, entro e non oltre i successivi cinque giorni, puó presentare le proprie deduzioni in merito alla predetta istanza.

3. L´ufficio comunica agli interessati, con provvedimento motivato, l´eventuale accertamento, positivo o negativo, in ordine alla sussistenza dei motivi di riservatezza o di segretezza addotti a giustificazione delle richieste di cui al comma 1.

Articolo 4.
1. Sono sottratti all´accesso, oltre ai documenti di cui all´art. 2, comma 4:

a) le note, le eventuali proposte della struttura ed ogni altra elaborazione delle unità organizzative con funzione di studio e di preparazione del contenuto di atti;

b) gli atti e i documenti formati o acquisiti nel corso di indagini conoscitive;

c) gli atti e i documenti concernenti l´attività di segnalazione al Governo, ai sensi dell´art. 1, comma 6, lettera c), n. 1), della legge;.

d) i pareri legali relativi a controversie in atto o in potenza e la inerente corrispondenza, salvo che gli stessi costituiscano presupposto logico giuridico di provvedimenti assunti dall´Autorità e siano in questi ultimi richiamati;

e) gli atti preordinati alla difesa in giudizio dell´Autorità”;

f) i verbali delle riunioni del Consiglio e delle commissioni nei casi in cui riguardino l´adozione di atti sottratti all´accesso e nelle parti in cui riportino opinioni singolarmente espresse da partecipanti alle riunioni;

g) gli atti dei privati occasionalmente detenuti in quanto non scorporabili da documenti direttamente utilizzati e, comunque, gli atti che non abbiano avuto specifico rilievo nelle determinazioni amministrative.

2. I documenti formati dall`Autorità o detenuti stabilmente dalla stessa sono sottratti all´accesso, ai sensi dell´art. 24, comma 1, della legge n. 241 del 1990, in tutti gli altri casi di segreto o di divieto di divulgazione comunque previsti dall´ordinamento.

3. Sono sottratti all´accesso, in tutto o in parte, i documenti inerenti a rapporti tra l`Autorità e le istituzioni dell´Unione europea, nonché tra l´Autorità e gli organi di altri Stati o di altre organizzazioni internazionali, dei quali non sia stata autorizzata o prevista, anche in base alla normativa di recepimento delle direttive comunitarie, la divulgazione.

4. L'accessibilità di atti e documenti acquisiti o formati nella fase preistruttoria é comunque differita fino all´avvio del procedimento.

5. Il Consiglio determina, con delibera da pubblicarsi nel bollettino, le modalità organizzative di accesso alla sede dell´Autorità e i costi di riproduzione della documentazione.

6. In relazione all´esigenza di salvaguardare la riservatezza dei terzi, persone fisiche e giuridiche, gruppi ed associazioni, fatta salva per gli interessati la garanzia della visione degli atti relativi ai procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o difendere loro interessi giuridici, sono, inoltre, sottratte all´accesso le seguenti categorie di documenti:

a) rapporti informativi e ogni altro documento concernente la valutazione del personale dipendente contenente notizie riservate;

b) elaborati relativi alle prove di concorso e selettive per l'assunzione del personale dipendente, fino all´esaurimento del relativo procedimento;

c) documentazione relativa agli avanzamenti del personale dipendente, fino all´esaurimento del relativo procedimento;

d) documentazione relativa ad accertamenti medici ed alla salute delle persone;

e) documentazione caratteristica, matricolare o concernente situazioni private del personale dipendente;

f) documentazione attinente a procedimenti penali coperta dal segreto istruttorio, a procedimenti disciplinari, fino all´esaurimento del relativo iter, nonché monitori e cautelari, e la documentazione concernente l´istruzione di ricorsi presentati dal personale dipendente;

g) documentazione relativa al trattamento economico individuale del personale in servizio e in quiescenza, qualora dalla stessa possano desumersi informazioni di carattere riservato;

h) documentazione relativa alla situazione familiare, finanziaria, economica e patrimoniale di persone, ivi compresi i dipendenti, comunque utilizzata ai fini dell´attività amministrativa.

7. In caso di dubbio fra possibili interpretazioni delle disposizioni che precedono o sulla loro corretta applicazione, e per quanto non direttamente disciplinato dal presente regolamento, le unità organizzative uniformano la propria azione ai principi di trasparenza, partecipazione e pari opportunità di tutela.

7-bis. Le disposizioni del presente regolamento si applicano anche all´accesso partecipativo di cui all´art. 10, comma 1, lettera a), della legge n. 241 del 1990.