I medfør af § 5, stk. 1, § 13, stk. 1, og § 14 i bekendtgørelse Nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkiver og offentlige arkivers virksomhed og efter drøftelse med de kommunale og regionale parter fastsættes:
Område
§ 1.– Bestemmelserne i denne bekendtgørelse gælder for arkivalier skabt af den offentlige forvaltning og domstolene, og som af Statens Arkiver er bestemt til bevaring.
§ 2.– Bevaring af data fra it-systemer og af lyd og video skal ske i form af arkiveringsversioner.
Stk. 2.– Statens Arkiver kan af bevaringsmæssige grunde fastsætte, at bevaringen af andre arkivalier skal ske i form af arkiveringsversioner.
§ 3.– En arkiveringsversion af bevaringsværdige data skal fremstilles efter de anvisninger, der udstedes af rigsarkivaren, jf. bilag 2-8.
Stk. 2.– Rigsarkivaren kan anvise anden bevaringsform end en arkiveringsversion, fremstillet efter anvisningerne i bilag 2-8, hvis bevaringsmæssige hensyn tilsiger det.
Produktion og aflevering
§ 4.– Produktion og aflevering af arkiveringsversioner af data fra den statslige forvaltning og domstolenes it-systemer skal finde sted på tidspunkter, der fastsættes af Statens Arkiver.
§ 5.– Produktion og aflevering af arkiveringsversioner af data fra kommunernes og regionernes it-systemer, som indeholder personoplysninger, skal finde sted, inden data skal slettes. Den pågældende kommune eller region kan træffe aftale om tidligere tidspunkter med det modtagende arkiv.
Stk. 2.– Produktion af arkiveringsversioner af data fra øvrige it-systemer skal finde sted, inden data slettes, eller når it-systemet tages ud af brug.
Stk. 3.– Statens Arkiver kan derudover fastsætte, at der skal produceres en arkiveringsversion af data fra et it-system, når det af bevaringsmæssige hensyn er nødvendigt.
§ 6.– Arkiveringsversioner af statslige myndigheders data skal godkendes af Statens Arkiver. Arkiveringsversioner af kommunale og regionale myndigheders data skal godkendes af det modtagende arkiv. Arkiveringsversioner af bevaringsværdige kommunale og regionale data, som ikke er omfattet af afleveringspligt, skal godkendes af samme offentlige arkiv, som modtager myndighedens afleveringspligtige arkiveringsversioner.
Stk. 2.– Data, som er overført til en arkiveringsversion, må ikke slettes hos myndigheden, før arkiveringsversionen er godkendt.
Ikrafttrædelse m.v.
§ 7.– Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. september 2010.
Stk. 2.– Bekendtgørelse Nr. 342 af 11. marts 2004 om arkiveringsversioner af bevaringsværdige data fra elektroniske arkivsystemer ophæves.
Stk. 3.– Bekendtgørelse Nr. 302 af 16. april 2009 om aflevering af lyd og video ophæves.
Stk. 4.– Til og med 1. juli 2011 kan der indgås aftale med offentligt arkiv om, at arkiveringsversion af data udarbejdes efter reglerne i den i stk. 2 nævnte bekendtgørelse.
Stk. 5.– Arkiveringsversioner af data efter reglerne i den i stk. 2 nævnte bekendtgørelse skal være afleveret til det pågældende offentlige arkiv inden 31. december 2011.
Stk. 6.– Rigsarkivaren kan efter ansøgning meddele dispensation for reglerne i stk. 4 og 5.
Rigsarkivet, den 20. august 2010
Asbjørn Hellum
Kirsten Villadsen Kristmar