Område

§ 1.- Bestemmelserne gælder for arkivalier, der er skabt eller tilvejebragt af kommunerne efter 1. januar 2007, samt for arkivalier fra kommunale fællesskaber og samarbejder.

Bevaring

§ 2.– Arkivalier fra de kommunale forvaltninger bevares efter reglerne i bilag 1-2.

Stk. 2.– Arkivalier fra kommunale institutioner bevares efter reglerne i bilag 3-4.

Stk. 3.– Arkivalier fra kommunale fællesskaber og samarbejder bevares efter reglerne i bilag 5-6.

§ 3.- Kommunalbestyrelsen kan beslutte at bevare arkivalier i større omfang end fastsat i § 2.

Kassation

§ 4.–  Følgende arkivalier kan kasseres uanset bestemmelserne i § 2 og bilag 1 – 6:

1)　Data fra IT-systemer, hvorfra alle væsentlige oplysninger overføres til en statslig myndighed.

2)　Stillingsansøgninger, der ikke har ført til ansættelse.

3)　Sager samt data i IT-systemer om bygningsmæssig drift, udstyr og forsyninger.

4)　Sager samt data i elektroniske systemer om kontorhold, kontormaskiner samt inventar m.v.

5)　Samlinger af materiale, der alene er tilvejebragt med henblik på inddatering i IT-systemer (inddata).

6)　Samlinger af udskrifter fra IT-systemer, der alene anvendes til opslag, orientering og kontrol (uddata).

7)　Regnskabsbilag.

8)　Publiceret materiale (pjecer, brochurer, internetudskrifter m.v.), som ikke har givet anledning til sagsbehandling.

9)　Andet materiale, der er modtaget til orientering, og som ikke har givet anledning til sagsbehandling.

10)　Materiale vedrørende fremstilling af myndighedens publikationer, herunder internetsider (udkast, korrekturer m.v.).

11)　Overtallige kopier, ekstra udskrifter af dokumenter m.v.

12)　Blanketsystemgenererede dokumenter, for så vidt de kan rekonstrueres på grundlag af metadata.

13)　E-følgesedler, digital signatur, redundante dokumenter, testdokumenter m.v.

14)　Papirdokumenter, som er indskannet i et IT-system, under forudsætning af, at der i forbindelse med indskanningen ikke er sket væsentlige forringelser af bevaringsværdige dokumenters læselighed.

15)　Lyd- og videooptagelser, som ikke indgår i et IT-system, under forudsætning af, at bevaringsværdig information i alt væsentligt er fastholdt i et dokument.

§ 5.- Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til §§ 2 – 4, kasseres, når opbevaringspligten efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter myndighedernes egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning.

Ikrafttrædelse m.v.

§ 6.– Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. september 2010.

Stk. 2.– For så vidt angår arkivalier, der er skabt eller tilvejebragt efter 1. januar 2007, ophæves:

1)　bekendtgørelse Nr. 1000 af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne,

2)　bekendtgørelse Nr. 692 af 3. juli 2003 om bevaring og kassation af arkivalier hos Københavns og Frederiksberg kommuner,

3)　bekendtgørelse Nr. 330 af 29. april 2004 om bevaring af data fra elektroniske arkivsystemer med personoplysninger hos Københavns og Frederiksberg kommuner,

4)　bekendtgørelse Nr. 331 af 29. april 2004 om bevaring af data fra elektroniske arkivsystemer med personoplysninger hos Bornholms regionskommune.

Statens Arkiver, den 3. august 2010

Asbjørn Hellum

Kirsten Villadsen Kristmar