Las iniciativas de simplificación y modernización administrativa, que potencian el uso de medios electrónicos por parte de las Administraciones Públicas en sus relaciones con los ciudadanos han sido numerosas a lo largo de los últimos años.
En el marco de dichas iniciativas y por medio de Resolución de 12 de julio de 2006 se creó el Registro Telemático de la Agencia Española de Protección de Datos, encargado de la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones vinculadas al procedimiento de notificación de ficheros con datos de carácter personal para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos mediante el formulario electrónico de Notificaciones Telemáticas a la AEPD .
Posteriormente, la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, establece, en sus artículos 24, 25 y 26, una nueva regulación de los registros electrónicos, siendo sus preceptos desarrollados por el Título IV del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la citada Ley, que regula las condiciones de su funcionamiento.
El artículo 24.1 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, establece que las administraciones públicas crearán registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.
Asimismo, el artículo 25.1 de la misma Ley prevé que las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles a los efectos de cómputo de plazos. Con mayor detalle, el artículo 27 del Real Decreto 1671/2009 establece que los registros electrónicos serán creados, en el caso de Organismos Públicos, mediante Resolución de su titular, debiendo dicha Resolución respetar el contenido mínimo establecido en el apartado 2 de dicho precepto.
La disposición transitoria única de la Ley 11/2007, de 22 de junio, establece en su segundo párrafo que los registros telemáticos existentes a su entrada en vigor serán considerados registros electrónicos, regulándose por lo dispuesto en los mencionados artículos 24, 25 y 26. Este régimen resultaba ya, por tanto, de aplicación al Registro telemático de esta Agencia, creado por la ya citada Resolución de 12 de julio de 2006.
Sin embargo, el nuevo marco establecido por la Ley 11/2007 y su normativa de desarrollo y las consecuencias de la progresiva implantación y desarrollo de la Administración Electrónica, unido a las especialidades derivadas del nuevo régimen legal creado por las citadas normas aconsejan la adopción de una nueva regulación del Registro Electrónico de la Agencia Española de Protección de Datos.
En este sentido, la disposición final tercera del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, establece que los registros telemáticos ajustarán su funcionamiento a lo establecido en el mismo dentro de los seis meses siguientes a su entrada en vigor, lo que deberá verificarse, según establece esa disposición, mediante Orden Ministerial o, en su caso, Resolución del titular del correspondiente Organismo Público, que deberá explicitar el contenido previsto en el artículo 27 del Real Decreto.
En su virtud, dispongo:
Artículo 1.- Objeto.
1. La presente Resolución tiene como objeto la regulación del Registro electrónico de la Agencia Española de Protección de Datos en adelante “Registro Electrónico”, para la recepción y remisión, por vía electrónica, de solicitudes, escritos y comunicaciones en el ámbito de los procedimientos y actuaciones incluidos en el anexo I y en la forma prevista en el artículo 24 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, y en el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la citada Ley.
2. El acceso de los interesados al Registro Electrónico estará disponible a través de la Sede Electrónica del Agencia Española de Protección de Datos en la dirección sedeagpd.gob.es y en la dirección electrónica www.agpd.es
3. El registro Electrónico será único para todos los órganos de la Agencia Española de Protección de Datos.
Artículo 2.- Ámbito del Registro Electrónico de la Agencia Española de Protección de Datos.
1. El Registro Electrónico estará habilitado únicamente para la recepción y remisión de escritos, solicitudes y comunicaciones que se presenten por medios electrónicos respecto de los trámites y procedimientos incluidos en el anexo I de esta resolución o de la versión que figure actualizada en cada momento, en la dirección electrónica de acceso al mismo junto con los correspondientes modelos normalizados para cada caso.
2. Cualquier solicitud, escrito, comunicación o documentación presentada ante el Registro Electrónico no relacionada con los trámites y procedimientos a que se refiere el apartado anterior, será remitido a las personas, órganos o unidades destinatarias, en los términos previstos en el artículo 24.2.b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, y en el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, que desarrolla parcialmente la citada ley.
3. Asimismo, se podrá localizar un formulario genérico que permita la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones no asociados a procedimientos normalizados.
4. El Registro Electrónico podrá rechazar los documentos electrónicos que se encuentren en alguna de las circunstancias previstas en el artículo 29.1 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, en la forma establecida en el mismo. En su caso, la notificación al remitente se hará de conformidad con lo allí dispuesto.
Artículo 3.- Sistemas de identificación y autenticación.
1. Las solicitudes, escritos y comunicaciones podrán ser presentados ante el Registro Electrónico por los interesados o sus representantes, en los términos definidos en los artículos 30 y siguientes de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.
2. El firmante del documento podrá acreditar su identidad ante el Registro Electrónico mediante firma electrónica o a través de funcionarios públicos habilitados, mediante el procedimiento previsto en el artículo 22 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.
3. Adicionalmente, cuando estén operativos los respectivos sistemas, los documentos podrán ser presentados por representación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, y artículos 13 y 14 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.
4. La sede electrónica informará sobre los sistemas de representación y de autenticación y firma utilizables para la presentación de escritos ante el Registro Electrónico a través de sus aplicaciones gestoras, con especificación, en su caso, de los servicios, procedimientos y trámites a los que sean de aplicación.
5. Cuando la representación no quede acreditada o no pueda presumirse, se requerirá dicha acreditación por la vía que corresponda.
6. Se admitirán los sistemas de firma electrónica que sean conformes con lo establecido en el artículo 10 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por le que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
7. La identificación y firma de personas físicas mediante la utilización del documento nacional de identidad electrónico serán admitidas en todos los casos.
Artículo 4.- Voluntariedad de la presentación electrónica.
La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones por medio del Registro Electrónico tendrá carácter voluntario, salvo lo previsto en el artículo 27.6 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, siendo alternativa a la utilización de los lugares señalados en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de la Administraciones Pública y del Procedimiento Administrativo Común.
Artículo 5.- Presentación de documentos y computo de plazos.
1. El Registro Electrónico permitirá la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día, sin perjuicio de las interrupciones, por el tiempo imprescindible cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo, de las que se informará en el propio registro y en la sede electrónica.
2. Al efecto del cómputo de los plazos, la sede electrónica mostrará en lugar fácilmente visible la fecha y hora oficial de la sede, que será la que conste como fecha y hora de la transacción, adoptando las medidas precisas para asegurar su integridad. Las personas interesadas podrán manifestar su discrepancia respecto a dichas fecha y hora en el acto mismo de presentación de los correspondientes formularios.
3. El cómputo de plazos se realizará conforme a lo dispuesto en los apartados 3, 4 y 5 del artículo 26 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. A estos efectos el Registro se regirá por la fecha y la hora oficial española, correspondiente a la península, Ceuta, Melilla y el archipiélago balear.
4. El Registro Electrónico especificará el calendario de días inhábiles relativo a sus procedimientos y trámites, que será el que se determine en la resolución anual publicada en el “Boletín Oficial del Estado” para todo el territorio nacional por el Ministerio de la Presidencia.
5. Cuando la ineludible realización de trabajos de mantenimiento u otras razones técnicas lo requieran, podrán planificarse paradas de los sistemas informáticos que afecten o imposibiliten de forma temporal el servicio de comunicaciones telemáticas. Estas paradas serán avisadas por el propio sistema con la antelación que, en caso, resulte posible. En supuestos de interrupción no planificada en el funcionamiento del Registro Telemático, y siempre que sea posible, se comunicará dicha circunstancia.
Artículo 6. – Resguardo acreditativo de la presentación.
El Registro Electrónico emitirá automáticamente un resguardo acreditativo de la presentación del escrito, solicitud o comunicación de que se trate, en el que constarán los datos proporcionados por la persona interesada con indicación de la fecha y hora en que tal presentación se produjo en el servidor de aquél. Dicho resguardo se configurará de forma que pueda ser impreso y su contenido se ajustara a lo establecido en el artículo 30.3 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.
Artículo 7.- Gestión, disponibilidad y Seguridad del Registro.
La Secretaría General de la Agencia Española de Protección de Datos será el órgano responsable de la administración, gestión, disponibilidad y seguridad del Registro Electrónico del Agencia Española de Protección de Datos creado y regulado por la presente Resolución. En la página de Internet de la Agencia Española de Protección de Datos, o en su sede electrónica estará disponible para consulta un resumen de los protocolos de seguridad del Registro.
El Registro Electrónico dispondrá los medios organizativos y técnicos adecuados para garantizar la interoperabilidad y seguridad de acuerdo con lo previsto en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad y en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad y la normativa sobre protección de datos de carácter personal según lo previsto en el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre.
El Registro Electrónico observará los requisitos de accesibilidad previstos en el Real Decreto 1494/2007, de 12 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento sobre condiciones básicas para el acceso de las personas con discapacidad a las tecnologías, productos y servicios relacionados con la sociedad de la información y medios de comunicación social. En este sentido las páginas web relacionadas con el Registro Electrónico deberán ajustarse a la prioridad 1 de la Norma UNE 139803:2004.
Artículo 8.- Requisitos de la documentación complementaría.
Los formatos de los documentos electrónicos y de las imágenes electrónicas de los documentos serán establecidos en el marco del Esquema Nacional de Interoperabilidad.
De acuerdo con los Instrumentos informáticos y vías de comunicación disponibles, podrá limitarse la extensión máxima de los documentos complementarios a presentar en una sola sesión.
La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones podrá incorporar como documentación complementaría:
a) Los documentos que cumplan los requisitos técnicos que se regulan en e la presente Resolución.
b) Los documentos no disponibles en formato electrónico y que, por su naturaleza, no sean susceptibles de aportación utilizando el procedimiento de copia digitalizada previsto en el artículo 35.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, podrán incorporarse a través de las vías previstas en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, en el plazo de 10 días desde la presentación del correspondiente formulario electrónico. El incumplimiento de este plazo para aportación de la documentación complementaria, podrá dar lugar a su requerimiento conforma a lo dispuesto en el artículo 71 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.
c) Siempre que se realice la presentación de documentos electrónicos separadamente el formulario principal, el interesado deberá mencionar el número o código de registro individualizado que permita identificar el expediente en el que haya de surtir efectos.
d) Los usuarios admiten con carácter exclusivo la responsabilidad de la custodia de los elementos necesarios para su autenticación en el acceso a estos servicios, el establecimiento de la conexión precisa y la utilización de la firma electrónica, así como de las consecuencias que pudieran derivarse del uso indebido, incorrecto o negligente de los mismos. Igualmente será responsabilidad del usuario la adecuada custodia y manejo de los ficheros que sean devueltos por el registro Electrónico como acuse de recibo.
Artículo 9.- Tratamiento de datos de carácter personal.
Las anotaciones registrales de los asientos electrónicos efectuados en el Registro Electrónico se incorporarán al “Fichero de Entrada y Salida de Documentos” modificado en la Resolución de 24 de marzo de 2009, de la Agencia Española de Protección de Datos, por la que se crean, modifican y suprimen ficheros de datos de carácter personal de la Agencia, publicada en el BOE de 7 de abril de 2009.
Artículo 10.- Publicación de nuevos procedimientos de la Agencia Española de Protección de Datos.
La admisión de nuevos procedimientos, trámites, preimpresos, solicitudes y modelos que en su caso sea acordada por Resolución de la Agencia Española de Protección de Datos será difundida a través de la página de Internet de la Agencia y en su sede electrónica.
Disposición transitoria.
Durante el plazo de seis meses contados desde la entrada en vigor de esta Resolución seguirá existiendo, de manera subordinada al Registro Electrónico de la Agencia Española de Protección de Datos, el Registro Telemático creado por Resolución de 12 de julio de 2006 de la Agencia Española de Protección de Datos, asociado a la aplicación de Notificación Telemática de la Agencia Española de Protección de Datos .
Disposición derogatoria única.
Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo dispuesto en esta Resolución.
Disposición final única.- Entrada en vigor.
La presente Resolución entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el “Boletín Oficial del Estado”.
Madrid, 24 de mayo de 2010
El Director de la Agencia Española de Protección de Datos, Artemi Rallo Lombarte.
ANEXO I.- Procedimientos competencia de la Agencia Española de Protección de Datos admisibles a través de su Registro Electrónico
Registro General de Protección de Datos
1. Notificación de la creación, modificación o supresión de ficheros con datos de carácter personal para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos.
Se puede realizar mediante el formulario electrónico de Notificaciones Telemáticas a la AEPD con certificado de firma electrónica reconocido. También se podrán enviar notificaciones de ficheros a la AEPD mediante formato XML igualmente firmadas con certificado de firma electrónica reconocido.
Las especificaciones técnicas para la remisión de notificaciones en este formato se encontrarán disponibles en la página web de la AEPD (www.agpd.es y en sedeagpd.gob.es).
Esta presentación tendrá carácter voluntario para los interesados, siendo alternativa la utilización de los Registros u oficinas a los que se refiere el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.