Exposició de motius

Mitjançant la Llei qualificada 15/2003, de 18 de desembre, de protecció de dades personals es va crear el Registre públic d'inscripció de fitxers de dades personals com a òrgan que té dependència i es gestionat per l'Agència andorrana de protecció de dades personals.

Aquest Reglament del registre públic d'inscripció de fitxers de dades personals desenvolupa la disposició transitòria tercera i els principis i regles establertes als articles 27 a 29 i 43 de la Llei qualificada 15/2003, de 18 de desembre, de protecció de dades personals.

A proposta del Ministre d'Economia, el Govern, en la sessió de l'1 de juliol del 2004, aprova el present

Decret:

Article únic

S'aprova el Reglament del registre públic d'inscripció de fitxers de dades personals, que entrarà en vigor al cap de 15 dies de la seva publicació al Butlletí Oficial del Principat d'Andorra.

Reglament del registre públic d'inscripció de fitxers de dades personals

Capítol I. Naturalesa i estructura del registre públic d'inscripció de fitxers de dades personals

Article 1.- Registre públic d'inscripció de fitxers de dades personals

1. El registre públic d'inscripció de fitxers de dades personals es l'òrgan de l'agència andorrana de protecció de dades a qui correspon vetllar per la publicitat dels fitxers de dades de caràcter personal, amb la finalitat de fer possible l'exercici dels drets d'informació, accés, rectificació i supressió de dades personals d'acord amb l'establert als articles 13 i 22 a 25 de la Llei qualificada 15/2003, de 18 de desembre, de protecció de dades personals.

2. Per l'acompliment d'aquesta finalitat es configura el registre públic d'Inscripció de fitxers de dades personals com una entitat d'accés públic, general i gratuït.

Article 2.- Gestió i funcionament

1. Correspon a l'agència andorrana de protecció de dades gestionar el registre públic d'inscripció de fitxers de dades personals mitjançant el seu cap i els inspectors.

En concret li correspon:

a) Instruir els expedients d'inscripció dels fitxers a què fa referència l'article 27 de la Llei qualificada 15/2003, de 18 de desembre, de protecció de dades personals.

b) Rectificar els errors materials dels assentaments.

c) Instruir els expedients de modificació, rectificació i supressió del contingut dels assentaments.

d) Expedir certificats dels assentaments.

e) Donar publicitat, anualment, dels fitxers notificats i inscrits.

2. Per la gestió del registre públic d'inscripció de fitxers de dades personals es distribueixen les funcions de la següent forma:

a) Els dos inspectors hauran de revisar les sol·licituds d'inscripció de fitxers i d'actualització d'inscripció de fitxers que s'adrecin a l'Agència, i verificar si contenen els requisits establerts als articles 28 i 29 de la Llei qualificada 15/2003, de 18 de desembre, de protecció de dades personals així com les normes i principis establerts a aquest Reglament. Igualment, hauran de proposar al cap de l'agència l'acceptació o no de les sol·licituds rebudes i, cas de proposar que siguin rebutjades, detallar-ne els motius.

b) El cap de l'agència andorrana de protecció de dades haurà de resoldre les propostes d'acceptació o de rebuig d'inscripció, i informar-ne als corresponents responsables del tractament, amb indicació detallada dels motius de la seva decisió.

3. En el cas de que s'accepti inscriure el fitxer o fitxers de dades personals notificats pel responsable del tractament, s'haurà de remetre una comunicació al responsable del tractament a la que es deurà informar-lo entorn al codi d'inscripció que ha estat assignat al fitxer o a cadascun dels fitxers de dades personals notificats als efectes d'actualitzacions i supressions que es portin a terme en un futur.

4. Una vegada el fitxer de dades personals hagi estat inscrit al registre públic d'inscripció de fitxers de dades personals, l'agència haurà d'atendre les sol·licituds d'exercici del dret d'accés al fitxer de dades personals i en aquest sentit l'interessat tindrà accés a informació relativa a la denominació del fitxer i la identitat del responsable del tractament.

Article 3.- Comunicacions telemàtiques

L'agència andorrana de protecció de dades haurà d'habilitar els medis telemàtics que facilitin la gestió del registre públic d'inscripció de fitxers de dades personals així com:

a) La inscripció de fitxers de dades personals per part dels responsables del tractament.

b) L'actualització dels fitxers de dades personals que hagin estat inscrits per part dels responsables del tractament.

c) La supressió dels fitxers de dades personals que hagin estat inscrits pels responsables del tractament.

d) La consulta per part dels interessats als fitxers de dades personals que hagin estat inscrits, amb els límits establerts en el Capítol III d'aquest Reglament.

Capítol II.- Notificacions al registre públic d'inscripció de fitxers de dades personals

Article 4.- Inscripció de fitxers

1. S'hauran d'inscriure al registre Públic d'inscripció de fitxers de dades personals els fitxers de dades personals dels que siguin responsables del tractament persones privades, físiques o jurídiques.

2. Als assentaments d'inscripció dels fitxers s'inclourà la informació continguda a la notificació del fitxer que, d'acord amb l'establert a l'article 28 de la Llei qualificada 15/2003, de 18 de desembre, qualificada de protecció de dades personals, es la següent:

a) Nom i adreça del responsable del tractament I ubicació del fitxer.

b) Estructura del fitxer.

c) La finalitat del tractament I els usos del fitxer.

d) Els tipus de dades objecte de tractament.

e) El procediment de recollida de dades I les fonts de les que s'obtindran les dades.

f) Durada de conservació de les dades.

g) Destinataris o categories de destinataris a qui es preveu comunicar les dades.

h) Comunicacions internacionals de dades previstes.

i) Una descripció genèrica de les mesures tècniques I d'organització que s'apliquin al tractament de fitxers.

3. Igualment, en el moment de la inscripció, el responsable de tractament haurà d'indicar el nom amb el qual vol que sigui identificat cada fitxer objecte d'inscripció, i al qual anirà associada la informació indicada en l'apartat 2 anterior.

4. S'adjunta al present Reglament com a Annex 1 el model de notificació per la inscripció de fitxers de dades personals al registre públic d'inscripció de fitxers de dades personals.

Article 5.- Actualització de la inscripció del fitxer

1. El responsable del tractament del fitxer o fitxers que s'hagin notificat e inscrit al registre públic d'inscripció de fitxers de dades personals, haurà de notificar igualment les actualitzacions del fitxer prèviament inscrit quan es produeixin canvis en relació a les dades que han estat notificades en el tràmit d'inscripció del fitxer a les que fa referència l'article 3 d'aquest Reglament, o bé la seva supressió si el fitxer ha deixat d'ésser emprat per aital responsable de tractament.

2. S'adjunta al present Reglament com a Annex 2 el model de notificació de les actualitzacions I supressions de les inscripcions prèviament realitzades de fitxers de dades personals.

Capítol III.- Publicitat de les inscripcions, modificacions o supressions

Article 6.- Accés a la informació del registre

1. Per a cada inscripció de fitxer, les persones interessades únicament tindran dret a consultar la informació corresponent als apartats a), c), d), e), f), g) i h) de l'apartat 4 del present Reglament, així com el nom donat pel responsable de tractament a cada fitxer inscrit.

2. La informació relativa als apartats b), i i) de l'article 4 d'aquest Reglament serà considerada confidencial, i només podrà ésser coneguda per l'agència a efectes d'inscripció de fitxers i de l'exercici de la seva potestat d'inspecció, i divulgada a les persones que sigui estrictament necessari per a l'exercici de les funcions d'inspecció.

Disposició Transitòria

Des de l'aprovació d'aquest Reglament i fins que l'agència andorrana de protecció de dades entri en funcionament, el registre públic d'inscripció de fitxers de dades personals serà gestionat per les autoritats esmentades a la Disposició transitòria quarta de la Llei qualificada 15/2003, de 18 de desembre, de protecció de dades personals.

En aquest sentit, s'entendrà que l'agència de protecció de dades entra en funcionament en el moment de publicació al Butlletí oficial del Principat d'Andorra del nomenament del cap de l'agència.

Disposició final

Aquest Reglament entrarà en vigor al cap de 15 dies des de la seva publicació al Butlletí Oficial del Principat d'Andorra.

Andorra la Vella, 1 de juliol del 2004

Marc Forné Molné

Cap de Govern