EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
CONSIDERANDO:
Que, por Decreto Supremo nº 015-72-TR de 28 de Setiembre de 1972, se establecieron las disposiciones relativas a la obligación de los empleadores de llevar libro de planillas de pago de remuneraciones y otros derechos sociales de sus trabajadores;
Que, desde la vigencia del acotado Decreto Supremo, se han producido modificaciones sustanciales en nuestro ordenamiento laboral y avances tecnológicos que hacen necesaria la expedición de un nuevo marco legal sobre la materia, cautelando los derechos de los trabajadores.
En uso de las facultades conferidas por el inciso 8) del Artículo 118° de la Constitución política del Perú;
DECRETA:
DE LA OBLIGACION DE LLEVAR PLANILLAS DE PAGO
Artículo 1º.- Los empleadores cuyos trabajadores se encuentren sujetos al reglll1en laboral de la actividad privada, están obligados a llevar Planillas de Pago, de confolll1idad con las normas contenidas en el presente Decreto Supremo.
Artículo 2º.- Las planillas podrán ser llevadas, a elección del empleador, en libros, hojas sueltas o microformas.
De elegirse el uso de microformas, será de aplicación el Decreto Legislativo nº 681, sus modificatorias, normas complementarias y reglamentarias.
Artículo 3º.- Los empleadores deberán registrar a sus trabajadores en las planillas, dentro de las setenta y dos (72) horas de ingresados a prestar sus servicios. Independientemente de que se trate de un contrato por tiempo indeterminado, sujeto a modalidad o a tiempo parcial.
Artículo 4º.- Es facultad del empleador llevar más de una planilla, en función a la categoría, centro de trabajo o cualquier otro criterio que considere conveniente.
Las planillas de diferentes centros de trabajo de una misma empresa, podrán ser centralizadas y llevadas en cualquiera de ellos. En este caso, cada centro de trabajo deberá contar con una copia simple de las planillas que le correspondan y de las boletas de pago a que se refiere el Artículo 18° del presente Decreto Supremo.
Artículo 5º.- Cuando el empleador opte por llevar sus planillas mediante microformas, deberá utilizar un medio físico de almacenamiento de información que no permita ser regrabado y que sea individualmente inidentificable.
DE LA AUTORIZACION DE LAS PLANILLAS
Del Libro de Planillas u Hojas Sueltas
Artículo 6º.- El libro de planillas o las hojas sueltas correspondientes, serán autorizados previamente por la Autoridad competente. El primer libro u hojas sueltas serán autorizados por el Sector respectivo, de conformidad con el Reglamento sobre Unificación y Simplificación de Registros para Acceder a la Empresa Formal, aprobado mediante Decreto Supremo nº l18-90-PCM.
Tratándose del segundo libro y posteriores, así como de las hojas sueltas respectivas, la autorización corresponderá a la Autoridad Administrativa de Trabajo del lugar donde se encuentre ubicado el centro de trabajo. En caso de empresas que cuentan con más de un centro de trabajos ubicados en diferentes lugares, se podrá solicitar la autorización en cualquiera de ellos.
Artículo 7º.- Para efectos de la autorización del segundo libro y posteriores, así como de las hojas sueltas, el empleador presentará una solicitud adjuntando el anterior libro de planillas o las hojas sueltas correspondientes. El libro u hojas sueltas a ser autorizados estarán debidamente numerados y tratándose de las hojas sueltas deberán contener el formato correspondiente.
La solicitud debe consignar los siguientes datos:
1. Nombre o razón social y domicilio del empleador;
2. Nombre del representante legal del empleador y número de su documento de identidad;
3. Número de RUC del empleador;
4. Dirección del o de los centros de trabajo:
5. Número de folios del libro o de las hojas sueltas a ser autorizados;
6. De tener más de un centro de trabajo y haberse optado por la centralización de planillas, según el Artículo 4°, el lugar donde se encuentran los originales de las planillas y los duplicados de las boletas de pago.
Articulo 8º.- Recibida la solicitud en la forma indicada en el artículo anterior, la Autoridad Administrativa de Trabajo procederá a sellar la primera hoja, tratándose de libro de planillas. En el caso que el empleador opte por llevar sus planillas en hojas sueltas, la Autoridad Administrativa de Trabajo sellará cada una de ellas.
Artículo 9º.- En los lugares donde no haya Autoridad Administrativa de Trabajo, serán los Jueces de Paz Letrados respectivos, quienes autorizarán los libros de planillas y las hojas sueltas, en la forma indicada en el Artículo 8° del presente Decreto Supremo.
DE LAS MICROFORMAS
Artículo 10º.- La autorización del uso de microformas necesariamente estará a cargo de la Autoridad Administrativa de Trabajo, siendo en este caso aplicable lo dispuesto en la parte pertinente del tercer párrafo del Artículo 6° del presente Decreto Supremo.
Artículo 11º.- La solicitud de autorización para llevar planillas en microforma deberá contener los datos a que se refiere el Artículo 7°, en cuanto fuere aplicable y además deberá indicar con precisión el número de código, serie u otra referencia análoga que permita identificar individualmente el medio físico a ser utilizado. Asimismo, deberá adjuntar el certificado de idoneidad técnica expedido por el organismo competente, de acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 6° del Decreto Legislativo nº 681, modificado por la Ley nº 26612 o norma que la sustituya.
En este caso, la Autoridad Administrativa de Trabajo, emitirá resolución expresa precisando la identificación del medio físico autorizado, el cual no podrá ser sustituido por el empleador sin autorización previa.
Artículo 12º.- El empleador que opte por llevar sus planillas en microformas será responsable de proporcionar los equipos y sistemas idóneos, a fin de que la Autoridad Administrativa de Trabajo o la autoridad competente de requerido, puedan revisar el contenido de las planillas.
DEL CONTENIDO DE LAS PLANILLAS
Artículo 13º.- Al inicio del libro de planillas, de la hoja suelta o de la microforna deberá registrarse por una sola vez, dentro del plazo establecido en el Artículo 3°, la siguiente información referida a cada trabajador:
1. Nombre completo, seco y fecha de nacimiento;
2. Domicilio;
3. Nacionalidad y documento de identidad:
4. Fecha de ingreso o reingreso a la empresa;
5. Cargo u ocupación;
6. Número de registro o código de asegurado o afiliado a los Sistemas Previsionales correspondientes; y,
7. Fecha de cese.
De agotarse la disponibilidad de espacio para esta información, podrán utilizarse nuevas hojas, sin necesidad de que éstas sean autorizadas por la Autoridad Administrativa de Trabajo.
Artículo 14º. – Las planillas, además del nombre y apellido del trabajador, deberán consignar por separado y según la periodicidad de pago, los siguientes conceptos:
1. Remuneraciones que se abonen al trabajador, tomando en consideración para este efecto, lo previsto en el Artículo 6° del TUO de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral, aprobado por Decreto Supremo nº 003-97-TR:
2. Número de días y horas trabajadas:
3. Número de horas trabajadas en sobre tiempo:
4. Deducciones de cargo del trabajador, por concepto de tributos, aportes a los Sistemas Provisionales, cuotas sindicales descuentos autorizados u ordenados por mandato judicial y otros conceptos similares:
5. Cualquier otro pago que no tenga carácter remunerativo, según el Artículo 7° del TUO de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral:
6. Tributos y aportes de cargo del empleador:
7. Cualquier otra información adicional que el empleador considere conveniente.
Asimismo se registrará la fecha de salida y retorno de vacaciones, salvo que por la naturaleza del trabajo o por el tiempo trabajado sólo hubiera lugar al pago de la remuneración vacacional.
Artículo 15º.- Tratándose de trabajadores que perciban una remuneración integral cuyo abono sea pactado con periodicidad superior a un mes, el empleador deberá registrar mensualmente en la planilla, el importe de la alícuota correspondiente a cada mes de labores.
Artículo 16º.- La rectificación de cualquier error u omisión en las planillas se hará en la hoja siguiente a la última utilizada, debiendo expedirse una boleta que contenga la información rectificada, la misma que deberá ser firmada por el trabajador.
DE LAS PLANILLAS DE PAGO DE LOS TRABAJADORES DE CONSTRUCCION CIVIL
Artículo 17º.- Las planillas de las empresas que desarrollan actividades de construcción civil, podrán ser llevadas por cada obra o en conjunto para varias obras, conforme al Artículo 4° del presente Decreto Supremo.
En dichas planillas deberá indicarse el nombre o razón social del empleador, ya sea contratista o subcontratista y el nombre del propietario de la obra, salvo que éste sea el empleador, en cuyo caso se indicará que reúne ambas calidades.
A la terminación de su contrato, el contratista o subcontratista entregará al propietario una copia certificada de la planilla de pago correspondiente a la obra y los duplicados de las boletas de pago referidas en el Artículo 18 del presente Decreto Supremo, lo cual no lo exime de responder por el pago de las obligaciones laborales, ni al propietario de la responsabilidad que pudiera corresponderle por las mismas.
DEL PAGO DE LA REMUNERACION Y ENTREGA DE LA BOLETA DE PAGO
Artículo 18º.- El pago de la remuneración podrá ser efectuado directamente por el empleador o por intermedio de terceros, siempre que en este caso permita al trabajador disponer de aquélla en la oportunidad establecida.
El pago se acreditará con la boleta firmada por el trabajador o con la constancia respectiva, cuando aquél se haga a través de terceros, sin perjuicio de la entrega de la boleta, correspondiente dentro del plazo establecido en el artículo siguiente.
La boleta de pago, contendrá los mismos datos que figuran en planillas y deberá ser sellada y firmada por el empleador o su representante legal.
Artículo 19º.– El original de la boleta será entregado al trabajador a más tardar el tercer día hábil siguiente a la fecha de pago.
El duplicado de la boleta quedará en poder del empleado, el cual será firmado por el trabajador. Si el trabajador no supiera firmar, imprimirá su huella digital.
Si el empleador lo considera conveniente la firma de la boleta por el trabajador será opcional. Sin embargo en este caso corresponderá al empleador la carga de la prueba respecto al pago de la remuneración.
Artículo 20º.- La firma del trabajador en la boleta de pago no implicará renuncia por éste a cobrar las sumas que considere le corresponden y no figuran en la boleta.
DE LA OBLIGACION DE CONSERVAR LAS PLANILLAS Y LAS BOLETAS DE PAGO
Artículo 21º.- Los empleadores están obligados a conservar sus planillas, el duplicado de las boletas y las constancias correspondientes, hasta cinco años después de efectuado el pago.
Luego de transcurrido el indicado plazo, la prueba de los derechos que se pudieran derivar del contenido de los citados documentos, será de cargo de quien alegue el derecho.
Artículo 22º.- Los empleadores están obligados a exhibir ante las Autoridades competentes que lo requieran, las planillas, el duplicado de las boletas y las constancias de pago.
DEL CIERRE DE PLANILLAS
Artículo 23º.- Se considerarán cerradas las planillas en la fecha en que el empleador lo comunique a la Autoridad Administrativa de Trabajo, adjuntando copia de la última planilla utilizada.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y COMPLEMENTARIAS
Primera.- El presente Decreto Supremo entrará en vigencia a partir del 01 de febrero de 1998, fecha a partir de la cual quedará derogado el Decreto Supremo nº 015-72- TR, así como todas las demás disposiciones que se opongan al presente Decreto Supremo.
Segunda.- El uso de las planillas a través de microformas, estará supeditado a la expedición de las normas reglamentarias por el Sector competente, de conformidad con el Artículo 6° del Decreto Legislativo nº 681, modificado por la Ley nº 26612.
Tercera.- Conservan su valor y efectos hasta el 30 de junio de 1998, las planillas autorizadas con fecha anterior a la vigencia de este Decreto Supremo, salva que el empleador quiera darlas por terminadas antes y solicitar la autorización de nuevas planillas de conformidad con el presente dispositivo legal.
Cuarta.- En el caso de los trabajadores de] hogar no existe la obligación de llevar las planillas a que se refiere el presente Decreto Supremo. La prueba de pago de los derechos que les corresponden, se rige por las disposiciones específicas.
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veinte días del mes de enero de mil novecientos noventa y ocho.
ALBERTO FUJIMORI FUJIMORI,
Presidente Constitucional de la República
JORGE GONZALEZ IZQUIERDO,
Ministro de Trabajo y Promoción Social