EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
CONSIDERANDO:
Que, el Decreto Legislativo nº 681, que legisla sobre el uso de tecnologías de avanzada en materia de archivos de las empresas, requiere ser reglamentado;
Que, el citado Decreto Legislativo en sus Artículos 4, 7, 14 y 15 señala puntos específicos que deben ser determinados en el Reglamento;
Que, es conveniente dictar las disposiciones que permitan poner en práctica y difundir en el más breve plazo el uso de la tecnología actualmente disponible en el país en beneficio de los sistemas administrativos de las empresas;
De conformidad con lo dispuesto en el inciso 11) del Artículo 211 de la Constitución Política del Perú;
Con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros;
DECRETA:
Artículo 1º.- Apruébase el Reglamento del Decreto Legislativo nº 681, sobre microarchivos de microformas, que consta de 38 Artículos, 3 Disposiciones Finales, contenidos en 5 Capítulos y 7 Anexos.
Artículo 2º.- El presente Decreto Supremo será refrendado por el Presidente del Consejo de Ministros y Ministro de Relaciones Exteriores, por el Ministro de Trabajo y Promoción Social y por el Ministro de Justicia.
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veintiséis días del mes de junio de mil noventa y dos
ALBERTO FUJIMORI FUJIMORI.- Presidente Constitucional de la República
OSCAR DE LA PUENTE RAYGADA.- Presidente del Consejo de Ministros y Ministro de Relaciones Exteriores
AUGUSTO ANTONIOLI VASQUEZ.- Ministro de Trabajo y Promoción Social
FERNANDO VEGA SANTA GADEA.- Ministro de Justicia
REGLAMENTO DEL DECRETO LEGISLATIVO nº 681 SOBRE MICROARCHIVOS EMPRESARIALES ORGANIZADOS CON LA TECNOLOGIA DE LAS MICROFORMAS, MEDIANTE PROCESOS DE MICROFILMACION POR MEDIOS FOTOQUIMICOS Y ELECTRONICOS
CAPÍTULO I.- GENERALIDADES
Artículo 1º.- Cuando el presente Decreto Supremo se utilice la expresión “la ley”, sin precisar el número de ella, se entiende que alude al Decreto Legislativo nº 681.
Cuando se mencionen artículos sin indicar su ubicación en algún dispositivo legal, se entiende que se alude a artículos de este Reglamento.
Artículo 2º.- Las expresiones empleadas en este reglamento tiene los significados que se definen en el Artículo 1 de la ley. Además, se entiende por:
Soporte: el medio físico (película en rollo o en microficha o similar) en que se graban las imágenes de las microformas.
CAPÍTULO II.- FEDATARIOS
Artículo 3º.- Los fedatarios juramentados referidos en el inciso b) del Artículo 3 de la ley, sean públicos o particulares, son funcionarios de la fe pública y sus actos y certificaciones en las materias regidas por la Ley tienen el mismo valor que el de los notarios públicos.
Artículo 4º.- Son fedatarios públicos juramentados aquellos que actúan adscritos a una notaria pública; o que ejercen en las empresas que ofrecen sus servicios al público conforme al Artículo 15 de la ley.
Son fedatarios particulares juramentados los que ofrecen sus servicios profesionales a una o más de las empresas que organizan sus propios archivos, conforme al Artículo 14 de la ley. En todo momento mantiene su independencia profesional y laboral de las empresas que los contratan.
Artículo 5º.- Para acreditar los requisitos referidos en el inciso a) del Artículo 4 de la ley, basta presentar al colegio de abogados de la jurisdicción constancia oficial de haber sido admitido como postulante en concurso o convocatoria para plaza de notario público, en cualquier jurisdicción de la República.
En caso de no contar con dicho documento, el interesado acreditará ante el colegio de abogados, con copia de los documentos que esta institución señale, que el solicitante está apto conforme a Ley para presentarse a postular a una plaza notarial.
El colegio de abogados, dentro del tercer día de presentada la solicitud con el recaudo documental indicado, expedirá al recurrente una constancia de haber cumplido con los requisitos exigidos por el inciso a) del Artículo 4 de la ley.
Artículo 6º(*) .- El Diploma de idoneidad técnica, exigido por el inciso b) del Artículo 4 de la ley puede ser expedido con carácter oficial para los efectos previstos en ella, por los colegios de abogados y/o los colegios de notarios. Para estos efectos los funcionarios de los colegios antes mencionados que suscriban estos certificados o diplomas lo deben hacer previa verificación del cumplimiento de los requisitos académicos de los cursos, horas dictadas y demás requisitos legales bajo responsabilidad. Los cursos que conforman el programa de especialización y capacitación para obtener el diploma o certificado de idoneidad técnica, deberán tener un mínimo de veinte horas lectivas semanales en un período de dos semestres académicos, con una duración de quince semanas cada semestre. El Ministerio de Justicia supervisa la realización de estos cursos para otorgamiento del certificado de idoneidad técnica, así como los procesos de ratificación cada cinco años a partir de su otorgamiento inscripción y acreditación mediante carné.
Entre los cursos a dictarse en los programas de especialización y capacitación para obtener el diploma o certificado de idoneidad técnica, necesariamente deben incluirse los siguientes: Derecho Informático, Informática Jurídica aplicada a los Fedatarios, Ética Informática, Comercio Electrónico, Firma Digital, Normas Técnicas Peruanas sobre Micrograbación, Archivística Digital, Inglés Informático Jurídico, Fe Pública Informática, Seminario de investigación aplicada con sustentación de trabajo final.
Los colegios de abogados y/o notarios organizan programas de especialización y capacitación para obtener el diploma o certificado de idoneidad técnica, a cargo de profesionales expertos en la materia debidamente calificados. Para este fin están facultadas para coordinar y celebrar convenios de cooperación, sea con personas jurídicas expertas en estos conocimientos y tecnologías, sea con universidades, con escuelas de postgrado y con institutos superiores que cuenten con personal docente idóneo.
(*) Artículo 6 sustituido por el Art. 7 del D. Supremo nº 001-2000-JUS, publicado el 26-03-2000
Artículo 7º.- El presidente de la corte superior de la jurisdicción designa un juzgado civil de primera instancia, para que su titular sea el encargado de tomar el juramento exigido por el inciso d) del artículo 4 de la ley, ante uno de los secretarios de su despacho.
Los interesados presentarán ante dicho juzgado la constancia del colegio de abogados aludida en el último párrafo del Artículo 5 y copia del diploma de idoneidad técnica a que se refiere el Artículo 6, solicitando prestar el juramento de ley, para lo cual el juez señalará día y hora.
Tomado el juramento, el secretario dará fe de la diligencia, la firmará junto con el juez y entregará el expediente original al interesado.
A criterio del presidente de la corte superior, puede tomar el juramento directamente, en cuyo caso la constancia de la diligencia la señalará el secretario de la corte que designe dicho magistrado.
Artículo 8º.- La inscripción y el registro de firmas que se refieren en el inciso c) del Artículo 4 de la ley se practicará en el colegio de abogados de la jurisdicción donde ejercerá el fedatario, por el mérito del expediente judicial del juramento, a que se contrae el Artículo 7 o de copia certificada judicial o notarial del mismo.
Artículo 9º.- El colegio de abogados, dentro de tercero día, sentará constancia de inscripción y registro de firmas del fedatario en el expediente original o copia certificada referidos en el artículo anterior, que serán devueltos al interesado y le servirán de título para ejercer su actividad. También, a petición del interesado, le expiden constancia literal o compendiada del registro.
Artículo 10.- El único requisito que deben cumplir los notarios para actuar en los servicios regidos por la ley es el diploma de idoneidad técnica, que deben hacer registrar en su colegio notarial, el cual hará la anotación del registro en el propio título.
CAPÍTULO III.- PROCESOS TECNICOS Y FORMALES
Artículo 11.- Los procedimientos técnicos que se usen para la micrograbación, conforme al Artículo 5 de la ley deben asegurar que la imagen material obtenida en la microforma posee alto poder de definición, densidad uniforme y durabilidad, conforme a las normas técnicas de calidad que se adopten, según precepto del Artículo 6 de la ley.
Artículo 12.- Las copias fieles a que se refiere el inciso c) del Artículo 5 de la ley pueden ser confeccionadas en un tamaño diferente al documento original, sea ampliándolo o reduciéndolo. En todo caso, deben ser nítidas y perfectamente legibles. El material en que realizan las reproducciones puede ser papel común o especial; o bien cualquier otro material adecuado que provea la industria.
Artículo 13.- Toda empresa o notaría que cuente con infraestructura y tecnología idóneas para realizar micrograbaciones, microduplicados y microformas; recuperarlas visualmente; y emitir copias de ellas puede solicitar al Instituto de Investigación Tecnológica y de Normas Técnicas, ITINTEC, que le otorgue el certificado a que alude el Artículo 6 de la ley.
Artículo 14.– Las solicitudes referidas en el Artículo 13 anterior se sustentarán en una declaración jurada, que el interesado adjunta, conforme a la Ley de Simplificación Administrativa, Ley nº 25035, y que debe contener:
a) Razón social de la empresa o nombre de la notaría.
b) Dirección del local o establecimiento donde se prestan los servicios técnicos.
c) Nombre del técnico responsable.
d) Nombre del representante de la empresa o nombre del notario público titular de la notaría.
e) Inventario detallado y descriptivo de las máquinas y equipos con los que cuenta la empresa o la notaría para la prestación de los servicios.
Dentro de los diez días calendario desde la recepción de la solicitud, ITINTEC debe realizar una visita de inspección y comprobación, en la cual puede solicitar se realicen pruebas para acreditar el funcionamiento de los equipos y el dominio de su tecnología por parte del solicitante. La resolución debe ser expedida en treinta días calendario desde la fecha de ingreso de la solicitud. En caso de denegatoria, el interesado puede plantear los recursos administrativos previstos por las normas vigentes. Procede un último recurso de revisión ante la Dirección General de Industrias del Ministerio de Industria, Comercio, Turismo e Integración, con lo cual se agota la vía administrativa.
Artículo 15.- El certificado a que se refiere el Artículo 13 lo emite el ITINTEC utilizando el formato que se muestra en el ANEXO A de este reglamento; incluye la mención del cumplimiento de las normas. Tiene una vigencia de tres años. Puede ser renovado, por períodos sucesivos de tres años cada uno, previa verificación de que la empresa titular mantiene la idoneidad que dio mérito para expedir el documento.
Artículo 16.- El acta de apertura de una micrograbación, referida en el inciso a) del Artículo 7 de la ley se redacta con arreglo al formato que se adjunta como ANEXO B de este reglamento.
Artículo 17.- El acta de cierre a que se alude en el inciso b) del Artículo 7 de la ley observa el formato que aparece en el adjunto ANEXO C de este reglamento.
Artículo 18.- Los notarios y fedatarios deben establecer una codificación de identificación, con numeraciones correlativas, de las diversas actas que suscriben conforme a este reglamento. Precediendo a la numeración se insertan las iniciales del notario o fedatario.
Las empresas, a su vez, deben llevar su propia codificación también con numeración correlativa.
Artículo 19 (*).- En todo caso de que por cualquier razón deje de actuar un fedatario juramentado, sus archivos de actas serán entregados a otro fedatario juramentado en ejercicio de sus funciones, para su conservación y administración, quien será designado por el juez civil competente o por la Asociación de fedatarios juramentos acreditada ante el Ministerio de Justicia.
Para éstos y todos los efectos legales, la asociación de fedatarios juramentados acreditada ante el Ministerio de Justicia, llevará un registro centralizado conectado telemáticamente, de las actuaciones y actas suscritas por los fedatarios juramentados a nivel nacional, debidamente autorizados.
Corresponde a los fedatarios juramentados proporcionar en forma obligatoria dichas actuaciones y actas a la asociación anteriormente mencionada, bajo responsabilidad, en caso de no adoptar esta medida.
(*) Artículo 19 sustituido por el Art. 8 del D. Supremo nº 001-2000-JUS, publicado el 26-03-2000
Artículo 20.- En cada rollo, microficha u otra unidad del medio físico que se usa como soporte material de las microformas, se debe incluir como primera imagen una micrograbación del acta de apertura correspondiente. Se exceptúa el proceso previsto en el Artículo 25.
El notario o fedatario pueden extender una sola acta de apertura para la grabación del archivo o conjunto documental que programe con la empresa interesada, aún cuando para ello se prevea la utilización de más de un rollo o soporte. La grabación de esta acta de apertura será repetida al inicio de cada rollo o microficha. Una vez extendida el acta de apertura, el notario o fedatario establecerá la vigilancia del proceso de micrograbación, en la forma y con los métodos que considere idóneos. Asimismo, puede coordinar con la empresa interesada la metodología para proporcionarle las actas de cierre necesarias para cada rollo y para la microficha que las requiera, adoptando las precauciones que considere razonables, a su criterio; con cargo a la verificación final y definitiva para el acta de conformidad.
Una vez utilizadas las actas para efectuar las grabaciones referidas en los párrafos anteriores, el notario o fedatario recaba y retira los originales de ellas y las archiva en su oficina, conforme a lo dispuesto en el Artículo 7, inciso c) de la ley, bajo su responsabilidad.
Artículo 21.- Tratándose de grabaciones cuyo soporte sea un rollo de película, en cada uno de éstos se seguirá la secuencia que sigue:
a) Se dejará un trozo de película sin grabar, al inicio, para utilizarlo en el enhebrado del rollo.
b) Antes de la primera imagen de la micrograbación, se usarán, como mínimo, tres recuadros con fines técnicos: en el primero aparecerá el número del rollo, con caracteres grandes apreciables a simple vista en la película.
c) El segundo recuadro: hoja en blanco, para control de calidad.
d) El tercer recuadro: hoja para control de resolución.
e) En el cuarto recuadro, aparecerá la primera imagen de la grabación, acta de apertura salvo que por motivos técnicos se use para controles o pruebas de calidad, en cuyo caso, dicha primera imagen se correrá al primer recuadro disponible.
f) A continuación se graban los documentos del archivo que corresponden, en los sucesivos recuadros.
g) La última imagen de la micrograbación del rollo es el acta de cierre, que ocupará el antepenúltimo recuadro.
h) En el penúltimo recuadro utilizado, una hoja para control de resolución.
i) En el último recuadro: hoja en blanco, para control de calidad.
Finalmente, se dejará un trozo de película sin grabar, para permitir el enhebrado del rollo.
Artículo 22.- Si la grabación se hace en microfichas, en la primera de ellas, como primera imagen se grabará el acta de apertura. Además, en el título de cada una de las microfichas se grabará el número código que identifica al acta de apertura, así como el número correlativo de la microficha; y se identificará mediante un título cuál es el archivo grabado. En la última microficha de la serie se grabará el acta de cierre. En ésta se indicará el total de fichas y el total de imágenes de la grabación. Se exceptúa de lo dispuesto en este artículo el proceso previsto en el Artículo 25.
Artículo 23.- Las deficiencias a que se refiere el inciso b) del Artículo 7 de la ley, tratándose de micrograbaciones en rollos, no deben ser de tal magnitud o importancia que afecten la fidelidad o la exactitud de la grabación de más del uno por ciento de los documentos que componen el rollo empleado como soporte.
En caso de que el número de documentos afectados supere tal porcentaje, se anula y destruye la grabación del correspondiente soporte y se repite la operación de grabación.
Si los documentos afectados por deficiencias no superan el uno por ciento, puede optarse, estando conformes en ello el notario o fedatario que interviene y la empresa titular de los documentos, por mantener la validez de la micrograbación correspondiente, en la parte no afectada por deficiencias, en cuyo caso se procederá en la forma que sigue:
a) Se extenderá un acta de retoma, según el formato que se incluye como ANEXO CH de este reglamento. Se anotará en el acta referida qué imágenes de documentos quedan invalidadas.
b) Los documentos cuya micrograbación sea anulada serán devueltos a micrograbar, en un rollo o sección de rollo, en que se colocará como primera imagen el acta de retoma.
c) Como última imagen de la retoma se incluirá el acta final según el formato que aparece en el ANEXO D. El rollo de la retoma se adherirá al rollo principal.
En la diligencia de retoma sólo está legitimado para intervenir y dar fe el mismo notario o fedatario que lo hizo en la micrograbación correspondiente, objeto de la retoma.
d) En caso de presentarse deficiencias en la remota, ésta debe repetirse íntegramente. No se admite sub retoma.
No se admite retomas en las grabaciones en microfichas u otros soportes. Si se producen deficiencias, se anula y destruye el soporte que las tenga y se repite íntegramente la toma.
Artículo 24.- En caso de que no se requiera retoma, o una vez realizada ésta, el notario o el fedatario, extenderá el acta de conformidad referida en el Artículo 7, inciso d), de la ley, siguiendo el modelo que aparece en el ANEXO E.
Una vez otorgada el acta de conformidad, el notario o el fedatario otorgarán a los interesados los testimonios de todas las actas, conforme a los incisos a), b), d) y e) del Artículo 7 de la ley, para su archivo de conformidad con lo dispuesto en el inciso f) del mismo dispositivo legal.
Artículo 25 (*).- En las micrograbaciones tomadas directamente de medios cibernéticos, a que se refiere el inciso c) del Artículo 7 de la ley se adoptarán las siguientes precauciones:
a) La micrograbación se realiza en microformas del tamaño establecido por los requerimientos técnicos y de equipo.
b) Se aplican exclusivamente las formalidades indicadas en el presente Artículo 25. No son de aplicación las que se indican en los Artículos 20, 21 y 22.
c) Mediante una forma fija sobrepuesta se grabará en cada imagen de la microforma la firma del notario o fedatario juramentado protegida por signatura informática que incluye la firma digital.
d) Además, en cada imagen de la microforma se mencionarán los números de las actas de apertura y cierre correspondientes, con las iniciales que identifican al notario o fedatario juramentado.
e) Sólo se requiere un acta de apertura y un acta de cierre para cada grabación, no para cada imagen de la microforma.
(*) Artículo 25 sustituido por el Art. 9 del D. Supremo nº 001-2000-JUS, publicado el 26-03-2000
Artículo 26.- Los notarios y fedatarios tomarán las providencias razonables para la supervisión del proceso de micrograbación. No tienen obligación de estar presentes durante todo el procesamiento técnico de la grabación; pero harán las comprobaciones necesarias para dar fe de lo actuado y emitir las actas de conformidad. Pueden emplear para el efecto ayudantes técnicos. En todo caso, la corrección y fidelidad de la documentación es de responsabilidad exclusiva de la empresa dueña de los archivos; y la corrección y fidelidad de su grabación es de responsabilidad solidaria de la empresa que presta el servicio de micrograbación y de la empresa dueña de los archivos. El notario y el fedatario verifican, con los métodos que consideren suficientes, los resultados de las micrograbaciones; y suscriben las actas referidas en la ley y en el reglamento.
Las actas de conformidad siguen el formato indicado en el ANEXO E.
Artículo 27.- Las empresas referidas en el Artículo 14 de la ley deben designar funcionarios responsables de su microarchivo, con poderes de representación de la empresa. Estos representantes deben suscribir las actas previstas en este reglamento, asumiendo en nombre de la empresa las responsabilidades que correspondan por la correcta aplicación del reglamento y de la ley, la fidelidad de las micrograbaciones y la conservación inalterada de éstas.
CAPÍTULO IV.- EFECTOS LEGALES
Artículo 28 (*) .- Las copias fieles a que se refiere el Artículo 9 de la Ley se autentican mediante un sello ad hoc, de acuerdo al modelo que aparece en el Anexo 7, bajo el cual suscribe el notario o fedatario juramentado y coloca su signo y sellos propios, que deben incluir firma protegida con signatura informática que incluye la firma digital. Igual tratamiento se debe aplicar a las copias fieles obtenidas telemáticamente.
(*) Artículo 28 sustituido por el Art. 10 del D. Supremo nº 001-2000-JUS, publicado el 26-03-2000
Artículo 29.- Para los cotejos y peritajes previstos en el Artículo 12 de la ley, a falta de peritos disponibles que cumplan el requisito previsto en el inciso b) del Artículo 4 de la misma, el juez puede designar otras personas expertas o profesionales, capacitadas para emitir el dictamen en el asunto que se debata.
Como norma de carácter especial, el Artículo 12 de la ley se aplicará con prioridad sobre las reglas generales del Artículo 256 del nuevo Código Procesal Civil. Estas últimas tienen carácter de derecho supletorio en este caso.
Artículo 30 (*) .- Los revisores e inspectores fiscales, superintendentes, auditores y contables funcionarios públicos competentes, revisarán la documentación micrograbada, mediante el uso de los equipos técnicos de recuperación visual, pantallas, visores, redes interconectadas telemáticamente y artefactos similares, que les deben proporcionar las empresas y entidades públicas y privadas sujetas a supervisión, inspección o auditoría, las cuales para este fin proporcionarán tales medios técnicos y las comodidades necesarias. No se exigirán copias de papel de los documentos que tienen que ser revisados.
(*) Artículo 30 sustituido por el Art. 11 del D. Supremo nº 001-2000-JUS, publicado el 26-03-2000
CAPÍTULO V.- ARCHIVOS PARTICULARES
Artículo 31.- Las empresas a que se refieren los incisos a) y b) del Artículo 14 de la ley pueden organizar sus propios microarchivos, con arreglo a las normas de ella, y en especial a las siguientes:
a) La infraestructura y equipamiento técnicos pueden ser de su propiedad u obtenidos mediante contrato que confiera derecho a su utilización.
b) A falta de equipamiento en las condiciones indicadas en el inciso a) que antecede, basta que la empresa cuente con un contrato de servicios o similar, que le asegure el procesamiento de micrograbación por una empresa titular de certificado de idoneidad técnica del ITINTEC, bajo la responsabilidad del notario o fedatario competente; de la empresa de servicios técnicos y de la propia empresa dueña de la documentación.
c) La comprobación de la infraestructura técnica puede realizarse, en vías de simplificación, mediante la presentación del certificado de idoneidad referido en el Artículo 13 y que se muestra en el ANEXO A de este reglamento.
d) Deben tener contrato con una notaría o fedatario juramentado, habilitados para actuar conforme a la ley, que asegure los servicios permanentes de dichos profesionales. Se entiende que los servicios son permanentes cuando existe compromiso de atender todos los requerimientos de verificaciones de los procesos de micrograbación de la empresa, conforme a este reglamento.
Artículo 32.- Las empresas comprendidas en el inciso a) del Artículo 14, para darte validez legal a sus microarchivos, recaban previamente la autorización de la Superintendencia de Banca y Seguros. Esta sólo puede negar la autorización si la recurrente se halla en alguna de las situaciones previstas en los Artículos 296, 303, 315 y 326 del Decreto Legislativo nº 637; o si la recurrente no acredita el cumplimiento de los requisitos previstos en el Artículo 31.
Las empresas referidas en el inciso b) del citado Artículo 14 de la Ley deben recabar la autorización de la CONASEV. Esta entidad no puede negar la autorización si la recurrente acredita el cumplimiento de los requisitos indicados en el Artículo 31 y que el volumen de sus operaciones supera el límite que en forma general debe señalar CONASEV, conforme a la norma legal citada.
Artículo 33.- Las comprobaciones referidas en los incisos a) y b) del Artículo 14 de la ley se concretan exclusivamente a los requisitos establecidos en el Decreto Legislativo nº 681 y en este reglamento. No se exigirá documentos ni requisitos basados en otros dispositivos legales y reglamentarios.
Artículo 34.- Las entidades mencionadas en el Artículo 32 tienen también a su cargo la supervisión de los microarchivos que ellas hayan autorizado.
Para determinar las sanciones en el caso de comprobar infracciones, de que trata el Artículo 15 de la ley, las entidades supervisoras aplicarán las normas generales que rigen sus facultades sancionadoras. Dentro de estos límites, quedan facultadas para aprobar, mediante resolución de su máximo órgano institucional, la escala de sanciones por infracciones específicas.
Artículo 35.- Se entiende que una empresa o una notaría pública de las referidas en el Artículo 15 de la ley, que organiza un archivo especializado, cuenta con equipo apropiado, si dispone del mismo o de sus servicios mediante contrato, conforme se establece en el inciso b) del Artículo 29.
Los servicios notariales o de fedatarios autorizados a que se contrae el inciso b) del Artículo 15 de la ley pueden obtenerse en los términos señalados en el inciso d) del Artículo 29.
Artículo 36.- Las condiciones de seguridad que exige el último párrafo del Artículo 15 de la ley son las siguientes:
a) Los locales deben ser construidos de material noble y hallarse en perfecto estado de conservación; sus pisos deben ser de concreto, cemento, losetas, u otro material incombustible; su estructura y superestructura no debe tener piezas o materiales susceptibles de arder.
b) Los estantes y archivadores deben ser metálicos o de algún otro material no combustible. Además, deben estar elevados sobre el suelo para que en caso de inundación las bases no sean alcanzadas por el agua.
c) Condiciones óptimas de ambiente: ventilación, humedad relativa entre 15% y 50%; temperatura máxima de 20 grados centígrados.
d) La puerta debe ser metálica o de reja metálica, con cerraduras de seguridad.
e) Las llaves y el acceso al archivo se mantienen bajo la responsabilidad compartida de la empresa o notaría que presta el servicio de archivo especializado y la empresa dueña de la documentación. Habrá cerraduras dobles, tanto para aquélla como para ésta, de modo que la apertura y acceso requiera la concurrencia de ambas entidades.
La comprobación de estos requisitos de la infraestructura corresponde al ITINTEC. Puede también solicitarse la comprobación al Archivo General de la Nación, el que otorgará un certificado de comprobación, válido para todos los efectos de este reglamento.
Artículo 37.- Si transcurriesen los tres meses de plazo de que trata el Artículo 16 de la Ley, sin que el jefe del Archivo General de la Nación o el director del archivo local o regional señale los documentos que deben serle entregados, el interesado puede disponer de ellos en la forma que creyere conveniente, sin más trámite.
Artículo 38.- La oposición a que se refiere el cuarto párrafo del Artículo 16 de la ley se plantea y se tramita con arreglo a las Normas Generales de Procedimientos Administrativos. La última instancia, que agota la vía administrativa, está a cargo del Jefe del Archivo General de la Nación.
DISPOSICIONES FINALES
PRIMERA.- El ITINTEC cuenta con un plazo de treinta días calendario, desde la publicación de este reglamento para adoptar o aprobar las normas técnicas a que se refiere el Artículo 6 de la ley, bajo responsabilidad. ITINTEC puede adoptar o asumir, en forma total o parcial, las normas de la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), adecuarlas o aprobar normas propias.
Cualquier interesado puede proponer al ITINTEC la adaptación a la realidad nacional de una norma técnica publicada y puesta en vigencia por dicho instituto. En caso de negativa del ITINTEC o de silencio en el plazo de treinta días, el interesado puede recurrir en apelación ante la Dirección General de Industrias, que resolverá dentro del plazo de quince días útiles, con lo cual se agota la vía administrativa.
SEGUNDA.- El Archivo General de la Nación, como entidad especializada en materia de archivos, actúa como asesora y orientadora para la mejor aplicación de esta ley. Puede absolver las consultas que los interesados le formulen y dictar y publicar directivas orientadoras sobre manejo de archivos, en las materias que sean de su competencia, con sujeción a las normas de la ley y de este reglamento.
TERCERA.- Se derogan todas las normas reglamentarias y administrativas que se opongan a lo dispuesto en este reglamento.
ANEXO Nº 1.- ACTA DE APERTURA DE MIGROGRABACIÓN
FICHA REGISTRAL:
(Datos de la empresa dueña del archivo o de los documentos que se microcopia)
NOTARIO (O FEDATARIO):
(Nombre del que interviene en la Micrograbación)
FECHA DE INICIO DE LA GRABACION:
(Indicar la fecha en que comienza el proceso de Micrograbación)
DATOS DE LA MICROGRABACION
(Indicar numeración codificada (Numeración correlativa del
de los, rollos u otro medio portador) acta en el registro y archivo del
Notario o Fedatario)
REFERENCIA AL CONTENIDO DEL ARCHIVO POR MICROGRABAR:
(Indicar la clase de archivo que se microcopia, de acuerdo a la nomenclatura de la empresa. Referencias al período temporal que se abarca; numeración, codificación u otros datos que identifiquen el archivo).
FECHA .
Firma del Funcionario de la Empresa Firma del Notario o del Fedatario con su signo y sello.
Firma del Operador Firma de la empresa que realiza el servicio de micrograbación.
ANEXO Nº 2.- ACTA DE CIERRE DE MICRO GRABACIÓN
EMPRESA: NOMBRE O RAZON SOCIALL.T.
FICHA REGISTRAL:
(Datos de la empresa dueña del archivo o documentos que se han microcopiado)
NOTARIO (O FEDATARIO): (Nombre del que interviene en la Micrograbación)
DATOS DE LA MICROGRABACION:
Código de la Empresa Código del Notario (o del Fedatario)
Indicar numeración codificada (Numeración correlativa del acta en el registro y archivo del Notario o Fedatario).
REFERENCIA AL CONTENIDO DEL ARCHIVO MICROGRABADO
(Indicar la clase de archivo que se microcopia, de acuerdo a la nomenclatura de la empresa. Referencias al período temporal que se abarca: numeración, codificación u otros datos que identifiquen el archivo).
INDICE:
(Indicar el número de páginas o imágenes que contiene la grabación. Incluir una lista resumida de los documentos contenidos en el rollo u otro medio de que se trate).
OBSERVACIONES:
VER ACTA DE CONFORMIDAD FINAL
FECHA
Filma del Funcionario de la Empresa Firma del Notario o del Fedatario con su signo y sello
Firma del Operador o Firma de la empresa que realiza la micrograbación.
ANEXO Nº 3.- CERTIFICADO DE IDONEIDAD TECNICA EN MICROGRABACION Y DE CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS TECNICAS
EL INSTITUTO DE INVESTIGACION TECNOLÓGICA Y DE NORMAS TECNICAS (LTINTEC)
CERTIFICA:
Que la Empresa (Nombre de la empresa titular) inscrita en la ficha No de y domiciliada en……………………………………………del Registro de …………………………… y domiciliada en ……… ha acreditado que cuenta con la infraestructura y la tecnología idóneas, conforme a las normas técnicas internacionales (o a las nacionales adoptadas por este instituto) para prestar los servicios de micrograbación y demás conexos, de conformidad con el Decreto Legislativo nº 681, Artículo 6°. 14° inciso a). 15° Y disposiciones concordantes, complementarias y reglamentarias.
En consecuencia SE DECLARA que la titular cumple con las normas técnicas vigentes sobre esta materia.
ESTE DOCUMENTO TIENE VALIDEZ POR TRES AÑOS DESDE LA FECHA DE SU EXPEDICION Y CADUCA EL DE. ………
DE .
Fecha de Expedición: Lima, de de .
(Firmas y sellos de los funcionarios autorizados del ITINTEC)
RENOVACIONES:
RENOVACIONES por TRES AÑOS, desde su vencimiento hasta el……..de……de
Lima, de……………..de………………
(Firmas y sellos)
RENOVADO por otros TRES AÑOS, desde la fecha de vencimiento de la renovación anterior hasta el ……………………de ………………..de …………………
Lima, ……………..de ……………de ……………
(Firmas y sellos)
ANEXO nº 4.- ACTA DE RETOMA
EMPRESA: NOMBRE O RAZON SOCIAL:
REFERENCIA: APERTURA NO………….CIERRE nº……. (Indicar numeración de las actas de soporte que se retoma)
NOTARIO (O FEDATARIO) (Nombre del que interviene en la Retoma)
FECHA DE RETOMA
(Indicar la fecha en que se realiza el proceso de retoma)
DATOS DE LA RETOMA
Indicar numeración codificada (Numeración correlativa del rollo u otro medio portador) Acta en el registro y archivo del Notario o Fedatario.
REFERENCIA AL CONTENIDO DEL ARCHIVO MICROGRABADO
(Indicar la denominación del archivo o su identificación)
FECHA…………………..
Firma del Funcionario Firma del Notario o del
de la Empresa Fedatario con su signo y sello
Firma del Operador o Firma de la empresa que realiza la micrograbación.
ANEXO nº 5.- ACTA FINAL DE RETOMA
EMPRESA: NOMBRE O RAZON SOCIAL:
REFERENCIA: APERTURA No CIERRE No (Indicar numeración de las actas de soporte que se ha retomado)
NOTARIO (O FEDATARIO): Nombre del que interviene en la retoma)
FECHA DE LA RETOMA:
(Indicar la fecha en que se ha realizado el proceso de la retoma)
DATOS DE LA RETOMA Código del Notario (o del Fedatario)
Código de la Empresa
(Indicar numeración codificada del Código del Notario (o del Fedatario)
(Indicar numeración codificada (Numeración correlativa del acta en el registro y Archivo del Notario o Fedatario)
NUMERO DE DOCUMENTOS RETOMADOS.
RELACION SINTETICA DE LOS DOCUMENTOS:
FECHA:………………………………..
Firma del Funcionario Firma del Notario o del de la Empresa Fedatario con su signo y sello
Firma del Operador o Firma de la empresa que realiza la micrograbación
ANEXO Nº 6.- ACTA DE CONFORMIDAD
EMPRESA: NOMBRE O RAZON SOCIAL:
Referencia APERTURA No ………….CIERRE No
RETOMA APERTURA No ………….FINAL No .
(Indicar numeración del acta de apertura y de las actas de cierre correspondientes a la Micrograbación de que se trate. Además si las hay, indicar las referencias de las actas de retoma).
FECHA DE LA GRABACION:
Código de la Empresa Código del Notario o del Fedatario
(Indicar numeración codificada) Nombre:
Del rollo u otro medio portador Iniciales
FECHA DE GRABACION:
(Indicar la fecha en que se ha terminado el proceso de la micrograbación, incluyendo la eventual retoma)
DATOS TÉCNICOS:
Soporte empleado nº de unidades
nº de Recuadros Usados para fines Técnicos:
nº de Imágenes con Documentos Micrograbados:
nº de Imágenes Retomadas
CONFORMIDAD
El Notario (Fedatario) que suscribe certifica que ha revisado la micrograbación a que se contrae esta acta y la ha encontrado conforme a los requisitos legales y reglamentarios, no advirtiéndose irregularidad alguna. Doy Fe.
Firma del Operador o Firma del Notario con su firma y sello.
ANEXO Nº 7.- SELLO PARA AUTENTICACION DE COPIAS
El Notario (Fedatario) que suscribe certifica: Que el presente documento es copia fiel tomada del microarchivo de la empresa: rollo (Ficha) No……………………….Acta de Conformidad No……………..Micrograbado con fecha …………..199…………….
He comprobado los requisitos legales y reglamentarios. No se advierte alteración o irregularidad.
…………………….(lugar)……………de…………..de 199………………
Firma del Notario del Firma del Fedatario
Feudatario Signo del Notario del Fedatario