DG XV D/5004/98 WP 13.- Grupo de Trabajo sobre la Protección de Datos de carácter personal en lo que respecta al tratamiento de datos personales creado por la Directiva 95/46/CE (Unión Europea), de 10 de septiembre de 1.998. Labor futura en relación con los códigos de conducta: documento de trabajo sobre el procedimiento de examen de los códigos de conducta comunitarios por el Grupo de Trabajo.
COMISIÓN EUROPEA
DIRECCIÓN GENERAL XV
Mercado Interior y Servicios Financieros
Libre circulación de la información, Derecho de sociedades e información financiera
Libre circulación de la información, protección de datos y sus aspectos internacionales
DG XV D/5004/98
WP 13 Grupo de Trabajo sobre protección de las personas en lo que respecta al tratamiento de datos personales
Labor futura en relación con los códigos de conducta: documento de trabajo sobre el procedimiento de examen de los códigos de conducta comunitarios por el Grupo de Trabajo
Aprobado el 10 de septiembre de 1998
Labor futura sobre los códigos de conducta: procedimiento de admisión y examen de los códigos de conducta comunitarios por el Grupo de Trabajo
Introducción
El presente documento de trabajo pretende aclarar el procedimiento que deben seguir los interesados con vistas a la presentación de códigos de conducta comunitarios y a su posterior evaluación por el Grupo de Trabajo de conformidad con lo previsto en los artículos 27 y 29 de la Directiva 95/49/CE.
En primer lugar se resumen en el presente documento las etapas básicas del procedimiento, definiéndose a continuación una serie de normas específicas en relación con cada una de ellas. Estas normas se revisarán, en su caso, a la luz de la experiencia adquirida.
Etapas básicas del procedimiento
El procedimiento de admisión y examen de los códigos de conducta por el Grupo de Trabajo consta de las siguientes etapas:
I) Presentación y admisión.
II) Elaboración del dictamen del Grupo de Trabajo.
III) Aprobación del dictamen del Grupo de Trabajo y notificación del mismo a los interesados.
Artículo 1 – Definiciones
A efectos de las presentes normas se entenderá por:
1.1 “Directivas”: la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y la Directiva 97/66/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 15 de diciembre de 1997, relativa al tratamiento de los datos personales y a la protección de la intimidad en el sector de las telecomunicaciones;
1.2 “Grupo de Trabajo”: el Grupo de Trabajo sobre protección de las personas en lo que respecta al tratamiento de datos personales a que se refiere el artículo 29 de la Directiva 95/46/CE;
1.3 “Código de conducta”: los códigos de conducta comunitarios contemplados en el apartado 3 del artículo 27 de la Directiva 95/46/CE, incluidas las modificaciones o prórrogas de códigos comunitarios existentes.
Artículo 2 – Normas relativas a la presentación y admisión de códigos de conducta para su examen por el Grupo de Trabajo
2.1 Toda organización representativa del sector considerado que esté establecida u opere en un número significativo de Estados miembros podrá
presentar un proyecto de código de conducta para su examen por el Grupo de Trabajo.
2.2 Dicho proyecto de código deberá elaborarse cuidadosamente, y de preferencia previa consulta a las personas a las que se refieran los datos procesados o sus representantes, y definir claramente la organización o el sector al que el código está destinado a aplicarse.
2.3 Los proyectos de códigos se redactarán en una lengua comunitaria y se enviarán, junto con su traducción inglesa y francesa, al Presidente del Grupo de Trabajo, a través de la secretaría (Comisión Europea, DG XV-D1), adjuntando, asimismo, una exposición de motivos.
2.4 Los proyectos prematuros y los proyectos de códigos que no se ajusten a los requisitos previstos en los apartados 2.1 a 2.3 no serán admitidos para examen por el Grupo de Trabajo.
2.5 La secretaría acusará recibo de los proyectos de códigos a sus remitentes.
2.6 En concertación con el Presidente, la secretaría elaborará un informe en el que se determine si el proyecto de código presentado cumple o no los requisitos de admisión previstos en los apartados 2.1 a 2.3.
2.7 El Presidente decidirá si el proyecto de código presentado cumple los requisitos de admisión. Si el Presidente considera que no los cumple, informará a los miembros del Grupo de Trabajo y fijará un plazo de respuesta. Salvo que dos o más miembros del Grupo soliciten que el caso se someta a debate en la siguiente reunión del Grupo de Trabajo, la decisión del Presidente será notificada a los remitentes, junto con los motivos por los que se rechaza el proyecto.
Artículo 3 – Normas relativas a la elaboración del dictamen del Grupo de Trabajo
3.1 Los proyectos de códigos presentados que cumplan los requisitos de admisión serán enviados a todos los miembros del Grupo de Trabajo.
3.2 En concertación con el Presidente, la secretaría formulará propuestas con vistas a la elaboración del dictamen, que serán debatidas por el Grupo de Trabajo. Dichas propuestas: podrán preconizar la creación de grupos operativos o de trabajo específicos integrados por uno o más miembros del Grupo de Trabajo y asistidos por la secretaría; podrán preconizar la aplicación de un procedimiento simplificado de examen a un código presentado, en particular cuando se trate de modificaciones o prórrogas de códigos existentes; y asesorarán al Grupo de Trabajo sobre la conveniencia de recabar la opinión de las personas a las que se refieran los datos procesados o sus representantes, y de otros interesados.
3.3 Con ocasión de un primer debate sobre el código presentado, el Grupo de Trabajo determinará, basándose en las propuestas contempladas en el
apartado 3.2, el procedimiento que se seguirá para la elaboración y emisión del dictamen.
3.4 Durante la elaboración del dictamen podrá contactarse con los remitentes del proyecto de código u otros interesados, para obtener mayor información o aclaraciones o para debatir de las mejoras que requiere el código presentado, con vistas a la posterior presentación, en su caso, de un proyecto de código revisado.
3.5 El Grupo de Trabajo podrá dar otras pautas o instrucciones para la elaboración de un dictamen en relación con el código presentado.
Artículo 4 – Normas relativas al dictamen del Grupo de Trabajo y la notificación del mismo a los interesados
4.1 El Grupo de Trabajo determinará si los códigos de conducta presentados:
se atienen o no a lo dispuesto en las Directivas y, en su caso, a las disposiciones nacionales adoptadas en cumplimiento de las mismas, reúnen las oportunas condiciones de calidad y coherencia interna y ofrecen un valor añadido suficiente con respecto a las Directivas y otras normas sobre protección de datos aplicables, evaluando, en particular, si el proyecto de código se centra suficientemente en los problemas específicos de protección de datos de la organización o el sector al que está destinado a aplicarse, y si aporta soluciones suficientemente claras a dichos problemas.
4.2 El Grupo de Trabajo notificará su dictamen a los remitentes del proyecto de código y otros interesados. Cuando el dictamen no sea favorable, se indicarán los motivos en los que se fundamentan sus conclusiones.
4.3 La Comisión podrá hacer público el dictamen del Grupo de Trabajo por los medios adecuados.
Hecho en Bruselas, el 10 de septiembre
de 1998
Por el Grupo de Trabajo
El Presidente
P.J. HUSTINX