I) FINALIDAD.
Precisar y uniformizar criterios para la remisión de la información sobre los diferentes procesos de selección y sus respectivos contratos que deberán reportar las Entidades Públicas sujetas al ámbito de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, al Sistema de Información sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estado administrado por el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE, así como definir los medios en que éstas deben remitir dicha información en cumplimiento de la normativa vigente.
II) OBJETIVO.
Puntualizar las obligaciones de las Entidades del Sector Público sujetas a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, a efecto de implementar una base de datos sobre todos los procesos de selección y sus respectivos contratos para su difusión en el ámbito nacional; uniformizar su contenido y establecer el procedimiento de remisión y registro en el Sistema de Información sobre Adquisiciones y Contrataciones del Estado que administra CONSUCODE.
III) ALCANCE.
La Presente Directiva es de cumplimiento obligatorio por las Entidades comprendidas en el Artículo 2° del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo nº 012-2001-PCM, bajo responsabilidad administrativa del Titular del Pliego o la máxima autoridad administrativa de la Entidad, según corresponda.
IV) BASE LEGAL.
a) Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo nº 012-2001-PCM.
b) Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo nº 013-2001-PCM.
c) Reglamento de Organización y Funciones del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo nº 021-2001-PCM.
d) Decreto Supremo nº 031-2002-PCM mediante el cual se aprueban los Lineamientos de Políticas Generales del Desarrollo del Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado.
e) Texto Único Ordenado de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobado por Decreto Supremo nº 043-2003-PCM;
f) Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobado por Decreto Supremo nº 072-2003-PCM;
V) DISPOSICIONES GENERALES.
En cumplimiento de lo dispuesto por el numeral 2 del artículo 7° del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado administra, a partir del año 2002, el Sistema de Información sobre Adquisiciones y Contrataciones del Estado, el mismo que tiene como objeto registrar toda la información concerniente a los diferentes procesos de selección que realicen las Entidades del Estado bajo el ámbito de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, así como de sus respectivos contratos.
Dicho Sistema tiene como finalidad recopilar toda la información recogida por CONSUCODE a través de los distintos medios de comunicación, principalmente de las publicaciones realizadas en el Diario Oficial “El Peruano” y las informaciones proporcionadas por las propias Entidades a través de medios de comunicación convencionales, así como por medios magnéticos y electrónicos.
Dicha información es procesada y registrada en el Sistema administrado por CONSUCODE y difundida a través de su página Web, encontrándose a disposición de todos los interesados.
El registro de los datos concernientes a los diferentes procesos de selección que realicen las Entidades del Estado constituye un paso previo a la implementación y ejecución del Sistema Electrónico de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y desde ya permitirá la uniformación documental y de compatibilización de procedimientos que faciliten la progresiva sustitución de los medios manuales por los medios electrónicos de contratación.
VI) DISPOSICIONES ESPECÍFICAS.
De la obligatoriedad del remitir la información
Todas las Entidades sujetas a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado están en la obligación de reportar la información relacionada con sus adquisiciones y contrataciones en el Sistema de Información sobre Adquisiciones y Contrataciones del Estado, bajo responsabilidad del Titular del Pliego o de la máxima autoridad administrativa, según corresponda.
Las Entidades sólo podrán convocar y realizar procesos de selección a través de licitaciones públicas, concursos públicos, adjudicaciones directas públicas y selectivas, y adjudicaciones de menor cuantía, que hayan sido previamente incluidos y aprobados en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado y registrados en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Es más. No se podrá suscribir contrato alguno si no se ha realizado previamente el proceso de selección correspondiente y éste haya sido registrado en el Sistema de Información sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estado, administrado por CONSUCODE
Para el efecto, el Titular del Pliego o la máxima autoridad administrativa de la Entidad, según corresponda, establecerá la dependencia y funcionarios responsables de realizar dicha actividad.
Los órganos desconcentrados u otros órganos funcionales que, de acuerdo a la normativa, puedan adquirir o contratar en forma directa, reportarán directamente al CONSUCODE a través de su respectiva dependencia de logística.
De la información a reportar
La información a ser reportada de forma obligatoria al Sistema, para su difusión a nivel nacional, será la siguiente:
a) Instrumento que aprueba o autoriza la realización del proceso de selección;
b) Instrumento que designa la conformación del Comité Especial;
c) Instrumento que aprueba las Bases del proceso de selección;
d) Aviso de convocatoria;
e) Bases del proceso de selección;
f) Pliego de Absolución de Consultas;
g) Pliego de Absolución de Observaciones;
h) Bases integradas;
i) Otorgamiento de buena pro y cuadro comparativo;
j) Contrato u orden de compra o de servicio, según corresponda;
k) Otros actos:
Aviso de prórroga;
Instrumento que cancela el proceso de selección;
Instrumento que declara desierto el proceso de selección;
Instrumento que aprueba la exoneración del proceso de selección;
Instrumento que declara la nulidad de oficio del proceso de selección;
Fe de Erratas.
Del registro de las convocatorias a procesos de selección.
El Registro contendrá todas las adquisiciones y contrataciones sin excepción, incluyendo las que se ejecuten dentro del marco de convenios internacionales, las que se convocarán mediante el Sistema de Evaluación Internacional de Procesos, a que se refiere el Decreto Ley nº 25565, y aquellas que tengan financiamiento externo y se encuentren comprendidas en el artículo 49° de la Ley de Gestión Presupuestaria del Estado.
El CONSUCODE facilitará los mecanismos para que cada Entidad remita o ingrese directamente la información al Sistema de Información de Adquisiciones y Contrataciones del Estado.
Del procedimiento de reporte de información
La información a que se refiere la presente Directiva deberá remitirse al Sistema de Información sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estado, al cual se puede acceder a través de la página electrónica del CONSUCODE: http:\www.consucode.gob.pe, para lo cual la Entidad debe tramitar ante el CONSUCODE la creación de un usuario para el acceso al Sistema de Información sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estado. En tal sentido, el Titular del Pliego, la máxima autoridad administrativa o el órgano o funcionario que cuenta con facultades suficientes, deberá remitir al CONSUCODE el nombre, cargo, teléfono, fax y correo electrónico de la persona responsable de la remisión de la información señalada. En respuesta, CONSUCODE notificará al correo electrónico indicado, el usuario y la contraseña inicial para la persona designada.
En caso que la Entidad ya cuente con usuario y contraseña para publicar su Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, no será necesario seguir este procedimiento, puesto que podrá ingresar directamente al Sistema de Información sobre contrataciones y Adquisiciones del Estado, haciendo uso de dichos usuario y contraseña.
Una vez efectuada la remisión de la información sobre al Sistema de Información sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estado, no será necesaria la remisión de dicha información por medio escrito.
Excepcionalmente, en caso de imposibilidad para realizar el envío de la información por vía electrónica al Sistema de Información sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estado, la Entidad podrá remitirla por medio magnético (disquete de 3½”), siempre en el formato Word o, en su defecto, ZIP; sin perjuicio de acompañar el documento físico respectivo que acredite la veracidad de lo indicado en los archivos digitales, debidamente visado por el órgano o funcionario responsable.
La excepción prevista en el párrafo precedente únicamente es aplicable para las Municipalidades Distritales ubicadas fuera de las provincias de Lima y Callao, previa aprobación por escrito del CONSUCODE. A tal efecto, la Entidad deberá remitir una solicitud suscrita por el Alcalde Distrital en la que señale, bajo responsabilidad, la imposibilidad de su representada de acceder directa o indirectamente a Internet, su domicilio y un número de fax a los que se remitirá cualquier documentación. CONSUCODE evaluará en cada caso la procedencia de la solicitud y remitirá una comunicación en la que autorice la remisión de la información por medio magnético. La sola remisión de la solicitud por parte de la Municipalidad no supone su aceptación por el CONSUCODE.
La remisión de la información, es de responsabilidad del Titular del Pliego Presupuestario o de la máxima autoridad administrativa de la Entidad, según corresponda, así como del funcionario que hubiese solicitado la creación de un usuario y de aquel que hubiera remitido la correspondiente información.
La información remitida por las Entidades al CONSUCODE, tiene el carácter de declaración jurada y está sujeta a las responsabilidades legales correspondientes. La simple presentación de la mencionada información no implica la convalidación o conformidad de la información reportada que no se ciña a lo dispuesto en la presente Directiva.
En el caso de la información que sea remitida por medio magnético acompañada del documento físico, la Oficina de Trámite Documentario del CONSUCODE verificará el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva, observando, de ser el caso, los que no se ajusten a ella, a través de un sello en el cargo de recepción del documento en el que se indicará sus deficiencias, otorgando a la Entidad remitente un plazo de dos (2) días hábiles para su subsanación, bajo apercibimiento de tener por no presentada dicha información, conforme a lo dispuesto por el artículo 125º de la Ley nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Una vez verificado el cumplimento de lo dispuesto en la presente Directiva, el CONSUCODE difundirá la información remitida a través de su página electrónica.
En caso de detectarse defectos, omisión y/o fraude en la información remitida, los funcionarios encargados asumirán la responsabilidad que les asiste, conforme a la normativa vigente, sin perjuicio de poner el caso en conocimiento de la Contraloría General de la República.
Vll) DISPOSICION FINAL
La presente Directiva es aplicable a los procesos a ser convocados a partir del primer día hábil de su publicación en el Diario Oficial “El Peruano”.
Lima, 15 de enero de 2004.