Decreto 40/2005, de 19 de mayo, por el que se regula la utilización de técnicas de administración electrónica por la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

La Administración de la Comunidad de Castilla y León, al igual que el resto de Administraciones Públicas, se encuentra inmersa en un proceso de cambio, producido por la irrupción de la sociedad de la información y el conocimiento, que afecta tanto a su funcionamiento interno, como a sus relaciones con los ciudadanos y con otras Administraciones Públicas.

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común establece, en su artículo 45, que las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias.

La Junta de Castilla y León ha adoptado, a lo largo de los últimos años, importantes iniciativas en materia de modernización, de mejora y calidad de los servicios y de avance hacia la administración electrónica.

Además, la vigente Estrategia Regional para la Sociedad de la Información de Castilla y León 2003-2006 y el III Plan Director de infraestructuras y Servicios de Telecomunicación de Castilla y León 2004-2006 (PDIST III), concretan el conjunto de iniciativas, proyectos y actuaciones de nuestra Administración en busca de la plena consolidación de la Región en la Sociedad de la Información y el Conocimiento, como elemento clave de su desarrollo económico y social e incluyen como línea estratégica sectorial la implantación de la administración digital con un doble objetivo, en primer lugar, acercar al máximo los servicios de la Administración al ciudadano por medio de la diversificación de los canales de acceso, otorgando prioridad al canal internet pero sin olvidar los canales alternativos; y, en segundo lugar, mejorar la calidad de los servicios prestados mediante el empleo de las Nuevas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (NTICs).

Finalmente, el Plan Estratégico de Modernización de los Servicios Públicos de la Administración de Castilla y León 2004-2007, aprobado por Acuerdo 29/2004, de 19 de febrero de 2004, de la Junta de Castilla y León, se configura como el instrumento facilitador, unificador e integrador de las actuaciones de modernización e innovación de la Administración de la Comunidad.

“Avanza Castilla y León” incluye entre sus objetivos “Mejorar la atención, información y transparencia administrativa”, con apertura de nuevos canales de comunicación para favorecer el acceso de los ciudadanos a la sociedad de la información y la implantación progresiva de la administración electrónica. Para su consecución, dentro del Plan de Atención Integral al Ciudadano, se ha diseñado un programa operativo denominado “Programa de administración electrónica” con medidas concretas entre las que se encuentran: la reglamentación de la administración electrónica en la Comunidad; el establecimiento de un Sistema Único de Información Administrativa, basado en una plataforma tecnológica multicanal que dé soporte a todas las formas o vías a través de las que el ciudadano desee interactuar con la Administración (telefónico, Web, presencial); y el establecimiento de un Sistema de Tramitación Telemática, mediante una plataforma que posibilite el tránsito de un sistema meramente informativo sobre la tramitación de expedientes a un sistema de interacción bidireccional, que permita la tramitación completa de los expedientes seleccionados en base a su demanda por los ciudadanos.

Para la implantación de la administración electrónica de la Junta de Castilla y León se ha optado por una solución global que permita la información y tramitación telemática de los distintos procedimientos administrativos y que dé soporte a los canales presencial y telefónico, consiguiéndose así la atención integral al ciudadano.

La incorporación de las nuevas tecnologías por la Administración Autonómica en su actividad y en sus relaciones, ya sean internas o externas, es un elemento esencial para el desarrollo y futuro de nuestra Región, por ello, es necesario poner a disposición de los órganos de la Administración, tanto una plataforma y herramientas tecnológicas comunes que estandaricen, aceleren y permitan reducir costes, como las normas y procedimientos a seguir para incorporar los contenidos, servicios y trámites existentes al modelo de administración electrónica.
Dentro de este marco, el presente Decreto tiene por objeto regular los elementos precisos para la implantación de la administración electrónica e impulsar su utilización en el desarrollo de la actividad y el ejercicio de las competencias de la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

Con la aprobación de esta disposición la Administración de Castilla y León asume el objetivo de implantar una verdadera administración electrónica, acorde con las demandas de la ciudadanía.

El presente Decreto se estructura en una parte expositiva o preámbulo, y otra dispositiva, dividida en cinco capítulos donde se integran sus quince artículos, cinco disposiciones adicionales, dos disposiciones transitorias, una disposición derogatoria y cinco disposiciones finales.

En su virtud, la Junta de Castilla y León, a propuesta del Consejero de Presidencia y Administración Territorial e iniciativa conjunta de los Consejeros de Presidencia y Administración Territorial y Fomento, de acuerdo con el dictamen del Consejo Consultivo de Castilla y León, y previa deliberación del Consejo de Gobierno en su reunión de 19 de mayo de 2005, dispone:

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.

El presente Decreto tiene por objeto regular la implantación y utilización de las técnicas de la administración electrónica por la Administración General de la Comunidad de Castilla y León, por los Organismos Autónomos y, cuando ejerzan potestades administrativas, por los Entes Públicos de Derecho Privado, en el ejercicio de sus competencias, en el desarrollo de sus actividades, así como en sus relaciones internas o externas.

Artículo 2. Definiciones.

Además de las definiciones contenidas en el artículo 2 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, a los efectos del presente Decreto serán de aplicación las siguientes:
a) Técnicas de administración electrónica: Conjunto de actividades e instrumentos que se producen por la conjunción de la electrónica, la informática o la telemática, utilizados por la Administración.
b) Soporte: Objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar y recuperar datos.
c) Medio: Mecanismo, instalación, equipo o sistema de tratamiento de la información que permite, utilizando la electrónica, la informática y la telemática, producir, almacenar o transmitir documentos, datos e informaciones.
d) Aplicación: Programa o conjunto de programas cuyo objeto es el tratamiento electrónico de la información.
e) Documento electrónico: Aquel documento constituido por una entidad identificada y estructurada que contiene texto, gráficos, sonidos, imágenes o cualquier otra clase de información que puede ser almacenada, editada, extraída e intercambiada entre sistemas de tratamiento de la información o usuarios como una unidad diferenciada.

Artículo 3. Derechos de los ciudadanos.

1. La utilización de las técnicas de administración electrónica se desarrollará teniendo en cuenta la salvaguarda de los derechos de los ciudadanos reconocidos legalmente, las limitaciones establecidas por el ordenamiento jurídico, las especificaciones técnicas contenidas en las normas nacionales e internacionales, el respeto a lo dispuesto en el presente Decreto y en sus disposiciones específicas de desarrollo, así como, en las normas reguladoras de cada procedimiento.

2. En especial se garantizará el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos de acuerdo a lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y en las demás leyes específicas y normas de desarrollo sobre tratamiento de información.

3. En ningún caso, la utilización de las técnicas de administración electrónica podrá implicar la existencia de restricciones o discriminaciones de cualquier naturaleza en el acceso de los ciudadanos a la prestación de servicios públicos o a cualquier procedimiento administrativo.

4. Cuando se utilicen técnicas de administración electrónica en actuaciones o procedimientos que afecten directa o indirectamente a los derechos e intereses, individuales o colectivos de los ciudadanos, se garantizará la identificación y el ejercicio de la competencia por el órgano correspondiente, así como el derecho a obtener información que permita identificar los medios y aplicaciones utilizados.

5. Los ciudadanos tendrán derecho de acceso a los archivos y registros, que puedan crearse por la implantación de técnicas de administración electrónica, con los requisitos y limitaciones establecidos en el artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Artículo 4. Medidas de seguridad.

1. Cuando se utilicen técnicas de administración electrónica se adoptarán medidas técnicas y organizativas para asegurar la autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y no repudio de la información, sin perjuicio de las medidas adicionales que puedan ser consideradas en la evaluación de soportes, medios y aplicaciones particulares.

2. Las medidas de seguridad tendrán en cuenta el estado de la tecnología, y serán proporcionadas a la naturaleza de los datos, los tratamientos y los riesgos a los que estén expuestos.

3. Las medidas de seguridad deberán garantizar la restricción de su utilización, el acceso a los datos e informaciones a las personas autorizadas, la prevención de alteraciones o pérdidas de los datos e información y la protección de los procesos informáticos frente a manipulaciones no autorizadas.

Artículo 5. Sistemas de identificación y autenticación.

1. El acceso a datos e información por parte de los distintos usuarios exigirá, como requisito previo, su identificación y autenticación mediante la utilización de firma electrónica avanzada, técnicas de criptografía y/o mecanismos tradicionales de usuario y contraseña.

2. La utilización de los distintos sistemas de identificación y autenticación estará en función de los niveles de seguridad de los datos e informaciones contenidos en las aplicaciones, de acuerdo con la normativa aplicable en materia de protección de datos de carácter personal.

CAPÍTULO II. APLICACIONES DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

Artículo 6. Aprobación y publicación de aplicaciones.

1. La utilización de técnicas de administración electrónica para la gestión de procedimientos administrativos, o de alguna de sus fases o trámites, exige la previa aprobación, por Orden, de las aplicaciones que efectúen el tratamiento de la información.

2. Las Órdenes de aprobación de aplicaciones deberán publicarse en el “Boletín Oficial de Castilla y León”, y tendrán el siguiente contenido mínimo:
a) Identificación del procedimiento o trámites objeto de técnicas de administración electrónica, con indicación de los datos recogidos en el Inventario Automatizado de Procedimientos Administrativos.
b) Régimen, medios de acceso y niveles de seguridad.
c) Información a que hace referencia el artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

3. No será precisa Orden de aprobación de aplicaciones cuya utilización sea de carácter meramente instrumental, entendiendo por tales aquellos que efectúen tratamientos de informaciones auxiliares o preparatorias cuyo resultado no determine directamente el contenido de las decisiones administrativas.

4. No será precisa la aprobación de las nuevas versiones o modificaciones que se efectúen de las aplicaciones que ya hubieran sido aprobadas, siempre que no se hayan producido alteraciones que puedan afectar sustancialmente a los resultados de los tratamientos de información que efectúen.

Artículo 7. Órganos competentes.

1. Cuando la aplicación vaya a ser utilizada en el ejercicio de sus competencias por uno o varios órganos de una Consejería, la aprobación se realizará por Orden de dicha Consejería, especificando que trámite o trámites quedan sujetos a posibilidad de aplicar técnicas de administración electrónica. De igual forma se aprobarán las aplicaciones de cada Organismo Autónomo o Ente Público de Derecho Privado adscritos a aquéllas.

2. Si la aplicación va a ser utilizada por órganos o entidades de varias Consejerías en el ejercicio de sus competencias, la aprobación se realizará, a iniciativa de todas las Consejerías afectadas, por Orden de la Consejería de Presidencia y Administración Territorial, sin perjuicio de las competencias atribuidas por el ordenamiento jurídico a otros órganos.

3. En todo caso se requerirán los informes, de carácter preceptivo y vinculante, de la Dirección General de Atención al Ciudadano y Modernización Administrativa y de la Dirección General de Telecomunicaciones, sin perjuicio de aquellos otros que puedan ser preceptivos o se estimen convenientes.

4. El informe que emita la Dirección General de Atención al Ciudadano y Modernización Administrativa se pronunciará al menos, en el ámbito de sus competencias, sobre la aplicación de criterios de racionalización, normalización y simplificación de los procedimientos administrativos afectados por la aplicación de técnicas de administración electrónica.

5. El informe que emita la Dirección General de Telecomunicaciones se pronunciará al menos, en el ámbito de sus competencias, sobre la seguridad de la aplicación, la normalización de los medios de acceso y las condiciones de conservación de los soportes.

Artículo 8. Validez de documentos y copias.

1. Efectuada la aprobación y publicación de la utilización de técnicas de administración electrónica, los documentos emitidos por los órganos y entidades de la Administración de la Comunidad y por los particulares en sus relaciones con aquéllos, en soportes de cualquier naturaleza, serán válidos siempre que quede acreditada su integridad, conservación y la identidad del autor, así como la autenticidad de su voluntad.

2. Las copias de documentos originales generados o almacenados mediante procesos electrónicos, informáticos o telemáticos, expedidas por los correspondientes órganos administrativos, tendrán la misma validez y eficacia del documento original, siempre que quede acreditada su autenticidad, integridad y conservación.

3. Los documentos que contengan actos administrativos o actuaciones de los interesados ante la Administración, y hayan sido producidos mediante técnicas de administración electrónica, deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato o en otro diferente.

CAPÍTULO III. DEPÓSITO DE ORIGINALES ELECTRÓNICOS

Artículo 9. Depósito de Originales Electrónicos.

1. Con el fin de hacer efectiva la conservación de documentos, se crea el depósito de originales electrónicos. El depósito de originales electrónicos será único para toda la Administración General de la Comunidad de Castilla y León, sus Organismos Autónomos y, cuando ejerzan potestades administrativas, para los Entes Públicos de Derecho Privado.

2. El depósito de originales electrónicos contendrá todos aquellos documentos generados por medios electrónicos, informáticos o telemáticos que obren en los expedientes administrativos tramitados por medio de técnicas de administración electrónica, sin perjuicio de su posterior transferencia a los archivos que corresponda de acuerdo con lo establecido en la Ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y del Patrimonio Documental de Castilla y León.

3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la calidad y protección de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, la integridad de los documentos y su disponibilidad.

Artículo 10. Acceso al Depósito de Originales Electrónicos.

1. El acceso a los documentos almacenados por medios o en soportes electrónicos, informáticos o telemáticos se regirá por lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, así como en sus normas de desarrollo y, por la Ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y del Patrimonio Documental de Castilla y León.

2. Las Órdenes de aprobación de aplicaciones establecerán el procedimiento de acceso al depósito de originales electrónicos, la obtención de copias de los documentos originales, mediante códigos u otros sistemas de identificación, así como los niveles de seguridad que garanticen la autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y conservación de la información y de los documentos contenidos en el mismo.

3. Tendrán acceso al depósito de originales electrónicos, tanto el personal al servicio de la Administración competente para la tramitación de los procedimientos, como la persona o personas interesadas.

CAPÍTULO IV. GESTIÓN ELECTRÓNICA DE PROCEDIMIENTOS

Artículo 11. Gestor de procedimientos.

1. Los procedimientos o trámites administrativos, previamente aprobados, se apoyarán, para su tramitación por medio de técnicas de administración electrónica, en sistemas de gestión electrónica de procedimientos.

2. La Junta de Castilla y León procederá a la implantación de un gestor de procedimientos estándar, al que podrán incorporarse las aplicaciones y gestores de procedimientos de los distintos órganos administrativos.

La implantación de otros gestores de procedimientos exigirá garantizar la compatibilidad tecnológica con los elementos habilitantes del sistema de administración electrónica.

3. A través del sistema de administración electrónica los interesados podrán obtener información particular sobre la fase o trámite en la que se encuentran los expedientes tramitados por la Administración Regional. El acceso a esta información se realizará por medio de códigos u otros sistemas de identificación y con los niveles de seguridad que se definan en cada caso. Los interesados tendrán un acceso multicanal a dicha información particular a través de la página Web de la Junta de Castilla y León, el servicio telefónico 012 de información administrativa y atención al ciudadano y, de manera presencial, a través de las Oficinas y Puntos de Información y Atención al Ciudadano o ante el órgano o unidad administrativa que sea competente para la tramitación.

CAPÍTULO V. UTILIZACIÓN DE FIRMA ELECTRÓNICA

Artículo 12. Firma electrónica avanzada.

1. La Administración Autonómica utilizará la firma electrónica avanzada, de acuerdo con la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, para la gestión de sus procedimientos, trámites administrativos y en sus relaciones con otras Administraciones Públicas y los ciudadanos, en la medida que técnicamente sea posible su aplicación.

2. Por Orden de la Consejería de Presidencia y Administración Territorial, previo informe de la Comisión de Secretarios Generales, podrán establecerse condiciones adicionales a la utilización de la firma electrónica, de acuerdo con la Ley 59/2003, de 19 de diciembre.

Artículo 13. Implantación de la firma electrónica.

La Administración de la Comunidad de Castilla y León, con sujeción a la normativa básica estatal y a la normativa comunitaria, podrá formalizar convenios con la Entidad Pública Empresarial Fabrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda o con cualquier otra entidad prestadora de servicios de certificación, para la implantación de la firma electrónica avanzada en la tramitación de sus procedimientos administrativos y en sus relaciones con otras Administraciones Públicas y los ciudadanos.

Artículo 14. Principios y criterios de actuación.

La implantación y uso de la firma electrónica se basará en los siguientes principios y criterios de actuación:
a) Seguridad en las relaciones telemáticas y, en concreto, en el funcionamiento de la red de telecomunicaciones de la Administración de Castilla y León.
b) Integridad de las comunicaciones telemáticas en las que se emplee la firma electrónica.
c) Autenticidad y conservación de los documentos generados.
d) Publicidad de las aplicaciones informáticas que empleen la firma electrónica.
e) Objetividad, transparencia y no discriminación en la prestación de servicios de certificación de firma electrónica avanzada.

Artículo 15. Obtención del certificado de usuario de firma electrónica.

1. La obtención del “Certificado Electrónico” permite a su titular relacionarse con la Administración por medio de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas de forma segura.

2. En todo caso, se exigirá la presencia física del interesado, para formalizar el procedimiento de acreditación, en las oficinas de acreditación.

3. Los certificados de firma electrónica quedarán sin efecto si concurren algunas de las circunstancias previstas en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica.

Disposición adicional primera. Difusión de aplicaciones, medios y soportes de comunicación.

1. A efectos de conocimiento general, las correspondientes Consejerías o Entidades a ellas adscritas deberán, anualmente, hacer pública en el “Boletín Oficial de Castilla y León” la relación de las aplicaciones, medios y soportes a través de los cuales se gestionan los procedimientos o trámites en los que se utilizan técnicas de administración electrónica.

2. Las Consejerías y Entidades mantendrán permanentemente actualizada y a disposición de los ciudadanos, en las Oficinas y Puntos de Información y Atención al Ciudadano, en la página Web de la Junta de Castilla y León y a través del servicio telefónico 012, la relación de aplicaciones, medios y soportes a que se refiere el párrafo anterior.

Disposición adicional segunda. Aplicación de técnicas de administración electrónica en otros órganos instituciones y entidades.

1. Las Consejerías promoverán, mediante los correspondientes convenios de colaboración, la implantación en las Entidades Locales de Castilla y León de las técnicas de administración electrónica determinadas en este Decreto.

2. A tal efecto, también se podrán suscribir Convenios con las Universidades Públicas de la Comunidad, las Cortes de Castilla y León, el Procurador del Común, el Consejo de Cuentas y el Consejo Consultivo.

Disposición adicional tercera. Formularios normalizados.

Con el fin de facilitar la presentación de solicitudes, escritos o comunicaciones a través de las técnicas de administración electrónica, se pondrán obtener en la página Web de la Junta de Castilla y León formularios normalizados de los distintos procedimientos administrativos.

Disposición adicional cuarta. Fomento de la utilización de las técnicas de administración electrónica.

1. La Administración de Castilla y León realizará las acciones encaminadas a fomentar, entre los ciudadanos, organizaciones y Entidades Locales de Castilla y León, el uso de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en sus relaciones con la Administración.

2. Las Consejerías y Entidades incorporarán toda su información institucional en la página Web corporativa de la Junta de Castilla y León y la mantendrán permanentemente actualizada.

Disposición adicional quinta. Oficinas de acreditación.

A los efectos de Obtención del certificado de usuario de firma electrónica se implantarán oficinas de acreditación en las Oficinas y Puntos de Información y Atención al Ciudadano de la Junta de Castilla y León.

Disposición transitoria primera.

Hasta la aprobación del Inventario Automatizado de Procedimientos Administrativos, al que se refiere el artículo 6.2.a) del presente Decreto, las Órdenes de aprobación de aplicaciones contendrán, en relación a dicho apartado, la identificación del procedimiento o trámites objeto de técnicas de administración electrónica.
Disposición transitoria segunda.

Las personas físicas y jurídicas que, a la entrada en vigor de este Decreto, estén en posesión del certificado de usuario de la firma electrónica avanzada podrán utilizarla en sus relaciones con la Administración de Castilla y León, siempre y cuando se cumplan los requisitos previstos en el presente Decreto y se reconozca por la Administración Autonómica.

Disposición derogatoria.

Quedan derogadas todas las disposiciones de igual o inferior rango en cuanto contradigan o se opongan a lo dispuesto en este Decreto.

Disposición final primera. Desarrollo.

1. Se autoriza al Consejero de Presidencia y Administración Territorial y al Consejero de Fomento para que, cada uno en su respectivo ámbito competencial, puedan dictar cuantas disposiciones sean precisas para el desarrollo y ejecución de lo dispuesto en este Decreto.

2. Los titulares de las Consejerías podrán dictar, en el ámbito de sus respectivas competencias y con sujeción a lo establecido en el presente Decreto, cuantas disposiciones sean necesarias para la regulación específica de los soportes, medios y aplicaciones propias.

Disposición final segunda. Base de datos de terceros.

1. Por Orden de la Consejería de Presidencia y Administración Territorial se creará la base de datos de terceros que tendrá como finalidad poner a disposición de los órganos y unidades administrativos un conjunto de datos de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, comunes a los procedimientos administrativos gestionados, mediante técnicas de administración electrónica, en la Comunidad de Castilla y León.

2. Los datos de carácter personal de las personas físicas de la base de datos de terceros se incluirán en un fichero, creado al efecto, de acuerdo con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y normas de desarrollo.

Disposición final tercera. Regulación de nuevos procedimientos y trámites.

A partir de la entrada en vigor del presente Decreto cualquier regulación que se efectúe de nuevos procedimientos y trámites administrativos, o modificación de los existentes, deberá contemplar la posibilidad de su tramitación por medios telemáticos ajustándose a las condiciones y requisitos previstos en este Decreto.

Disposición final cuarta. Imagen promocional de la Administración electrónica de Castilla y León.

Por Orden de la Consejería de Presidencia y Administración Territorial se regulará la imagen promocional de la Administración electrónica en Castilla y León y los criterios para su utilización.

Disposición final quinta. Entrada en vigor.

El presente Decreto entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el “Boletín Oficial de Castilla y León”.

Valladolid, 19 de mayo de 2005.

El Presidente de la Junta de Castilla y León,
Juan Vicente Herrera Campo.
El Consejero de Presidencia y Administración Territorial,
Alfonso Fernández Mañueco.