Délibération Commission nationale de l'informatique et des libertés nº 2005-232 du 18 octobre 2005 portant adoption d'une norme simplifiée concernant les traitements automatisés mis en oeuvre par les collectivités locales et leurs groupements dotés d'une fiscalité propre aux fins de la lutte contre la vacance des logements.

La Commission nationale de l'informatique et des libertés,

Vu la convention nº 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;

Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;

Vu la loi nº 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi nº 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des persones physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ;

Vu les articles L. 135 B et R. 135 B-1 et suivants du livre des procédures fiscales,

Formule les observations suivantes :

En vertu des articles 11 et 24-I de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, la CNIL est habilitée à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés de données à caractère personnel.

Pour l'application de l'article 24-I susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant, dès lors, faire l'objet d'une déclaration simplifiée de conformité.

Les traitements automatisés des collectivités locales et des établissements publics de coopération intercommunale effectués à partir des fichiers de logements vacants qui leur sont transmis, sur leur demande, par l'administration fiscale, sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 24-I de la loi du 6 janvier 1978 modifiée,

Décide :

Article 1. Finalité du traitement.

Les seuls traitements automatisés qui peuvent être déclarés par référence à la présente norme sont ceux mis en oeuvre par les communes, départements ou groupements de communes dotés d'une fiscalité propre qui développent une politique d'aide au logement, dont les finalités sont :

1. La production de données statistiques sur l'évolution de la vacance de logements ;

2. L'envoi aux propriétaires concernés d'un questionnaire à finalité statistique sur les causes de la vacance de leurs logements. Les réponses au questionnaire doivent, par conséquent, avoir un caractère anonyme ;

3. La réalisation d'actions en faveur de la résorption de la vacance, notamment dans le cadre d'une opération programmée d'amélioration de l'habitat, par l'envoi de courriers personnalisés aux propriétaires de logements vacants.

Les courriers adressés à ce dernier titre doivent se limiter à une présentation du dispositif d'aides financières, juridiques, techniques ou administratives mis en place par la collectivité pour inciter les propriétaires à réhabiliter leurs logements et à les remettre sur le marché locatif. En est exclue notamment toute communication de nature commerciale sur les partenaires privés de l'opération ou d'un message à connotation politique.

Les données traitées ne peuvent pas être intégrées dans d'autres fichiers ni faire l'objet d'interconnexions dans le cadre de la présente norme.

Article 2. Informations traitées.

Les informations sont directement transmises par l'administration fiscale au vu d'une demande écrite, présentée pour l'année en cours. Elles se rapportent aux logements vacants recensés l'année précédente pour l'établissement de la taxe d'habitation et concernant exclusivement :

1. L'adresse, les références cadastrales, la nature, l'affectation (habitation, mixte ou autre local imposable à la TH), la valeur locative, la date de la dernière mutation de propriété et la première année de vacance du local ;

2. Les nom, prénoms ou raison sociale et adresse du domicile du propriétaire ;

3. S'il y a lieu, la première année d'imposition et le taux d'imposition à la taxe sur les logements vacants.

Dans l'hypothèse où des courriers de relance seraient prévus, ces informations peuvent être complétées sur les éléments suivants : motif de la vacance, motif de l'absence d'intérêt, NPAI, exercice du droit d'opposition.

Seules sont conservées dans le fichier provenant de l'administration fiscale les informations pertinentes au regard des finalités poursuivies.

Article 3. Durée de conservation.

Les informations ne sont pas conservées au-delà de la phase d'expédition des courriers personnalisés, à moins que les personnes concernées ne puissent plus être identifiées, même indirectement.

Dans l'hypothèse où il est prévu de demander plusieurs années de suite la version actualisée du fichier des logements vacants pour l'envoi de relances personnalisées, seule la dernière version du fichier est conservée. La liste des personnes ayant précédemment exercé leur droit d'opposition est conservée jusqu'à la réception du fichier actualisé aux fins de prise en compte lors des prochains envois.

Article 4. Destinataires des informations.

Les informations communiquées par l'administration fiscale restent soumises au secret professionnel. Il ne peut être procédé ni à leur communication ni à leur cession à un tiers en tout ou partie.

Seuls sont habilités à y accéder les personnels qui interviennent au titre de l'une des finalités de l'article 1er.

Article 5. Recours à un prestataire.

La réalisation des opérations mentionnées à l'article 1er peut être confiée par le responsable du traitement à un tiers prestataire de service.

Conformément à l'article R. 135 B-4 du livre des procédures fiscales, le traitement est nécessairement effectué sur le territoire français. La convention signée avec le prestataire décrit les opérations que celui-ci a pour mission de réaliser à partir des données à caractère personnel, ainsi que les engagements qu'il prend pour garantir leur sécurité et leur confidentialité, en particulier l'interdiction d'utiliser les données à d'autres fins que celles indiquées par la convention.

Le prestataire de service doit, sous réserve de l'application de l'article 4, s'engager à procéder à la destructiion des fichiers manuels ou informatisés stockant les données personnelles dès l'achèvement de son contrat.

Article 6. Sécurités.

Conformément à l'article R. 135 B-3 du livre précité, des mesures de protection physique et logique doivent être prises afin de préserver la sécurité du traitement et des informations et d'empêcher leur utilisation détournée ou frauduleuse, notamment par des tiers non autorisés.

Lorqu'elles sont transmises sur support amovible, les données de l'article 2 soumises au secret fiscal sont chiffrées. La clé de déchiffrement est délivrée de manière sécurisée.

Le support amovible utilisé pour la transmission du fichier n'est utilisé que pour l'installation des données sur un poste de travail dont les accès à l'application sont strictement limités aux destinataires visés à l'article 4. Le support amovible ne peut être ni dupliqué ni transmis en dehors des locaux du service destinataire.

Les destinataires visés à l'article 4 accèdent aux informations au moyen d'un identifiant et d'un mot de passe individuel ou par tout autre dispositif sécurisé.

Article 7. Information et droits des personnes.

Les courriers adressés aux propriétaires de logements vacants précisent l'identité de la collectivité du responsable du traitement, sa finalité, l'origine des données traitées, ses destinataires, le caratère facultatif de la réponse demandée ainsi que, lorsque le responsable du traitement prévoit l'envoi de plusieurs courriers successifs aux mêmes personnes et donc la conservation des données personnelles les concernant, les modalités d'exercice des droits d'accès, de rectification et d'opposition des informations traitées. Le droit d'opposition est, dans cette hypothèse, organisé de manière à en simplifier l'exercice (ex. : numéro Vert, adresse électronique dédiée).

Article 8. Exclusion du bénéfice de la norme simplifiée.

Les traitements qui ne seraient pas conformes à l'une au moins des dispositions de la présente décision, par exemple en cas de recours à un système d'information géographique, ne peuvent pas faire l'objet d'une déclaration simplifiée auprès de la CNIL en référence à la présente norme.

Article 9

La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française.

Fait à Paris, le 18 octobre 2005.

Le président, A. Türk