Orden ITC/1475/2006, de 11 de mayo, sobre utilización del procedimiento electrónico para la compulsa de documentos en el ámbito del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio (B.O.E. núm. 116, de 16 de mayo).

Los artículos 45 y 46 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, establecen la posibilidad de utilización de medios técnicos en todas las fases de los procedimientos administrativos, así como los principios básicos de validez y eficacia de los documentos y copias.

Los artículos 45 y 46 de la citada Ley 30/1992, de 26 de noviembre, han sido desarrollados por el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado, y por el Real Decreto 772/1999, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro, al objeto de delimitar las garantías, requisitos y supuestos de utilización de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas, y de regular la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado.

Por otra parte, en la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social, se modifican los artículos 38 y 59 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, con el fin de permitir la creación de los Registros Telemáticos y establecer un nuevo sistema de notificaciones telemáticas, y se añade la disposición adicional decimoctava que habilita la presentación telemática de solicitudes y comunicaciones dirigidas a la Administración General del Estado y a sus organismos públicos.

Los artículos 38.9, 45 y 59.3 así como la disposición adicional decimoctava de la citada Ley 30/1992, de 26 de noviembre, han sido desarrollados por el Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, mediante el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos.

Además, la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, define en el artículo 3 el concepto de firma electrónica reconocida, y establece que el documento electrónico será soporte de documentos expedidos por funcionarios o empleados públicos en el ejercicio de sus funciones, conforme a su legislación específica, en tanto que en el artículo 15.2 se establece que todas las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, reconocerán la eficacia del documento nacional de identidad electrónico para acreditar la identidad y los demás datos personales del titular que consten en el mismo, y para acreditar la identidad del firmante y la integridad de los documentos firmados con los dispositivos de firma electrónica en él incluidos.

Aplicando las orientaciones de la administración electrónica al ámbito de la contratación administrativa, el Ministerio de Economía y Hacienda ha dictado la Orden EHA/1307/2005, de 29 de abril, por la que se regula el empleo de medios electrónicos en los procedimientos de contratación, favoreciendo su uso.

Por su parte, la Intervención General de la Administración del Estado, en su Resolución de 28 de noviembre de 2005 articula el procedimiento para la tramitación de documentos contables en soporte fichero, facilitando así la tramitación telemática de los procedimientos que implican gasto, y permitiendo de este modo la consecución de la agilidad propia de una Administración en la era de las tecnologías de la información.

Además, en el Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, que regula la expedición del documento nacional de identidad y sus certificados de firma electrónica, se establece que la firma electrónica realizada a través del documento nacional de identidad tendrá respecto a los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.

En el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio se ha venido adoptando, desde su creación, el criterio de aplicar en lo posible los procedimientos telemáticos en todas sus actividades, como prueban la Orden ITC/3928/2004, de 12 de noviembre, por la que se crea un registro telemático en el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, y la Orden ITC/352/2006, de 14 de febrero, por la que se aprueban medidas para la transparencia, innovación y gestión telemática de las ayudas públicas convocadas.

En consecuencia, puede decirse que en todos los ámbitos y órganos responsables se han introducido los cambios normativos necesarios para impulsar la utilización de los procedimientos telemáticos, quedando ahora su adopción por los órganos gestores.

Sin embargo, con el fin de hacer plenamente operativas las posibilidades contenidas en las normas anteriores, es necesario ordenar el aspecto de la compulsa electrónica de documentos, que permitirá la creación de expedientes electrónicos y la tramitación telemática integral de los procedimientos, ya que muchos expedientes incluyen entre la documentación documentos de los que difícilmente el ciudadano dispone en formato electrónico garantizado.

Por ello, teniendo en cuenta lo establecido en las normas citadas, así como los preceptos vigentes que regulan la firma electrónica, se aprueban las siguientes normas para su aplicación en el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio.

En su virtud, dispongo:

Artículo 1. Compulsa electrónica de documentos originales en papel.

La compulsa electrónica de documentos, a los efectos de esta orden, es un procedimiento seguro de digitalización de la documentación de originales en papel que produce una copia electrónica del documento original, utilizando para ello la firma electrónica reconocida de un funcionario o empleado público del Ministerio o de alguno de sus organismos públicos dependientes, que es la que garantiza la identidad de los contenidos del documento original y de la copia electrónica.

Artículo 2. Procedimiento para compulsar electrónicamente documentos originales en papel.

1. Para realizar la compulsa electrónica se digitalizarán los documentos originales en papel a compulsar, produciendo un fichero en formato pdf que se mostrará en la pantalla del ordenador con la imagen obtenida. Una vez cotejada la imagen del documento original en papel con el mostrado en la pantalla del ordenador, se procederá a la firma de la copia electrónica mediante la utilización de la firma electrónica reconocida del funcionario o empleado público que realice la compulsa, lo que garantiza la identidad de los contenidos del documento original y de la copia. A la copia compulsada se le añadirá un localizador universal del documento, así como la fecha y hora de la compulsa y la identificación del firmante.

2. Los documentos originales, una vez compulsados electrónicamente, se devolverán a los interesados o a los que los presentaron.

Artículo 3. Formato de los documentos compulsados electrónicamente.

1. Los documentos compulsados electrónicamente se almacenarán utilizando el formato XML-Advanced Electronic Signatures (XAdES), especificación técnica ETSI TS 101 903 v1.2.2 (2004-04).

2. Este formato almacena una copia del documento original en papel, el resultado de aplicar los algoritmos hash, el certificado utilizado para firmar el documento compulsado electrónicamente, que permite identificar al funcionario o empleado público que realiza la compulsa electrónica, la fecha y hora de la compulsa, de acuerdo con el horario oficial, y la firma electrónica reconocida generada.

Artículo 4. Validez de los documentos compulsados electrónicamente.

Los documentos compulsados electrónicamente tendrán la misma validez que el documento original en el procedimiento concreto de que se trate, de acuerdo con lo previsto en el artículo 8.3 del Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro.

Artículo 5. Utilización extensiva de los documentos compulsados electrónicamente.

Con el fin de agilizar la tramitación administrativa de los procedimientos, se procurará generalizar la compulsa electrónica a todos los documentos originales en papel presentados en los Registros Generales y Auxiliares del Ministerio, facilitando de este modo la creación de expedientes electrónicos y la tramitación telemática de los mismos.

Artículo 6. Expedición de copias auténticas electrónicas y en papel de documentos originales electrónicos válidamente emitidos por el Ministerio.

Se podrán emitir copias auténticas electrónicas o en papel de los documentos originales electrónicos válidamente emitidos por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Estas copias deberán ser firmadas electrónicamente por los funcionarios o empleados públicos que tengan competencia para ello, y las emitidas en papel deberán incluir un localizador universal que permita comprobar la integridad y autenticidad de las mismas.

Artículo 7. Conservación de los documentos compulsados electrónicamente.

1. Los documentos compulsados electrónicamente se almacenarán en el Archivo de Constancias Electrónicas (ARCE), conforme al procedimiento creado en la Orden ITC/3928/2004, de 12 de noviembre, por la que se crea un registro telemático en el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, y se deberán conservar durante el plazo establecido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, para los documentos en papel.

2. Los organismos públicos deberán desarrollar sistemas de almacenamiento de documentos compulsados electrónicamente que aseguren su integridad, disponibilidad y confidencialidad, así como el acceso a los mismos por medio de un localizador universal.

Artículo 8. Competencia para la compulsa de documentos.

Serán competentes para la compulsa electrónica de los documentos aquellos funcionarios que tengan capacidad para hacerlo según las normas vigentes, dependiendo del tipo de documento de que se trate. Estos funcionarios se asegurarán de que el fichero electrónico se forma sin alterar el contenido de los documentos que se compulsan. En particular, serán competentes:

a) Los funcionarios de los registros del propio Ministerio y sus organismos públicos.

b) El Secretario de la Junta de Contratación, los Secretarios de otros órganos colegiados y los titulares de los órganos administrativos del Ministerio, así como los funcionarios adscritos a las Secretarías de dichas unidades.

c) Los funcionarios que en cada caso designe el responsable del órgano instructor en los procedimientos de ayudas públicas.

d) Los cajeros pagadores del Departamento respecto a los documentos que soporten los pagos tramitados a través de sus cajas.

Artículo 9. Desarrollo informático.

1. La Subdirección General de Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio adoptará las medidas técnicas necesarias para posibilitar la compulsa electrónica por parte de los funcionarios y empleados públicos encargados de hacerlo, así como para garantizar la disponibilidad, confidencialidad, seguridad y conservación de las copias compulsadas electrónicamente.

2. Los organismos públicos podrán optar entre realizar un desarrollo propio de compulsa electrónica o utilizar el sistema general establecido para el Ministerio.

Artículo 10. Habilitación.

1. Se habilita al titular de la Subsecretaría del Departamento para desarrollar esta orden mediante resolución y, en particular, para ampliar o reducir la lista de funcionarios competentes para realizar la compulsa electrónica, adoptar las medidas organizativas necesarias para mejorar la eficiencia del proceso y modificar los aspectos técnicos que sean convenientes por motivos de normalización, interoperabilidad o, en general, adaptación al desarrollo tecnológico.

2. En el caso de los organismos públicos dependientes del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, esta habilitación se entiende conferida a sus presidentes o directores.

Disposición final única. Entrada en vigor.

Esta orden entrará en vigor a los dos meses de su publicación en el “Boletín Oficial del Estado”, excepto para los organismos públicos dependientes del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio que desarrollen su propio sistema de compulsa electrónica, en cuyo caso el plazo para la entrada en vigor de esta orden será de cuatro meses a partir de su publicación en el “Boletín Oficial del Estado”.