Arrêté du 13 janvier 2005 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel relatif à la gestion des personnels, au suivi du temps de travail et au paiement des repas dans l'ensemble des formations de la marine nationale.
La ministre de la défense,
Vu la convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel faite à Strasbourg le 28 janvier 1981, approuvée par la loi nº 82-890 du 19 octobre 1982, entrée en vigueur le 1er octobre 1985 et publiée par le décret nº 85-1203 du 15 novembre 1985 ;
Vu la loi nº 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu l'arrêté du 16 mai 2002 modifié portant délégation de signature ;
Vu le récépissé de la Commission nationale de l'informatique et des libertés en date du 12 octobre 2004 portant le numéro 1039898,
Arrête :
Article 1. Il est créé au ministère de la défense, à l'état-major de la marine, un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé «SIAD RH – SUIVAC – LOGISELF», et dont les finalités sont l'aide à la gestion du personnel civil et militaire (d'active, de réserve et anciens marins), au suivi du temps de travail et au paiement des repas dans les formations de la marine nationale.
Article 2. Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont celles relatives :
I. – Pour la gestion du personnel civil et militaire (d'active, de réserve et anciens marins) :
– à l'identité (nom [patronymique, marital ou d'usage], prénoms, sexe, nationalité, photographie, date et lieu de naissance, adresse postale, adresses privée et professionnelle de courrier électronique, numéros de téléphone et de télécopie, identifiant défense et marine, numéros et dates de validité du passeport, de la carte d'identité militaire, de la carte de circulation sur les réseaux de la Société nationale des chemins de fer français et de la carte famille, informations particulières avec nature, date et taux éventuel de pension -pupille de la nation, déporté, interné, ancien combattant-) ;
– à la situation familiale (situation matrimoniale, nom et prénom du conjoint, profession, nationalité, enfant(s) -prénoms, sexe, date de naissance, à charge ou non, date de décès éventuel-, personne à prévenir en cas d'urgence, nombre de frères et soeurs) ;
– à la situation militaire (dégagé, sursitaire, exempté, préparation militaire, position sous les drapeaux, durée des services, grade, arme et spécialité éventuelle, activité professionnelle avant incorporation, affectation, numéro matricule au recrutement, identifiant ressortissant des affaires maritimes, numéro de livret de solde, numéro d'inscription à une mutuelle militaire, souscription d'une assurance vie) ;
– à la formation, aux diplômes et aux distinctions (diplômes, distinctions honorifiques, certificats et attestations, langues étrangères pratiquées, formation professionnelle -candidatures, nature et date des cours, stages ou autres actions de formation-, permis de conduire -numéro, types et dates d'obtention-) ;
– au logement (loyer du logement, numéro du logement, montant des charges, contribution du personnel aux frais de loyer et de charges) ;
– à la vie professionnelle (date et mode de recrutement, dates de début et de fin d'affectation, dates d'embarquement et de débarquement, régime juridique, position administrative ou statutaire, habilitations, numéro du badge, congés, autres congés, permissions, accidents, grades ou emplois et affectations successifs et actuels, activités particulières, indices de traitement successifs et actuels, ancienneté dans l'échelon et réduction d'ancienneté, résidences administratives successives et actuelle, notation effectuée selon les garanties statutaires et réglementaires, proposition à l'avancement, demandes de mutation ou orientation souhaitée, retenues, mandats électifs ou représentatifs syndicaux, facilités accordées à raison d'activité relative au service social) ;
– à la santé (renseignements médico-administratifs) ;
– aux sanctions (récompenses, punitions, sanctions professionnelles ou statutaires -oui/non-).
La durée de conservation des données à caractère personnel ainsi enregistrées est limitée à la sortie des cadres de l'agent ou à la rupture de tout lien de l'agent avec la personne morale gestionnaire.
Les données nécessaires au calcul des droits à la retraite peuvent être conservées à des fins de reconstitution de la carrière jusqu'à la liquidation des pensions de vieillesse.
La conservation des données relatives aux motifs d'absences est limitée à une durée n'excédant pas deux ans, sauf dispositions législatives contraires.
En dehors des cas d'effacements réglementaires ou liés aux lois d'amnistie et aux grâces collectives, la durée de conservation des données relatives aux punitions, aux sanctions professionnelles ou statutaires est de quatre ans au maximum.
II. – Pour le suivi du temps de travail :
– à l'identité (nom, nom marital, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, adresse, numéro de téléphone) ;
– à la vie professionnelle (organisme employeur, catégorie professionnelle, grade, échelon, numéro matricule, numéro du service d'affectation, position administrative, dérogations particulières, régime d'horaire, numéro du badge, congés divers) ;
– à l'activité du travail (suivi journalier des horaires, date et numéro de semaine, situations crédit/débit, heures supplémentaires, prévisions d'heures supplémentaires, absences et motifs, prévisions d'absence, temps de présence, numéro de code d'activité, caractéristiques des activités, temps passé par activité, indemnités diverses suivant le type et le temps de travail).
La durée de conservation des données à caractère personnel permanentes (identité et vie professionnelle) est de dix ans maximum.
La durée de conservation des autres données à caractère personnel (activité du travail) est de dix-huit mois maximum.
III. – Pour le paiement des repas :
– à l'identité (nom, prénom, photographie, numéro de carte magnétique, numéro matricule ou identifiant défense) ;
– à la vie professionnelle (grade, affectation -date, lieu et service-, numéro de téléphone professionnel, indice de rémunération) ;
– à la situation économique et financière (au passage à la caisse -date et heure, solde du compte client-, récapitulatif des consommations, droit à la prime de l'action sociale des armées).
Les données à caractère personnel ainsi enregistrées sont conservées jusqu'au départ de l'intéressé pour ce qui concerne les données relatives à l'identité, à la vie professionnelle et au droit à la prime de l'action sociale des armées et trois mois pour celles concernant le récapitulatif des consommations.
Les données variables (date et heure, solde du compte client) font l'objet d'une mise à jour instantanée à chaque passage à la caisse. Toutefois, en cas de litige, les données pourront être conservées jusqu'au règlement de ce dernier.
Article 3. Les destinataires des données à caractère personnel enregistrées sont, en fonction de leurs attributions respectives et du besoin d'en connaître :
I. – Pour la gestion du personnel civil et militaire (d'active, de réserve et anciens marins) :
– les agents chargés des opérations administratives et comptables concernant les intéressés ;
– les directions, bureaux et services chargés de la gestion des personnels en cause ;
– les membres des commissions administratives et techniques ;
– les supérieurs hiérarchiques des intéressés ;
– les membres des corps d'inspection.
II. – Pour le suivi du temps de travail :
– les autorités hiérarchiques ;
– le service du personnel ;
– les services administratifs et comptables ;
– les services d'inspection et de contrôle ;
– les services gérant les rémunérations des personnels.
III. – Pour le paiement des repas :
– le commandement des formations concernées ;
– les clients du service restauration ;
– les personnels chargés des services rémunérations ;
– les personnels de la comptabilité du service restauration ;
– les membres des corps d'inspection.
Article 4. Le droit d'opposition prévu à l'article 38 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ne peut pas être invoqué dans le cadre de ce traitement.
Article 5. Le droit d'accès et de rectification prévu aux articles 39 et suivants de la loi précitée s'exerce pour la gestion des personnels et le suivi du temps de travail auprès du service des personnels du lieu d'affectation des formations de la marine nationale mettant en oeuvre le traitement et, pour le paiement des repas, auprès des bureaux comptabilité du service restauration du lieu d'affectation.
Article 6. Les responsables des directions, services et formations qui mettent en oeuvre le traitement sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
Fait à Paris, le 13 janvier 2005.
Pour la ministre et par délégation :
Le directeur central des systèmes d'information de la marine, T. Bonne