Los artículos 45 y 46 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre (“Boletín Oficial del Estado” del 27), de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en línea con la exposición de motivos de la misma, consagran e impulsan la apertura decidida de la Ley hacia la mayor tecnificación y modernización de la actuación administrativa, propugnando a este respecto la utilización de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, tanto por parte de las Administraciones Públicas, en el desarrollo y ejercicio de sus actividades y competencias, como por parte de los ciudadanos en sus relaciones con dichas Administraciones Públicas.
En línea con lo anterior, el artículo 73 de la Orden de 8 de abril de 1992 (“Boletín Oficial del Estado” del 15), por la que se desarrolla el Real Decreto 1517/1991, de 11 octubre, que aprueba el Reglamento General de Recaudación de los Recursos de Sistema de Seguridad Social, prevé la posibilidad de transmisión de datos de la relación nominal de trabajadores en soporte magnético. En el mismo sentido, el Real Decreto 2317/1993, de 29 de diciembre (“Boletín Oficial del Estado” del 31), la Orden de 18 de enero de 1993 (“Boletín Oficial del Estado” del 20) y la de 17 de enero de 1994 (“Boletín Oficial del Estado” del 24) establecen la posibilidad de transmisión de datos de afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores en la Seguridad Social a través de medios electrónicos, informáticos y telemáticos.
En base a las previsiones legales y en aras de la progresiva extensión de los criterios seguidos por las disposiciones reglamentarias antes citadas, se considera conveniente regular con carácter general la utilización de los referidos medios electrónicos, informáticos y telemáticos, así como el uso de soportes informáticos en las actuaciones conducentes tanto a la inscripción de empresas, afiliación, altas y bajas de trabajadores y variaciones de datos de unas y otros como a la cotización y recaudación en el ámbito de la Seguridad Social, facultándose a tales efectos a la Tesorería General de la Seguridad Social para su implantación progresiva a medida que las necesidades de gestión lo requieran y permitan, lo que sin duda facilitará el cumplimiento de las correspondientes obligaciones por parte de los sujetos responsables y mejorará la gestión que dicha Tesorería General tiene encomendada en relación con las mencionadas materias, a través de un adecuado y rápido tratamiento informático de los respectivos datos.
En su virtud, he tenido a bien disponer:
Artículo 1.
Las actuaciones relativas a la inscripción de empresas, afiliación, altas y bajas de trabajadores y variaciones de datos de unas y otros, así como a la cotización y recaudación en el ámbito de la Seguridad Social, conforme a la normativa en vigor, podrán realizarse a través de medios electrónicos informáticos o telemáticos, en la forma que determina la Tesorería General de la Seguridad Social, que previamente aprobará los programas, aplicaciones, diseños y estructuras de datos que vayan a ser utilizados a través de dichos medios y difundirá públicamente sus características.
Artículo 2.
Las transmisiones de datos que se efectúen por los medios a que se refiere el artículo anterior en relación a las actuaciones que en el mismo se señalan por parte de quien hayan sido autorizados para ello y en los términos que en cada caso fije la Tesorería General de la Seguridad Social, determinarán, según se trate, el cumplimiento de las correspondientes obligaciones en relación con las solicitudes de inscripción de empresas, afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores de que se trate, así como de la presentación de documentos en orden a las obligaciones de cotización y recaudación.
Los actos administrativos realizados por la Tesorería General de la Seguridad Social que se deriven de la citada transmisión de datos, tendrán plena validez y eficacia, generando los derechos y obligaciones establecidos por la normativa en vigor en relación con dichos actos.
Artículo 3.
La utilización de los medios electrónicos, informáticos y telemáticos, en las actuaciones y en los términos a que se refiere la presente Orden podrá ser autorizada por la Tesorería General de la Seguridad Social a las empresas, agrupaciones de empresas y demás sujetos obligados en relación con dichas actuaciones.
La expresada autorización podrá ser solicitada también por profesionales colegiados que en el ejercicio de su actividad profesional deban presentar o confeccionar documentación relativa a los actos a que se refiere esta Orden y que deberán ostentar la representación de las empresas o sujetos obligados en cuyo nombre actúen en los términos establecidos en la Ley.
Dicha autorización, así como la aceptación de las condiciones de la misma por parte de quienes la hubieran solicitador, se formalizará en un documento que la Tesorería General de la Seguridad Social facilitará a los interesados, los cuales podrán interponer los recursos previstos en la legislación vigente si les fuere denegada su solicitud de autorización.
La autorización concedida quedará sin efecto en caso de incumplimiento de cualquiera de las condiciones fijadas en la resolución que la concediere, previo expediente incoado al efecto por la Tesorería General de la Seguridad Social.
Artículo 4.
Si fuese necesario obtener información escrita en soporte papel para surtir efectos ante terceras personas u organismos, relativa a las actuaciones tramitadas y aceptadas a través de medios electrónicos, informáticos o telemáticos a que se refiere la presente Orden, quienes hayan sido autorizados a utilizar los mismo podrán también aplicar métodos de impresión autorizada facultándoseles a certificar con sello y firma dicha impresión recibida de la Tesorería General de la Seguridad Social.
Serán impresiones autorizadas válidas las que se establezcan en cada caso en las sucesivas Resoluciones de la Dirección General de la Tesorería General de la Seguridad Social para la aplicación y puesta en práctica de los procedimientos a que se refiere la presente Orden.
La Tesorería General de la Seguridad Social podrá realizar la impresión de los datos recibidos, considerándose como impresión de contraste. Puede ser solicitada en todo momento por la autoridad o a instancia razonada de terceros interesados.
En todo caso, la información escrita sobre papel, cualquiera que sea el elemento de impresión y su ubicación, incluidos los Terminales Automáticos de Información y de Gestión (TAIG), será autorizada con la inclusión en la misma del número secuencial de documento, huella electrónica y la clave de identificación de la Tesorería General de la Seguridad Social. Será requisito suficiente para avalar el contenido de la información impresa como certificación de autenticidad de dicho Servicio Común para que surta efectos ante terceros.
Disposición adicional primera.
Cuando, en aplicación de las previsiones de la presente Orden, se transmitan por medios informáticos los datos de las relaciones nominales de trabajadores, la obligación de exponer en lugar destacado del centro de trabajo y dentro del mes siguiente de aquel al que corresponda el ingreso de las cuotas, los ejemplares de dicho documento de cotización o copia autorizada del mismo, a que se refiere el artículo 13.2 de la Ley 8/1988, de 7 de abril, sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, se entenderá cumplida mediante la exposición o puesta a disposición de los trabajadores de dichas relaciones nominales en su forma impresa o convencional o a través de la presentación en pantalla de ordenador o terminal informático de los datos de sus archivos, que a tales efectos serán considerados como copia autorizada de las citadas relaciones nominales de trabajadores.
Disposición adicional segunda.
En los casos de transmisión de las relaciones nominales de trabajadores por vía informática, las empresas no estarán obligadas a unir, para su sellado y validación, la Relación Nominal de Trabajadores (documentos serie TC-2) al boletín de cotización (serie TC-1) en el momento del ingreso de las cuotas en cualquiera de las oficinas recaudadoras autorizadas. En la casilla del boletín de cotización (serie TC-1) reservada a firma y sello del empresario se indicará:
“No acompaña TC-2
Autorización TGSS número ……………………………….. de fecha ……………………………….”
Disposición adicional tercera.
En el supuesto de falta de ingreso de las cuotas correspondientes, la aportación en soporte informático de los datos de las relaciones nominales de trabajadores efectuada en plazo reglamentario se considerará como presentación de documentos de cotización a los efectos previstos en el artículo 26 del Texto Refundido de la Ley General de la Seguridad Social aprobado por Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, y en el artículo 73 del Reglamento General de Recaudación de los Recursos del Sistema de la Seguridad Social aprobado por Real Decreto 1517/1991, de 11 de octubre.
Disposición transitoria.
Las empresas que ya estuvieran autorizadas, según lo previsto en la Resolución de 14 de enero de 1985, de la entonces Dirección General de Régimen Económico y Jurídico de la Seguridad Social, a la presentación de las relaciones nominales de trabajadores en soporte magnético, deberán acomodar su formulación al soporte informático que se determine en la correspondiente Resolución de desarrollo de la presente Orden, tan pronto como sus medios técnicos lo permitan, sin sobrepasar, en todo caso, el plazo máximo de seis meses contados desde la publicación en el “Boletín Oficial del Estado” de la citada Resolución de desarrollo. El incumplimiento del indicado plazo motivará la pérdida automática de la autorización concedida.
No obstante, a solicitud de las empresas, cuando concurran circunstancias que imposibiliten el cumplimiento por las mismas del plazo fijado en el párrafo precedente, la Tesorería General de la Seguridad Social podrá ampliarlo hasta un máximo de tres meses más. Tales solicitudes, debidamente justificadas, deberán dirigirse al Director general de la citada Tesorería General con una antelación mínima de dos meses al de la finalización del plazo general a que se refiere el párrafo anterior.
Disposición final primera.
Los procedimientos electrónicos, informáticos o telemáticos –mediante programas, aplicaciones, diseños y estructuras de datos– en las actuaciones a que se refiere la presente Orden se aprobarán e implantarán gradualmente mediante Resoluciones de la Dirección General de la Tesorería General de la Seguridad Social en función de las posibilidades de gestión y de los medios técnicos.
Disposición final segunda.
La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el “Boletín Oficial del Estado”.
Madrid, 3 de abril de 1995.
GRIÑÁN MARTÍNEZ
Ilmos. Sres. Subsecretario de Trabajo y Seguridad Social y Secretario general para la Seguridad Social.