ORDEN HAC/664/2004, de 9 de marzo, por la que se establecen los mecanismos de coordinación entre los registros voluntarios de licitadores, en el marco de la Administración General del Estado, sus Organismos Autónomos, entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social y demás entidades públicas estatales.(B.O.E. del 15 de marzo de 2004).
La disposición adicional decimoquinta, añadida por la Ley 53/2002, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social, del vigente texto refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio, posibilitó con carácter general, que los órganos de contratación establecieran
registros voluntarios de licitadores con el fin de evitar la presentación repetitiva de la documentación acreditativa de la personalidad, capacidad de obrar y eventual representación de los licitadores.
La optimización de la actividad de dichos registros de licitadores exige sin embargo establecer unos requerimientos de coordinación a fin de que la acreditación de los requisitos para contratar ante un órgano dependiente de la Administración General del Estado, sus Organismos Autónomos, entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social y demás entidades públicas
estatales posibilite que este reconocimiento se extienda al resto de los órganos de contratación que con la misma dependencia se integren en el sistema.
Por otra parte la citada disposición adicional decimoquinta en su apartado 3 atribuyó dicha competencia de coordinación al Ministerio de Hacienda, que viene aquí a desarrollar los elementos mínimos de compatibilidad e interoperabilidad de los diversos registros de licitadores con el fin de lograr la unicidad funcional; es decir que las empresas no se vean obligadas a la continua repetición de la acreditación documental de tales datos o requisitos una vez que lo hayan sido ante uno de los
órganos que se incluyen en el sistema.
No es de olvidar, por último, que los requisitos de economía, eficacia y eficiencia que deben presidir la acción administrativa aconsejan desarrollar y utilizar al máximo herramientas informáticas adaptadas al sistema así como limitar el número de registros de licitadores concentrando su actuación en un único registro de licitadores por Departamento, Organismo o Entidad.
A tal efecto, previa aprobación de la Ministra de Administraciones Públicas y de acuerdo con el Consejo de Estado dispongo:
Primero: El ámbito de aplicación de lo dispuesto en la presente Orden se circunscribe a los registros voluntarios de licitadores, creados en el marco de la Administración General del Estado, sus Organismos Autónomos, entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social así como las demás entidades públicas estatales.
Segundo: La presente Orden ministerial regula los requisitos necesarios para la coordinación entre los registros de licitadores, de tal modo que los certificados expedidos por cualesquiera de los registros de licitadores incluidos en su ámbito de aplicación surtirán efecto ante órganos de contratación diferentes del titular del registro de licitadores expedidor, siempre que así se recoja en
los pliegos de cláusulas administrativas particulares que rijan la correspondiente licitación.
Tercero: La estructura y contenidos de los registros de licitadores serán determinados por los respectivos órganos de contratación, que la desarrollarán según sus concretas necesidades, pudiendo incorporar cualquier dato o información que se juzgue de interés; sin embargo, los certificados necesariamente contendrán la siguiente información, y en la forma que a continuación se desarrolla, en aras a posibilitar la aceptación por otros órganos de contratación de la información registral, con efecto liberatorio de presentación de la documentación a que sustituye:
La acreditación de la personalidad del licitador constituirá un epígrafe diferenciado, certificándose igualmente su código de identificación fiscal, domicilio.
Igualmente se diferenciará la información sobre la capacidad de obrar, incluyéndose el texto íntegro del objeto social o fin fundacional o asociativo, sin perjuicio de adjuntar como descriptor las actividades reconocidas en código Clasificación Nacional de Actividades Económicas
(C.N.A.E.-93), o el que en su caso le sustituya.
Por lo que respecta a la representación, se especificará claramente el carácter orgánico o de apoderamiento en sentido estricto con que se actúa ante la Administración.
Se incluirán en todo caso las especificaciones que atañen a periodos de vigencia, el carácter mancomunado o solidario y los límites cuantitativo y cualitativo a que se hallen sujetos.
Los órganos gestores de cada registro de licitadores vienen obligados a conservar copia de los documentos sobre los que se han basado los certificados expedidos, a efectos de solventar las dudas que en su caso puedan suscitarse por cualquiera de los órganos de contratación adheridos al sistema. Dicho archivo se soportará preferentemente en soporte digital de acuerdo a estándares generalmente admitidos.
Los certificados expedidos, en cualquier formato, deberán precisar su periodo de vigencia temporal dejando constancia de la pérdida de su vigencia en caso de modificación de los datos inscritos. Tanto de la emisión como de la pérdida de vigencia de los certificados emitidos deberá quedar constancia en vía telemática.
Diferenciados claramente de la información anterior podrán figurar en su caso los datos e informaciones complementarias que cada órgano de contratación juzgue oportuno y que en ningún caso obligarán a su reconocimiento y aceptación por otro órgano de contratación.
Cuarto: Los registros de licitadores deben articularse con un sistema de mecanización que permita tanto la expedición de certificados electrónicos como en formato papel.
La información de los registros de licitadores deberá ser accesible en vía telemática. Los demás miembros del sistema que reconozcan los certificados emitidos podrán consultar y comprobar la existencia y vigencia de los mismos.
Cada registro de licitadores vendrá obligado a cumplimentar los requisitos que determina la vigente legislación de protección de datos.
El Ministerio de Hacienda proporcionará a los órganos interesados, dentro del mes siguiente a la entrada en vigor de la presente orden, una aplicación tipo que garantice suficientemente estas virtualidades.
Quinto: El órgano gestor de cada registro de licitadores actualizará de oficio los datos nuevos que se deduzcan de la documentación presentada ante dicho órgano y velará por su permanente actualización.
Disposición adicional única.
Los registros voluntarios de licitadores que estén en funcionamiento a la entrada en vigor de la presente Orden podrán seguir rigiéndose por su normativa propia; de no resultar ésta conforme, a juicio del órgano de contratación ante el que se presente el certificado, con alguna de las disposiciones de la presente Orden, los certificados emitidos por tales registros de licitadores
no tendrán eficacia fuera del ámbito para el que fueron establecidos, perdiendo así su poder liberatorio fuera de dicho ámbito.
Disposición final única.
La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.
Madrid, 9 de marzo de 2004.
MONTORO ROMERO