Mediante el Real Decreto 1823/2011, de 21 de diciembre, por el que se reestructuran los departamentos ministeriales, se suprimieron los Ministerios de Economía y de Hacienda, y de Política Territorial y Administración Pública, y se creó el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, cuya estructura orgánica básica se estableció por Real Decreto 1887/2011, de 30 de diciembre.
La estructura orgánica básica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas se ha desarrollado por Real Decreto 256/2012, de 27 de enero, que a su vez ha sido recientemente modificado por Real Decreto 696/2013, de 20 de septiembre.
Estos cambios en la organización administrativa exigen una adecuación de la normativa reguladora de los ficheros de datos carácter personal, agrupando en una sola norma, por razones de seguridad jurídica, la totalidad de los ficheros de la responsabilidad del nuevo ministerio.
De acuerdo con lo anterior, en primer lugar, en la presente orden se lleva a cabo esta adecuación sustituyendo y refundiendo las disposiciones reguladoras de ficheros del antiguo Ministerio de Economía y Hacienda (en lo que se refiere a los órganos que han pasado al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas) y del antiguo Ministerio de Política Territorial y Administración Pública que se encuentran actualmente vigentes.
De este modo, podrá accederse de forma sencilla a la información correspondiente a cada uno de los ficheros existentes en el ministerio, evitando la dispersión normativa.
Se regulan por sus propias disposiciones, y por tanto no se incluyen en la orden, los ficheros de datos de carácter personal de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, y de la Real Casa de la Moneda-Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
En la orden también se procede a la creación, modificación y supresión de ficheros de conformidad con lo previsto en el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (LOPD) y artículos 52 a 54 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, aprobado mediante Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre (RLOPD).
En concreto, se crean ficheros de la responsabilidad de los siguientes órganos directivos: Dirección General del Catastro; Dirección General de Ordenación del Juego; Dirección General de Costes de Personal y Pensiones Públicas; Dirección General de Presupuestos; Dirección General de Fondos Comunitarios; Intervención General de la Administración del Estado; Subdirección General de Asuntos Generales y Coordinación; Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios; Dirección General de la Función Pública; Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica; Instituto Nacional de Administración Pública (INAP); Dirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Estado; Delegaciones y Subdelegaciones de Gobierno; Dirección General de Coordinación de Competencias con las Comunidades Autónomas y Entidades Locales; Subdirección General de Recursos Humanos; Delegaciones de Economía y Hacienda, Dirección General del Patrimonio del Estado e Inspección General.
En cuanto a las modificaciones de ficheros, se ha llevado a cabo, en primer lugar, una adecuación de la descripción de los distintos ficheros a la nueva estructura orgánica en lo que se refiere a las menciones a órganos o departamentos ministeriales desaparecidos, al órgano responsable del fichero o a la unidad de ejercicio de derechos.
Asimismo, tal y como exige el artículo 54.1 c) del RLOPD, se ha indicado el sistema de tratamiento utilizado en la organización de los datos (automatizado, no automatizado o parcialmente automatizado) en aquellos ficheros en los que no aparecía esta información, y se ha introducido un mayor nivel de detalle en la descripción de los datos de carácter identificativo sometidos a tratamiento en determinados ficheros en los que se utilizaban sólo expresiones genéricas.
También se ha completado la descripción de algunos ficheros concretos en lo que se refiere a los usos del fichero, el colectivo o personas origen de la información o la dirección completa de las unidades y oficinas administrativas donde pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Por lo que se refiere a ficheros que se suprimen, en su mayor parte se trata de ficheros cuyos datos han pasado a formar parte de otros ficheros nuevos o existentes o cuya supresión se entiende necesaria para evitar duplicidades.
La presente orden ha sido sometida al previo informe de la Agencia Española de Protección de Datos y se dicta al amparo del artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
En su virtud, dispongo:
Artículo 1.- Objeto.
La presente orden tiene por objeto la creación, modificación y supresión de ficheros de datos de carácter personal existentes en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas y en determinados organismos públicos adscritos al mismo.
Artículo 2.- Ámbito de aplicación.
1. La presente orden es de aplicación a los ficheros de datos de carácter personal existentes en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Publicas y en los siguientes organismos públicos: Instituto de Estudios Fiscales (IEF), la Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL), Mutualidad General de Funcionarios Civiles del Estado (MUFACE), Instituto Nacional de Administración Pública (INAP), Comisionado para el Mercado de Tabacos (CMT) y Parque Móvil del Estado (PME).
2. Los ficheros de datos de carácter personal existentes en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas y en los organismos públicos a los que se refiere el apartado primero de este artículo son los que se relacionan en el anexo I de la presente orden.
Artículo 3.- Creación y modificación de ficheros.
1. Se crean los siguientes ficheros de datos de carácter personal, que se incorporan al anexo I de la presente orden:
a) Fichero Base de Datos del Catastro-SIGECA. Responsable: Dirección General del Catastro.
b) Fichero del Registro General de Interdicciones de Acceso al Juego. Responsable: Dirección General de Ordenación del Juego.
c) Fichero del Registro General de Licencias de Juego. Responsable: Dirección General de Ordenación del Juego.
d) Fichero del Registro de Personas Vinculadas a Operadores de Juego. Responsable: Dirección General de Ordenación del Juego.
e) Fichero de clientes de operadores. Responsable: Dirección General de Ordenación del Juego.
f) Fichero de datos de monitorización. Responsable: Dirección General de Ordenación del Juego.
g) Fichero de datos de inspección. Responsable: Dirección General de Ordenación del Juego.
h) Fichero de procedimientos sancionadores. Responsable: Dirección General de Ordenación del Juego.
i) Fichero de autorizaciones de juego presencial competencia del Estado. Responsable: Dirección General de Ordenación del Juego.
j) Fichero de autorizaciones de juego ocasional. Responsable: Dirección General de Ordenación del Juego.
k) Fichero de entidades de certificación. Responsable: Dirección General de Ordenación del Juego.
l) Fichero de denuncias. Responsable: Dirección General de Ordenación del Juego.
m) Fichero de registro de usuarios en sede electrónica. Responsable: Dirección General de Ordenación del Juego.
n) Fichero de reclamaciones. Responsable: Dirección General de Ordenación del Juego.
o) Fichero de sugerencias. Responsable. Dirección General de Ordenación del Juego.
p) SOROLLA2 DGCPYPP. Responsable: Dirección General de Costes de Personal y Pensiones Públicas.
q) RAYONET DGCPYPP. Responsable: Dirección General de Costes de Personal y Pensiones Públicas.
r) SOROLLA2 DGP. Responsable: Dirección General de Presupuestos.
s) ERYCA DGFC. Responsable: Dirección General de Fondos Comunitarios.
t) Gestión del aparcamiento de la IGAE. Responsable: Intervención General de la Administración del Estado.
u) Gestión de perfiles de usuario. Responsable: Subdirección General de Asuntos Generales y Coordinación.
v) Usuarios del portal de entidades locales. Responsable: Subdirección General de Asuntos Generales y Coordinación.
w) Fichero automatizado de registro entrada salida. Responsable: Subdirección General de Asuntos Generales y Coordinación.
x) Fichero para la gestión del plan de pensiones. Responsable: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL).
y) Fichero automatizado de nóminas NEDAES. Responsable: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL).
z) Fichero de gestión de personal (BADARAL). Responsable: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL).
aa) Fichero de ayudas de acción social. Responsable: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL).
bb) Fichero de terceros (SOROLLA). Responsable: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL).
cc) Fichero de sujetos pasivos del Sistema de Información Contable (SIC´3). Responsable: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL).
dd) Ficheros de usuarios del a Intranet y el Gestor Documental. Responsable: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL).
ee) Fichero de gestión de personal a través de la Intranet y el Gestor Documental. Responsable: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL).
ff) Directorio-Agenda del correo electrónico de la AEVAL. Mozilla-Thunderbird. Responsable: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL).
gg) Directorio DNS de los usuarios de la red de área local de la AEVAL. Responsable: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL).
hh) Fichero distribución publicaciones. Responsable: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL).
ii) Fichero de formación del Curso de Experto UNED (profesores, alumnos, exalumnos y solicitantes del curso). Responsable: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL).
jj) Fichero de distribución de información. Responsable: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL).
kk) Fichero de becarios. Responsable: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL).
ll) Fichero Banco de Evaluadores. Responsable: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL).
mm) Fichero Directorio miembros Red Interadministrativa Calidad Servicios Públicos, foro de cooperación en el ámbito de la calidad y la evaluación. Responsable: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL).
nn) Fichero Directorio miembros comités y grupos de trabajo de la Red Interadministrativa Calidad Servicios Públicos. Responsable: Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL).
oo) Fichero del Archivo de la Dirección General de la Función Pública. Responsable: Dirección General de la Función Pública.
pp) Fichero de gestión de procedimientos de personal. Responsable: Dirección General de la Función Pública.
qq) 060. Responsable: Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica.
rr) Datos de empleados-Portal Funciona. Responsable: Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica.
ss) Portal de Administración Electrónica-Comisión Permanente del Consejo Superior de Administración Electrónica. Responsable: Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica.
tt) Registro de quejas. Responsable: Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica.
uu) Registro de funcionarios habilitados. Responsable: Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica.
vv) Fichero de acción social del personal funcionario y laboral del INAP. Responsable: Instituto Nacional de Administración Pública (INAP).
ww) Portal SGGP. Responsable: Dirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Estado.
xx) Acción Social. Responsable: Dirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Estado.
yy) Nómina. Responsable: Dirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Estado.
zz) Formación. Responsable: Dirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Estado.
aaa) Badaral. Responsable: Dirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Estado.
bbb) Concursos. Responsable: Dirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Estado.
ccc) Asuntos normativos. Responsable: Dirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Estado.
ddd) Sorolla 2. Responsable: Dirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Estado.
eee) Fichero ayudas al transporte de mercancías. Responsables: Delegación de Gobierno en Canarias y Delegación de Gobierno en Illes Balears.
fff) Fichero vigilantes jurados. Responsables: Delegaciones y subdelegaciones del Gobierno.
ggg) Fichero automatizado Junta Arbitral del Transporte del País Vasco. Responsable: Delegación del Gobierno en el País Vasco.
hhh) Fichero automatizado de salarios de tramitación. Responsables: Delegaciones y subdelegaciones del Gobierno.
iii) Fichero automatizado de quejas y sugerencias. Responsables: Delegaciones y subdelegaciones del Gobierno.
jjj) Participantes en premios convocados por la Delegación. Responsable: Delegación del Gobierno en Aragón.
kkk) Fichero planes de empleo y unidades de promoción y desarrollo. Responsable: Delegación de Gobierno en Ceuta y Melilla.
lll) Fichero violencia de género. Responsables: Delegaciones y subdelegaciones del gobierno.
mmm) Fichero Registro territorial de Asociaciones. Responsables: Delegación del Gobierno en Ceuta y Delegación del Gobierno en Melilla.
nnn) Fichero automatizado cita previa. Responsable: Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno.
ooo) Fichero automatizado ACCEDA. Responsable: Delegaciones y subdelegaciones del Gobierno.
ppp) Fichero de datos de los representantes estatales y autonómicos en los Comités de la Comisión Europea. Responsable: Dirección General de Coordinación de Competencias con las Comunidades Autónomas y Entidades Locales.
qqq) Fichero de datos de los responsables en los Comités de la Comisión Europea. Responsable: Dirección General de Coordinación de Competencias con las Comunidades Autónomas y Entidades Locales.
rrr) Representantes laborales. Responsable: Subdirección General de Recursos Humanos.
sss) Videovigilancia de las sedes de la Delegación en Zaragoza. Responsable: Delegación de Economía y Hacienda en Zaragoza.
ttt) Control horario de las sedes de la Delegación en Alicante. Responsable: Delegación de Economía y Hacienda en Alicante.
uuu) Usuarios de PLACE. Responsable: Dirección General del Patrimonio del Estado.
vvv) Fichero de alta de terceros CIBI. Responsable: Dirección General del Patrimonio del Estado.
www) Fichero de usuarios SIGIE. Responsable: Dirección General del Patrimonio del Estado.
xxx) Fichero de seguimiento de denuncias de acoso laboral. Responsable: Inspección General.
2. Los ficheros de datos de carácter personal de la responsabilidad de órganos administrativos adscritos a los antiguos Ministerios de Economía y Hacienda y de Política Territorial y Administración Pública, que han pasado a integrarse en el Ministerio de Hacienda y Administración Pública, así como de los organismos públicos a los que se refiere el artículo 2.1, existentes a la entrada en vigor de la presente orden, quedan modificados en los términos establecidos en el anexo I de la presente orden.
Artículo 4.- Supresión de ficheros.
1. Quedan suprimidos los ficheros de datos de carácter personal que se relacionan en el anexo II de la presente orden.
2. El destino que vaya a darse a los datos o, en su caso, las previsiones que se adopten para su destrucción, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 54.3 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, aprobado mediante Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre (RLOPD), será el que se establece para cada uno de ellos en el anexo II de la presente orden.
Artículo 5.- Responsables de gestión y organización.
Los titulares de los órganos responsables de cada fichero de datos de carácter personal adoptarán las medidas de gestión y organización que sean necesarias para asegurar la confidencialidad, seguridad e integridad de los datos, así como las conducentes a hacer efectivas las garantías, obligaciones y derechos reconocidos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (LOPD) y en sus normas de desarrollo.
Artículo 6.- Derechos de acceso, rectificación y cancelación.
Los afectados por los datos de un fichero pueden ejercitar su derecho de acceso, rectificación y cancelación, cuanto proceda en virtud de la LOPD y sus normas de desarrollo o en la normativa específica que regule el fichero de que se trate, ante el órgano responsable del fichero a través de la unidad de ejercicio de derechos que se concreta en el anexo I.
Artículo 7.- Regulación.
Los ficheros que se recogen en el anexo I se regirán por las disposiciones generales e instrucciones que se detallen para cada uno de ellos y estarán sometidos, en todo caso, a las normas legales y reglamentarias de superior rango que les sean aplicables.
Artículo 8.- Notificación.
En cumplimiento del artículo 55 del RLOPD los ficheros serán notificados a la Agencia Española de Protección de Datos para su inscripción en el Registro General de Protección de datos en el plazo de treinta días desde la publicación de esta orden en el «Boletín Oficial del Estado».
Disposición adicional única.- No incremento del gasto público.
La aplicación de esta orden, en particular en lo que se refiere a la creación de nuevos ficheros de datos de carácter personal, se atenderá con los medios personales y materiales existentes en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, y en ningún caso podrá generar incremento de gasto público.
Disposición derogatoria única.- Derogación normativa.
1. Quedan derogadas las siguientes órdenes en lo que se refiere a ficheros de datos de carácter personal de la responsabilidad de órganos administrativos pertenecientes al antiguo Ministerio de Economía y Hacienda que han pasado a integrarse en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas así como de los organismos Instituto de Estudios Fiscales, Comisionado del Mercado de Tabacos y Parque Móvil del Estado:
a) Orden EHA/2242/2010, de 29 de julio, por la que se regulan los ficheros de carácter personal existentes en el Ministerio de Economía y Hacienda y en determinados organismos públicos adscritos al mismo.
b) Orden EHA/1291/2011, de 9 de mayo, por la que se modifica la Orden EHA/2242/2010, de 29 de julio, por la que se regulan los ficheros de carácter personal existentes en el Ministerio de Economía y Hacienda y en determinados organismos públicos adscritos al mismo.
c) Orden EHA/2979/2011, de 20 de octubre, por la que se modifica la Orden EHA/2242/2010, de 29 de julio, por la que se regulan los ficheros de carácter personal existentes en el Ministerio de Economía y Hacienda y en determinados organismos públicos adscritos al mismo.
2. Quedan derogadas las siguientes disposiciones en lo que se refiere a ficheros de datos de carácter personal de la responsabilidad de órganos administrativos y organismos del antiguo Ministerio de Política Territorial y Administración Pública que han pasado a integrarse en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas:
a) Orden APU/2074/2004, de 10 de junio, reguladora de los ficheros de datos de carácter personal del Ministerio de Administraciones Públicas y de sus organismos públicos.
b) Orden APU/3359/2004, de 7 de octubre, por la que se modifica la Orden APU/2074/2004, de 10 de junio, reguladora de los ficheros de datos de carácter personal del Ministerio de Administraciones Públicas y de sus organismos públicos.
c) Orden APU/702/2005, de 9 de marzo, por la que se modifica la Orden APU/2074/2004, de 10 de junio, reguladora de los ficheros de datos de carácter personal del Ministerio de Administraciones Públicas y de sus organismos públicos.
d) Orden APU/4083/2007, de 28 de diciembre, por la que se crean ficheros de datos de carácter personal del Ministerio de Administraciones Públicas.
e) Orden APU/793/2008, de 5 de marzo, por la se modifica la Orden APU/2074/2004, de 10 de junio, reguladora de los ficheros de datos de carácter personal del Ministerio de Administraciones Públicas y de sus organismos públicos.
f) Artículo 8 y anexo II de la Orden PRE/3523/2009, de 29 de diciembre, por la que se regula el Registro Electrónico Común.
g) Orden PRE/108/2010, de 25 de enero, por la que se crean, modifican y suprimen ficheros automatizados de datos de carácter personal, gestionados por el Ministerio de la Presidencia.
h) Orden PRE/767/2010, de 17 de marzo, por la que se crean ficheros automatizados de datos de carácter personal y se modifican otros gestionados por el Ministerio de la Presidencia.
i) Orden TER/2232/2010, de 29 de julio, por la que se regulan los ficheros de datos de carácter personal del Ministerio de Política Territorial.
j) Artículo 6 y Anexo II de la Orden TAP/1955/2011, de 5 de julio, por la que se crea y regula el registro electrónico del Ministerio de Política Territorial y Administración Pública y por la que se modifica Orden PRE/3523/2009, de 29 de diciembre, por la que se regula el registro electrónico común.
k) Resolución de 2 de febrero de 2010, del Instituto Nacional de Administración Pública, por la que se crean, modifican y suprimen ficheros de datos de carácter personal.
l) Resolución de 10 de mayo de 2010, del Instituto Nacional de Administración Pública, por la que se modifica la de 2 de febrero de 2010, por la que se crean, modifican y suprimen ficheros de datos de carácter personal.
m) Resolución de 1 de septiembre de 2010, del Instituto Nacional de Administración Pública, por la que se crea un fichero de datos de carácter personal
n) Resolución de 14 de julio de 2011, del Instituto Nacional de Administración Pública, por la que se crean y suprimen ficheros de datos de carácter personal
o) Resolución de 15 de abril de 2009, de la Mutualidad General de Funcionarios Civiles del Estado, por la que se crean ficheros de datos de carácter personal.
p) Resolución de 5 de abril de 2010, de la Mutualidad General de Funcionarios Civiles del Estado, por la que se crea el fichero de datos de carácter personal «Historia de Salud Digital».
q) Artículo 6.2 y Anexo I de la Resolución de 27 de mayo de 2011, de la Mutualidad General de Funcionarios Civiles del Estado, por la que se crea y regula el Registro Electrónico de MUFACE.
r) Resolución de 5 de agosto de 2011, de la Mutualidad General de Funcionarios Civiles del Estado, por la que se crea el fichero de datos de carácter personal «Usuarios de cotizaciones».
s) Resolución de 17 de noviembre de 2011, de la Mutualidad General de Funcionarios Civiles del Estado, por la que se crea un fichero de datos de carácter personal.
3. Quedan derogadas las siguientes disposiciones del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas:
a) Artículo 13 y Anexo IV de la Orden HAP/1637/2012, de 5 de julio, por la que se regula el Registro electrónico de apoderamientos.
b) Artículo 10 y Anexo III de la Orden HAP/566/2013, de 8 de abril, por la que se regula el Registro Electrónico Común.
c) Orden HAP/689/2013, de 19 de abril, por la que se regula el fichero de datos de carácter personal de cooperación con las Administraciones Territoriales.
d) Resolución de 4 de julio de 2013, de la Mutualidad General de Funcionarios Civiles del Estado, por la que se crea un fichero de datos de carácter personal.
Disposición final única.- Entrada en vigor.
La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Madrid, 20 de diciembre de 2013.
El Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas, Cristóbal Montoro Romero.