Le Conseil fédéral suisse,

vu l’art. 6 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères (1),

vu l’art. 27, al. 2, let. c, de la loi du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération (2),

arrête:

Section 1.- Dispositions générales

Art. 1.- Objet

La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système d’information Tangram du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).

Art. 2.- But du système Tangram

1. Le système Tangram sert au DFAE à remplir ses tâches dans le domaine de l’affectation du personnel et des transferts.

2.  Il sert à comparer en toute transparence les aptitudes et les compétences des candidats avec les exigences et les conditions-cadre des postes mis au concours, à simplifier le déroulement administratif des transferts et des affectations de personnel et à optimiser ainsi le pourvoi des postes.

Art. 3.- Exploitation

Le système Tangram est exploité par le domaine du Personnel DFAE.

Art. 4.- Structure du système Tangram

1. Le système Tangram comporte deux composantes: Tangram RH et Portail-Tangram.

2. Dans Tangram RH, le domaine du Personnel DFAE peut:

a. traiter les données des employés et celles de leurs personnes accompagnantes et de leurs enfants;

b. établir et publier les avis de mise au concours des postes vacants;

c. évaluer les candidatures et attribuer les postes.

3. Dans Portail-Tangram:

a. les employés peuvent:

1. poser leur candidature aux postes mis au concours par la voie de la procédure d’accès en ligne,

2. consulter les données les concernant et les traiter dans la limite des droits que leur accorde l’art. 8;

b. les supérieurs dont relèvent les postes mis au concours et les titulaires de ces postes peuvent traiter les avis de mise au concours.

Section 2.- Données et traitement des données

Art. 5.- Données personnelles

1. Le système Tangram contient des données sur:

a. les employés suivants:

1. employés du DFAE soumis à la discipline des transferts,

2. personnel de rotation de la Direction du développement et de la coopération,

3. autres employés affectés à l’étranger au sens de l’art. 3, let. b, de l’ordonnance du DFAE du 20 septembre 2002 concernant l’ordonnance sur le personnel de la Confédération (O-OPers-DFAE) (3);

b. les personnes accompagnantes et les enfants au sens de l’art. 3, let. d et e, O-OPers-DFAE des employés visés à la let. a.

2. Ces données sont énumérées dans les annexes 1 à 4.

Art. 6.- Origine des données personnelles

1. Dans les annexes 1 et 2, les données énumérées sont statiques, dans les annexes 3 et 4, elles sont dynamiques.

2. Les données statiques au sens des annexes 1 et 2, y compris les données sur la nationalité, sont transférées du système informatisé de gestion du personnel BV Plus au système Tangram par une procédure automatisée, conformément aux art. 26 à 34 de l’ordonnance du 3 juillet 2001 concernant la protection des données personnelles dans l’administration fédérale (4)

Elles ne peuvent pas être modifiées dans le système Tangram.

3. Les données statiques sont actualisées quotidiennement.

4. Les données dynamiques sont saisies comme suit:

a. données au sens de l’annexe 3: par le domaine du Personnel DFAE et les employés concernés;

b. données au sens de l’annexe 4: par le domaine du Personnel DFAE.

5. Les données dynamiques peuvent être modifiées dans le système Tangram.

Art. 7.- Données relatives aux postes

Le système Tangram contient des données sur les postes mis au concours, y compris le nom et le prénom des supérieurs hiérarchiques dont ces postes relèvent. Ces données sont saisies par le domaine du Personnel DFAE, lesdits supérieurs hiérarchiques et les titulaires des postes.

Art. 8.- Droits de traitement et procédure d’accès en ligne

1. Les employés disposent des droits de traitement suivants:

a. données au sens de l’annexe 1: droit de lecture des données les concernant, des donnés concernant leurs personnes accompagnantes et des donnés concernant leurs enfants;

b. données au sens de l’annexe 2: pas de droit de lecture;

c. données au sens de l’annexe 3: droit de traitement des données les concernant, des donnés concernant leurs personnes accompagnantes et des donnés concernant leurs enfants;

d. données au sens de l’annexe 4: ni droit de lecture, ni droit de traitement;

e. données relatives aux postes: droit de lecture.

2. Le domaine du Personnel DFAE a le droit de consulter toutes les données figurant dans le système Tangram et de traiter toutes les données personnelles dynamiques et toutes les données relatives aux postes.

3. Les supérieurs hiérarchiques dont relèvent les postes mis au concours et les titulaires de ces postes ont le droit de traiter les données y relatives.

4. Les employés, les supérieurs hiérarchiques et les titulaires des postes exercent leur droit de traitement par la voie de la procédure d’accès en ligne.

Art. 9.- Gestion du système

1. L’administrateur système gère les systèmes informatiques, les banques de données et les applications. Il planifie, installe et configure l’infrastructure d’information du système Tangram, et veille à la maintenir en bon état de fonctionnement.

2. Le responsable des applications assure l’interface entre les administrateurs système et les utilisateurs. Il est chargé d’assurer la satisfaction des utilisateurs et réalise des études de besoins en vue du développement du système Tangram. Il est rattaché au domaine du Personnel DFAE.

Art. 10.- Octroi d’un droit d’accès individuel

Le responsable des applications octroie un droit d’accès individuel aux collaborateurs du domaine du Personnel DFAE et aux employés, ainsi qu’aux supérieurs hiérarchiques dont relèvent les postes mis au concours et aux titulaires de ces postes.

Il vérifie chaque année si les conditions d’obtention d’un droit d’accès sont remplies.

Section 3.- Protection des données et sécurité des données

Art. 11.- Droit d’accès et droit de rectification

Toute personne dont les données sont saisies dans le système Tangram comme prévu à l’art. 5, al. 1, peut, par écrit et en justifiant de son identité, demander à la Direction des ressources et du réseau extérieur (DRE), domaine du Personnel DFAE, de lui fournir des renseignements sur les données la concernant et de rectifier les données incorrectes.

Art. 12.- Devoirs de diligence

1. Le domaine du Personnel DFAE veille à ce que les données soient traitées conformément aux prescriptions en vigueur.

2. Il s’assure que les données saisies dans le système Tangram sont exactes, complètes et mises à jour.

Art. 13.- Sécurité des données

1. La sécurité des données est régie par l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données (5) et par la section sur la sécurité informatique de l’ordonnance du 23 février 2000 sur l’informatique dans l’administration fédérale (6).

2. La DRE édicte un règlement de traitement; ce dernier fixe les mesures organisationnelles et techniques visant à assurer la sécurité des données et règle les modalités de contrôle du traitement des données.

3. Elle prend les mesures organisationnelles et techniques nécessaires pour protéger les données contre tout traitement non autorisé, la destruction et le vol.

4. Tout traitement de données doit être protégé au moyen de profils d’utilisateurs individuels et de mots de passe.

Art. 14.- Journalisation

Les accès au système Tangram et les modifications des données qu’il contient sont journalisés en permanence. Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant trois ans.

Art. 15.- Surveillance et coordination

1. La DRE exerce la surveillance du traitement des données personnelles dans le système Tangram au sens de la présente ordonnance et des directives qui en découlent.

2. Elle veille au respect de la protection et de la sécurité des données.

Section 4 Conservation, archivage et destruction des données

Art. 16

1. Sont détruites après cinq ans au plus tard:

a. les données relatives aux employés dont le contrat de travail avec le DFAE a été résilié ou qui ne sont plus soumis à la discipline des transferts;

b. les données relatives aux personnes accompagnantes et aux enfants des employés au sens de la lettre a;

c. les données relatives aux personnes accompagnantes et aux enfants qui ne remplissent plus les conditions prévues à l’art. 3, let. d et e, O-OPersDFAE (7).

2. Demeurent réservées les dispositions de la loi fédérale du 26 juin 1998 sur l’archivage (8) et ses prescriptions d’exécution.

Section 5.- Dispositions finales

Art. 17.- Modification du droit en vigueur

L’annexe de l’ordonnance du 3 juillet 2001 concernant la protection des données personnelles dans l’administration fédérale (9) est modifiée comme suit:

…

Art. 18 Entrée en vigueur

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er novembre 2009.

Annexe 1 (art. 6 et 8) Données statiques au sens de l’art. 8, al. 1, let. a
1. Noms
2. Prénoms
3. Date de naissance
4. Numéro personnel
5. Service d’appartenance
6. Sexe
7. Titre
8. Adresse
9. Mode de communication (fax, téléphone, courriel)
10. Domicile
11. Nationalités
12. Langue maternelle
13. Langue de correspondance
14. Taux d’occupation
15. Fonction/poste
16. Activités accessoires
17. Postes antérieurs
18. Candidatures antérieures
19. Compétences (compétences de direction, personnelles, sociales, transversales ou spécifiques au département)
20. Date de la dernière évaluation des prestations
21. Cours de perfectionnement suivis
22. Noms de la personne accompagnante et des enfants
23. Prénoms des enfants
24. Nationalité(s) de la personne accompagnante et des enfants
25. Date de naissance de la personne accompagnante et des enfants
26. Sexe des enfants Ordonnance Tangram

Annexe 2  (art. 6 et 8) Données statiques au sens de l’art. 8, al. 1, let. b
1. Type de contrat
2. Statut contractuel, y compris date du contrat
3. Date d’acquisition du titre
4. Etat civil
5. Classe de salaire, y compris date d’accession à cette classe de salaire
6. Bande de fonction avec position terminale
7. Résultats de l’évaluation des prestations
8. Date de transfert
9. Date de départ
10. Supérieur/e hiérarchique assurant le rôle d’interlocuteur
11. Sexe de la personne accompagnante
12. Prénom de la personne accompagnante

Annexe 3 (art. 6 et 8) Données dynamiques au sens de l’art. 8, al. 1, let. c
1. Photo (facultative)
2. Volée (année)
3. Type de ménage (commun/séparé)
4. Partenaire travaillant à la Confédération
5. Objectifs professionnels/perfectionnement
6. Postes souhaités
7. Qualifications et spécialisations (formation, expériences, langues, spécialisations géographiques et thématiques)
8. Connaissances linguistiques de la personne accompagnante et des enfants
9. Formation de la personne accompagnante
10. Activité professionnelle de la personne accompagnante
11. Besoins de scolarisation des enfants

Annexe 4 (art. 6 et 8) Données dynamiques au sens de l’art. 8, al. 1, let. d
1. Nationalités antérieures
2. Confession
3. Date prévue de transfert
4. Date prévue de départ

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(1) RS 235.2

(2) RS 172.220.1

(3) RS 172.220.111.343.3

(4) RS 172.220.111.4

(5) RS 235.11

(6) RS 172.010.58

(7) RS 172.220.111.343.3

(8) RS 152.1

(9) RS 172.220.111.4. La modification mentionnée ci-dessous est insérée dans ladite ordonnance.