Resolución de 16 de abril de 2004, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, por la que se regula la generación y archivo de documentos electrónicos a partir de documentos en soporte papel, la emisión de copias en papel de dichos documentos electrónicos y se aprueban los programas y aplicaciones a utilizar (BOE de 7 de mayo de 2004).
La Agencia Estatal de Administración Tributaria viene desarrollando de forma continuada importantes esfuerzos tendentes a la generalización de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos para el desarrollo de sus fines.
El artículo 96 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, encomienda de forma expresa a la Administración Tributaria la utilización de las técnicas y los medios electrónicos, informáticos y telemáticos necesarios para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias.
En este marco se inscribe la generalización del documento electrónico frente al documento en papel, lo cual tiene que redundar en una agilización de los trámites administrativos, dotando, asimismo, al ciudadano de una mayor seguridad en sus relaciones con la Administración, por cuanto ello posibilitará, entre otros trámites o actuaciones, la consulta de los documentos electrónicos generados por el procedimiento previsto en esta Resolución a través de medios telemáticos.
El artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, exige a las Administraciones Públicas el impulso del empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, estableciendo, asimismo, que los documentos emitidos por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las Administraciones Públicas, o los que éstas emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarán de la validez y eficacia de documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos en las Leyes.
El apartado 5 del artículo 96 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, señala que los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por la Administración Tributaria, o los que ésta emita como copias de originales almacenados por estos mismos medios, así como las imágenes electrónicas de los documentos
originales o sus copias, tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por la normativa aplicable.
El artículo 4 del Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, que regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado establece que cuando se utilicen soportes, medios y aplicaciones se adoptarán las medidas técnicas y de organización necesarias que aseguren la autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y conservación de la información.
El artículo 5 del citado Real Decreto dispone que deberán ser objeto de aprobación y difusión pública los programas y aplicaciones que efectúen tratamientos de información cuyo resultado sea utilizado para el ejercicio por los órganos y entidades del ámbito de la Administración General del Estado de las potestades que tengan atribuidas, disponiendo el artículo 9 del mismo Real Decreto que dicha aprobación se realizará mediante Resolución del órgano administrativo que tenga atribuida la competencia para resolver el procedimiento, que deberá ser publicada en el Boletín Oficial del Estado.
Por tanto, en cumplimiento de lo dispuesto, tanto en el artículo 45.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, como en el artículo 96.4 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, y en aplicación de los principios contenidos en el propio Real Decreto 263/1996, procede la aprobación de la presente Resolución por el Director General.
En virtud de lo anterior, dispongo:
Primero. Objeto y definiciones:
Uno. La presente Resolución tiene por objeto aprobar las aplicaciones y programas informáticos que efectúan el tratamiento de la información necesario para la generación de documentos electrónicos a partir de documentos originales o de sus copias en soporte papel, así como la emisión de copias en papel de dichos documentos electrónicos, por los órganos competentes de
la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Los documentos electrónicos a los que se refiere esta Resolución, así como sus copias electrónicas o en papel, obtenidos mediante estas aplicaciones, cumplen plenamente con los requisitos de autenticidad, integridad y conservación previstos en el artículo 96.5 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria y en el artículo 45.5 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre,
de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Estos documentos electrónicos y sus copias, en tanto que cumplen con los requisitos de autenticidad, integridad y conservación, tendrán la misma validez que los documentos originales.
Dos. A los efectos de lo previsto en esta Resolución se establecen las siguientes definiciones:
a) Documento electrónico: a los efectos de esta Resolución estará constituido por la imagen electrónica del documento origen en soporte papel, el cual puede ser almacenado, editado, extraído e intercambiado en soporte informático móvil o entre sistemas de tratamiento de información o usuarios como una unidad diferenciada.
b) Imagen electrónica: fichero binario que representa el contenido y soporte de un documento en papel generada mediante un proceso de digitalización y que es susceptible de visualización en pantalla.
c) Clave de sellado electrónico: Secuencia de datos privada y secreta de la Agencia Tributaria, que permite la obtención de un código electrónico seguro y exclusivo de la Agencia Tributaria mediante la aplicación del algoritmo de sellado al conjunto formado por el hash de los datos a sellar y dicha clave de sellado electrónico.
d) Código de acceso: código alfanumérico personal proporcionado por el Departamento de Informática Tributaria de la Agencia Tributaria al funcionario competente para la emisión de copias en papel de documentos electrónicos y que permite acceder a la aplicación informática
correspondiente. Este código deberá mantenerse bajo exclusivo control de su titular sin perjuicio de su almacenamiento y custodia por el mencionado Departamento de Informática Tributaria a efectos exclusivamente probatorios.
Segundo. Ámbito de aplicación.
La presente Resolución será de aplicación a cualesquiera documentos en papel, originales o copias de originales, que se deriven de los procedimientos de aplicación de los tributos, sancionadores y demás desarrollados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para la aplicación efectiva del sistema tributario estatal y del aduanero y de aquellos recursos de naturaleza pública de otras Administraciones y entes públicos nacionales, o de la Unión Europea cuya gestión se le encomiende por Ley o por Convenio.
Tercero. Generación de documentos electrónicos.
La generación de un documento electrónico a partir de un documento en soporte papel se efectuará mediante un proceso de digitalización, ya sea con escáneres, cámaras fotográficas digitales, o cualquier otro sistema de digitalización de documentos, siempre que su resolución mínima de digitalización sea de 200 por 200 píxels por pulgada cuadrada.
El resultado del proceso de digitalización será un fichero binario, en formato estándar o específico del propio hardware con el que se efectúe la digitalización, que en este caso, se convertirá a un formato estándar con la finalidad de homogeneizar y facilitar la utilización posterior de los documentos electrónicos.
Con el fin de garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos, así como su integridad y no manipulación posterior, el sistema de información asignará de manera automática e inmediata a los ficheros binarios así obtenidos un sello electrónico, consistente en un código electrónico seguro formado por un mínimo de 8 caracteres alfanuméricos, que se generará del siguiente modo:
a) Obtención de un hash de 128 bits aplicando el método MD5 al contenido del fichero binario.
b) Obtención de un código electrónico seguro formado por un mínimo de 8 caracteres alfanuméricos, mediante la función MAC (Message Authentication Code) del algoritmo DES (Data Encription Standard) según la norma ANSI X9.9, aplicado al conjunto formado por el hash obtenido en el punto a) anterior y la clave de sellado electrónico privada de la Agencia Tributaria.
Este código seguro constituirá el sello electrónico del documento quedando asociado al mismo y archivado conjuntamente con el documento electrónico en el sistema de información de la Agencia Tributaria.
Cuarto. Archivo de los documentos electrónicos.
Los documentos electrónicos, junto con sus correspondientes sellos electrónicos, generados según el procedimiento del apartado anterior serán archivados conjuntamente en el sistema de información de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
El sistema de información de la Agencia Tributaria garantizará mediante los mecanismos y medidas de seguridad necesarias:
La conservación de los documentos electrónicos almacenados por el tiempo que las normas de aplicación establezcan.
La conservación de los documentos electrónicos bajo las medidas generales de seguridad física y lógica establecidas de conformidad con el documento de seguridad de la Agencia Tributaria.
El acceso a la información exclusivamente para los fines permitidos por el ordenamiento jurídico y por el personal autorizado.
La integridad de los documentos electrónicos archivados así como la de sus copias electrónicas que se pudieran generar.
Quinto. Emisión de copias en papel de los documentos electrónicos:
Uno. El proceso de emisión de copias en soporte papel de los documentos electrónicos se efectuará mediante la impresión de dichos documentos desde los terminales informáticos habilitados en el sistema de información de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Para ello se utilizarán las aplicaciones informáticas específicas para tal fin a las que sólo tendrán acceso los funcionarios competentes para expedir copias auténticas de documentos o para su cotejo.
Dos. Las especificaciones técnicas del procedimiento de emisión de las copias será el siguiente:
a) Visualización del documento en pantalla, previa a la obtención de copia en papel:
La visualización de un documento electrónico almacenado en la base de datos corporativa se efectuará por funcionarios de la Agencia Estatal de Administración Tributaria desde los terminales informáticos habilitados para ello y conectados a la red interna de la Agencia Tributaria.
Para poder visualizar los documentos será necesario:
Disponer de un código de acceso personal e intransferible asignado a cada funcionario de la Agencia Tributaria.
Que dicho código de acceso tenga asociada las autorizaciones correspondientes para acceder a los documentos.
Estas autorizaciones serán concedidas por los administradores de seguridad o superiores jerárquicos establecidos en el documento de seguridad y demás instrucciones de seguridad de la Agencia Tributaria, siempre atendiendo a las competencias de cada funcionario.
Acceder a las aplicaciones informáticas específicas para la visualización de los documentos electrónicos, proporcionando los datos de identificación de los mismos.
Los accesos efectuados quedarán registrados en el sistema de seguridad de acceso a la Información de la Agencia Tributaria.
Las aplicaciones informáticas, una vez verificado el sello electrónico, que garantiza la integridad y autenticidad del documento electrónico, permitirá visualizar en pantalla:
El contenido del documento electrónico.
La diligencia de autenticidad del documento electrónico mostrado, incluyendo su sello electrónico, generada por el sistema de información.
b) Emisión de copias en papel:
La emisión de copias en papel de los documentos electrónicos se efectuará a partir de su visualización mediante el proceso previsto en el punto anterior, y tras la comprobación de todas las condiciones anteriormente enumeradas.
Visualizado el documento, se podrá obtener mediante procedimientos electrónicos de impresión una copia en papel del documento electrónico, que estará compuesta por:
La imagen del documento electrónico.
Diligencia de autenticidad del documento electrónico mostrado, incluyendo el sello electrónico del mismo.
Diligencia de cotejo que firmará el funcionario que emite la copia en papel manifestando que la impresión efectuada es conforme con la imagen del documento electrónico existente en el sistema de información de la Agencia Tributaria visualizada en la pantalla del terminal informático.
Sexto. Comprobación de las copias.
Las copias en papel de los documentos electrónicos, emitidas por la Agencia Tributaria, podrán ser objeto de comprobación por terceros mediante el acceso a la página web de la Agencia Tributaria, donde se podrá contrastar la copia en papel con la imagen del documento electrónico existente
en el sistema de información de la Agencia Tributaria.
Para acceder al contenido del documento electrónico será necesario entablar comunicación con la Agencia Estatal de Administración Tributaria, a través de Internet o de cualquier otra vía equivalente que permita la conexión en la dirección www.agenciatributaria.es y proceder
como sigue:
1º Seleccionar la opción: Oficina Virtual/Acceso a los documentos electrónicos.
2º Teclear el número de identificación fiscal (NIF) y el sello electrónico que figuran en la copia del documento electrónico que se desea comprobar y pulsar en el botón Enviar.
3º La Agencia Tributaria exhibirá en la pantalla el documento electrónico que se encuentre disponible y responda a la información recibida.
Séptimo. Protección de datos.
La presente Resolución se aplicará con sujeción a lo dispuesto por la legislación de protección de datos de carácter personal, en especial, en lo relativo a los ficheros de carácter personal
necesarios conforme con lo dispuesto en la disposición adicional única de la Orden de 16 de octubre de 2002.
Octavo. Aplicación.
La presente Resolución será de aplicación a partir del día siguiente al de su publicación.
Madrid, 16 de abril de 2004.
El Director General, Salvador Ruiz Gallud.