El uso de las nuevas tecnologías (TIC) con la entrada en vigencia de la ley 1437 de 2011 en Colombia
Rol que se debe asumir ante ello por parte de los servidores judiciales

Introducción

Tal como lo señala el documento CONPES[2] 3620 de 2009, sobre “Lineamientos de política para el desarrollo e impulso del comercio electrónico en Colombia”,  el país presenta un importante desarrollo normativo al ser pionero a nivel latinoamericano en contar con una ley que referencia el comercio electrónico y la firma electrónica, e involucra el principio de equivalencia funcional en las operaciones de todo tipo que se hacen por estos medios – Ley 527 de 1999. Además de ello se han expedido normas que incentivan y prevén la utilización de todos estos mecanismos dentro de la sociedad de la información de acuerdo con los compromisos internacionales adquiridos en la materia.

La ley 527 de 1999 introdujo las bases de la validez jurídica y probatoria de los mensajes de datos, los requisitos particulares para la autorización de las entidades de certificación, además de otorgar la facultad a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) para la autorización  de la actividad de dichas entidades en el territorio nacional.

Con base en todo este marco normativo nace El Gobierno Electrónico que se define como el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) para mejorar los servicios e información ofrecidos a los ciudadanos, aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión pública e incrementar sustantivamente la transparencia del sector público y la participación ciudadana.

Ahora bien, como consecuencia de tal política y en la búsqueda de dicha eficiencia se originan muchas de las disposiciones contenidas en la Ley 1437 de 2011 o Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo, que rige en Colombia a  partir del 2 de julio de 2012, con las cuales se adopta un marco normativo adicional para el uso de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones tanto en la administración pública como en la Rama Judicial, específicamente en el trámite de los procesos ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo. Tal situación conlleva la asunción de retos importantes por parte de los todos los actores en los dos ámbitos, administrativo como jurisdiccional.

En efecto, el nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA), tiene un capítulo especial para las actuaciones de la administración pública por medios electrónicos (Capítulo IV Art. 53 y ss.), así como introduce la utilización de los mismos en los capítulos V y VI, además de algunos otros artículos especiales.

Así mismo, en cuanto a la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo y el trámite de los asuntos ante ésta, la ley trae un sinnúmero de disposiciones en relación con la incorporación de nuevas tecnologías y medios electrónicos. En este caso, su aplicación implica un gran reto no solo es para los órganos de la administración en la Rama Judicial y el Gobierno Nacional en temas presupuestales y de implementación del sistema, sino también para los usuarios y en especial para los servidores judiciales.

Ello, en la medida en que la disposición adecúa varias disposiciones a los avances tecnológicos, implementa nuevos mecanismos procesales electrónicos y obliga tanto a entidades públicas como a particulares (en ciertos casos), a que utilicen los medios electrónicos de que disponen, que ya utilizan para muchas de sus actividades particulares y comerciales, en el ejercicio de la defensa de sus intereses en los procedimientos judiciales ante la jurisdicción.

Dada la especialidad de este documento, abordaremos la situación desde la óptica de la aplicación de la norma en el trámite de los procesos juridiciales y para ello analicemos las siguientes situaciones que contempla la ley 1437 en el ámbito jurisdiccional.

1. Actuaciones judiciales electrónicas – proceso o expediente electrónico –

El artículo 186 de la norma señala que todas las actuaciones judiciales susceptibles de surtirse en forma escrita se podrán realizar a través de medios electrónicos, siempre y cuando en su envío y recepción se garantice su autenticidad, integridad, conservación y posterior consulta, de conformidad con la ley (ley 527 de 1999). La autoridad judicial deberá contar con mecanismos que permitan acusar recibo de la información recibida a través de este medio.

A su vez, establece el parágrafo de esta norma que La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura adoptará las medidas necesarias para que en un plazo no mayor de cinco (5) años, contados a partir de la vigencia del presente Código, sea implementado con todas las condiciones técnicas necesarias el expediente judicial electrónico, que consistirá en un conjunto de documentos electrónicos correspondientes a las actuaciones judiciales que puedan adelantarse en forma escrita dentro de un proceso.

En este caso, ello implica no solamente que tanto los usuarios de la administración de justicia como los distintos despachos judiciales puedan llevar a cabo sus actuaciones a través de tales medios, sino que debe existir al interior de la jurisdicción un mecanismo, como el implementado por la Rama Ejecutiva del sector público, que emita en forma automática constancia de recibo de todas las actuaciones que los usuarios realicen a través de estos medios, aclarando que desde el año 2006, con el Acuerdo 3334, el Consejo Superior de la Judicatura había señalado en su artículo 4º literal i) que Los mensajes de correo electrónicos, las publicaciones en la página web de la Rama Judicial y el acuse de recibo consecutivo, utilizados por las autoridades judiciales deberán incluir en un lugar visible el texto allí señalado en el cual se debe indicar no solo fecha y hora de recibo del mensaje de datos sino el número de radicación del mismo.

Vemos entonces que aquí hay dos situaciones diferentes. La primera, la posibilidad de realizar actuaciones judiciales a través de medios electrónicos, siempre y cuando se garantice en el envío y recepción la autenticidad, integridad, conservación y posterior consulta. La segunda, la orden al Consejo Superior de la Judicatura de adoptar, en un término de 5 años, el expediente judicial electrónico.

Consideramos que en este caso, si bien, ambas situaciones son conexas, tienen diferencias, pues la primera es una autorización de carácter inmediato para que los despachos judiciales puedan adoptar este tipo de actuaciones con las condiciones allí anotadas, para lo cual, en nuestra opinión, se puede utilizar cualquier mecanismo que las garantice, mientras que la segunda lo que busca es que en un futuro próximo las actuaciones judiciales ya no se surtan por medios escritos sino que el expediente sea netamente electrónico, para lo cual se deben implementar las tecnologías necesarias para ello.

En ambos sentidos tenemos que el Consejo Superior de la Judicatura, Sala Administrativa, ha emitido varias regulaciones.

a-    Mediante Acuerdo 718 de febrero 8 de 2000, se establecieron las políticas de acceso, uso y administración del servicio de Correo Electrónico que presta el Centro de Documentación Socio Jurídica de la Rama Judicial –CENDOJ de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura,

a-    En el año 2006 se expide el Acuerdo 3334 mediante el cual se reglamentan la utilización de medios electrónicos e informáticos en el cumplimiento de las funciones de administración de justicia y se dan pasos grandes para la puesta en marcha de las actuaciones judiciales electrónicas. Allí se regulan los actos de comunicación procesal y su campo de aplicación.

b-    Con el Acuerdo PSAA11-9109 de 2011 se deroga el Acuerdo 1445 de 2002 [3] y se reglamenta la administración de las publicaciones del portal Web de la Rama Judicial, disposiciones éstas que representan una gran innovación respecto de la posibilidad de utilizar y realizar publicaciones en la página web oficial de la Rama Judicial, pues con el vetusto  acuerdo 1445 solo se permitía ello a las altas cortes.

Con la nueva regulación se permite la creación de usuarios y administradores secundarios de la página, según los roles y permisos que para el efecto otorgue el administrador principal, Centro de Documentación Socio Jurídica de la Rama Judicial – CENDOJ –, a través de quien se deben gestionar todos los permisos correspondientes de acuerdo con el formato anexo a la nueva regulación. Todo ello bajo los estándares que determine el Comité de Gobierno en Línea de la Rama Judicial, creado mediante Acuerdo PSAA-10-7105 del 17 de junio de 2010.

c-    Por último, mediante Acuerdo Psaa12-9269 del 27 de febrero de 2012, por medio del cual se expide el Plan Estratégico Tecnológico de la Rama Judicial, dentro del cual se adoptan cinco ejes estratégicos a saber: a) Modelo de expediente electrónico (lo que va en consonancia con la Ley 1437 de 2011, como ya se vio); b) Justicia en la red; c) Gestión de la información; d) Gestión del cambio; e) Uso de las TIC para la formación judicial y ciudadana. El marco temporal está planteado, inicialmente, para 6 años

2. Opciones para que los usuarios reciban notificaciones vía electrónica, con plena validez procesal.

En este sentido, tenemos que dentro de toda demanda que se presente ante la jurisdicción contencioso administrativa, según el artículo 162 de la ley, se indicará la dirección donde la parte y el apoderado de quien demanda recibirán las notificaciones personales, para tal efecto, podrán indicar también su dirección electrónica.

Aquí cabe resaltar que, al igual que como sucede con el procedimiento administrativo del primer libro del código, lo que busca la norma es que ello sea optativo para que los demandantes particulares (personas naturales o jurídicas), puedan utilizar estos mecanismos si están habituados a ellos o tienen disponibilidad de los mismos, lo que les genera beneficios tales como recibir en tiempo real, como se verá más adelante, las notificaciones y providencias que se emitan como labor obligatoria de los despachos. Lo anterior, dejando en libertad a quien no quiera ser beneficiario de ello o no tenga los medios para tal efecto, de que continúe recibiendo notificaciones en la forma tradicional.

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que esta opción solo será para los demandantes particulares (personas naturales o jurídicas), ya que en el caso de las entidades públicas o particulares que cumplen funciones públicas éstos están obligados a tener dirección para tales efectos según el contenido del artículo 197 del mismo código, por lo que así lo deberán indicar en el texto de la demanda que formulen; ahora, también es optativo tener dicha dirección, en el caso de los demandados cuando sean personas naturales o jurídicas no obligadas a estar inscritas en el  registro mercantil pues para los demás es obligatorio el uso de estas tecnologías, como se verá más adelante.

3. Influencia probatoria.

En materia probatoria, tal como ya se admitía con normas de alcance nacional y como lo había aceptado la jurisdicción en el tema de aporte de documentos en copia simple a efectos de tenerlos auténticos si existiere la posibilidad de consultarlos en la página oficial de la respectiva entidad[4],  tenemos que el artículo 167 señala que si el demandante invoca como violadas normas que no tengan alcance nacional podrá optar por no acompañarlas en copia del texto que las contenga, pues ello no es necesario, en el caso de que las mismas se encuentren en el sitio web de la respectiva entidad, circunstancia que deberá ser manifestada en la demanda con indicación del sitio de internet correspondiente.

Similar situación se prevé en la parte final del inciso 2º del numeral 1º del artículo 166 ib, dentro del cual se otorga la posibilidad a la parte demandante de no aportar el acto administrativo que es acusado ante la jurisdicción en caso de que el mismo se encuentre en el respectivo sitio web de la entidad accionada, para lo cual debemos tener en cuenta que el actor deberá indicar dentro de la demanda la ruta precisa donde se encuentra alojado el documento, tal como lo precisa en para los casos previstos en el artículo siguiente del mismo código. Ello en aras de la garantía de la efectiva obtención y descarga del documento del sitio, dadas las magnitudes que pueden presentar muchos sitios web oficiales y los múltiples documentos que en ellos se publican en diferentes secciones.

Consideramos que esta previsión, no obstante estar contenida en el aparte final del citado inciso, lo que inicialmente daría lugar a entender que ello solo es posible en la medida en que el acto no haya sido publicado o se deniega la copia o la certificación sobre su publicación[5], no impide que el actor se abstenga de allegar el documento con la demanda y simplemente relacione su ubicación para descarga del respectivo sitio web.

La anterior claridad, puesto que la expresión “Igualmente”, contenida al inicio de esa parte final de la norma admite varias interpretaciones, la primera, que se trata de una posibilidad adicional para cumplir el requisito señalado en el primer inciso del numeral primero de la norma, la segunda, que esta parte de la misma solo está dirigida a que solo se pueda hacer así para los eventos previstos en el inicio del inciso 2º del mismo numeral (que el acto no haya sido publicado o se deniega su copia o certificación de publicación), en lugar de que se indique la oficina donde se encuentra el documento,  con el fin de que el juez o magistrado ya no lo solicite a la respectiva entidad antes de la admisión de la demanda, como está previsto allí, sino que en lugar de ello el actor indique la ruta de su ubicación en la página web y el despacho judicial así lo verifique y obtenga el documento.

Consideramos que en este caso la interpretación de la norma debe ser la primera, es decir, que es una posibilidad más para que el actor cumpla con este requisito dentro de los anexos de la demanda el que éste indique su ubicación en la respectiva página web, por varias razones:

a-    En primer lugar, no habría razón para condicionar dicha posibilidad a que solo se admita cuando se presenten las circunstancias de la primera parte del inciso segundo ya que si precisamente en ella se menciona como condición que el documento no se haya publicado, sería contradictorio decir que solo en este evento es donde hay lugar a que el actor indique el lugar donde está publicado el documento en la página web oficial. En otras palabras sería como decir que diga el sitio web donde está publicado el acto ante su no publicación o certificación de ello.

Ello sería efectivamente una contradicción, puesto que la primera parte del inciso se refiere a documentos no publicados y si el mismo está en la página web quiere decir que sí tiene un medio de publicidad o por lo menos de acceso a éste por parte del actor, pudiendo éste aportarlo en copia descargada del sitio web en la medida en que la jurisprudencia del mismo Consejo de Estado ya ha tomado en cuenta actos administrativos expedidos por un ente público, por el solo hecho de aparecer publicado en la página web del mismo y haberse mencionado o hecho relación a éste dentro del proceso[6].

b-    En segundo término, si se observa en su conjunto la estructura normativa de la ley 1437 y la finalidad perseguida por las normas que regulan el acceso a los medios electrónicos y a las tecnologías de la información, lo que el legislador quiso fue darle plena validez a todo tipo de documento contenido en un mensaje de datos, otorgándole el principio de equivalencia funcional frente a los documentos escritos, siempre y cuando se cumplan los requisitos legales para ello.

c-    De otra parte, la ley va en consonancia con los principios de la garantía del acceso a la administración de justicia y a la eliminación de las formalidades procesales innecesarias y teniendo en cuenta que en cada caso específico va a intervenir la entidad que expidió el acto, sería un contrasentido frente a dicha política el interpretar en forma restrictiva la disposición. Ello iría en contravía, además, del principio pro damnato que busca la garantía del acceso a la administración de la justicia cuando la duda sobre una situación para la admisibilidad de la demanda (como en este caso sería la autenticidad del acto acusado), se puede disipar con la misma contestación de la demanda o en el periodo probatorio, donde la entidad tiene la obligación de aportar los antecedentes del acto acusado.

d-    Así mismo, acorde con la interpretación que le ha dado la jurisprudencia a este requisito de la demanda, tenemos que se ha señalado que no existe la obligación del aporte del acto administrativo en copia auténtica, pues la norma así lo señala, entonces no existiría una limitante por el lado del requisito de la autenticidad para señalar que no es posible que el actor se abstenga de aportar el acto y solo indique el sitio web oficial donde está localizado.

e-    Por último, consideramos que con la redacción del artículo 167 ib., que nos indica que en el caso de normas que no tengan alcance nacional el actor no tiene la necesidad de aportarlas si las mismas están en el sitio web de la respectiva entidad (circunstancia que deberá ser manifestada en la demanda con indicación del sitio de internet correspondiente), se está otorgando la plena validez y eficacia a los actos administrativos publicados en los sitios web de las entidades y por lo tanto, ante su posibilidad de consulta en línea, no es necesario su aporte al proceso por parte del actor.

Otro evento de la utilización de medios electrónicos para efectos procesales regulado por la ley es el previsto en el artículo 216, cuando señala que será admisible la utilización de estos medios para efectos probatorios, de conformidad con lo dispuesto en las normas que regulan la materia, en este caso la ley 527 de 1999[7] y demás que la modifiquen o complementen, en concordancia con las disposiciones de este Código y las del Código de Procedimiento Civil, entre ellas el Acuerdo 3334 de 2006 expedido por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

Todo ello, en la medida en que, como lo ha señalado la Corte Constitucional, “Los documentos electrónicos están en capacidad de brindar similares niveles de seguridad que el papel y, en la mayoría de los casos, un mayor grado de confiabilidad y rapidez, especialmente con respecto a la identificación del origen y el contenido de los datos, siempre que se cumplan los requisitos técnicos y jurídicos plasmados en la ley.” (Sent. C-662 de 2000). De igual forma, el alto tribunal constitucional, en dicha sentencia, al analizar la exequibilidad de apartes de la ley 527 de 1999 señaló, sobre la equivalencia funcional de los mensajes de datos, que:

El proyecto de ley, al igual de la Ley Modelo, sigue el criterio de los “equivalentes funcionales” que se fundamenta en un análisis de los propósitos y funciones de la exigencia tradicional del documento sobre papel, para determinar como podrían cumplirse esos propósitos y funciones con técnicas electrónicas.

Se adoptó el criterio flexible de “equivalente funcional”, que tuviera en cuenta los requisitos de forma fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentación consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, no equivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel. (criterio reiterado en sentencia C-831 de 2001)

4. Sitio Web Oficial de la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo.

Señala el nuevo código que se debe crear un sitio web de la jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. Allí se deberá publicar la existencia de procesos como los de nulidad de un acto administrativo (art. 171)[8], además de otros procesos, como se verá  enseguida.

Ahora, el parágrafo de esta disposición señala que “Mientras entra en funcionamiento o se habilita el sitio web de que trata el numeral 5 del artículo, el juez dispondrá de la publicación en el sitio web del Consejo de Estado o en otro medio de comunicación eficaz.”  En este caso, lo que consideramos más adecuado es la utilización de las herramientas que hoy día ofrece el portal Web de la Rama Judicial, como se anotó en párrafos anteriores; de hecho, en la actualidad se ha creado por parte del Consejo Superior de la Judicatura, a través de la dependencia que administra el sitio web (CENDOJ), el espacio respectivo para que cada corporación o despacho encargado de aplicar la Ley 1437 de 2011, pueda realizar dichas publicaciones, estando alojadas en el sitio oficial del Consejo de Estado pero accesibles a través del sitio web de Rama Judicial en general.

Esta obligación también se impone en los procesos de nulidad por inconstitucionalidad (art. 184[9]) y para el trámite del control inmediato de legalidad de actos (art. 185)[10], y aunque en estos casos no se trae regulación a efectos de lo que se puede realizar durante el periodo de transición mientras se adopta dicha página, consideramos que debe aplicarse en este caso el parágrafo ya relacionado del artículo 171 (disponer la publicación en el sitio web del Consejo de Estado o en otro medio de comunicación eficaz).

Similar circunstancia ocurre con las demandas de contenido electoral, pues el artículo 277 dispone que en el auto admisorio se debe ordenar que se informe a la comunidad la existencia del proceso a través del sitio web de la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, aunque esta disposición sí señala que, en su defecto, se puede hacer dicha publicación a través de otros medios eficaces de comunicación, tales como radio o televisión institucional, teniendo en cuenta el alcance o ámbito de aplicación del acto de elección demandado. Esto no impediría, por ejemplo, que se utilizara el mecanismo antes anotado: Portar Web de la Rama Judicial.

5. Obligatoriedad de las entidades de tener y señalar su dirección electrónica.

En tal sentido, dispone el artículo 175 que cuando el demandado sea una entidad pública, en la contestación de la demanda  “deberá incluir su dirección electrónica”  y si se trata de particulares solo la incluirán en caso de que la tuvieren (num. 7). Respecto de éstos (particulares), debe tenerse en cuenta que el artículo 199 señala que la notificación de la demanda a estas personas, cuando deben estar inscritos en el registro mercantil, se surte a través de la dirección de correo electrónico allí registrada.

Para estos efectos, resulta muy importante la obligación que impone el artículo 197, cuando señala que “Las entidades públicas de todos los niveles, las privadas que cumplan funciones públicas y el Ministerio Público que actúe ante esta jurisdicción, deben tener un buzón de correo electrónico exclusivamente para recibir notificaciones judiciales.”

Esta misma obligación se encuentra establecida para los particulares que deban estar inscritos en el registro mercantil, acorde con lo ya señalado del artículo 199 ib. y, en especial, con lo que ya se había previsto en el Código de Procedimiento Civil luego de la reforma introducida por la ley 794 de 2003, cuando en el parágrafo del artículo 315 se estatuyó que:

PARÁGRAFO. Para efectos de las notificaciones personales, los comerciantes inscritos en el registro mercantil y las personas jurídicas de derecho privado domiciliadas en Colombia, deberán registrar en la Cámara de Comercio o en la oficina de registro correspondiente del lugar donde funcione su sede principal, sucursal o agencia, la dirección donde recibirán notificaciones judiciales. Con el mismo propósito deberán registrar, además, una dirección electrónica si se registran varias direcciones, el trámite de la notificación podrá surtirse en cualquiera de ellas.

Por último, se debe indicar que con base en la obligación establecida en el artículo 197 para entidades públicas y particulares que ejercen funciones públicas, será también obligación de éstos, cuando actúen como demandantes, el indicar dicha dirección para poder recibir las notificaciones que se surtan dentro del proceso judicial. 

d-  Uso del correo electrónico y medios electrónicos para notificaciones.

El nuevo estatuto, acorde con la imposición de las anteriores obligaciones para entidades públicas y algunos particulares, trae una consecuencia trascendental, pues dispone la norma del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (art. 197 inciso segundo), que para los efectos del Código se entenderán como personales las notificaciones surtidas a través del buzón de correo electrónico.

6. Notificaciones por medios electrónicos en la Ley 1437 de 2011.

6.1. Notificación Personal

El artículo 199 del C.P.A.C.A que regula la notificación personal, señala que ésta se realizará mediante un mensaje dirigido al buzón electrónico para notificaciones judiciales que se indicó en el artículo 197 antes citado, dispuesto para ello al representante legal o a quien este  haya delegado la facultad de notificación o directamente a las persona naturales.

De esta misma forma se deberá notificar el auto admisorio de la demanda a los particulares inscritos en el registro mercantil en la dirección electrónica por ellos dispuesta para recibir notificaciones judiciales.

Según el contenido de la norma, al mensaje se debe adjuntar copia de la providencia a notificar. Sin embargo, hay que tener en cuenta que en el Proyecto del Código General del proceso, aprobado y conciliado, pendiente de sanción presidencial, se prevé en su artículo 612 la modificación de esta disposición, agregando que, además, se debe incluir en el mensaje copia de la demanda.

Ahora bien, señala el artículo 199 de la ley 1437 que se presumirá que el destinatario ha recibido la notificación cuando el iniciador (que es quien envía el mensaje), recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje y que el secretario hará constar este hecho en el expediente. Por lo tanto, se requiere tener constancia de entrega del mensaje, para lo cual existen varias opciones que contempla la ley 527 de 1999, a saber:

El artículo 20 señala que si al enviar o antes de enviar un mensaje de datos, el iniciador (quien envía el mensaje) solicita o acuerda con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, pero no se ha acordado entre éstos una forma o método determinado para efectuarlo, se podrá acusar recibo mediante:

a) Toda comunicación del destinatario, automatizada o no, o

b) Todo acto del destinatario que baste para indicar al iniciador (quien envía el mensaje), que se ha recibido el mensaje de datos.

Prevé la disposición que si el iniciador (quien envía el mensaje), ha solicitado o acordado con el destinatario, que se acuse recibo del mensaje de datos, se considerará que el mensaje de datos no ha sido enviado en tanto que no se haya recepcionado el acuse de recibo.  En armonía con ello, el artículo 21 ib., señala que cuando quien envíe el mensaje recepcione acuse recibo del destinatario, se presumirá que éste ha recibido el mensaje de datos.

Para efectos de lo anterior se debe precisar entonces que si no se ha acordado alguna forma específica para señalar que se ha recibido el mensajes (acuse de recibo), ya sea en forma telefónica, por respuesta al mensaje, por auto respuesta diseñada por el destinatario, existe una manera automática que ofrecen algunos software de gestión de correo, en el cual al momento del envío del mensaje se le indica a éste que devuelva un correo confirmando la entrega del mensaje a su destinatario, mensaje éste que siempre llegará salvo que se haya ocasionado un problema con la entrega generada por error en la dirección, porque el recipiente de correo de destino esté lleno o no tenga capacidad de recibo, etc.

Ahora bien, la ley exige que del procedimiento de notificación electrónica se dejará constancia escrita por el Secretario (a), para lo cual  en el expediente se dejará ésta indicando la fecha, hora de envío, dirección de correo a que se remitió, texto del mensaje, lo cual se simplifica con la impresión de lo que se denomina un “pantallazo” de la constancia de envío y entrega del mensaje o con la impresión de los correos respectivos.

No obstante todo lo anterior, como se señaló, se puede pactar con cada entidad una forma específica de confirmación o verificación de entrega del respectivo mensaje, lo cual puede ser manejado directamente por cada despacho, según la misma ley, debiendo dejarse constancia de tal situación en todos los casos.

Se debe tener en cuenta que el traslado o los términos que conceda el auto notificado, sólo empezarán a correr, según la Ley 1437 de 2011 tres (3) días después de la notificación personal que se realizó por vía electrónica.

No obstante ello, hay que hacer claridad que la modificación que se prevé para esta norma en el artículo 612 del Código General del Proceso, establece que tal término empieza a correr al vencimiento del término común de veinticinco (25) días después de surtida la última notificación.

Agrega esta modificación, la cual entrará en vigencia una vez sea sancionado dicho estatuto, que deberá remitirse de manera inmediata y a través del servicio postal autorizado, copia de la demanda, de sus anexos y del auto admisorio, sin perjuicio de las copias que deban quedar en el expediente a su disposición de conformidad con lo establecido en esa norma.

De otra parte, con la modificación aprobada y pendiente de sanción, se debe entender modificado el artículo 198 que señala cuáles son las providencias que se notifican personalmente, pues el mismo artículo 612 del CGP[11], que reforma el 199 de la Ley 1437 de 2011, indica que en los procesos que se tramiten ante cualquier jurisdicción en donde sea demandada una entidad pública, deberá notificarse también a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en los mismos términos y para los mismos efectos previstos en este artículo, debiendo procederse de la misma manera que para las demás partes.

Quiere decir, como también lo señala expresamente la norma, que “La notificación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado se hará en los términos establecidos y con la remisión de los documentos a que se refiere este artículo para la parte demandada.”.

De otra parte, en el caso de las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que no se deban notificar conforme la norma anterior, esto es, las no obligadas a estar inscritas en el registro mercantil o que no ejerzan funciones públicas, el artículo 200 ib., señala que la notificación personal se realizará de acuerdo con lo previsto en los artículos 315 y 318 del Código de Procedimiento Civil.

Queda claro entonces que el procedimiento para la notificación personal de la admisión de la demanda es el siguiente:

Para personas públicas o privadas obligadas a estar inscritas en el registro mercantil:

a-    Expedida la providencia, a más tardar el día siguiente se remite un mensaje o correo electrónico que debe contener:

a.    Identificación de la notificación que se realiza

b.    Copia de la providencia que se notifica

c.    A partir de la vigencia del C.G.P., deberá contener, además, copia de la demanda.

b-    El mensaje debe dirigirse al buzón electrónico previsto por estas personas para recibir notificaciones judiciales.

c-    Se entenderá que la notificación se ha recibido por el destinatario cuando se reciba acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje y que el secretario hará constar este hecho en el expediente.

d-    El término de traslado de la demanda solo empieza a correr, mientras no entre en vigencia el CGP, tres días después de la notificación personal así realizada. Cuando entre en vigencia la modificación prevista por el CGP, el término inicia al vencimiento del término común de 25 días después de surtida la última notificación.

e-    Con la entrada en vigencia de la reforma que trae el CGP, además, deberá remitirse de manera inmediata y a través del servicio postal autorizado, copia de la demanda, de sus anexos y del auto admisorio, sin perjuicio de las copias que deban quedar en el expediente a su disposición de conformidad con lo establecido en esa norma.

f-     Con esa misma entrada en vigencia de la reforma, deberá notificarse también a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

Si se trata de personas jurídicas o naturales de derecho privado, no obligadas a estar inscritas en el registro mercantil o que no ejerzan funciones públicas, la notificación se surtirá en la forma prevista en el CPC (art. 315 y 318)

Es de resaltar entonces que conforme la anterior disposición se tendrán que exigir como anexos de la demanda los siguientes:

• Copia de la demanda y sus anexos para enviar a cada uno de los demandados
• Copia de la demanda y sus anexos para el Ministerio Público
• Copia de la demanda y sus anexos a disposición de las partes en la secretaría del despacho
• Luego, con la entrada en vigencia del Código General del proceso se deberán exigir, además:
• Copia magnética de la demanda para enviar en el mensaje de datos
• Copia de la demanda y sus anexos para la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

6.2. NOTIFICACIONES POR ESTADO ELECTRÓNICO

El artículo 201 señala que Los autos no sujetos al requisito de la notificación personal se notificarán por medio de anotación en estados electrónicos para consulta en línea bajo la responsabilidad del Secretario.

La inserción en el estado se hará el día siguiente al de la fecha del auto y en ella ha de constar:

1. La identificación del proceso.
2. Los nombres del demandante y el demandado.
3. La fecha del auto y el cuaderno en que se halla.
4. La fecha del estado y la firma del Secretario.

Para tal efecto, “El estado se insertará en los medios informáticos de la Rama Judicial y permanecerá allí en calidad de medio notificador durante el respectivo día.”

Frente a este tema ha de señalarse que el Centro de Documentación Judicial de la Rama Judicial (CENDOJ), como ya se señaló, ha creado espacios para cada uno de los despachos que entran en el sistema de la ley 1437 para efectos de poder realizar las respectivas publicaciones y notificaciones como lo señala esta ley.

Impone además la norma que de las notificaciones hechas por estado el Secretario dejará certificación con su firma al pie de la providencia notificada y se enviará un mensaje de datos a quienes hayan suministrado su dirección electrónica. Tales estados se conservarán en un archivo disponible para la consulta permanente en línea por cualquier interesado, por el término mínimo de diez (10) años.

Es decir, a partir de la entrada en vigencia del código, desaparece la anotación del estado en la cartelera física de los despachos judiciales, pues cada juzgado deberá disponer del número suficiente de equipos electrónicos al acceso del público para la consulta de los estados.

Es por ello que el artículo 206 ib. determina que los empleados de cada despacho judicial deberán asistir y auxiliar a los usuarios en la debida utilización de las herramientas tecnológicas que se dispongan en cada oficina para la consulta de información sobre las actuaciones judiciales.

6.3. NOTIFICACIÓN DE SENTENCIAS

Según el 203. Las sentencias se notificarán dentro de los tres (3) días siguientes a su fecha, mediante envío de su texto a través de mensaje al buzón electrónico para notificaciones judiciales. En este caso, al expediente se anexará la constancia de recibo generada por el sistema de información, y se entenderá surtida la notificación en tal fecha.

A quienes no se les deba o pueda notificar por vía electrónica, se les notificará por medio de edicto en la forma prevista en el artículo 323 del Código de Procedimiento Civil. Esto solo aplicaría al caso de particulares no obligados a estar inscritos en el registro mercantil que no ejerzan funciones públicas y que no hayan indicado dentro del proceso una dirección de correo electrónico para recibir notificaciones, pues son los únicos a los que no se les puede notificar a través de este medio según lo visto anteriormente.

De otra parte, existe norma especial en cuanto a la notificación y comunicación de la sentencia en proceso electoral, pues el artículo 298 señala que la sentencia se notificará personalmente, el día siguiente a su expedición, a las partes y al agente del Ministerio Público. En este caso, transcurridos dos (2) días sin que se haya hecho notificación personal, se notificará por edicto, que durará fijado por tres (3) días.

Surge en este caso la discusión sobre cómo es la forma de notificación de las sentencias dictadas en audiencia, como la prevista en el inciso final del artículo 179 de la ley 1437, puesto que según la redacción del artículo 203, que regula la notificación de las sentencias, parecería que existe norma especial para cuando se trata de notificar cualquier sentencia.

Frente a este aspecto cabe señalar que hay dos posiciones, la primera, que señala que aunque la sentencia se dicte en el curso de una audiencia, deberán cumplirse los formalismos del artículo 203 (notificación mediante envío de mensaje electrónico), puesto que esta es la norma especial para la notificación de las sentencias; la segunda, que señala que el artículo 203 solo está previsto para las sentencias que se emitan por escrito, es decir, las distintas a la contempladas en el inciso final del artículo 179 de la ley 1437, y por lo tanto en el caso de una sentencia que se emite en audiencia o diligencia, se debe dar aplicación al contenido del artículo 202 que prevé que “Toda decisión que se adopte en audiencia pública o en el transcurso de una diligencia se notificará en estrados y las partes se considerarán notificadas aunque no hayan concurrido.”

Consideramos que esta es la solución más factible, no solo por la no necesidad de surtir todo un trámite posterior de notificación electrónica cuando todas las partes han estado presentes o, incluso, aunque hubiese faltado alguna de ellas, puesto que la norma señala que en este evento se consideran notificadas en estrados sino que pensar en la primera interpretación haría más confuso el tema del cómputo de los términos de ejecutoria de la respectiva providencia en caso de que se realizara en diferentes momentos a los distintos sujetos procesales.

Un criterio adicional para sostener esta tesis es el hecho de que esa fue la intención del legislador, situación que se desprende expresamente de lo que éste ha establecido en el proyecto aprobado del CGP en su artículo 291 numeral 1º inciso 2º, cuando nos indica que las “…entidades públicas se notificarán de las sentencias que se profieran por fuera de audiencia de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 203 de la Ley 1437 de 2011. De las que se profieran en audiencia se notificarán en estrados.” (negrillas fuera de texto)

Aquí se debe tener en cuenta que este último aspecto solo nos sirve como criterio de apoyo a la interpretación que acogemos, pues la vigencia de la norma solo está dispuesta para el año 2004 según la gradualidad que se determine.

6.4. NOTIFICACION POR MEDIOS ELECTRONICOS

El artículo 205 prevé que “Además de los casos contemplados en los artículos anteriores”, se podrán notificar las providencias a través de medios electrónicos, a quien haya aceptado expresamente este medio de notificación.

En este caso, la providencia a ser notificada se remitirá por el Secretario a la dirección electrónica registrada y para su envío se deberán utilizar los mecanismos que garanticen la autenticidad e integridad del mensaje.

Se presumirá que el destinatario ha recibido la notificación cuando el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje. El Secretario hará constar este hecho en el expediente, es decir, aplica aquí la misma mecánica señalada cuando hablamos de la notificación personal.

De las notificaciones realizadas electrónicamente se conservarán los registros para consulta permanente en línea por cualquier interesado.

Según nuestra interpretación de la norma, la expresión además de los casos contemplados en artículos anteriores, consagrada al inicio de la norma, implica que esta es otra posibilidad de notificación, es decir, que si alguna de las partes acepta ser notificada a través de este medio de todas las providencias del proceso, ello se podrá hacer así, sin que se requiera entonces notificársele en las formas precedentes, pues las desplaza para el caso específico. Así, por ejemplo, si todas las partes en un proceso señalan que todas las providencias se les notifiquen a través de medios electrónicos, consideramos que no se requeriría incluir en los estados electrónicos las providencias del respectivo proceso.

Sin embargo, otros intérpretes señalan que no obstante la manifestación de las partes, de todas formas se tornaría obligatorio realizar la notificación por estado electrónico respectiva.

Ello lo fundamentan en el conocimiento y publicidad general de la providencia y en el hecho de que la expresión además contenida en la disposición señala que es una notificación adicional o carga adicional que se impone al secretaria, considerando así dichos intérpretes que esto traería más trabajo al secretario del respectivo despacho o corporación pues debe realizar ambas actividades.

Frente a estos argumentos debemos indicar que no los compartimos puesto que, en primer lugar, no es lógico que el legislador prevea que una providencia se deba notificar a través de varios medios a las mismas personas y en segundo término, por cuanto el derecho a la publicidad de las actuaciones específicas en el proceso solo debe estar garantizado a los sujetos procesales, ya que las comunicaciones en el caso de los procesos que interesan a la comunidad están reguladas en normas especiales donde se ordena publicar avisos sobre admisión de la demanda o de la respectiva sentencia, como sucede para las acciones populares.

De ahí entonces que no se entienda lógico que si las partes y demás sujetos procesales señalan que se quieren notificar electrónicamente de las providencias, deba hacerse anotación en el estado electrónico de la misma decisión, pues ello no solo crea un doble trabajo innecesario para el despacho judicial sino que crearía un conflicto en cuanto al tema del cómputo del término de ejecutoria de las providencias, salvo que se entienda que los términos corren en forma individual para cada notificado. Ello iría también en contravía con la misma disposición que señala que esta es otra posibilidad de notificación de las providencias.

7. Conclusiones.

Como puede verse, el cambio de paradigma es un gran reto, máxime cuando en la mayoría de los despachos judiciales, los servidores públicos no están acostumbrados a la utilización de esta tecnología y pese que hasta ahora no se han implementado capacitación estricta en tal sentido ni existen en todos los despachos de suficientes medios electrónicos para tal efecto o de una conectividad suficiente y confiable en tal sentido, puesto que el plan estratégico, como ya se vio, está programado para un término inicial de 6 años, lo único cierto es que a partir del 2 de julio del presente año se debe dar estricta aplicación a la ley.

Por tal razón, los servidores de la jurisdicción debemos prepararnos en tal sentido,  afrontando desde ahora retos para aprehender estos mecanismos, así como volverlos una costumbre en el trasegar de nuestras labores.

Desde esta perspectiva se hará mucho más sencilla la aplicación del nuevo sistema procesal, sin que por ello desconozcamos que al principio se presentarán innumerables problemas de índole operativo y logístico que debemos soslayar con buen criterio y entusiasmo pues vale aquí retomar las siguientes palabras de Piero Calamandrei:

“[…] El buen funcionamiento de la justicia depende de los hombres y no de las leyes, y el óptimo sistema judicial es aquel en que los jueces y los abogados, vinculados por recíproca confianza, buscan la solución de sus dudas más que en la pesada doctrina, en la viva y fresca humanidad […]”[12] 

Así, todo lo que entre todos podamos aportar para incorporar el uso de las nuevas tecnologías en el quehacer judicial, va a facilitar no solo la operatividad del nuevo procedimiento sino que redundará en una mejor prestación del servicio a los usuarios, los cuales, en su gran mayoría, ya están familiarizados con estos medios en sus labores diarias y ven, con una muy buena actitud, las bondades de la implementación de estas herramientas tecnológicas en la administración de justicia.