Délibération nº 2006-162 du 8 juin 2006 portant adoption d'une norme simplifiée relative aux traitements automatisés de données à caractère personnel mis en oeuvre par les biologistes à des fins de gestion du laboratoire d'analyses de biologie médicale (norme simplifiée nº 53).

La Commission nationale de l'informatique et des libertés,

Vu la convention nº 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;

Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, notamment son article 8 ;

Vu la loi nº 75-626 du 11 juillet 1975 relative aux laboratoires d'analyses de biologie médicale et à leurs directeurs et directeurs adjoints ;

Vu la loi nº 78-17 du 6 janvier 1978, modifiée par la loi nº 2004-801 du 6 août 2004, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 11, 22, 23, 24-I et 30 ;

Vu les articles 226-13 et 226-14 du Code pénal relatifs au secret professionnel ;

Vu le code de la santé publique, et notamment ses articles L. 1111-8 et R. 1111-9 et suivants, L. 6211-1 et suivants et R. 6211-1 et suivants ;

Vu les articles L. 161-29, R. 115-1 et suivants et R. 161-47 du code de la sécurité sociale ;

Vu le décret nº 93-221 du 16 février 1993 relatif aux règles professionnelles des infirmiers et infirmières ;

Vu le décret nº 95-284 du 14 mars 1995 portant code de déontologie pharmaceutique, codifié aux articles L. 4235-1 à L. 4235-77 du code de la santé publique ;

Vu le décret nº 95-1000 du 6 septembre 1995 portant code de déontologie médicale, codifié aux articles R. 4127-1 à R. 4127-112 du code de la santé publique ;

Vu le décret nº 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978, modifiée par la loi nº 2004-801 du 6 août 2004 ;

Vu le Guide de bonne utilisation de l'informatique (GBUI) et le Guide de bonne exécution des analyses (GBEA), publié par l'arrêté du 26 novembre 1999 relatif à la bonne exécution des analyses de biologie médicale ;

Vu la délibération nº 97-008 du 4 février 1997 portant adoption d'une recommandation sur le traitement des données de santé à caractère personnel ;

Après avoir recueilli les observations du Conseil national de l'ordre des médecins (CNOM), du Conseil national de l'ordre des pharmaciens (CNOP), du Syndicat des biologistes (SDB), de la Société française d'informatique de laboratoire (SFIL) et de la Fédération des centres de regroupement informatique et statistique en anatomie pathologique (CRISAP) ;

En vertu de l'article 24 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, la Commission nationale de l'informatique et des libertés est habilitée à établir des normes destinées à simplifier l'obligation de déclaration des traitements les plus courants et dont la mise en oeuvre, dans des conditions régulières, n'est pas susceptible de porter atteinte à la vie privée ou aux libertés.

Les traitements informatisés de données à caractère personnel mis en oeuvre au sein des laboratoires d'analyses de biologie médicale à des fins de gestion du laboratoire sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de cette définition,

Décide :

Article 1. Champ d'application.

Peuvent bénéficier de la procédure de déclaration simplifiée de conformité à la présente norme les traitements de données à caractère personnel mis en oeuvre au sein des laboratoires d'analyses de biologie médicale qui répondent aux conditions définies aux articles 2 à 7 ci-après.

La présente norme ne s'applique pas aux traitements mis en oeuvre au sein des laboratoires spécialisés dans la pratique des examens des caractéristiques génétiques d'une personne à des fins médicales définis à l'article R. 1131-2 du code de la santé publique ou de l'identification par empreintes génétiques dans le cadre de procédures judiciaires. Elle ne s'applique pas à ceux mis en oeuvre au sein des laboratoires qui pratiquent des activités d'assistance médicale à la procréation.

Elle ne s'applique pas non plus aux traitements mis en oeuvre au sein des laboratoires d'anatomo-cyto-pathologie.

Article 2. Finalités du traitement.

Les traitements sont mis en oeuvre pour faciliter la gestion administrative des laboratoires, la réalisation des analyses et l'interprétation et la transmission des résultats.

Ils n'assurent pas d'autres fonctions que :

– l'enregistrement des prescriptions d'analyses ;

– l'enregistrement de la ” fiche de suivi médical ” ;

– la gestion des rendez-vous ;

– la transmission de prélèvements aux fins d'analyses vers d'autres laboratoires ;

– la gestion des analyses et des résultats ;

– l'établissement et la télétransmission des feuilles de soins ;

– l'envoi des résultats et de courriers aux confrères et aux professionnels de santé prescripteurs ;

– la réalisation d'études statistiques à usage interne ;

– la participation à des études épidémiologiques.

Les données personnelles de santé ne peuvent être utilisées que dans l'intérêt direct du patient et, dans les conditions déterminées par la loi, pour les besoins de la santé publique. Toute autre exploitation de ces données, notamment à des fins commerciales, est proscrite.

La constitution et l'utilisation à des fins de prospection ou de promotion commerciales de fichiers composés à partir de données issues directement ou indirectement des prescriptions médicales ou des informations médicales sont interdites, dès lors que ces fichiers permettent d'identifier directement ou indirectement un professionnel de santé.

Article 3. Informations collectées et traitées.

Les informations suivantes relatives au patient peuvent être collectées et traitées :

– identité : nom, prénom, date de naissance, sexe, adresse, numéro de téléphone ;

– numéro de sécurité sociale et taux de prise en charge (régime d'exonération, durée de validité des droits) : pour l'édition des feuilles de soins et la télétransmission aux organismes assurant la gestion du régime obligatoire d'assurance maladie dont il dépend, dans les conditions définies par les articles R. 115-1 et suivants du code de la sécurité sociale ;

– adhésion à un régime complémentaire : numéro d'adhérent et taux de prise en charge ;

– santé : prescriptions, résultats et comptes rendus d'analyses, coordonnées des médecins traitants, renseignements biologiques, cliniques et thérapeutiques, antécédents, traitements en cours.

Des informations relatives aux habitudes de vie du patient peuvent être collectées avec l'accord du patient et dans la stricte mesure où elles sont nécessaires à la réalisation ou à l'interprétation des examens demandés.

Article 4. Destinataires des informations.

Le directeur, le directeur adjoint du laboratoire et, dans la limite des habilitations délivrées par eux et sous leur responsabilité, les membres du personnel du laboratoire ont accès aux informations relatives au patient.

Les laboratoires auxquels sont adressés des prélèvements aux fins d'analyses sont destinataires de l'identité du patient et des informations nécessaires à la réalisation de l'analyse.

Le praticien prescripteur et le ou les médecins traitants désignés par le patient sont destinataires de l'identité du patient et des résultats d'analyses pour les patients qu'ils suivent.

Afin d'assurer la continuité des soins et avec l'accord de la personne concernée, les professionnels de santé et, dans les établissements de santé, les membres de l'équipe de soins assurant sa prise en charge sont destinataires de l'identité du patient et des résultats et comptes rendus d'analyses le concernant.

Afin de permettre le remboursement des actes, des prestations et leur contrôle, les agents habilités des organismes d'assurance maladie ont connaissance, dans la limite de leurs fonctions et pour la durée nécessaire à l'accomplissement de celles-ci, de l'identité de l'assuré, de son numéro de sécurité sociale et du code des actes effectués.

Les personnels habilités des organismes d'assurance maladie complémentaire sont destinataires dans la limite de leurs attributions, de l'identité de leurs assurés, de leur numéro de sécurité sociale et, sous la forme d'une codification tarifaire globale, des actes effectués.

Les organismes de recherche dans le domaine de la santé et les organismes spécialisés dans l'évaluation des pratiques de soins peuvent être destinataires de données personnelles de santé dans les conditions définies par la loi du 6 janvier 1978 modifiée.

Article 5. Durée de conservation.

Les informations enregistrées ne peuvent être conservées dans l'application au-delà d'une durée de cinq ans à compter de la dernière intervention sur le dossier du patient. A l'issue de cette période, elles sont archivées sur un support distinct et peuvent être conservées pendant quinze ans dans des conditions de sécurité équivalentes à celles des autres données enregistrées dans l'application.

Pour les laboratoires d'analyses de biologie médicale soumis aux dispositions de la loi du 11 juillet 1975, le relevé chronologique des analyses effectuées par le laboratoire ou transmises par ce laboratoire à un autre laboratoire doit être conservé pendant dix ans. Les résultats nominatifs des analyses effectuées par le laboratoire doivent être conservés pendant cinq ans.

Pour les laboratoires réalisant des analyses de biologie médicale dans les établissements de santé, les dossiers et livres de registre doivent être conservés pendant vingt ans.

En cas de télétransmission, le double électronique des feuilles de soins transmises ainsi que leurs accusés de réception doivent être conservés pendant 90 jours, conformément à l'article R. 161-47 du code de la sécurité sociale.

Article 6. Information et droit d'accès.

Conformément aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978, modifiée par la loi du 6 août 2004, les personnes dont les données sont enregistrées et conservées dans le fichier du laboratoire sont informées, par un document affiché dans ses locaux ou remis en main propre, de l'identité du responsable du traitement, de la finalité de ce dernier, des destinataires des informations et des modalités pratiques d'exercice de leurs droits, en particulier du droit d'accès aux informations qui les concernent.

Les résultats d'analyses sont remis au patient en main propre ou envoyés sous pli cacheté à ses nom et adresse. Ils peuvent être remis à toute personne dûment mandatée par lui. Lorsqu'un patient est mineur ou majeur protégé par la loi, les résultats ne peuvent être remis qu'à son représentant légal, sauf lorsque la loi prévoit une transmission directe des résultats.

Article 7. Politique de confidentialité et sécurités.

Des mesures de sécurité physique et logique sont mises en place afin de préserver la confidentialité des informations couvertes par le secret médical et d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés, conformément à la législation en vigueur et aux dispositions réglementaires prévues par l'arrêté du 26 novembre 1999 portant guide de bonne exécution des analyses de biologie médicale.

En particulier, le directeur et le directeur adjoint du laboratoire accèdent à l'application en utilisant leur carte de professionnel de santé. Les personnels placés sous leur autorité doivent également disposer d'une carte d'accès ou d'un mot de passe personnel.

En cas d'utilisation du réseau Internet pour transmettre des données personnelles de santé, et en particulier les résultats d'analyses, un système de chiffrement ” fort ” des transmissions et, le cas échéant, une messagerie sécurisée doivent être mis en place ; un dispositif technique approprié doit être installé et mis à jour régulièrement afin de se prémunir des risques de captation des données ; le système de réception des informations doit respecter leur confidentialité. En outre, le système de transmission utilisé doit garantir l'intégrité des données.

Un système permettant une traçabilité des accès et traitements doit également être mis en oeuvre.

Le directeur du laboratoire définit une politique de confidentialité et les mesures effectivement mises en oeuvre pour garantir la sécurité des données.

Article 8. La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française.

Fait à Paris, le 8 juin 2006.

Le vice-président délégué, G. Rosier

An Act relating to the protection of certain information from disclosure in federal criminal proceedings and civil proceedings, and for related purposes

Part 1.-Preliminary

1.- Short title

This Act may be cited as the National Security Information (Criminal and Civil Proceedings) Act 2004.

2.- Commencement

(1) Each provision of this Act specified in column 1 of the table commences, or is taken to have commenced, in accordance with column 2 of the table. Any other statement in column 2 has effect according to its terms.

(2) Column 3 of the table contains additional information that is not part of this Act. Information in this column may be added to or edited in any published version of this Act.

3.- Object of this Act

(1) The object of this Act is to prevent the disclosure of information in federal criminal proceedings and civil proceedings where the disclosure is likely to prejudice national security, except to the extent that preventing the disclosure would seriously interfere with the administration of justice.

(2) In exercising powers or performing functions under this Act, a court must have regard to the object of this Act.

4.- Extension of Act to external Territories

This Act extends to every external Territory.

5.- Act binds Crown

(1) This Act binds the Crown in each of its capacities.

(2) This Act does not make the Crown liable to be prosecuted for an offence.

6.- Application of Act to federal criminal proceedings

(1) Subject to subsection (2), this Act applies to a federal criminal proceeding, whether begun before, on or after the day on which this section commences, if the prosecutor gives notice in writing to the defendant, the defendant´s legal representative and the court that this Act applies to the proceeding.

(2) If the prosecutor gives the notice after the proceeding begins, this Act only applies to the parts of the proceeding that occur after the notice is given (whether or not those parts began before that time).

(3) A notice given under this section is not a legislative instrument.

6A.- Application of Act to civil proceedings

Application to civil proceedings-Attorney-General not a party to proceedings

(1) If:

(a) the Attorney-General is not a party to a civil proceeding, whether begun before, on or after the day on which this section commences; and

(b) the Attorney-General gives notice in writing to the parties to the proceeding, the legal representatives of the parties to the proceeding and the court that this Act applies to the proceeding;

then, subject to subsection (5), this Act applies to the proceeding.

Application to civil proceedings-Attorney-General a party to proceedings

(2) If:

(a) the Attorney-General is, or becomes, a party to a civil proceeding, whether begun before, on or after the day on which this section commences; and

(b) the Minister appointed under subsection (3) or (4) gives notice in writing to the parties to the proceeding, the legal representatives of the parties to the proceeding and the court that this Act applies to the proceeding; then:

(c) subject to subsection (5), this Act applies to the proceeding; and

(d) the Minister must perform the functions and exercise the powers, in relation to the proceeding, that are conferred on the Attorney-General under Divisions 1A, 1, 2, 3 and 4 of Part 3A; and

(e) references in:

(i) Division 4 of Part 2; and

(ii) Divisions 1A, 1, 2, 3 and 4 of Part 3A; and

(iii) Division 2 of Part 5;

to the Attorney-General (other than references to the Attorney-General as a party to the proceeding) are to be read as references to the Minister.

Attorney-General to appoint alternative Minister

(3) The Attorney-General must, as soon as possible after the commencement of this section, appoint in writing another Minister for the purposes of the operation of subsection (2) in relation to all civil proceedings.

(4) If the Minister appointed under subsection (3) is, or becomes, a party to a civil proceeding to which the Attorney-General also is or becomes a party, the Attorney-General must appoint a different Minister for the purposes of the operation of subsection (2) in relation to that civil proceeding.

Application to civil proceedings-notice given after a proceeding has begun

(5) If the Attorney-General or the Minister gives the notice after the proceeding has begun, this Act only applies to the parts of the proceeding that occur after the notice is given (whether or not those parts began before that time).

Notice and appointment are not legislative instruments

(6) A notice given under subsection (1) or (2) and an appointment made by the Attorney-General under subsection (3) or (4) are not legislative instruments for the purposes of the Legislative Instruments Act 2003.

Part 2.-Interpretation

Division 1.-Definitions

7.- Definitions

In this Act, unless the contrary intention appears:

apply to the court means apply to the court either orally or in writing.

ceases to be subject to appeal has the meaning given by section 20.

civil proceeding has the meaning given by section 15A.

court official means an individual who:

(a) is employed or engaged by a court to perform services in the court in relation to a proceeding in the court; or

(b) in relation to a federal criminal proceeding in a court-supervises the defendant in the court.

criminal proceeding has the meaning given by section 13.

defendant, in relation to a federal criminal proceeding, has the meaning given by subsection 15(1).

disclose information in a criminal proceeding or a civil proceeding means:

(a) give the information in evidence in the proceeding; or

(b) otherwise disclose the information to the court conducting the proceeding or to any person for the purposes of the proceeding;

whether orally or by giving, or disclosing the contents of, a document.

document has the same meaning as in the Evidence Act 1995.

federal criminal proceeding has the meaning given by section 14.

information means information as defined in subsection 90.1(1) of the Criminal Code, whether or not in the public domain.

in permitted circumstances has the meaning given by section 16.

international relations has the meaning given by section 10.

law enforcement interests has the meaning given by section 11.

likely to prejudice national security has the meaning given by section 17.

national security has the meaning given by section 8.

national security information means information:

(a) that relates to national security; or

(b) the disclosure of which may affect national security.

prosecutor, in relation to a federal criminal proceeding, means the Director of Public Prosecutions or a person representing the Director in relation to the proceeding.

security has the meaning given by section 9.

substantial adverse effect means an effect that is adverse and not insubstantial, insignificant or trivial.

trial includes a proceeding for the summary conviction of a person.

Division 2.-National security and related definitions

8.- Meaning of national security

In this Act, national security means Australia´s defence, security, international relations or law enforcement interests.

9.- Meaning of security

In this Act, security has the same meaning as in the Australian Security Intelligence Organisation Act 1979.

10.- Meaning of international relations

In this Act, international relations means political, military and economic relations with foreign governments and international organisations.

11.- Meaning of law enforcement interests

In this Act, law enforcement interests includes interests in the following:

(a) avoiding disruption to national and international efforts relating to law enforcement, criminal intelligence, criminal investigation, foreign intelligence and security intelligence;

(b) protecting the technologies and methods used to collect, analyse, secure or otherwise deal with, criminal intelligence, foreign intelligence or security intelligence;

(c) the protection and safety of informants and of persons associated with informants;

(d) ensuring that intelligence and law enforcement agencies are not discouraged from giving information to a nation´s government and government agencies.

Division 3.-Federal criminal proceeding and related definitions

13.- Meaning of criminal proceeding

(1) In this Act, criminal proceeding means a proceeding for the prosecution, whether summarily or on indictment, of an offence or offences.

(2) To avoid doubt, each of the following is part of a criminal proceeding:

(a) a bail proceeding;

(b) a committal proceeding;

(c) the discovery, exchange, production, inspection or disclosure of intended evidence, documents or reports;

(d) a sentencing proceeding;

(e) an appeal proceeding;

(f) a proceeding with respect to any matter in which a person seeks a writ of mandamus or prohibition or an injunction against an officer or officers of the Commonwealth (within the meaning of subsection 39B(1B) of the Judiciary Act 1903) in relation to:

(i) a decision to prosecute a person for one or more offences against a law of the Commonwealth; or

(ii) a related criminal justice process decision (within the meaning of subsection 39B(3) of that Act);

(g) any other pre-trial, interlocutory or post-trial proceeding prescribed by regulations for the purposes of this paragraph.

(3) To avoid doubt, a re-trial, and proceedings relating to the re-trial (including those mentioned in subsection (2)), are part of the same criminal proceeding as the trial.

14.- Meaning of federal criminal proceeding

In this Act, federal criminal proceeding means a criminal proceeding in any court exercising federal jurisdiction, where the offence or any of the offences concerned are against a law of the Commonwealth.

15.- Meaning of defendant in relation to a federal criminal proceeding

(1) In this Act, defendant, in relation to a federal criminal proceeding, means a person charged with the offence or offences concerned (even if the proceeding occurs after any conviction of the person).

(2) If there is more than one defendant in a federal criminal proceeding, this Act applies separately in relation to each defendant.

Division 3A.-Civil proceeding definition

15A.- Meaning of civil proceeding

(1) In this Act, civil proceeding means any proceeding in a court of the Commonwealth, a State or Territory, other than a criminal proceeding.

(2) To avoid doubt, each of the following is part of a civil proceeding:

(a) any proceeding on an ex parte application (including an application made before pleadings are filed in a court);

(b) the discovery, exchange, production, inspection or disclosure of intended evidence, documents or reports;

(c) an appeal proceeding;

(d) any interlocutory or other proceeding prescribed by regulations for the purposes of this paragraph.

(3) To avoid doubt, a re-hearing, and proceedings relating to the re-hearing (including those mentioned in subsection (2)), are part of the same civil proceeding as the hearing.

Division 4.-Other interpretation provisions

16.- Disclosure of information in permitted circumstances

A person discloses information in permitted circumstances if:

(a) the person is the prosecutor in a federal criminal proceeding and the person discloses the information in the course of his or her duties in relation to the proceeding; or

(b) the person discloses the information in circumstances specified by the Attorney-General in a certificate or advice given under section 26, 28, 38F or 38H.

17.- Meaning of likely to prejudice national security

(1) A disclosure of information is likely to prejudice national security if there is a real, and not merely a remote, possibility that the disclosure will prejudice national security.

(2) The contravention of a requirement is likely to prejudice national security if there is a real, and not merely a remote, possibility that the contravention will prejudice national security.

18.- Operation of other Acts etc.

This Act does not affect the operation of the provisions of any other Act, other than:

(a) sections 26, 27, 29, 43 to 45 and 48 of the Evidence Act 1995; and

(b) sections 70, 80 and 80A of the Judiciary Act 1903.

19.- General powers of a court

Power of a court in a federal criminal proceeding

(1) The power of a court to control the conduct of a federal criminal proceeding, in particular with respect to abuse of process, is not affected by this Act, except so far as this Act expressly or impliedly provides otherwise.

(1A) In addition to the powers of a court under this Act in a federal criminal proceeding, the court may make such orders as the court considers appropriate in relation to the disclosure, protection, storage, handling or destruction, in the proceeding, of national security information if:

(a) the court is satisfied that it is in the interest of national security to make such orders; and

(b) the orders are not inconsistent with this Act or regulations made under this Act.

Consideration of a matter in relation to closed hearings in a federal criminal proceeding not to prevent later stay order (2) An order under section 31 does not prevent the court from later ordering that the federal criminal proceeding be stayed on a ground involving the same matter, including that an order made under section 31 would have a substantial adverse effect on a defendant´s right to receive a fair hearing.

Power of a court in a civil proceeding

(3) The power of a court to control the conduct of a civil proceeding, in particular with respect to abuse of process, is not affected by this Act, except so far as this Act expressly or impliedly provides otherwise.

(3A) In addition to the powers of a court under this Act in a civil proceeding, the court may make such orders as the court considers appropriate in relation to the disclosure, protection, storage, handling or destruction, in the proceeding, of national security information if:

(a) the court is satisfied that it is in the interest of national security to make such orders; and

(b) the orders are not inconsistent with this Act or regulations made under this Act.

Consideration of a matter in relation to closed hearings in a civil proceeding not to prevent later stay order

(4) An order under section 38L does not prevent the court from later ordering that the civil proceeding be stayed on a ground involving the same matter, including that an order made under section 38L would have a substantial adverse effect on the substantive hearing in the proceeding.

Factors to be considered when deciding whether to order a stay of a civil proceeding

(5) In deciding whether to order a stay of the civil proceeding, the court must consider:

(a) the extent of any financial loss that a party would suffer as a result of the proceeding being stayed; and

(b) whether a party has reasonable prospects of obtaining a remedy in the proceeding; and

(c) any other matter the court considers relevant.

20.- When an order of a court ceases to be subject to appeal

An order of a court ceases to be subject to appeal when:

(a) the period for appealing against the order ends without an appeal being made; or

(b) if an appeal is made against the order-the appeal is finally determined or otherwise disposed of.

Part 3.-Protection of information whose disclosure in federal criminal proceedings is likely to prejudice etc. national security

Division 1A.-Attorney-General etc. may attend and be heard at federal criminal proceedings

20A.- Attorney-General etc. may attend and be heard at federal criminal proceedings

If, in a federal criminal proceeding, an issue arises relating to the disclosure, protection, storage, handling or destruction, in the proceeding, of national security information, then any or all of the following may attend and be heard at the proceeding:

(a) the Attorney-General;

(b) the Attorney-General´s legal representative;

(c) any other representative of the Attorney-General.

Division 1B.-Court to consider hearing in camera etc.

20B.- Court to consider hearing in camera etc.

(1) If, during a hearing in a federal criminal proceeding, an issue arises relating to the disclosure, protection, storage, handling or destruction, in the proceeding, of national security information, then before hearing the issue, the court must consider making an order under either or both of the following:

(a) subsection 19(1A);

(b) section 93.2 of the Criminal Code.

(2) Subsection (1) does not apply if the issue is the subject of an order that is in force under section 22.

Division 1.-Management of information in federal criminal proceedings

21 National security information hearings

(1) At any time during a federal criminal proceeding, the Attorney-General, the Attorney-General´s legal representative, the prosecutor, the defendant or the defendant´s legal representative may apply to the court for the court to hold a hearing to consider issues relating to the disclosure, protection, storage, handling or destruction, in the proceeding, of national security information, including:

(a) the making of an arrangement of the kind mentioned in section 22; and

(b) the giving of a notice under section 24.

(1A) As soon as possible after making the application, the applicant must notify each of the following that the application has been made:

(a) if the applicant is the Attorney-General or the Attorney-General´s legal representative-the prosecutor, the defendant and the defendant´s legal representative;

(b) if the applicant is the prosecutor-the Attorney-General, the defendant and the defendant´s legal representative;

(c) if the applicant is the defendant or the defendant´s legal representative-the Attorney-General and the prosecutor.

(2) The court must hold the hearing as soon as possible after the application is made.

22.- Arrangements for federal criminal proceedings about disclosures etc. of national security information

(1) At any time during a federal criminal proceeding:

(a) the Attorney-General, on the Commonwealth´s behalf; and

(b) the prosecutor; and

(c) the defendant, or the defendant´s legal representative on the defendant´s behalf;

may agree to an arrangement about the disclosure, protection, storage, handling or destruction, in the proceeding, of national security information.

(2) The court may make such order (if any) as it considers appropriate to give effect to the arrangement.

23.- Protection of national security information disclosed in a federal criminal proceeding

(1) The regulations may prescribe:

(a) ways in which national security information that is disclosed, or to be disclosed, in a federal criminal proceeding must be stored, handled or destroyed; and

(b) ways in which, and places at which, such information may be accessed and documents or records relating to such information may be prepared.

(2) This section does not apply to information that is the subject of an order that is in force under section 22.

Division 2.-Attorney-General´s certificates for protection of information in federal criminal proceedings

Subdivision A.-Notifying Attorney-General etc. of expected disclosure in federal criminal proceedings

24.- Notification of expected disclosure of national security information

(1) If the prosecutor, the defendant or the defendant´s legal representative knows or believes that:

(a) he or she will disclose national security information in a federal criminal proceeding; or

(b) a person whom he or she intends to call as a witness in a federal criminal proceeding will disclose national security information in giving evidence or by the person´s mere presence; or

(c) on his or her application, the court has issued a subpoena to, or made another order in relation to, another person who, because of that subpoena or order, is required (other than as a witness) to disclose national security information in a federal criminal proceeding;

then he or she must, as soon as practicable, give the Attorney-General notice in writing of that knowledge or belief.

When not required to give notice

(1A) However, a person need not give notice about the disclosure of information under subsection (1) if:

(a) another person has already given notice about the disclosure of the information under that subsection; or

(b) the disclosure of the information:

(i) is the subject of a certificate given to the person under section 26 and the certificate still has effect; or

(ii) is the subject of an order that is in force under section 22 or 31; or

(c) the disclosure of the information by the witness to be called:

(i) is the subject of a certificate given to the person under section 28 and the certificate still has effect; or

(ii) is the subject of an order that is in force under section 22 or 31; or

(d) the Attorney-General has given the person advice about the disclosure of the information under subsection 26(7) or 28(10).

Requirements for notice

(2) The notice must:

(a) be in the prescribed form; and

(b) if paragraph (c) does not apply-include a description of the information; and

(c) if the information is contained in a document-be accompanied by a copy of the document or by an extract from the document, that contains the information.

Informing the court etc. of an expected disclosure

(3) A person who gives notice under subsection (1) must also advise the following, in writing, that notice has been given to the Attorney-General:

(a) if the person is the prosecutor:

(i) the court; and

(ii) the defendant; and

(iii) the defendant´s legal representative; and

(iv) any other person mentioned in paragraph (1)(b) or (c); and

(b) if the person is the defendant or the defendant´s legal representative:

(i) the court; and

(ii) the prosecutor; and

(iii) any other person mentioned in paragraph (1)(b) or (c).

(4) The advice must include a description of the information, unless the advice is being given by the defendant or the defendant´s legal representative to the prosecutor.

Adjournment to allow sufficient time for Attorney-General to act on the notice

(5) On receiving the advice, the court must adjourn so much of the proceeding as is necessary to ensure that the information is not disclosed. The court must continue the adjournment until the Attorney-General:

(a) gives a copy of a certificate to the court under subsection 26(4) or 28(3); or

(b) gives advice to the court under subsection 26(7) or 28(10) (which applies if a decision is made not to give a certificate).

Subdivision B.-Notifying Attorney-General etc. where disclosure expected by witness answering question in federal criminal proceedings

25.- Preventing witnesses from disclosing information in federal criminal proceedings by not allowing them to answer questions

Witness expected to disclose information in giving evidence

(1) This section applies if:

(a) a witness is asked a question in giving evidence in a federal criminal proceeding; and

(b) the prosecutor, the defendant or the defendant´s legal representative knows or believes that information that will be disclosed in the witness´s answer is national security information.

(2) The prosecutor, the defendant or the defendant´s legal representative must advise the court of that knowledge or belief.

(2A) However, a person need not advise the court under subsection (2) about the disclosure of information if:

(a) another person has already advised the court about the disclosure of the information under that subsection; or

(b) a notice has been given to the Attorney-General under subsection 24(1) about the disclosure of the information; or

(c) the disclosure of the information:

(i) is the subject of a certificate given to the person under section 26 and the certificate still has effect; or

(ii) is the subject of an order that is in force under section 22 or 31; or

(d) the Attorney-General has given the person advice about the disclosure of the information under subsection 26(7).

Witness to give written answer

(3) If the court is advised under subsection (2) and the witness would, apart from this section, be required to answer the question, the court must order that the witness give the court a written answer to the question.

(4) The court must show the written answer to the prosecutor and, if present, the Attorney-General, the Attorney-General´s legal representative and any other representative of the Attorney-General.

(5) If:

(a) under subsection (4), the Attorney-General´s representative (other than the Attorney-General´s legal representative) is shown the written answer; and

(b) he or she knows or believes that, if the written answer were to be given in evidence in the proceeding, the information that would be disclosed in the witness´s answer is national security information;

then he or she must advise the prosecutor of that knowledge or belief.

Prosecutor must give notice to Attorney-General etc.

(6) If the prosecutor knows, believes, or is advised under subsection (5), that, if the written answer were to be given in evidence in the proceeding, the information that would be disclosed in the witness´s answer is national security information, then the prosecutor must:

(a) advise the court of that knowledge, belief or advice; and

(b) as soon as practicable, give the Attorney-General notice in writing of that knowledge, belief or advice.

(7) However, the prosecutor need not advise the court or give the Attorney-General notice about the written answer under subsection (6) if the information disclosed by the written answer:

(a) is the subject of a certificate or advice given to the prosecutor under section 26 and the certificate still has effect; or

(b) is the subject of an order that is in force under section 22 or 31.

Adjournment to allow sufficient time for Attorney-General to act on the notice

(8) If the court is advised under subsection (6), it must adjourn so much of the proceeding as is necessary to ensure that the information is not disclosed. The court must continue the adjournment until the Attorney-General:

(a) gives a copy of a certificate to the court under subsection 26(4); or

(b) gives advice to the court under subsection 26(7) (which applies if a decision is made not to give a certificate).

Subdivision C-Attorney-General´s federal criminal proceedings certificates

26 Attorney-General´s criminal non-disclosure certificate

(1) This section applies if:

(a) any of the following happens:

(i) the Attorney-General is notified under section 24 that the prosecutor, the defendant or the defendant´s legal representative knows or believes that he or she, or another person, will disclose information in a federal criminal proceeding;

(ii) the Attorney-General for any reason expects that any of the circumstances mentioned in paragraphs 24(1)(a) to (c) will arise under which the prosecutor, the defendant, the defendant´s legal representative or another person will disclose information in a federal criminal proceeding;

(iii) the Attorney-General is notified under subsection 25(6) that the prosecutor knows, believes or is advised that an answer by a witness in a hearing in relation to a federal criminal proceeding will disclose information; and

(b) paragraph 28(1)(a) (about the mere presence of a witness constituting disclosure) does not apply; and

(c) the Attorney-General considers that the disclosure is likely to prejudice national security.

Attorney-General may give a certificate-case where information is in the form of a document

(2) If the information would be disclosed in a document (the source document), the Attorney-General may give each potential discloser (see subsection (8)) of the information in the proceeding:

(a) any of the following:

(i) a copy of the document with the information deleted;

(ii) a copy of the document with the information deleted and a summary of the information attached to the document;

(iii) a copy of the document with the information deleted and a statement of facts that the information would, or would be likely to, prove attached to the document;

together with a certificate that describes the information and states that the potential discloser must not, except in permitted circumstances, disclose the information (whether in the proceeding or otherwise), but may disclose the copy, or the copy and the statement or summary; or

(b) a certificate that describes the information and states that the potential discloser must not, except in permitted circumstances, disclose the information (whether in the proceeding or otherwise).

Attorney-General may give a certificate-case where information is not in the form of a document

(3) If the information would be disclosed other than in a document, the Attorney-General may give each potential discloser of the information in the proceeding:

(a) either:

(i) a written summary of the information; or

(ii) a written statement of facts that the information would, or would be likely to, prove;

together with a certificate that describes the information and states that the potential discloser must not, except in permitted circumstances, disclose the information (whether in the proceeding or otherwise), but may disclose the summary or statement; or

(b) a certificate that describes the information and states that the potential discloser must not, except in permitted circumstances, disclose the information (whether in the proceeding or otherwise).

(4) The Attorney-General must give the court a copy of:

(a) in any case-the certificate; and

(b) if paragraph (2)(a) applies-the source document, the document mentioned in subparagraph (2)(a)(i), (ii) or (iii) and the summary or statement mentioned in subparagraph (2)(a)(ii) or

(iii); and

(c) if paragraph (3)(a) applies-the summary or statement mentioned in that paragraph.

Duration of a certificate

(5) The certificate ceases to have effect when any order by the court under section 31 on the hearing in relation to the certificate ceases to be subject to appeal, unless the certificate is revoked by the Attorney-General before then.

Certificate is not a legislative instrument

(6) A certificate given to a potential discloser under this section is not a legislative instrument for the purposes of the Legislative Instruments Act 2003.

Attorney-General may decide not to give a certificate

(7) If the Attorney-General decides not to do as mentioned in subsection (2) or (3), the Attorney-General must, in writing, advise each potential discloser and the court of his or her decision.

Definition of potential discloser

(8) Each of the following persons is a potential discloser of the information in the proceeding:

(a) in all cases-the prosecutor, the defendant and the defendant´s legal representative;

(b) if subparagraph (1)(a)(i) or (ii) applies and the disclosure is by a person other than the prosecutor, the defendant or the defendant´s legal representative-the other person;

(c) if subparagraph (1)(a)(iii) applies-the witness mentioned in that subparagraph.

27.- Consequences of Attorney-General giving criminal non-disclosure certificate

Consequences of certificate for pre-trial proceedings

(1) If, in a federal criminal proceeding, the Attorney-General gives a potential discloser a certificate under section 26 at any time during a part of the proceeding that occurs before the trial begins, then the certificate is conclusive evidence, during that part of the proceeding and any later part that occurs before the hearing mentioned in paragraph (3)(a) begins, that disclosure of the information in the proceeding is likely to prejudice national security.

Court hearing

(3) If, in a federal criminal proceeding, the Attorney-General gives a potential discloser a certificate under section 26 at any time during the proceeding, the court must:

(a) in any case where the certificate is given to the court before the trial begins-before the trial begins, hold a hearing to decide whether to make an order under section 31 in relation to the disclosure of the information; or

(b) if subparagraph 26(1)(a)(i) or (iii) applies and the certificate is given to the court after the trial begins-continue the adjournment of the proceeding mentioned in subsection 24(5) or 25(8) for the purpose of holding a hearing to decide whether to make an order under section 31 in relation to the disclosure of the information; or

(c) if subparagraph 26(1)(a)(ii) applies and the certificate is given to the court after the trial begins-adjourn the proceeding for the purpose of holding a hearing to decide whether to make an order under section 31 in relation to the disclosure of the information.

(4) If the Attorney-General revokes the certificate at any time while the proceeding is adjourned or the hearing is being held, the court must end the adjournment or the hearing.

(5) The closed hearing requirements apply to the hearing.

28.- Attorney-General´s criminal witness exclusion certificate

(1) This section applies if:

(a) either:

(i) the Attorney-General is notified under section 24 that the prosecutor, the defendant or the defendant´s legal representative knows or believes that a person whom he or she intends to call as a witness in a federal criminal proceeding will disclose information by the person´s mere presence; or

(ii) the Attorney-General for any reason expects that a person whom the prosecutor, the defendant or the defendant´s legal representative intends to call as a witness in a federal criminal proceeding will disclose information by his or her mere presence; and

(b) the Attorney-General considers that the disclosure is likely to prejudice national security.

Attorney-General may give a certificate

(2) The Attorney-General may give a certificate to the prosecutor, the defendant or the defendant´s legal representative, as the case may be, that states that the prosecutor, the defendant or the defendant´s legal representative must not call the person as a witness in the federal criminal proceeding.

(3) The Attorney-General must give a copy of the certificate to the court.

Duration of a certificate

(4) The certificate ceases to have effect when any order by the court under section 31 on the hearing in relation to the certificate ceases to be subject to appeal, unless the certificate is revoked by the Attorney-General before then.

Court hearing

(5) The court must:

(a) if the certificate is given to the court before the trial begins-before the trial begins, hold a hearing to decide whether to make an order under section 31 in relation to the calling of the witness; or

(b) if the certificate is given to the court after the trial begins-adjourn the proceeding for the purpose of holding a hearing to decide whether to make an order under section 31 in relation to the calling of the witness.

(7) The closed hearing requirements apply to the hearing.

(8) If the Attorney-General revokes the certificate at any time while the proceeding is adjourned or the hearing is being held, the court must end the adjournment or the hearing.

Certificate is not a legislative instrument

(9) A certificate given to the prosecutor, the defendant or the defendant´s legal representative under this section is not a legislative instrument for the purposes of the Legislative Instruments Act 2003.

Attorney-General may decide not to give a certificate

(10) If the Attorney-General decides not to do as mentioned in subsection (2), the Attorney-General must, in writing, advise the prosecutor, the defendant or the defendant´s legal representative, as the case requires, and the court of his or her decision.

Division 3.-Closed hearings and non-disclosure or witness exclusion orders in federal criminal proceedings

29.- Closed hearing requirements in federal criminal proceedings

(1) This section sets out the closed hearing requirements for a hearing under subsection 27(3) or 28(5).

Who may be present

(2) Subject to this section, no-one, including the jury (if any), must be present at the hearing except:

(a) the magistrate, judge or judges comprising the court; and

(b) court officials; and

(c) the prosecutor; and

(d) the defendant; and

(e) any legal representative of the defendant; and

(f) the Attorney-General, the Attorney-General´s legal representative and any other representative of the Attorney-General; and

(g) any witnesses allowed by the court.

(3) If the court considers that the information concerned would be disclosed to:

(a) the defendant; or

(b) any legal representative of the defendant who has not been given a security clearance at the level considered appropriate by the Secretary in relation to the information concerned; or

(c) any court official who has not been given a security clearance at the level considered appropriate by the Secretary in relation to the information concerned;

and that the disclosure would be likely to prejudice national security, the court may order that the defendant, the legal representative or the court official is not entitled to be present during any part of the hearing in which the prosecutor or any person mentioned in paragraph (2)(f):

(d) gives details of the information; or

(e) gives information in arguing why the information should not be disclosed, or why the witness should not be called to give evidence, in the proceeding.

Defendant´s submissions about prosecutor´s non-disclosure arguments

(4) If, at the hearing, the prosecutor or any person mentioned in paragraph (2)(f) argues that any information should not be disclosed, or that the witness should not be called to give evidence, in the proceeding, the defendant and any legal representative of the defendant must be given the opportunity to make submissions to the court about the argument that the information should not be disclosed or the witness should not be called.

Court to make etc. record of hearing

(5) The court must:

(a) whether before or after it makes an order under section 31, make a record of the hearing; and

(b) keep the record; and

(c) make the record available to:

(i) a court that hears an appeal against, or reviews, its decision on the hearing; and

(ii) the prosecutor; and

(iii) the Attorney-General and any legal representative of the Attorney-General; and

(d) allow any legal representative of the defendant, who has been given a security clearance at the level considered appropriate by the Secretary, to have access to the record, and to prepare documents or records in relation to the record, in a way and at a place prescribed by the regulations for the purposes of this paragraph; and

(e) not make the record available to, nor allow the record to be accessed by, anyone except as mentioned in this subsection.

Copy of proposed record to be given to prosecutor etc.

(6) Before the court makes the record under subsection (5), the court must give a copy of the proposed record to the prosecutor and the Attorney-General (each of whom is a record recipient).

Statement recipient may request variation of proposed record

(7) If a record recipient considers that making the proposed record available as mentioned in subparagraph (5)(c)(i) and allowing access to it as mentioned in paragraph (5)(d) will disclose information and the disclosure is likely to prejudice national security, the record recipient may request that the court vary the proposed record so that the information will not be disclosed.

Court´s decision

(8) The court must make a decision on the request.

29A.- Request to delay making record available pending appeal decision

(1) If the court makes a decision under subsection 29(8), a record recipient (within the meaning of subsection 29(6)) may request that the court delay making the record to allow time for the record recipient to:

(a) decide whether to appeal against the court´s decision; and

(b) if the recipient decides to do so-make the appeal.

(2) The court must grant the request.

31.- Court orders in federal criminal proceedings

Non-disclosure certificate hearings

(1) After holding a hearing required under subsection 27(3) in relation to the disclosure of information in a federal criminal proceeding, the court must make an order under one of subsections (2), (4) and (5) of this section.

(2) If the information is in the form of a document, the court may order under this subsection that:

(a) any person to whom the certificate mentioned in subsection 26(2) or (3) was given in accordance with that subsection; and

(b) any person to whom the contents of the certificate have been disclosed for the purposes of the hearing; and

(c) any other specified person;

must not, except in permitted circumstances, disclose the information (whether in the proceeding or otherwise), but may, subject to subsection (3), disclose (which disclosure may or may not be the same as was permitted in the Attorney-General´s certificate) in the proceeding:

(d) a copy of the document with the information deleted; or

(e) a copy of the document with the information deleted and a summary of the information, as set out in the order, attached to the document; or

(f) a copy of the document with the information deleted and a statement of facts, as set out in the order, that the information would, or would be likely to, prove attached to the document.

(3) If the court makes an order under subsection (2), the copy of the document is admissible in evidence if, apart from the order, it is admissible. However if:

(a) a person who is the subject of the order seeks to adduce evidence of the contents of the document; and

(b) the contents of the document are admissible in evidence in the proceeding;

the person may adduce evidence of the contents of the document by tendering the copy, or the copy and the summary or statement, mentioned in that subsection.

(4) The court may, regardless of the form of the information, order under this subsection that:

(a) any person to whom the certificate mentioned in subsection 26(2) or (3) was given in accordance with that subsection; and

(b) any person to whom the contents of the certificate have been disclosed for the purposes of the hearing; and

(c) any other specified person;

must not, except in permitted circumstances, disclose the information (whether in the proceeding or otherwise).

(5) The court may, regardless of the form of the information, order under this subsection that any person may disclose the information in the proceeding. However, the information is only admissible in evidence in the proceeding if, apart from the order, it is admissible.

Witness exclusion certificate hearings

(6) After holding a hearing required under subsection 28(5), the court must order that:

(a) the prosecutor, the defendant or the defendant´s legal representative must not call the person as a witness in the federal criminal proceeding; or

(b) the prosecutor, the defendant or the defendant´s legal representative may call the person as a witness in the federal criminal proceeding.

Factors to be considered by court

(7) The Court must, in deciding what order to make under this section, consider the following matters:

(a) whether, having regard to the Attorney-General´s certificate, there would be a risk of prejudice to national security if:

(i) where the certificate was given under subsection 26(2) or (3)-the information were disclosed in contravention of the certificate; or

(ii) where the certificate was given under subsection 28(2)-the witness were called;

(b) whether any such order would have a substantial adverse effect on the defendant´s right to receive a fair hearing, including in particular on the conduct of his or her defence;

(c) any other matter the court considers relevant.

(8) In making its decision, the Court must give greatest weight to the matter mentioned in paragraph (7)(a).

32.- Reasons for court orders

Requirement to give reasons

(1) The court must give a written statement of its reasons for making an order under section 31 to the following people:

(a) the person who is the subject of the order;

(b) the prosecutor;

(c) the defendant;

(d) any legal representative of the defendant;

(e) the Attorney-General and any legal representative of the Attorney-General.

Copy of proposed statement to be given to prosecutor etc.

(2) Before the court gives its statement under subsection (1), the court must give a copy of the proposed statement to the prosecutor and the Attorney-General (each of whom is a statement recipient).

Statement recipient may request variation of proposed statement

(3) If a statement recipient considers that giving the proposed statement will disclose information and the disclosure is likely to prejudice national security, the statement recipient may request that the court vary the proposed statement so that the information will not be disclosed.

Court´s decision

(4) The court must make a decision on the request.

33.- Request to delay giving section 32 statement pending appeal decision

(1) If the court makes a decision under section 32, a statement recipient (within the meaning of that section) may request that the court delay giving its statement of reasons to allow time for the statement recipient to:

(a) decide whether to appeal against the court´s decision; and

(b) if the statement recipient decides to do so-make the appeal.

(2) The court must grant the request.

34.- Period of operation of court orders

An order made by the court under this Division:

(a) does not come into force until the order ceases to be subject to appeal; and

(b) remains in force until it is revoked by the court.

35.- Consequence of certain court orders

(1) If:

(a) in accordance with paragraph 27(3)(a), the court holds a hearing to decide whether to make an order under section 31 in relation to information described in a certificate given to the court before the trial in a federal criminal proceeding began; and

(b) after holding the hearing, the court makes an order under subsection 31(5) that any person may disclose the information;

the order does not have the effect that there are grounds for re-conducting any part of the proceeding that took place before the trial began.

(2) If:

(a) in accordance with paragraph 28(5)(a), the court holds a hearing to decide whether to make an order under section 31 in relation to the calling of a witness that is the subject of a certificate given to the court before the trial in a federal criminal proceeding began; and

(b) after holding the hearing, the court makes an order under paragraph 31(6)(b) that the person may be called as a witness;

the order does not have the effect that there are grounds for re-conducting any part of the proceeding that took place before the trial began.

36.- Adjournment after certain court orders

(1) If the court makes an order under section 31, the prosecutor may apply to the court for an adjournment of the federal criminal proceeding to allow time for the prosecutor to:

(a) decide whether to appeal against the court order or to withdraw the proceeding; and

(b) if the prosecutor decides to do so-make the appeal or withdrawal.

(2) If the court makes an order under section 31, the defendant may apply to the court for an adjournment of the federal criminal proceeding to allow time for the defendant to:

(a) decide whether to appeal against the court order; and

(b) if the defendant decides to do so-make the appeal.

(3) The court must grant the adjournment.

Division 4.-Appeals in federal criminal proceedings

36A.- Appeal against court decision under section 29

(1) A record recipient (within the meaning of subsection 29(6)) may appeal against a decision of the court made under subsection 29(8).

(2) The court that has jurisdiction to hear and determine appeals from the judgment on the trial in the proceeding has jurisdiction to hear and determine any appeal under this section.

37.- Appeals against court orders under section 31

(1) The prosecutor, the defendant or the Attorney-General may appeal against any order of the court made under section 31.

(2) The court that has jurisdiction to hear and determine appeals from the judgment on the trial in the proceeding has jurisdiction to hear and determine any appeal under this section.

38.- Appeal against court decisions under section 32

(1) A statement recipient (within the meaning of section 32) may appeal against any decision of the court made under section 32.

(2) The court that has jurisdiction to hear and determine appeals from the judgment on the trial in the proceeding has jurisdiction to hear and determine any appeal under this section.

Part 3A.-Protection of information whose disclosure in civil proceedings is likely to prejudice etc. national security

Division 1A.-Attorney-General etc. may attend and be heard at civil proceedings

38AA.- Attorney-General etc. may attend and be heard at civil proceedings

If, in a civil proceeding, an issue arises relating to the disclosure, protection, storage, handling or destruction, in the proceeding, of national security information, then any or all of the following may attend and be heard at the proceeding:

(a) the Attorney-General;

(b) the Attorney-General´s legal representative;

(c) any other representative of the Attorney-General.

Division 1B.-Court to consider hearing in camera etc.

38AB.- Court to consider hearing in camera etc.

(1) If, during a hearing in a civil proceeding, an issue arises relating to the disclosure, protection, storage, handling or destruction, in the proceeding, of national security information, then before hearing the issue, the court must consider making an order under either or both of the following:

(a) subsection 19(3A);

(b) section 93.2 of the Criminal Code.

(2) Subsection (1) does not apply if the issue is the subject of an order that is in force under section 38B.

Division 1.-Management of information in civil proceedings

38A.- National security information hearings

(1) At any time during a civil proceeding, the Attorney General, the Attorney-General´s legal representative, a party to the proceeding or a party´s legal representative may apply to the court for the court to hold a hearing to consider issues relating to the disclosure, protection, storage, handling or destruction, in the proceeding, of national security information, including:

(a) the making of an arrangement of the kind mentioned in section 38B; and

(b) the giving of a notice under section 38D.

(2) As soon as possible after making the application, the applicant must notify each of the following that the application has been made:

(a) if the applicant is the Attorney-General or the Attorney-General´s legal representative-the parties and the parties´legal representatives;

(b) if the applicant is a party or a party´s legal representative-the Attorney-General, the other parties and the other parties´legal representatives.

(4) The court must hold the hearing as soon as possible after the application is made.

38B.- Arrangements for civil proceedings about disclosures etc. of national security information

(1) At any time during a civil proceeding:

(a) the Attorney-General, on the Commonwealth´s behalf; and

(b) the parties to the proceeding, or their legal representatives on their behalf;

may agree to an arrangement about the disclosure, protection, storage, handling or destruction, in the proceeding, of national security information.

(2) The court may make such order (if any) as it considers appropriate to give effect to the arrangement.

38C.- Protection of national security information disclosed in a civil proceeding

(1) The regulations may prescribe:

(a) ways in which national security information that is disclosed, or to be disclosed, in a civil proceeding must be stored, handled or destroyed; and

(b) ways in which, and places at which, such information may be accessed and documents or records relating to such information may be prepared.

(2) This section does not apply to information that is the subject of an order that is in force under section 38B.

Division 2.-Attorney-General´s certificates for protection of information in civil proceedings

Subdivision A.-Notifying Attorney-General etc. of expected disclosure in civil proceedings

38D.- Notification of expected disclosure of national security information

(1) If a party, or the legal representative of a party, to a civil proceeding knows or believes that:

(a) he or she will disclose national security information in the proceeding; or

(b) a person whom he or she intends to call as a witness in the proceeding will disclose national security information in giving evidence or by the person´s mere presence; or

(c) on his or her application, the court has issued a subpoena to, or made another order in relation to, another person who, because of that subpoena or order, is required (other than as a witness) to disclose national security information in the proceeding;

then he or she must, as soon as practicable, give the Attorney-General notice in writing of that knowledge or belief.

(2) However, a party or a party´s legal representative need not give the Attorney-General notice about the disclosure of the information under subsection (1) if:

(aa) another person has already given notice about the disclosure of the information under that subsection; or

(a) the information to be disclosed:

(i) is the subject of a certificate given to the party or the legal representative under section 38F and the certificate still has effect; or

(ii) is the subject of an order in force under section 38B or 38L; or

(b) the disclosure of information by the witness to be called:

(i) is the subject of a certificate given to the party or the legal representative under section 38H and the certificate still has effect; or

(ii) is the subject of an order in force under section 38B or 38L; or

(c) the Attorney-General has given the party or the legal representative advice about the disclosure of the information under subsection 38F(7) or 38H(9).

Requirements for notice

(3) The notice must:

(a) be in the prescribed form; and

(b) if paragraph (c) does not apply-include a description of the information; and

(c) if the information is contained in a document-be accompanied by a copy of the document or by an extract from the document, that contains the information.

Informing the court etc. of an expected disclosure

(4) A person who gives notice under subsection (1) must also advise, in writing:

(a) the court; and

(b) the other parties; and

(c) the other parties´ legal representatives; and

(d) any other person mentioned in paragraph (1)(b) or (c);

that notice has been given to the Attorney-General. The advice must include a description of the information.

Adjournment to allow sufficient time for Attorney-General to act on the notice

(5) On receiving the advice, the court must adjourn so much of the proceeding as is necessary to ensure that the information is not disclosed. The court must continue the adjournment until the Attorney-General:

(a) gives a copy of a certificate to the court under subsection 38F(5) or 38H(4); or

(b) gives advice to the court under subsection 38F(7) or 38H(9) (which applies if a decision is made not to give a certificate).

Subdivision B.-Notifying Attorney-General etc. where disclosure expected by witness answering question in civil proceedings

38E.- Preventing witnesses from disclosing information in civil proceedings by not allowing them to answer questions

Witness expected to disclose information in giving evidence

(1) This section applies if:

(a) a witness is asked a question in giving evidence in a civil proceeding; and

(b) a party, or the legal representative of a party, to the proceeding knows or believes that information that will be disclosed in the witness´s answer is national security information.

(2) The party or legal representative must advise the court of that knowledge or belief.

(2A) However, a person need not advise the court under subsection (2) about the disclosure of information if:

(a) another person has already advised the court about the disclosure of the information under that subsection; or

(b) a notice has been given to the Attorney-General under subsection 38D(1) about the disclosure of the information; or

(c) the disclosure of the information:

(i) is the subject of a certificate given to the person under section 38F and the certificate still has effect; or

(ii) is the subject of an order that is in force under section 38B or 38L; or

(d) the Attorney-General has given the person advice about the disclosure of the information under subsection 38F(7).

Witness must give written answer to question

(3) If the court is advised under subsection (2), the court must order that the witness give the court a written answer to the question.

Court must adjourn proceeding

(4) On receiving the written answer, the court must adjourn so much of the proceeding as is necessary to ensure that the information is not disclosed. However, the court need not do so if the information disclosed by the written answer:

(a) is the subject of a certificate given to the court under section 38F and the certificate still has effect; or

(b) is the subject of an order in force under section 38B or 38L.

(5) If the court adjourns a part of the proceeding under subsection (4), the court must give the written answer to the Attorney-General.

(6) The court must continue the adjournment until the Attorney-General gives a copy of a certificate to the court under subsection 38F(5) or gives advice to the court under subsection 38F(7) (which applies if a decision is made not to give a certificate).

Subdivision C.-Attorney-General´s civil proceedings certificates

38F.- Attorney-General´s civil non-disclosure certificate

(1) This section applies if:

(a) any of the following happens:

(i) the Attorney-General is notified under section 38D that a party, or the legal representative of a party, to a civil proceeding knows or believes that he or she or another person will disclose information in the proceeding;

(ii) the Attorney-General for any reason expects that any of the circumstances mentioned in paragraphs 38D(1)(a) to (c) will arise under which a party, the legal representative of a party or another person will disclose information in a civil proceeding;

(iii) the Attorney-General considers that a written answer given by a witness under section 38E in a civil proceeding will disclose information; and

(b) paragraph 38H(1)(a) (about the mere presence of a witness constituting disclosure) does not apply; and

(c) the Attorney-General considers that the disclosure is likely to prejudice national security.

Attorney-General may give a certificate-case where information is in the form of a document

(2) If the information would be disclosed in a document (the source document), the Attorney-General may give each potential discloser (see subsection (9)) of the information in the proceeding:

(a) any of the following:

(i) a copy of the document with the information deleted;

(ii) a copy of the document with the information deleted and a summary of the information attached to the document;

(iii) a copy of the document with the information deleted and a statement of facts that the information would, or would be likely to, prove attached to the document;

together with a certificate that describes the information and states that the potential discloser must not, except in permitted circumstances, disclose the information (whether in the proceeding or otherwise), but may disclose the copy, or the copy and the statement or summary; or

(b) a certificate that describes the information and states that the potential discloser must not, except in permitted circumstances, disclose the information (whether in the proceeding or otherwise).

Attorney-General may give a certificate-case where information is not in the form of a document

(3) If the information would be disclosed other than in a document, the Attorney-General may give each potential discloser of the information in the proceeding:

(a) either:

(i) a written summary of the information; or

(ii) a written statement of facts that the information would, or would be likely to, prove;

together with a certificate that describes the information and states that the potential discloser must not, except in permitted circumstances, disclose the information (whether in the proceeding or otherwise), but may disclose the summary or statement; or

(b) a certificate that describes the information and states that the potential discloser must not, except in permitted circumstances, disclose the information (whether in the proceeding or otherwise).

Certificate may be given at same time as notice is given under section 6A

(4) If subparagraph (1)(a)(ii) applies in respect of the proceeding, the certificate may be given at the same time as notice is given under section 6A that this Act applies to the proceeding.

Copy of certificate must be given to the court

(5) The Attorney-General must give the court a copy of:

(a) in any case-the certificate; and

(b) if paragraph (2)(a) applies-the source document, the document mentioned in subparagraph (2)(a)(i), (ii) or (iii) and the summary or statement mentioned in subparagraph (2)(a)(ii) or (iii); and

(c) if paragraph (3)(a) applies-the summary or statement mentioned in that paragraph.

Duration of a certificate

(6) The certificate ceases to have effect when:

(a) the court makes an order under section 38B about the disclosure, in the proceeding, of information that is the subject of the certificate, unless the certificate is revoked by the Attorney-General before then; or

(b) any order by the court under section 38L on the hearing in relation to the certificate ceases to be subject to appeal, unless the certificate is revoked by the Attorney-General before then.

Attorney-General may decide not to give a certificate

(7) If the Attorney-General decides not to do as mentioned in subsection (2) or (3), the Attorney-General must, in writing, advise each potential discloser and the court of his or her decision.

Certificate and written advice are not legislative instruments

(8) A certificate given under subsection (2) or (3) and a written advice given under subsection (7) are not legislative instruments for the purposes of the Legislative Instruments Act 2003.

Definition of potential discloser

(9) Each of the following persons is a potential discloser of the information in the proceeding:

(a) in all cases-the parties and the parties´ legal representatives;

(b) if subparagraph (1)(a)(i) or (ii) applies and the disclosure is by a person other than a party or a party´s legal representative-the other person;

(c) if subparagraph (1)(a)(iii) applies-the witness mentioned in that subparagraph.

38G.- Consequences of Attorney-General giving civil non-disclosure certificate

(1) If, under section 38F, the Attorney-General gives a potential discloser a certificate at any time during a civil proceeding, the court must:

(a) in any case where the certificate is given to the court before the substantive hearing in the proceeding begins-before the substantive hearing in the proceeding begins, hold a hearing to decide whether to make an order under section 38L in relation to the disclosure of the information; or

(b) if subparagraph 38F(1)(a)(i) or (iii) applies and the certificate is given to the court after the substantive hearing in the proceeding begins-continue the adjournment of the proceeding mentioned in subsection 38D(5) or 38E(6) for the purpose of holding a hearing to decide whether to make an order under section 38L in relation to the disclosure of the information; or

(c) if subparagraph 38F(1)(a)(ii) applies and the certificate is given to the court after the substantive hearing in the proceeding begins-adjourn the proceeding for the purpose of holding a hearing to decide whether to make an order under section 38L in relation to the disclosure of the information.

(2) If, while the proceeding is adjourned or the hearing is being held:

(a) the court makes an order under section 38B about the disclosure, in the proceeding, of information that is the subject of the certificate; or

(b) the Attorney-General revokes the certificate;

the court must end the adjournment or the hearing.

(3) The closed hearing requirements apply to the hearing to decide whether to make an order under section 38L.

38H.- Attorney-General´s civil witness exclusion certificate

(1) This section applies if:

(a) either:

(i) the Attorney-General is notified under section 38D that a party, or the legal representative of a party, to a civil proceeding knows or believes that a person whom the party or legal representative intends to call as a witness in the proceeding will disclose information by his or her mere presence; or

(ii) the Attorney-General for any reason expects that a person whom a party, or the legal representative of a party, to a civil proceeding intends to call as a witness in the proceeding will disclose information by his or her mere presence; and

(b) the Attorney-General considers that the disclosure is likely to prejudice national security.

Attorney-General may give a certificate

(2) The Attorney-General may give a certificate to the relevant party or legal representative that states that he or she must not call the person as a witness in the proceeding.

Certificate may be given at same time as notice is given under section 6A

(3) If subparagraph (1)(a)(ii) applies in respect of the proceeding, the certificate may be given at the same time as notice is given under section 6A that this Act applies to the proceeding.

Copy of certificate must be given to the court

(4) The Attorney-General must give a copy of the certificate to the court.

Duration of a certificate

(5) The certificate ceases to have effect when:

(a) the court makes an order under section 38B about the disclosure, in the proceeding, of information by the mere presence of the person who is the subject of the certificate, unless the certificate is revoked by the Attorney-General before then; or

(b) any order by the court under section 38L on the hearing in relation to the certificate ceases to be subject to appeal, unless the certificate is revoked by the Attorney-General before then.

Court hearing

(6) The court must:

(a) if the certificate is given to the court before the substantive hearing in the proceeding begins-before the substantive hearing in the proceeding begins, hold a hearing to decide whether to make an order under section 38L in relation to the calling of the witness; or

(b) if the certificate is given to the court after the substantive hearing in the proceeding begins-adjourn the proceeding for the purpose of holding a hearing to decide whether to make an order under section 38L in relation to the calling of the witness.

(7) The closed hearing requirements apply to the hearing to decide whether to make an order under section 38L.

(8) If, while the proceeding is adjourned or the hearing is being held:

(a) the court makes an order under section 38B about the disclosure, in the proceeding, of information by the mere presence of the person who is the subject of the certificate; or

(b) the Attorney-General revokes the certificate;

the court must end the adjournment or the hearing.

Attorney-General may decide not to give a certificate

(9) If the Attorney-General decides not to do as mentioned in subsection (2), the Attorney-General must, in writing, advise:

(a) the relevant party or legal representative; and

(b) the court;

of his or her decision.

Certificate and written advice are not legislative instruments

(10) A certificate given under subsection (2) and a written advice given under subsection (9) are not legislative instruments for the purposes of the Legislative Instruments Act 2003.

Division 3.-Closed hearings and non-disclosure or witness exclusion orders in civil proceedings

38I.- Closed hearing requirements in civil proceedings

(1) This section sets out the closed hearing requirements for a hearing under subsection 38G(1) or 38H(6).

Who may be present

(2) Subject to this section, no-one, including the jury (if any), must be present at the hearing except:

(a) the magistrate, judge or judges comprising the court; and

(b) court officials; and

(c) the parties to the proceeding; and

(d) the parties´ legal representatives; and

(e) the Attorney-General, the Attorney-General´s legal representative and any other representative of the Attorney-General; and

(f) any witnesses allowed by the court.

(3) If the court considers that:

(a) the information concerned would be disclosed to any of the following persons:

(i) a party to the proceeding;

(ii) a party´s legal representative;

(iii) any court official;

who have not been given a security clearance at the level considered appropriate by the Secretary in relation to the information concerned; and

(b) the disclosure would be likely to prejudice national security;

the court may order that the party, the legal representative or the court official is not entitled to be present during any part of the hearing in which any person referred to in paragraph (2)(e):

(c) gives details of the information; or

(d) gives information in arguing why the information should not be disclosed, or why the witness should not be called to give evidence, in the proceeding.

Submissions about non-disclosure arguments

(4) If, at the hearing, any person referred to in paragraph (2)(e) argues that:

(a) any information should not be disclosed; or

(b) the witness should not be called to give evidence in the proceeding;

the other parties to the proceeding and any legal representatives of the other parties must be given the opportunity to make submissions to the court about the argument that the information should not be disclosed or the witness should not be called.

Court to make etc. record of hearing

(5) The court must:

(a) whether before or after it makes an order under section 38L, make a record of the hearing; and

(b) keep the record; and

(c) make the record available to a court that hears an appeal against, or reviews, its decision on the hearing; and

(d) not make the record available to, nor allow the record to be accessed by, anyone except as mentioned in this section.

Copy of record to be given to the Attorney-General etc.

(6) If section 38K applies, the court must give a copy of the record to the Attorney-General and his or her legal representative.

Request to vary record

(7) If the Attorney-General considers that:

(a) allowing access to the record by:

(i) a party who has been given a security clearance at the level considered appropriate by the Secretary but who has not engaged a legal representative; or

(ii) any party´s legal representative who has been given a security clearance at the level considered appropriate by the Secretary;

will disclose information; and

(b) the disclosure is likely to prejudice national security;

the Attorney-General or his or her legal representative may request that the court vary the record so that the information will not be disclosed.

Decision by the court

(8) The court must make a decision on the request.

Access to the record by a party or party´s legal representative

(9) The court must:

(a) allow:

(i) a party who has been given a security clearance at the level considered appropriate by the Secretary but who has not engaged a legal representative; or

(ii) any party´s legal representative who has been given a security clearance at the level considered appropriate by the Secretary;

to have access to:

(iii) the record as varied in accordance with this section, and if applicable, section 38J; or

(iv) if subparagraph (iii) does not apply-the record;

and to prepare documents or records in relation to the varied record or the record, in a way and at a place prescribed by the regulations for the purposes of this paragraph; and

(b) not make the varied record available to, nor allow the varied record to be accessed by, anyone except as mentioned in this subsection.

38J.- Request to delay making record available pending appeal decision

(1) If the court makes a decision under subsection 38I(8), the Attorney-General or his or her legal representative may request that the court delay allowing access to the varied record or the record as mentioned in paragraph 38I(9)(a) to allow time for the Attorney-General to:

(a) decide whether to appeal against the court´s decision; and

(b) if the Attorney-General decides to do so-make the appeal.

(2) The court must grant the request.

38L.- Court orders in civil proceedings

Civil non-disclosure certificate hearings

(1) After holding a hearing required under subsection 38G(1) in relation to the disclosure of information in a civil proceeding, the court must make an order under one of subsections (2), (4) and (5) of this section.

(2) If the information is in the form of a document, the court may order under this subsection that:

(a) any person to whom the certificate mentioned in subsection 38F(2) or (3) was given in accordance with that subsection; and

(b) any person to whom the contents of the certificate have been disclosed for the purposes of the hearing; and

(c) any other specified person;

must not, except in permitted circumstances, disclose the information (whether in the proceeding or otherwise), but may, subject to subsection (3), disclose (which disclosure may or may not be the same as was permitted in the Attorney-General´s certificate) in the proceeding:

(d) a copy of the document with the information deleted; or

(e) a copy of the document with the information deleted and a summary of the information, as set out in the order, attached to the document; or

(f) a copy of the document with the information deleted and a statement of facts, as set out in the order, that the information would, or would be likely to, prove attached to the document.

(3) If the court makes an order under subsection (2), the copy of the document is admissible in evidence if, apart from the order, it is admissible. However, if:

(a) a person who is the subject of the order seeks to adduce evidence of the contents of the document; and

(b) the contents of the document are admissible in evidence in the proceeding;

the person may adduce evidence of the contents of the document by tendering the copy, or the copy and the summary or statement, mentioned in that subsection.

(4) The court may, regardless of the form of the information, order under this subsection that:

(a) any person to whom the certificate mentioned in subsection 38F(2) or (3) was given in accordance with that subsection; and

(b) any person to whom the contents of the certificate have been disclosed for the purposes of the hearing; and

(c) any other specified person;

must not, except in permitted circumstances, disclose the information (whether in the proceeding or otherwise).

(5) The court may, regardless of the form of the information, order under this subsection that any person may disclose the information in the proceeding. However, the information is only admissible in evidence in the proceeding if, apart from the order, it is admissible.

Civil witness exclusion certificate hearings

(6) After holding a hearing required under subsection 38H(6), the court must order that:

(a) the relevant party or legal representative must not call the person as a witness in the civil proceeding; or

(b) the relevant party or legal representative may call the person as a witness in the civil proceeding.

Factors to be considered by court

(7) The court must, in deciding what order to make under this section, consider the following matters:

(a) whether, having regard to the Attorney-General´s certificate, there would be a risk of prejudice to national security if:

(i) where the certificate was given under subsection 38F(2) or (3)-the information were disclosed in contravention of the certificate; or

(ii) where the certificate was given under subsection 38H(2)-the witness were called;

(b) whether any such order would have a substantial adverse effect on the substantive hearing in the proceeding;

(c) any other matter the court considers relevant.

(8) In making its decision, the court must give greatest weight to the matter mentioned in paragraph (7)(a).

38M.- Reasons for court orders

Requirement to give reasons

(1) The court must give a written statement of its reasons for making an order under section 38L to the following people:

(a) the person who is the subject of the order;

(b) the parties to the proceeding;

(c) the parties´ legal representatives;

(d) the Attorney-General and his or her legal representative.

Copy of proposed statement to be given to the Attorney-General etc.

(2) Before the court gives its statement under subsection (1), the court must give a copy of the proposed statement to the Attorney-General and his or her legal representative.

Request to vary proposed statement

(3) If the Attorney-General considers that giving the proposed statement will disclose information and the disclosure is likely to prejudice national security, the Attorney-General or his or her legal representative may request that the court vary the proposed statement so that the information will not be disclosed.

Court´s decision

(4) The court must make a decision on the request.

38N.- Request to delay giving section 38M statement pending appeal decision

(1) If the court makes a decision under section 38M, the Attorney-General or his or her legal representative may request that the court delay giving its statement of reasons to allow time for the Attorney-General to:

(a) decide whether to appeal against the court´s decision; and

(b) if the Attorney-General decides to do so-make the appeal.

(2) The court must grant the request.

38O.- Period of operation of court orders

An order made by the court under this Division:

(a) does not come into force until the order ceases to be subject to appeal; and

(b) remains in force until it is revoked by the court.

38P.- Adjournment after certain court orders

(1) If the court makes an order under section 38L, a party who brought the civil proceeding may apply to the court for an adjournment of the proceeding to allow time for the party to:

(a) decide whether to appeal against the court order or to withdraw the proceeding; and

(b) if the party decides to do so-make the appeal or withdrawal.

(2) If the court makes an order under section 38L, a party against whom the civil proceeding was brought may apply to the court for an adjournment of the proceeding to allow time for the party to:

(a) decide whether to appeal against the court order; and

(b) if the party decides to do so-make the appeal.

(3) The court must grant the adjournment.

Division 4.-Appeals in civil proceedings

38Q.- Appeal against court decision under section 38I

(1) The Attorney-General may appeal against a decision of the court made under subsection 38I(8).

(2) The court that has jurisdiction to hear and determine appeals from the judgment in the proceeding has jurisdiction to hear and determine any appeal under this section.

38R.- Appeals against court orders under section 38L

(1) A party to a civil proceeding or the Attorney-General may appeal against any order of the court made under section 38L.

(2) The court that has jurisdiction to hear and determine appeals from the judgment in the proceeding has jurisdiction to hear and determine any appeal under this section.

38S.- Appeal against court decisions under section 38M

(1) The Attorney-General may appeal against any decision of the court made under section 38M.

(2) The court that has jurisdiction to hear and determine appeals from the judgment in the proceeding has jurisdiction to hear and determine any appeal under this section.

Part 4.-Security clearances

Division 1.-Security clearances required in federal criminal proceedings

39.- Security clearance for defendant´s legal representative etc.

(1) This section applies if, before or during a federal criminal proceeding, the Secretary of the Attorney-General´s Department gives written notice to any of the following persons:

(a) a legal representative of the defendant;

(b) a person assisting a legal representative of the defendant;

that in the proceeding an issue is likely to arise relating to a disclosure, of information in the proceeding, that is likely to prejudice national security.

(1A) When considering, for the purposes of subsection (1), whether a disclosure of the information would be likely to prejudice national security, the Secretary is to consider the nature of the information itself, and not the character of the person to whom it is to be disclosed.

Person may apply for security clearance

(2) A person who receives a notice under subsection (1) may apply to the Secretary for a security clearance at the level considered appropriate by the Secretary in relation to the information.

Adjournment to allow sufficient time for defendant´s legal representative to be given security clearance

(3) The defendant, or the defendant´s legal representative (on the defendant´s behalf), may apply to the court for a deferral or adjournment of the proceeding until:

(a) the legal representative has been given a security clearance at the level considered appropriate by the Secretary in relation to the information; or

(b) if the legal representative is not given such a security clearance-another legal representative is given such a security clearance.

(4) The court must defer or adjourn the proceeding accordingly.

Prosecutor may advise the court that the defendant´s legal representative has not been given a security clearance etc.

(5) If the defendant´s legal representative does not apply for the security clearance within 14 days after the day on which the notice is received, or within such further period as the Secretary allows:

(a) the prosecutor may advise the court of the fact; and

(b) the court may:

(i) advise the defendant of the consequences of engaging a legal representative who has not been given a security clearance at the level considered appropriate by the Secretary in relation to the information; and

(ii) recommend that the defendant engage a legal representative who has been given, or is prepared to apply for, such a security clearance.

Division 2.-Security clearances required in civil proceedings

39A.- Security clearance for parties etc. to a civil proceeding

(1) This section applies if, in a civil proceeding, the Secretary of the Attorney-General´s Department gives written notice to any of the following persons:

(a) a party to the proceeding;

(b) a party´s legal representative;

(c) a person assisting a party´s legal representative;

that in the proceeding an issue is likely to arise relating to a disclosure, of information in the proceeding, that is likely to prejudice national security.

(1A) When considering, for the purposes of subsection (1), whether a disclosure of the information would be likely to prejudice national security, the Secretary is to consider the nature of the information itself, and not the character of the person to whom it is to be disclosed.

Person may apply for security clearance

(2) A person who receives a notice under subsection (1) may apply to the Secretary for a security clearance at the level considered appropriate by the Secretary in relation to the information.

Adjournment to allow sufficient time for a person to be given security clearance

(3) A party to the proceeding, or the party´s legal representative (on the party´s behalf), may apply to the court for a deferral or adjournment of the proceeding to allow time for:

(a) a person who receives a notice under subsection (1) to apply for and be given a security clearance at the level considered appropriate by the Secretary in relation to the information; or

(b) if the party´s legal representative is not given such a security clearance-another legal representative to apply for and be given such a security clearance.

(4) The court must defer or adjourn the proceeding accordingly.

Secretary may advise the court that a party has not been given a security clearance

(5) If:

(a) a party is not given a security clearance; or

(b) a party does not apply for the security clearance within 14 days after the day on which the notice is received, or within such further period as the Secretary allows; then:

(c) the Secretary may advise the court of the fact; and

(d) the court may advise the party of the consequences of not being given a security clearance at the level considered appropriate by the Secretary in relation to the information and:

(i) if the party is not given a security clearance and has not engaged a legal representative-recommend that the party engage a legal representative who has been given, or is prepared to apply for, such a security clearance; or

(ii) if the party has not applied for the security clearance and has not engaged a legal representative-recommend that the party apply for the security clearance or engage a legal representative who has been given, or is prepared to apply for, such a security clearance.

Secretary may advise the court that a party´s legal representative etc. has not been given a security clearance etc.

(6) If:

(a) a party´s legal representative or a person assisting the legal representative is not given a security clearance; or

(b) a party´s legal representative or a person assisting the legal representative does not apply for the security clearance within 14 days after the day on which the notice is received, or within such further period as the Secretary allows; then:

(c) the Secretary may advise the court of the fact; and

(d) the court may:

(i) advise the relevant party of the consequences of engaging a legal representative who has not been given a security clearance at the level considered appropriate by the Secretary in relation to the information; and

(ii) recommend that the relevant party engage a legal representative who has been given, or is prepared to apply for, such a security clearance.

Notice given by Secretary not a legislative instrument

(7) A notice given under subsection (1) is not a legislative instrument for the purposes of the Legislative Instruments Act 2003.

Part 5.-Offences

Division 1.-Offences relating to federal criminal proceedings

40.- Offence to disclose information before Attorney-General gives criminal non-disclosure certificate etc. under section 26

Disclosure where notice given to Attorney-General under subsection 24(1)

(1) A person commits an offence if:

(a) the person is the prosecutor, the defendant or the defendant´s legal representative in a federal criminal proceeding; and

(b) the person gives notice to the Attorney-General under subsection 24(1) about the disclosure of information in the proceeding; and

(c) section 41 does not apply; and

(d) after giving the notice, the person discloses the information (whether in the proceeding or otherwise) at any time before the Attorney-General gives the person a certificate under subsection 26(2) or (3) or advice under subsection 26(7) in relation to the disclosure of the information; and

(e) the disclosure does not take place in permitted circumstances; and

(f) the disclosure is likely to prejudice national security.

Penalty: Imprisonment for 2 years.

Disclosure where advice given under subsection 24(3)

(1A) A person commits an offence if:

(a) the person is advised under subsection 24(3) that a notice about the disclosure of information in a federal criminal proceeding has been given to the Attorney-General; and

(b) the advice includes a description of the information; and

(c) section 41 does not apply; and

(d) after being advised, the person discloses the information (whether in the proceeding or otherwise) at any time before the Attorney-General gives the person a certificate under subsection 26(2) or (3) or advice under subsection 26(7) in relation to the disclosure of the information; and

(e) the disclosure does not take place in permitted circumstances; and

(f) the disclosure is likely to prejudice national security.

Penalty: Imprisonment for 2 years.

Disclosure where notice given to Attorney-General under section 25

(2) If:

(a) the prosecutor gives notice to the Attorney-General under subsection 25(6) that the prosecutor knows, believes or is advised that an answer by a witness in a hearing in relation to a federal criminal proceeding will disclose information; and

(b) section 41 does not apply; and

(c) the prosecutor or the witness discloses the information (whether in the proceeding or otherwise) at any time before the Attorney-General gives the prosecutor or the witness a certificate under subsection 26(2) or (3) or advice under subsection 26(7) in relation to the disclosure of the information; and

(d) the disclosure does not take place in permitted circumstances; and

(e) the disclosure is likely to prejudice national security;

the prosecutor or the witness commits an offence.

Penalty: Imprisonment for 2 years.

41.- Offence to disclose information before Attorney-General gives criminal witness exclusion certificate etc. under section 28

A person commits an offence if:

(a) the person is the prosecutor, the defendant or the defendant´s legal representative in a federal criminal proceeding; and

(b) the person notifies the Attorney-General under subsection 24(1) that he or she knows or believes that a person (the second person) whom he or she intends to call as a witness in a federal criminal proceeding will disclose information by the second person´s mere presence; and

(c) after giving the notice, the person calls the second person as a witness in the proceeding at any time before the Attorney-General gives the person a certificate under subsection 28(2) or advice under subsection 28(10) in relation to the calling of the second person as a witness; and

(d) the disclosure of the information by the mere presence of the second person is likely to prejudice national security.

Penalty: Imprisonment for 2 years.

42.- Offence to contravene requirement to notify Attorney-General etc. under sections 24 and 25

A person commits an offence if:

(a) the person contravenes subsection 24(1), (2), (3) or (4) or 25(2) or (6); and

(b) the disclosure of information mentioned in that subsection is likely to prejudice national security.

Penalty: Imprisonment for 2 years.

43.- Offence to disclose information contrary to Attorney-General´s criminal non-disclosure certificate given under section 26

A person commits an offence if:

(a) the person is given a certificate under subsection 26(2) or (3) in relation to the disclosure of information; and

(b) the person discloses the information in contravention of the certificate.

Penalty: Imprisonment for 2 years.

44.- Offence to call witness contrary to Attorney-General´s criminal witness exclusion certificate given under section 28

A person commits an offence if:

(a) the person is given a certificate under subsection 28(2) in relation to the calling of a witness; and

(b) the person calls the witness in contravention of the certificate.

Penalty: Imprisonment for 2 years.

45.- Offence to contravene court order

If:

(a) the court makes an order under this Act in relation to a federal criminal proceeding; and

(b) a person intentionally contravenes the order;

the person commits an offence.

Penalty: Imprisonment for 2 years.

45A.- Offence to contravene regulations

(1) A person commits an offence if:

(a) regulations made under section 23 require the person to comply with a requirement relating to the storage, handling or destruction of national security information; and

(b) the person engages in conduct; and

(c) the conduct results in the requirement being contravened; and

(d) the contravention of the requirement is likely to prejudice national security.

Penalty: 6 months imprisonment.

(2) In this section:

engage in conduct means:

(a) do an act; or

(b) omit to perform an act.

46.- Offence to disclose information in federal criminal proceedings to certain persons without security clearance etc.

A person commits an offence if:

(a) for the purposes of a federal criminal proceeding, the person discloses, other than in giving evidence in that proceeding or in permitted circumstances, information to:

(i) a legal representative of the defendant; or

(ii) a person assisting a legal representative of the defendant; and

(b) the disclosure is likely to prejudice national security; and

(c) none of the following subparagraphs apply:

(i) the legal representative or person mentioned in subparagraph (a)(ii) has a security clearance at the level considered appropriate by the Secretary in relation to the information;

(ii) the disclosure has been approved by the Secretary;

(iii) the disclosure takes place in compliance with conditions approved by the Secretary.

Penalty: Imprisonment for 2 years.

Division 2.-Offences relating to civil proceedings

46A.- Offence to disclose information before Attorney-General gives civil non-disclosure certificate etc. under section 38F

Disclosure where notice given to Attorney-General under subsection 38D(1)

(1) A person commits an offence if:

(a) the person is a party, or a legal representative of a party, to a civil proceeding; and

(b) the person gives notice to the Attorney-General under subsection 38D(1) about the disclosure of information in the proceeding; and

(c) section 46B does not apply; and

(d) after giving the notice, the person discloses the information (whether in the proceeding or otherwise) at any time before the Attorney-General gives the person a certificate under subsection 38F(2) or (3) or advice under subsection 38F(7) in relation to the disclosure of the information; and

(e) the disclosure does not take place in permitted circumstances; and

(f) the disclosure is likely to prejudice national security.

Penalty: Imprisonment for 2 years.

Disclosure where advice given under subsection 38D(4)

(1A) A person commits an offence if:

(a) the person is advised under subsection 38D(4) that a notice about the disclosure of information in a civil proceeding has been given to the Attorney-General; and

(b) the advice includes a description of the information; and

(c) section 46B does not apply; and

(d) after being advised, the person discloses the information (whether in the proceeding or otherwise) at any time before the Attorney-General gives the person a certificate under subsection 38F(2) or (3) or advice under subsection 38F(7) in relation to the disclosure of the information; and

(e) the disclosure does not take place in permitted circumstances; and

(f) the disclosure is likely to prejudice national security.

Penalty: Imprisonment for 2 years.

Disclosure where notice given to Attorney-General under section 38E

(2) If:

(a) a witness gives a written answer to the court under section 38E in a civil proceeding; and

(b) section 46B does not apply; and

(c) the witness discloses information given in the written answer (whether in the proceeding or otherwise) at any time after the written answer is given to the court and before the Attorney-General gives the witness a certificate under subsection 38F(2) or (3) or advice under subsection 38F(7) in relation to the disclosure of the information; and

(d) the disclosure does not take place in permitted circumstances; and

(e) the disclosure is likely to prejudice national security;

the witness commits an offence.

Penalty: Imprisonment for 2 years.

46B.- Offence to disclose information before Attorney-General gives civil witness exclusion certificate etc. under section 38H

A person commits an offence if:

(a) the person is a party, or the legal representative of a party, to a civil proceeding; and

(b) the person notifies the Attorney-General under subsection 38D(1) that he or she knows or believes that a person (the second person) whom he or she intends to call as a witness in the proceeding will disclose information by the second person´s mere presence; and

(c) after giving the notice, the person calls the second person as a witness in the proceeding at any time before the Attorney-General gives the person a certificate under subsection 38H(2) or advice under subsection 38H(9) in relation to the calling of the second person as a witness; and

(d) the disclosure of the information by the mere presence of the second person is likely to prejudice national security.

Penalty: Imprisonment for 2 years.

46C.- Offence to contravene requirement to notify Attorney-General etc. under sections 38D and 38E

A person commits an offence if:

(a) the person is a party, or the legal representative of a party, to a civil proceeding; and

(b) the person contravenes subsection 38D(1), (3) or (4) or 38E(2); and

(c) the disclosure of information mentioned in that subsection is likely to prejudice national security.

Penalty: Imprisonment for 2 years.

46D.- Offence to disclose information contrary to Attorney-General´s civil non-disclosure certificate given under section 38F

A person commits an offence if:

(a) the person is given a certificate under subsection 38F(2) or (3) in relation to the disclosure of information; and

(b) the person discloses the information in contravention of the certificate.

Penalty: Imprisonment for 2 years.

46E.- Offence to call witness contrary to Attorney-General´s civil witness exclusion certificate given under section 38H

A person commits an offence if:

(a) the person is given a certificate under subsection 38H(2) in relation to the calling of a witness; and

(b) the person calls the witness in contravention of the certificate.

Penalty: Imprisonment for 2 years.

46F.- Offence to contravene court order

If:

(a) the court makes an order under this Act in relation to a civil proceeding; and

(b) a person intentionally contravenes the order;

the person commits an offence.

Penalty: Imprisonment for 2 years.

46FA.- Offence to contravene regulations

(1) A person commits an offence if:

(a) regulations made under section 38C require the person to comply with a requirement relating to the storage, handling or destruction of national security information; and

(b) the person engages in conduct; and

(c) the conduct results in the requirement being contravened; and

(d) the contravention of the requirement is likely to prejudice national security.

Penalty: 6 months imprisonment.

(2) In this section:

engage in conduct means:

(a) do an act; or

(b) omit to perform an act.

46G.- Offence to disclose information in civil proceedings to certain persons without security clearance etc.

A person commits an offence if:

(a) for the purposes of a civil proceeding, the person discloses, other than in giving evidence in that proceeding or in permitted circumstances, information to:

(i) a party to the proceeding; or

(ii) a party´s legal representative; or

(iii) a person assisting a party´s legal representative; and

(b) the disclosure is likely to prejudice national security; and

(c) none of the following subparagraphs apply:

(i) the party to the proceeding, the legal representative or the person mentioned in subparagraph (a)(iii) has a security clearance at the level considered appropriate by the Secretary in relation to the information;

(ii) the disclosure has been approved by the Secretary;

(iii) the disclosure takes place in compliance with conditions approved by the Secretary.

Penalty: Imprisonment for 2 years.

Part 6.-Miscellaneous

47.- Report to Parliament on certificates given by Attorney-General etc.

As soon as practicable after 30 June in each year, the Attorney-General must cause to be laid before each House of the Parliament a report that:

(a) states the number of certificates given during the year:

(i) under sections 26, 28, 38F and 38H by the Attorney-General; and

(ii) under sections 38F and 38H by the Minister appointed by the Attorney-General under section 6A; and

(b) identifies the criminal proceedings and civil proceedings to which the certificates relate.

48.- Rules of court

The power to make rules of court extends to making rules, not inconsistent with this Act or the regulations, prescribing matters:

(a) required or permitted by this Act to be prescribed; or

(b) necessary or convenient to be prescribed for carrying out or giving effect to this Act.

49.- Regulations

The Governor-General may make regulations prescribing matters:

(a) required or permitted by this Act to be prescribed; or

(b) necessary or convenient to be prescribed for carrying out or giving effect to this Act.

El artículo 56 apartado 5 del Reglamento de desarrollo de la Norma Foral General Tributaria del Territorio Histórico de Gipuzkoa en materia de revisión en vía administrativa, aprobado por Decreto Foral 41/2006, de 26 de setiembre, concreta que “se podrán utilizar técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos para la presentación de reclamaciones y demás aspectos de la tramitación, mediante los sistemas que se aprueben al efecto y que deberán garantizar la autenticidad, integridad, conservación, confidencialidad y recepción de los documentos por ambas partes interesadas”.

Posteriormente, el Decreto Foral 23/2010, de 28 de setiembre, ha venido a regular la utilización de medios electrónicos en el ámbito de la Administración Foral, dentro del marco establecido por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, dando cobertura a todos los servicios que se publiquen en sede electrónica.

La normativa de administración electrónica consagra la relación con las administraciones públicas por medios electrónicos como un derecho de los ciudadanos y como una obligación correlativa para las administraciones públicas. Es, por tanto, responsabilidad de la Administración, facilitar a los ciudadanos los medios necesarios para el ejercicio de sus derechos y hacerlo con sujeción a los principios recogidos en el artículo 3 del Decreto Foral:

Igualdad de todas las vías de acceso a la prestación de los servicios públicos, gratuidad, voluntariedad y respeto al honor e intimidad personal y familiar.

En los últimos años el Departamento de Hacienda y Finanzas viene impulsando la utilización de medios electrónicos y telemáticos para la presentación de declaraciones tributarias o la tramitación de determinadas solicitudes. En este contexto, la presente Orden Foral viene a establecer el procedimiento telemático para la interposición de reclamaciones económico-administrativas y la consulta del estado de tramitación de las citadas reclamaciones.

En su virtud,

DISPONGO

Artículo 1.- Objeto y ámbito de aplicación.

La presente Orden Foral tiene por objeto regular la interposición telemática de reclamaciones económicoadministrativas en única instancia y la consulta telemática del estado de tramitación de las reclamaciones

económico-administrativas.

Artículo 2.- Interposición telemática de reclamaciones económico-administrativas.

1. Podrán presentarse telemáticamente en formato electrónico normalizado, conforme a lo regulado en esta Orden Foral, los escritos de interposición de las reclamaciones económico-administrativas del procedimiento general en única instancia.

2. La presentación telemática de cualesquiera otros recursos, incluido el de anulación regulado por el apartado 6 del artículo 244 de la Norma Foral 2/2005, así como la de los incidentes de ejecución enunciados en el apartado 1 del artículo 61 del Reglamento aprobado por el Decreto Foral 41/2006 y cualesquiera otros escritos y demás actuaciones del procedimiento, distintos de los previstos en el apartado anterior, podrá realizarse a través del formulario genérico disponible en el punto de acceso alregistro electrónico, de acuerdo con su normativa reguladora.

Artículo 3.- Condiciones generales para la presentación de reclamaciones económico-administrativas por vía telemática.

1. La presentación por vía telemática de reclamaciones económico-administrativas, se realizará de acuerdo con lo establecido en su normativa reguladora. Junto con la presentación podrá realizarse la solicitud de suspensión del acto impugnado, de acuerdo con establecido en el Capítulo II del Título I del Reglamento de desarrollo de la Norma Foral General Tributaria del Territorio Histórico de Gipuzkoa en materia de revisión en vía administrativa.

2. Para la presentación por vía telemática de reclamaciones económico-administrativas, se utilizarán los sistemas de identificación, representación y firma publicados en la sede electrónica de la Diputación Foral de Gipuzkoa.

Artículo 4.- Procedimiento para la presentación por vía telemática de reclamaciones económico-administrativas.

1. Para la presentación por vía telemática de reclamaciones económico-administrativas, la persona interesada deberá acceder al portal de servicios telemáticos “Gipuzkoataria” ubicado en la sede electrónica

https://www.gfaegoitza.net.

En caso de acreditarse con firma electrónica reconocida, introducir la tarjeta criptográfica en el lector de tarjetas e introducir el PIN a efectos de autenticación del usuario, así como cuando en la aplicación se muestre la opción “firmar”. En caso de acreditarse con clave operativa, introducir número de identificación y clave de autenticación.

2. Sede electrónica. En el portal de servicios telemáticos “Gipuzkoataria” figurará la relación de trámites y servicios actualizada, debiéndose acceder, dentro de los asociados al Tribunal Económico-Administrativo, al apartado de “Reclamaciones: Interposición y consulta” y, una vez en él, al de “Interponer reclamaciones económico-administrativas ante el TEAF” La presentación efectuada con arreglo a este procedimiento tendrá los mismos efectos y plazos que los que la normativa reguladora haya establecido para la presentación presencial.

3. La interposición de la reclamación por vía telemática se realiza mediante la cumplimentación del formulario existente, siguiendo los pasos que aparecen descritos en ese trámite.

4. La documentación que se adjunte a la solicitud, la documentación justificativa y cualquier otra documentación complementaria podrá presentarse por vía presencial o por esta misma vía. En caso de optarse por la presentación telemática, la documentación deberá ajustarse a los formatos y limitaciones de tamaño que se indican a continuación, o a los que en cada momento se indique en la sede electrónica:

* Formato de ficheros permitidos: Doc, docx, dwg, gif, jpeg, jpg, odb, odc, odf, odg, odi, odm, odp, ods, odt, otp, ots, ott, pdf, png, pps, ppt, rtf, stc, sti, stw, sxc, sxi, sxw, tif, tiff, txt, xls, xlsx.

* Tamaño máximo de cada fichero adjunto: 10 MB.

* Tamaño máximo total del conjunto de ficheros adjuntos: 25 MB.

5. En aquellos casos en que se detecten deficiencias de tipo formal en la transmisión electrónica de los trámites a realizar, dicha circunstancia se pondrá en conocimiento de la persona reclamante por el propio sistema mediante los correspondientes mensajes de error, para que proceda, en su caso, a su corrección.

Artículo 5.- Consulta del estado de tramitación de las reclamaciones económico-administrativas.

1. La persona reclamante o, en su caso, sus representantes podrán conocer el estado de tramitación de su reclamación a través del portal de servicios telemáticos “Gipuzkoataria” ubicado en la sede electrónica

https://www.gfaegoitza.net

2. La facultad descrita en el apartado anterior no se extiende al contenido de los trámites, aunque sí le avisará si tuviera trámites pendientes a realizar por la parte reclamante.

3. La consulta del estado de tramitación se realiza en el portal de servicios telemáticos “Gipuzkoataria”, una vez que se haya accedido en la forma establecida en el artículo 4, apartado 1. Dentro de los trámites y servicios asociados al Tribunal Económico-Administrativo, deberá accederse al apartado de “Reclamaciones: Interposición y consulta” y, una vez en él, al de “Consultar las reclamaciones interpuestas”.

En el panel correspondiente se indica el estado de tramitación de cada reclamación. En caso de que la reclamación haya sido resuelta y notificada, podrán consultar y obtener copia de la resolución.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletin Oficial de Gipuzkoa.

Donostia-San Sebastián, a 14 de junio de 2012.

La Diputada Foral del Departamento de Hacienda y Finanzas, Helena Franco Ibarzabal.

VISTO:

Las facultades establecidas en el artículo 77 inc. a) de la Ley Orgánica de las Municipalidades (Decreto Ley 6769/58) y en el art. 60 del Reglamento de Funcionamiento Interno del Honorable Concejo Deliberante de San Nicolás de los Arroyos.

CONSIDERANDO:

Que el derecho del ciudadano a la información en el Municipio de San Nicolás fue reglamentado a través de la Ordenanza 6887/06.

Que la misma en su artículo 1º plantea que se debe acreditar interés legítimo para solicitar información de cualquier repartición municipal, y en su art. 4º establece que “la solicitud de información debe ser fundada”.

Que tal restricción deja al arbitrio del gobierno la decisión de permitir o no el acceso del ciudadano a la información.

Que el derecho a la información pública es un derecho humano básico, reconocido también por los tratados internacionales que firmó nuestro país, y que tienen jerarquía constitucional.

Que nuestra constitución nacional garantiza el principio de publicidad de los actos de gobierno.

Que a nivel nacional el Decreto 1172/2003 (que regula el acceso a la información para el Poder Ejecutivo Nacional) indica que toda persona física o jurídica, pública o privada, tiene derecho a solicitar, acceder y recibir información, no siendo necesario acreditar derecho subjetivo, interés legítimo ni contar con patrocinio letrado.

Que otros municipios de la provincia de Buenos Aires instituyeron el libre acceso a la información pública, sin requerir que el solicitante acredite interés legítimo o fundamente el pedido, entre ellos el Municipio de Morón (Ordenanza 7.187), y la Municipalidad del Partido de General Pueyrredón (Ordenanza 13.712).

Que la ley 104 de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires también plantea en cuanto a la solicitud de información, que no puede exigirse la manifestación del propósito de la requisitoria.

Que lo mismo se encuentra indicado en la ley 8.803 de la Provincia de Córdoba, ley 3.764 de la provincia de Chubut, y en el Decreto 1.169/05 de la provincia de Entre Ríos, por nombrar solo algunos casos.

Que el artículo 6 de la Ordenanza de acceso a la información en el Municipio de San Nicolás, plantea un mecanismo para aquellos casos en que puedan verse afectados los derechos e intereses de terceros, por el cual los mismos quedan debidamente protegidos,
Que, por lo tanto, no se deben imponer restricciones ni límites al ejercicio del derecho a la información pública.

Por lo expuesto, el Bloque de Concejales del Frente para la Victoria propone al Honorable Concejo Deliberante de la ciudad de San Nicolás de los Arroyos, el siguiente proyecto de:

ORDENANZA

Artículo 1º: Modifícanse el artículo 1° de la Ordenanza 6887/06, el cual quedará redactado de la siguiente manera:

Artículo 1º: Derecho a la información.-  Toda persona física o jurídica tiene derecho a solicitar y recibir información completa, veraz, adecuada y oportuna de cualquier repartición del Departamento Ejecutivo, del Honorable Concejo Deliberante, del Juzgado de Faltas, de empresas del Estado Municipal que puedan llegar a poseer y de Entes Descentralizados de éste Municipio.

Artículo 2º: Modifícanse el artículo 3° de la Ordenanza 6887/06, el cual quedará redactado de la siguiente manera:

Artículo 3º: Legitimación.- El Derecho podrá ser ejercido libremente con las únicas excepciones establecidas en la presente ordenanza o leyes vigentes.

Está vedado a los entes descriptos en el artículo primero exigir a los solicitantes la acreditación de interés en la cuestión solicitada.

Artículo 3º: Modifícanse el artículo 4° de la Ordenanza 6887/06, el cual quedará redactado de la siguiente manera:

Artículo 4º: Formalidades.- La solicitud de información debe ser realizada por escrito, con la identificación del requirente, sin estar sujeta a ninguna otra formalidad. No puede exigirse la manifestación del propósito de la requisitoria. Debe entregarse al solicitante de la información una constancia del requerimiento.

Artículo 4º: De forma.

Ordonnance nº 2005-674 , du 16 juin 2005, relative à l'accomplissement de certaines formalités contractuelles par voie électronique.

Le Président de la République,

Sur le rapport du Premier ministre et du garde des sceaux, ministre de la justice,

Vu la Constitution, notamment son article 38 ;

Vu la Directive 2000/31/CE du Parlement européen et du Conseil du 8 juin 2000 relative à certains aspects juridiques des services de la société de l'information, et notamment du commerce électronique, dans le marché intérieur, notamment son article 9 ;

Vu le code civil ;

Vu la Loi no 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique, modifiée par la loi no 2004-669 du 9 juillet 2004, notamment son article 26 ;

Le Conseil d'Etat entendu ;

Le conseil des ministres entendu,

Ordonne :

Article 1er

Le chapitre VII du titre III du livre III du code civil est ainsi modifié :

Les articles 1369-1, 1369-2 et 1369-3 deviennent respectivement les articles 1369-4, 1369-5 et 1369-6.

Il est créé une section 1 intitulée : ” De l'échange d'informations en cas de contrat sous forme électronique “, qui comprend les articles 1369-1, 1369-2 et 1369-3 suivants :

” Art. 1369-1. La voie électronique peut être utilisée pour mettre à disposition des conditions contractuelles ou des informations sur des biens ou services.

” Art. 1369-2. Les informations qui sont demandées en vue de la conclusion d'un contrat ou celles qui sont adressées au cours de son exécution peuvent être transmises par courrier électronique si leur destinataire a accepté l'usage de ce moyen.

” Art. 1369-3. Les informations destinées à un professionnel peuvent lui être adressées par courrier électronique, dès lors qu'il a communiqué son adresse électronique.

” Si ces informations doivent être portées sur un formulaire, celui-ci est mis, par voie électronique, à la disposition de la personne qui doit le remplir. “

Après la section 1, il est créé une section 2 intitulée : ” De la conclusion d'un contrat sous forme électronique ” qui comprend les articles 1369-4, 1369-5 et 1369-6.

A l'article 1369-6, les références aux articles 1369-1 et 1369-2 sont remplacées respectivement par des références aux articles 1369-4 et 1369-5.

Après l'article 1369-6, sont ajoutées les dispositions suivantes :

” Section 3

” De l'envoi ou de la remise d'un écrit par voie électronique

” Art. 1369-7. Une lettre simple relative à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat peut être envoyée par courrier électronique.

” L'apposition de la date d'expédition résulte d'un procédé électronique dont la fiabilité est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsqu'il satisfait à des exigences fixées par décret en Conseil d'Etat.

” Art. 1369-8. Une lettre recommandée relative à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat peut être envoyée par courrier électronique à condition que ce courrier soit acheminé par un tiers selon un procédé permettant d'identifier le tiers, de désigner l'expéditeur, de garantir l'identité du destinataire et d'établir si la lettre a été remise ou non au destinataire.

” Le contenu de cette lettre, au choix de l'expéditeur, peut être imprimé par le tiers sur papier pour être distribué au destinataire ou peut être adressé à celui-ci par voie électronique. Dans ce dernier cas, si le destinataire n'est pas un professionnel, il doit avoir demandé l'envoi par ce moyen ou en avoir accepté l'usage au cours d'échanges antérieurs.

” Lorsque l'apposition de la date d'expédition ou de réception résulte d'un procédé électronique, la fiabilité de celui-ci est présumée, jusqu'à preuve contraire, s'il satisfait à des exigences fixées par un décret en Conseil d'Etat.

” Un avis de réception peut être adressé à l'expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver.

” Les modalités d'application du présent article sont fixées par décret en Conseil d'Etat.

” Art. 1369-9. Hors les cas prévus aux articles 1369-1 et 1369-2, la remise d'un écrit sous forme électronique est effective lorsque le destinataire, après avoir pu en prendre connaissance, en a accusé réception.

” Si une disposition prévoit que l'écrit doit être lu au destinataire, la remise d'un écrit électronique à l'intéressé dans les conditions prévues au premier alinéa vaut lecture.

” Section 4.

” De certaines exigences de forme

” Art. 1369-10. Lorsque l'écrit sur papier est soumis à des conditions particulières de lisibilité ou de présentation, l'écrit sous forme électronique doit répondre à des exigences équivalentes.

” L'exigence d'un formulaire détachable est satisfaite par un procédé électronique qui permet d'accéder au formulaire et de le renvoyer par la même voie.

” Art. 1369-11. L'exigence d'un envoi en plusieurs exemplaires est réputée satisfaite sous forme électronique si l'écrit peut être imprimé par le destinataire. “

Article 2

L'article 1325 du code civil est complété par un cinquième alinéa ainsi rédigé :

” L'exigence d'une pluralité d'originaux est réputée satisfaite pour les contrats sous forme électronique lorsque l'acte est établi et conservé conformément aux articles 1316-1 et 1316-4 et que le procédé permet à chaque partie de disposer d'un exemplaire ou d'y avoir accès. “

Article 3

Les dispositions de la présente ordonnance sont applicables à Mayotte, dans les îles Wallis et Futuna, dans les Terres australes et antarctiques françaises et en Nouvelle-Calédonie.

Article 4

Le Premier ministre, le garde des sceaux, ministre de la justice, et le ministre de l'outre-mer sont responsables, chacun en ce qui le concerne, de l'application de la présente ordonnance, qui sera publiée au Journal officiel de la République française.

Fait à Paris, le 16 juin 2005.

Par le Président de la République : JACQUES CHIRAC

Le Premier ministre, DOMINIQUE DE VILLEPIN

Le garde des sceaux, ministre de la justice, PASCAL CLÉMENT

Le ministre de l'outre-mer, FRANÇOIS BAROIN

ACT

To give effect to the constitutional right of access to any information held by the State and any information that is held by another person and that is required for the exercise or protection of any rights; and to provide for matters connected therewith.

Preamble.

RECOGNISING THAT

AND BEARING IN MIND THAT:

AND IN ORDER To:

BE IT THEREFORE ENACTED by the Parliament of the Republic of South Africa, as, follows:

CONTENTS OF ACT

CHAPTER 1. : DEFINITIONS AND INTERPRETATIONS

1. : Definitions

In this Act, unless the context otherwise indicates :

'access fee' means a fee prescribed for the purposes of section 22 (6) or 54 (6), as the case may be:

'application' means an application to a court in terms of section 78;

'Constitution' means the Constitution of the Republic of South Africa, 1996 (Act 1088 of 1996);

'court' means:

(cc) the requester or third party concerned is domiciled or ordinarily resident;

'evaluative material' means an evaluation or opinion prepared for the purpose of determining  :

(i) for employment or for appointment to office;

(ii) for promotion in employment or office or for continuance in employment or office;

(iii) for removal from employment or office; or

(iv) for the awarding of a scholarship, award, bursary , honour or similar benefit: or

'head' of or in relation to a private body means :

(c) in the case of a juristic person :

(ii) the person who is acting as such or any person duly authorised by such acting person;

'health practitioner' means an individual who carries on, and is registered in terms of legislation to carry on, an occupation which involves the provision of care or treatment for the physical or mental health or for the well :being of individuals; 'Human Rights Commission' means the South African Human Rights Commission referred to in section 181 (I) (b) of the Constitution;

'individual's next of kin' means :

                    (a) an individual to whom the individual was married immediately before the individual's death;

(i) there is no next of kin referred to in paragraphs (a), (b) and (c); or

(ii) the requester concerned took all reasonable steps to locate such next of kin, but was unsuccessful, an individual who is related to the individual in the second degree of affinity or consanguinity;

'information officer' of, or in relation to, a public body :

                    (a) in the case of a national department, provincial administration or organisational component :

‘internal appeal’ means an internal appeal to the relevant authority in terms of section 74;

‘international organisation’ means an international organisation :

(a) of states; or

(b) established by the governments of states;

‘Minister means the Cabinet member responsible for the administration of justice;

‘notice’ means notice in writing and ‘notify’ and ‘notified’ have corresponding meanings;

‘objects of this Act’ means the objects of this Act referred to in section 9;

‘official’, in relation to a public or private body, means :

(a) any person in the employ (permanently or temporarily and full :time or part :time) of the public or private body. as the case may be, including the head of the body, in his or her capacity as such; or

(b) a member of the public or private body, in his or her capacity as such;

‘person’ means a natural person or a juristic person;

‘personal information’ means information about an identifiable individual, including,

but not limited to :

                    (g) the views or opinions of another individual about the individual;

‘personal requester’ means a reque5ter seeking access to a record containing personal information about the requester;

‘prescribed’ means prescribed by regulation in terms of section 92;

‘private body’ means :

(a) a natural person who carries or has carried on any trade, business or profession, but only in such capacity;

(b) a partnership which carries or has carried on any trade, business or profession; or

(c) any former or existing juristic person, but excludes a public body;

‘public safety or environmental risk’ means harm or risk to the environment or the public (including individuals in their workplace) associated with :

(a) a product or service which is available to the public;

(b) a substance released into the environment, including, but not limited to, the workplace;

(c) a substance intended for human or animal consumption;

(d) a means of public transport; or

(e) an installation or manufacturing process or substance which is used in that installation or process;

‘public body’ means :

( a) any department of state or administration in the national or provincial sphere of government or any municipality in the local sphere of government; or

(b) any other functionary or institution when :

(i) exercising a power or performing a duty in terms of the Constitution or a provincial constitution; or

(ii) exercising a public power or performing a public function in terms of any legislation;

‘record’ of, or in relation to, a public or private body, means any recorded information :

(a) regardless of form or medium;

(b in the possession or under the control of that public or private body, respectively; and

(c) whether or not it was created by that public or private body, respectively;

‘relevant authority’, in relation to :

(a) a public body referred to in paragraph (a) of the definition of ‘public body’ in the national sphere of government, means :

                    (i) in the case of the Office of the Presidency, the person designated in writing by the President; or

(b) a public body referred to in paragraph (a) of the definition of ‘public body’ in the provincial sphere of government, means :

                     (i) in the case of the Office of a Premier, the person designated in writing by the Premier; or

(c) a municipality , means :

                   (i) the mayor;

                  (ii) the speaker; or

                 (iii) any other person, designated in v.Titing by the Municipal Council of that municipality;

‘request for access’, in relation to :

(a) a public body, means a request for access to a record of a public body in terms of section II: or

(b) a private body, means a request for access to a record of a private body in terms of section 50;

‘requester’. in relation to :

(a) a public body, means :

                    (ii) a person acting on behalf of the person referred to in subparagraph (i);

(b) a private body, means :

‘subversive or hostile activities’ means :

(a) aggression against the Republic;

(b) sabotage or terrorism aimed at the people of the Republic or a strategic asset of the Republic, whether inside or outside the Republic;

(c) an activity aimed at changing the constitutional order of the Republic by the use of force or violence; or

(d) a foreign or hostile intelligence operation;

‘third party’, in relation to a request for access to :

(a) a record of a public body, means any person (including, but not limited to, the government of a foreign state, an international organisation or an organ of that government or organisation) other than :

                      (i) the requester concerned; and

                      (ii) a public body; or

(b) a record of a private body, means any person (including, but not limited to, a public body) other than the requester, but, for the purposes of sections 34 and 63, the reference to 'person' in paragraphs (a) and (b) must be construed as a reference to ’natural person’;

‘this Act’ includes any regulation made and in force in terms of section 92;

‘transfer’, in relation to a record, means transfer in terms of section 20 (1) or (2), and 'transferred' has a corresponding meaning;

‘working days’ means any days other than Saturdays, Sundays or public holidays, as defined in section 1 of the Public Holidays Act, 1994 (Act 36 of 1994).

2.- Interpretation of Act

(1) When interpreting a provision of this Act, every court must prefer any reasonable interpretation of the provision that is consistent with the objects of this Act over any alternative interpretation that is inconsistent with those objects.

(2) Section 12 must not be construed as excluding :

(a) the Cabinet and its committees; or

(b) an individual member of Parliament or of a provincial legislature, from the operation of the definition of ‘requester’ in relation to a private body in section I, section 49 and all other provisions of this Act related thereto.

(3) For the purposes of this Act, the South African Revenue Service, established by section 2 of the South African Revenue Service Act, 1997 (Act 34 of 1997), and referred to in section 35 (1), is a public body.

CHAPTER 2.- GENERAL APPLICATION PROVISIONS 

3.- Act applies to record whenever it came into existence

This Act applies to :

(a) a record of a public body; and

(b) a record of a private body, regardless of when the record came into existence.

4.- Records held by official or independant contractor of public or private body

For the purposes of this Act, but subject to section 12, a record in the possession or under the control of :

(a) an official of a public body or private body in his or her capacity as such; or

(b) an in dependant contractor engaged by a public body or private body in the capacity as such contractor, is regarded as being a record of that public body or private body, respectively.

5.- Application of other legislation prohibiting or restricting disclosure

This Act applies to the exclusion of any provision of other legislation that :

(a prohibits or restricts the disclosure of a record of a public body or private body; and

(b) is materially inconsistent with an object, or a specific provision, of this Act.

6.- Application of other legislation providing for access

Nothing in this Act prevents the giving of access to :

(a) a record of a public body in terms of any legislation referred to in Part 1 of the Schedule; or

(b) a record of a private body in terms of any legislation referred to in Part 2 of the Schedule.

7.- Act not applying to records required for criminal or civil proceedings after commencement of proceedings

(1) This Act does not apply to a record of a public body or a private body if :

(a) that record is requested for the purpose of criminal or civil proceedings;

(b) so requested after the commencement of such criminal or civil proceedings, as the case may be; and

(c) the production of or access to that record for the purpose referred to in paragraph ( a) is provided for in any other law.

(2) Any record obtained in a manner that contravenes subsection (I) is not admissible as evidence in the criminal or civil proceedings referred to in that subsection unless the exclusion of such record by the court in question would, in its opinion, be detrimental to the interests of justice.

(1) For the purposes of this Act. a public body referred to in paragraph (b) (ii) of the definition of ‘public body’ in section I or a private body :

(a) may be either a public body or a private body in relation to a record of that body; and

(b) may in one instance be a public body and in another instance be a private body depending on whether that record relates to the exercise of a power or performance or a function as a public body or as a private body.

(2) A request for access to a record held for the purpose or with regard to the exercise of a power or the performance of a function :

(a) as a public body must be made in terms of section II; or

(b) as a private body, must be made in terms of section 50.

(3) The provisions of Parts 1,2,4,5,6 and 7 apply to a request for access to a record that relates to a power or function exercised or performed as a public body.

(4) The provisions of Parts 1,3,4,5,6 and 7 apply to a request for access to a record that relates to a power or function exercised or performed as a private body.

The objects of this Act are :

(a) to give effect to the constitutional right of access to :

                    (i) any information held by the State; and

(b) to give effect to that right :

(c) to give effect to the constitutional obligations of the State of promoting a human rights culture and social justice, by including public bodies in the definition of ‘requester’, allowing them, amongst others, to access information from private bodies upon compliance with the four requirements in this Act, including an additional obligation for certain public bodies in certain instances to act in the public interest;

(d) to establish voluntary and mandatory mechanisms or procedures to give effect to that right in a manner which enables persons to obtain access to records of public and private bodies as swiftly, inexpensively and effortlessly as reasonably possible; and

(e) generally, to promote transparency, accountability and effective governance of all public and private bodies by, including, but not limited to, empowering and educating everyone :

                   (i) to understand their rights in terms of this Act in order to exercise their rights in relation to public and private bodies;

                  (ii) to understand the functions and operation of public bodies; and

                 (iii) to effectively scrutinise, and participate in, decision :making by public bodies that affects their rights.

10.- Guide on how to use Act

(1) The Human Rights Commission must, within 18 months after the commencement of this section, compile in each official language a guide containing such information, in an easily comprehensible form and manner, as may reasonably be required by a person who wishes to exercise any right contemplated in this Act.

(2) The guide must, without limiting the generality of subsection (1), include a description of :

(a) the objects of this Act;

(b) the postal and street address, phone and fax number and, if available, electronic mail address of :

                                        (i) the information officer of every public body, and

                    (c) the record :

                                        (i) was created by or for another public body; or

                                        (ii) was not so created by or for any public body, but was received first by another public body, the information officer to whom the request is made, must as soon as reasonably possible, but in any event within 14 days after the request is received, transfer the request to the information officer of the public body by or for which the record was created or which received it first, as the case may be.

(3) Subject to subsection (4), the information officer to whom a request for access is transferred, must give priority to that request in relation to other requests as if it were :received by him or her on the date it was received by the information officer who transferred the request.

(4) If a request for access is transferred, any period referred to in section 25 ( 1) must be computed from the date the request is received by the information officer to whom the request is transferred.

(5) Upon the transfer of a request for access, the information officer making the transfer must immediately notify the requester of :

21.- Preservation of records until final decision on request

If the information officer of a public body has received a request for access to a record of the body, that information officer must take the steps that are reasonably necessary to preserve the record, without deleting any information contained in it, until the information officer has notified the requester concerned of his or her decision in terms of section 25 and :

22.- Fees

(1) The information officer of a public body to whom a request for access is made, must by notice require the requester, other than a personal requester, to pay the prescribed request fee (if any), before further processing the request.

(2) If :

(3) The notice referred to in subsection (1) or (2) must state :

(b) that the requester may lodge an internal appeal or an application with a court, as the case may be against the tender or payment of the request fee in terms of subsection (1) or the tender or payment of a deposit in terms of subsection (2), as the case may be; and

(c) the procedure (including the period) for lodging the internal appeal or application, as the case may be

(4) If a deposit has been paid in respect of a request for access which is refused the information officer concerned must repay the deposit to the requester.

(5) The information officer of a public body must withhold a record until the requester concerned has paid the applicable fees (if any).

(6) A requester whose request for access to a record of a public body has been granted must pay an access fee for reproduction and for search and preparation contemplated in subsection (7) (a) and (b), respectively, for any time reasonably required in excess of the prescribed hours to search for and prepare (including making any arrangements contemplated in section 29 (2) (a) and (b) (i) and (ii) (a) the record for disclosure.

(7) Access fees prescribed for the purposes of subsection (6) must provide for a reasonable access fee for :

(8) The Minister may, by notice in the Gazette :

23.– Records that cannot be found or do not exist

(I) If :

(2) The affidavit or affirmation referred to in subsection (1) must give a full account of all steps taken to find the record in question or to determine whether the record exists, as the case may be, including all communications with every person who conducted the search on behalf of the information officer.

(3) For the purposes of this Act, the notice in terms of subsection (1) is to be regarded as a decision to refuse a request for access to the record.

(4) If, after notice is given in terms of subsection (1), the record in question is found, the requester concerned must be given access to the record unless access is refused on a ground for refusal contemplated in Chapter 4 of this Part.

24.- Deferral of access

                    (1) If the information officer of a public body decides to grant a request for access to a record, but that record :

                                        (b) is required by law to be published but is yet to be published; or

                                       (b) if the likely period for which access is to be deferred.

                    (3) If a requester makes representations in terms of subsection (2) (a), the information officer must, after due consideration of those representations, grant the request for access only if there are reasonable grounds for believing that the requester will suffer substantial prejudice if access to the record is deferred for the likely period referred to in subsection (2) (b).

                                        (a) decide in accordance with this Act whether to grant the request; and

                    (2) If the request for access is granted, the notice in terms of subsection (I) (b) must state :

                                        (b) exclude from such reasons, any reference to the content of the record; and

(1) The information officer to whom a request for access has been made or transferred, may extend the period of 30 days referred to in section 25 (1) (in this section referred to as the 'original period') once for a period of not more than 30 days, if :

                                        (b) the request requires a search for records in, or collection thereof from, an office of the public body not situated in the same town or city as the office of the information officer that cannot   reasonably be completed within the original period;

(2) If a period is extended in terms of subsection (1), the information officer must, as soon as reasonably possible, but in any event within 30 days, after the request is received or transferred, notify the requester of that extension.

(3) The notice in terms of subsection (2) must state :

                                        (a) the period of the extension;

                                        (b) adequate reasons for the extension, including the provisions of this Act relied upon; and

(I) If a request for access is made to a record of a public body containing information which may or must be refused in terms of any provision of Chapter 4 of this Part, every part of the record which :

(2) If a request for access to :

                    (a) a part of a record is granted; and

                    (b) the other part of the record is refused, as contemplated in subsection (1), the provisions of section 25 (2), apply to paragraph (a) of this section and the provisions of section 25 (3) to paragraph (b ) of this section.

                                        (a) if an access fee is payable, upon payment of that fee; or

                                        (b) if the record is not in written or printed form :

                                                                                 (a) interfere unreasonably with the effective administration of the public body concerned;

                                                                                 (b) be detrimental to the preservation of the record; or

                   (5) If a requester has requested access in a particular form and for a reason referred to in subsection (3) access in that form is refused but access is given in another form, the fee charged may not exceed what would have been charged if that requester had been given access in the form requested.

                    (8) If a record is made available in terms of this section to a requester for inspection, viewing or hearing, the requester may make copies of or transcribe the record using the requester's equipment, unless to do so would :

                                        (a) interfere unreasonably with the effective administration of the public body concerned;

                                        (b) be detrimental to the preservation of the record; or

30.- Access to health or other records

                  (2) If the relevant person is :

                 (3)

                                                            (a) If, after being given access to the record concerned, the health practitioner consulted in terms of subsection (I) is of the opinion that the disclosure of the record to the relevant person would be likely to cause serious harm to his or her physical or mental health, or well :being, the information officer may only give access to the record if the requester proves to the satisfaction of the information officer that adequate provision is made for such counselling or arrangements as are reasonably practicable before, during or after the disclosure of the record to limit, alleviate or avoid such harm to the relevant person.

                                                            (b) Before access to the record is so given to the requester, the person responsible for such counselling or arrangements must be given access to the record.

31.- Language of access

A requester whose request for access to a record of a public body has been granted must, if the record :

                    (b) does not exist in the language so preferred or the requester has no preference or has not indicated a preference, be given access in any language the record exists in.

32.- Reports to Human Rights Commission

The information officer of each public body must annually submit to the Human Rights commission a report stating in relations to the public body :

                    (c) the number of requests for access granted in terms of section 46;

                    (d) the number of requests for access refused in full and refused partially and the number of times each provision of this Act was relied on to refuse access in full or partial;

                    (g) the number of internal appeals lodged with the relevant authority and the number of cases in which, as a result of an internal appeal, access was given to a record; (12) the number of internal appeals which   were lodged on the ground that a request for access was regarded as having been refused in terms of section 27;

                     j) such other matters as may be prescribed.

CHAPTER 4 .- GROUNDS FOR REFUSAL OF ACCESS TO RECORDS 

33.- Interpretation

                   (1) The information officer of a public body :

                                       (a) must refuse, a request for access to a record contemplated in section 34 (1),35 (1).36 ( I ).37 ( I) (a). 38 (a) 39 (I) (a), 40 or 43 (1);or

                                       (a) limited in its application in any way by any other provision of this Chapter in terms of which a request for access to a record must or may or may not be refused: and

                                       (b) not applying to a particular record by reason that another provision of this Chapter in terms of which a request for access to a record must or may or may not be refused also applies to that record.

34.- Mandatory protection of privacy of third party who is natural person

(1) Subject to subsection (2) the information officer of a public body must refuse a request for access to a record of the body if its disclosure would involve the unreasonable disclosure of personal information about a third party, including a deceased individual.

(2) A record may not be refused in terms of subsection (1) insofar as it consists of information :

                     (c) already publicly available;

                                            (i) under the age of 18 years; or

                  (e) about an individual who is deceased and the requester is :

                                            (i) the individual’s next of kin; or

                                           (ii) making the request with the written consent of the individual’s next of kin; or

                                           (i) the fact that the individual is or was an official of that public body;

                                          (ii) the title, work address, work phone number and other similar particulars of the individual;

                                         (iv) the name of the individual on a record prepared by the individual in the course of employment.

35.- Mandatory protection of certain records of South African Revenue Service

                                   (a) Trade secrets of a third party;

                                          (i) to put that third party at a disadvantage in contractual or other negotiations; or

                                         (ii) to prejudice that third party in commercial competition.

                  (2) A record may not be refused in terms of subsection (1) insofar as it consists of information :

                                 (a) already publicly available;

37.- Mandatory protection of certain confidential information, and protection of certain other confidential information, of third party

(1) Subject to subsection (2), the information officer of a public body :

(2) A record may not be refused in terms of subsection ( 1) insofar as it consists of information :

                    (a) already publicly available; or

The information officer of a public body :

                                   (i) the security of :

                                                      (bb) a means of transport; or

                                                      (cc) any other property; or

                                 (ii) methods, systems, plans or procedures for the protection of :

                                                     (aa) an individual in accordance with a witness protection scheme;

                                                    (bb) the safety of the public, or any part of the public; or

                                                    (cc) the security of property contemplated in subparagraph (i) (aa), (bb) or (cc).

39.- Mandatoy protection of police dockets in bail proceedings, and protection of law enforcement and legal proceedings

(1) The information officer of a public body :

                    (b) may refuse a request for access to a record of the body if :

                             (i) the record contain; methods, techniques, procedures or guidelines for :

                                     (bb) the prosecution of alleged offenders, and the disclosure of those methods, techniques, procedures or guidelines could reasonably be expected to prejudice the effectiveness of those methods, techniques, procedures or guidelines or lead to the circumvention of the law or facilitate the commission of an offence;

                                     (aa) to impede that prosecution; or

                                     (bb) to result in a miscarriage of justice in that prosecution; or

                         (iii) the disclosure of the record could reasonably be expected :

                                   (ee) to prejudice or impair the fairness of a trial or the impartiality of an adjudication.

(2) A record may not be refused in terms of subsection (1 ) (b) (iii) (dd) insofar as it consists of information about the general conditions of detention of persons in custody.

(3)  (a) If a request for access to a record of a public body must or may be refused in terms of subsection (I) (a) or (b), or could, if it existed, be so refused, and the disclosure of the existence or non :existence of the record would be likely to cause the harm contemplated in subsection (1) (a) or (b), the information officer concerned may refuse to confirm or deny the existence or non :existence of the record. (b) If the information officer so refuses to confirm or deny the existence or non :existence of the record, the notice referred to in section 25 (3) must :

                    (i) state that fact,

(1) The information officer of a public body may refuse a request for access to a record of the body if its disclosure :

     (a) could reasonably be expected to cause prejudice to :

          (i) the defence of the Republic:

          (ii) the security of the Republic: or

          (iii) subject to subsection (3), the international relations of the Republic; or

     (b) would reveal information :

           (i) supplied in confidence by or on behalf of another State or an international organisation:

          (ii) supplied by or on behalf of the Republic to another state or an international organisation in terms of an arrangement or international agreement, contemplated in section 231 of the Constitution, with that state or organisation which requires the information to be held in confidence; or

          (iii) required to be held in confidence by an international agreement or customary international law contemplated in section 231 or 232, respectively of the Constitution.

2) A record contemplated in subsection (I), without limiting the generality of that subsection. includes a record containing information :

     (a) relating to military tactics or strategy or military exercises or operations undertaken in preparation of hostilities or in connection with the detection, prevention, suppression or curtailment of subversive or hostile activities;

     (b) relating to the quantity , characteristics, capabilities, vulnerabilities or deployment of

     (c) relating to the characteristics, capabilities, vulnerabilities, performance, potential, deployment or functions of :

                     (i) any military force, unit or personnel; or

     (d) held for the purpose of intelligence relating to :

                    (i) the defence of the Republic;

                    (ii) the detection, prevention, suppression or curtailment of subversive or hostile activities; or

     (e) on methods of, and scientific or technical equipment for, collecting, assessing or handling information referred to in paragraph (d);

     (f) on the identity of a confidential source and any other source of information referred to in paragraph (d);

     (g) on the positions adopted or to be adopted by the Republic, another state or an international organisation for the purpose of present or future international negotiations; or

     (h) that constitutes diplomatic correspondence exchanged with another state or an international organisation or official correspondence exchanged with diplomatic missions or consular posts of the Republic.

(3) A record may not be refused in terms of subsection (1) (a) (iii) if it came into existence more than 20 years before the request.

(4)

     (a) If a request for access to a record of a public body may be refused in terms of subsection (I), or could, if it existed, be so refused, and the disclosure of the existence or non :existence of the record would be likely to cause the harm contemplated in any provision of subsection (I), the information officer concerned may refuse to confirm or deny the existence or non :existence of the record.

     (b) If the information officer so refuses to confirm or deny the existence or non :existence of the record, the notice referred to in section 25 (3) must :

                    (i) state that fact;

(1) The information officer of a public body may refuse a request for access to a record of the body if its disclosure would be likely to materially jeopardise the economic interests or financial welfare of the Republic or the ability of the government to manage the economy of the Republic effectivelv in the best interests of the Republic.

(2) The information referred to in subsection ( I) includes, without limiting the generality of that subsection, information about :

     (a) a contemplated change in, or maintenance of, a policy substantially affecting the currency, coinage, legal tender, exchange rates or foreign investment;

     (b) a contemplated change in or decision not to change :

                    (i) credit or interest rates;

                    (iv) government borrowing; or

                    (v) the regulation of prices of goods or services, rents or wages, salaries or other incomes; or

     (c) a contemplated :

                    (i) sale or acquisition of immovable or movable property; or

                    (ii) international trade agreement.

(3) Subject to subsection (5), the information officer of a public body may refuse a request for access to a record of the body if the record :

     (a) contains trade secrets of the State or a public body;

     (b) contains financial, commercial, scientific or technical information, other than trade secrets, the disclosure of which would be likely to cause harm to the commercial or financial interests of the State or a public body;

     (c) contains information. the disclosure of which could reasonably be expected.

                   (i) to put a public body at a disadvantage in contractual or other negotiations: or

                   (ii) to prejudice a public body in commercial competition; or

     (d) is a computer program, as defined in section 1 (1) of the Copyright Act, 1978 ( Act 98 of 1978 ), owned by the State or a public body, except insofar as it is required to give access to a record to which access is granted in terms of this Act.

(4) The information referred to in subsection (2) (c) (i) includes, without limiting the generality of that subsection, information about an agreement, or contemplated agreement, to transfer any interest in or right to shares in the capital of a public body to any person which is not a public body referred to in paragraph (a) or (b) (i) of the definition of ‘public body’.

(5) A record may not be refused in terms of subsection (3) insofar as it consists of information :

     (a) already publicly available;

     (b) about or owned by a public body, other than the public body to which the request is made, which has consented in writing to its disclosure to the requester concerned; or

     (c) about the results of any product or environmental testing or other investigation supplied by, carried out by or on behalf of a public body, and its disclosure would reveal a serious public safety or environmental risk.

(6) For the purposes of subsection (5) (c), the results of any product or environmental testing or other investigation do not include the results of preliminary testing or other investigation conducted for the purpose of developing methods of testing or other investigation.

(7) If a request for access to a record contemplated in subsection (5) (c) is granted and the testing or other investigation was carried out by or on behalf of the public body from which the record is requested, the information officer must at the same time as access to the record is given, provide the requester with a written explanation of the methods used in conducting the testing or other investigation.

43.- Mandatory protection of research information of third party and protection of research information of public body

(1) The information officer of a public body must refuse a request for access to a record of the body if the record contains information about research being or to be carried out by or on behalf of a third party, the disclosure of which would be likely to expose :

(a) the third party;

(b) a person that is or will be carrying out the research on behalf of the third party; or

(c) the subject matter of the research, to serious disadvantage.

(2) The information officer of a public body may refuse a request for access to a record of the body if the record contains information about research being or to be carried out by or on behalf of a public body, the disclosure of which would be likely to expose :

(a) the public body;

(b) a person that is or will be carrying out the research on behalf of the public body; or

(c) the subject matter of the research, to serious disadvantage.

44.- Operations of public bodies

(1) Subject to subsections (3) and (4), the information officer of a public body may refuse a request for access to a record of the body :

(2) Subject to subsection (4), the information officer of a public body may refuse a request for access to a record of the body if :

                                        (i) made to the person who supplied the material; and

(3) A record may not be refused in terms of subsection (I) if the record came into existence more than 20 years before the request concerned.

(4) A record may not be refused in terms of subsection (1) or (2) insofar as it consists of an account of, or a statement of reasons required to be given in accordance with section 5 of the Promotion of Administrative Justice Act, 2000.

45.- Manifestly frivolous or vexatious requests, or substantial and unreasonable diversion of resources

The information officer of a public body may refuse a request for access to a record of the body if :

          (a) the request is manifestly frivolous or vexatious; or

Despite any other provision of this Chapter, the information officer of a public body must grant a request for access to a record of the body contemplated in section 34 (1), 36 (1), 37 (1) (a) or (b). 38 (a) or (b). 39 (1) (a) or (h). 40, 41 (I) (a) or (b). 42 (1) or (3). 43 (1).or (2), 44 (1) or (2) or 45, if  :

                    (a) the disclosure of the record would reveal evidence of :

        (3) When informing a third party in terms of subsection (1), the information officer must :

                    (b) furnish the name of the requester;

(4) If a third party is not informed orally of a request for access in terms of subsection (1), the information officer must give a written notice stating the matters referred to in subsection (3) to the third party.

48.- Representations and consent by third parties

(1) A third party that is informed in terms of section 47 (1) of a request for access, may, within 21 days after the third party has been informed :

                    (b) give written consent for the disclosure of the record to the requester concerned.

(2) A third party that obtains knowledge about a request for access other than in terms of section 47 (1) may :

         (3) If the request for access is granted, the notice in terms of subsection (I) (b) must state :

                    (a) adequate reasons for granting the request, including the provisions of this Act relied upon;

       (4) If the information officer of a public body decides in terms of subsection (1) to grant the request for access concerned, he or she must give the requester access to the record concerned after the expiry of 30 days after notice is given in terms of subsection (1) (b), unless an internal appeal or an application with a court, as the case may be, is lodged against the decision within that period,

PART 3.- ACCESS TO RECORDS OF PRIVATE BODIES

CHAPTER l.- RIGHT OF ACCESS

50.- Right of access to records of private bodies

(1) A requester must be given access to any record of a private body if :

                    (a) that record is required for the exercise or protection of any rights;

(2) In addition to the requirements referred to in subsection (1), when a public body, referred to in paragraph (a) or (b) (i) of the definition of 'public body' in section 1, requests access to a record of a private body for the exercise or protection of any rights, other than its rights, it must be acting in the public interest.

(3) A request contemplated in subsection ( 1) includes a request for access to a record containing personal information about the requester or the person on whose behalf the request is made.

CHAPTER 2 .- PUBLICATION AND AVAILABILITY OF CERTAIN RECORDS

51.- Manual

(1) Within six months after the commencement of this section or the coming into existence of the private body concerned the head of a private body must compile a manual containing :

                    (b) a description of the guide referred to in section 10, if available, and how to obtain access to it;

                   (d) a description of the records of the body which are available in accordance with any other legislation;

                   (f) such other information as may be prescribed.

(2) The head of a private body must on a regular basis update the manual referred to in subsection (1).

(3) Each manual must be made available as prescribed.

(4) For security, administrative or financial reasons, the Minister may, on request or of his or her own accord. by notice in the Gazette, exempt any private body or category of private bodies from any provision of this section for such period as the Minister thinks fit.

52.- Voluntary disclosure and automatic availability of certain records

                    (b) how to obtain access to such records.

(2) If appropriate the Minister must, on a periodic basis and by notice in the Gazette :

(3) The only fee payable (if any) for access to a record described in a list so published is a prescribed fee for reproduction.

(4) The head of a private body may delete any part of a record contemplated in subsection (1) ( a) which, on a request for access, may or must be refused in terms of Chapter 4 of this Part.

(5) Section 50 and any other provisions in this Act related to that section do not apply to any category of records included in a notice in terms of subsection (2).

CHAPTER 3.- MANNER OF ACCESS

53.- Form of request

(1) A request for access to a record of a private body must be made in the prescribed form to the private body concerned at its address, fax number or electronic mail address.

(2) The form for a request for access prescribed for the purposes of subsection (I) must at least require the requester concerned :

     (a) to provide sufficient particulars to enable the head of the private body concerned to identify :

     (b) to indicate which form of access is required;

     (c) to specify a postal address or fax number of the requester in the Republic;

     (d) to identify the right the requester is seeking to exercise or protect and provide an explanation of why the requested record is required for the exercise or protection of that right;

     (e) if, in addition to a written reply, the requester wishes to be informed of the decision on the request in any other manner, to state that manner and the necessary particulars to be so informed; and

     (f) if the request is made on behalf of a person, to submit proof of the capacity in which the requester is making the request, to the reasonable satisfaction of the head.

(1) The head of a private body to whom a request for access is made must by notice require the requester, other than a personal requester, to pay the prescribed request fee (if any), before further processing the request.

(2) If :

(3) The notice referred to in subsection ( I) or (2) must state :

                    (a) the amount of the deposit payable in terms of subsection (2), if applicable;

(4) If a deposit has been paid in respect of a request for access which is refused, the head of the private body concerned must repay the deposit to the requester.

(5) The head of a private body may withhold a record until the requester concerned has paid the applicable fees (if any).

(6) A requester whose request for access to a record of a private body has been granted must pay an access fee for reproduction and for search and preparation contemplated in subsection (7) (a) and (b), respectively, for any time reasonably required in excess of the prescribed hours to search for and prepare (including making any arrangements contemplated in section 29 (2) (a) and (b) (i) and (ii) (aa)) the record for disclosure.

(7) Access fees prescribed for the purposes of subsection (6) must provide for a reasonable access fee for :

(8) The Minister may, by notice in the Gazette :

                    (a) exempt any person or category of persons from paying any fee referred to in this section;

                    (b) determine that any fee referred to in this section is not to exceed a certain maximum amount;

                    (c) determine the manner in which any fee referred to in this section is to be calculated;

                    (d) determine that any fee referred to in this section does not apply to a category of records;

55.- Records that cannot be found or do not exist

(I) If :

                                        (i) is in the private body's possession but cannot be found; or

(2) The affidavit or affirmation referred to in subsection (1) must give a full account of all steps taken to find the record in question or to determine whether the record exists, as the case may be, including all communications with every person who conducted the search on behalf of the head.

(3) For the purposes of this Act, the notice in terms of subsection (1) is to be regarded as a decision to refuse a request for access to the record concerned.

(4) If, after notice is given in terms of subsection (1), the record in question is found, the requester concerned must be given access to the record unless access is refused on a ground for refusal contemplated in Chapter 4 of this Part.

56.- Decision on request and notice thereof

                    (a) decide in accordance with this Act whether to grant the request; and

(2) If the request for access is granted, the notice in terms of subsection (I) (b) must state :

                    (b) the form in which access will be given; and

(2) If the request for access is refused, the notice in terms of subsection (1) (b) must :

                    (a) State adequate reasons for the refusal, including the provisions of this Act relied on;

57.- Extension of period to deal with request

( I) The head of a private body to whom a request for access has been made, may extend the period of 30 days referred to in section 56 (I) (in this section referred to as the 'original period') once for a further period of not more than 30 days, if :

(2) If a period is extended in terms of subsection ( I ), the head of the private body must, as soon as reasonably possible, but in any event within 30 days, after the request is received, notify the requester of that extension, the period of the extension and the reasons for the extension

(3) The notice in terms of subsection (2) must state :

                                        (a) the period of the extension;

                                        (b) adequate reasons for the extension, including the provisions of this Act relied upon; and

58.- Deemed refusal of request

If the head of a private body fails to give the decision on a request for access to the requester concerned within the period contemplated in section 56 (I), the head of the private bodies, for the purposes of this Act, regarded as having refused the request.

59.- Severability

(I) If a request for access is made to a record of a private body containing information which may or must be refused in terms of any provision of Chapter 4 of this Part, every part of the record which :

                                       (a) does not contain; and

(2) If a request for access to :

                                       (a) a part of a record is granted; and

                                       (b) the other part of the record is refused, as contemplated in subsection (I), the provisions of section 56 (2) apply to paragraph (a) of this section and the provisions of section 56 (3) to paragraph (b) of this section.

60.- Form of access

If access is granted to a record of a private body, the head of that body must, as soon as reasonably possible after notification in terms of section 56, but subject to section 57, give access in

(a) such form as the requester reasonably requires; or

(b) if no specific form of access is required by the requester, such form as the head reasonably determines.

61.- Access to health or other records

(I) If the head of a private body who grants, in terms of section 50, a request for access to a record provided by a health practitioner in his or her capacity as such about the physical or mental health, or well :being :

                                        (a) of the requester; or

(2) If the relevant person is :

(3)

(a) If, after being given access to the record concerned, the health practitioner consulted in terms of subsection ( 1) is of the opinion that the disclosure of the record to the relevant person, would be likely to cause serious harm to his or her physical or mental health, or well :being, the head may only give access to the record if the requester proves to the satisfaction of the head that adequate provision is made for such counselling or arrangements as are reasonably practicable before, during or after the disclosure of the record to limit, alleviate or avoid such harm to the relevant person.

(b) Before access to the record is so given to the requester, the person responsible for such counselling or arrangements must be given access to the record.

CHAPTER 4 .- GROUNDS FOR REFUSAL OF ACCESS TO RECORDS

62.- Interpretation

A provision of this Chapter in terms of which a request for access to a record must or may or may not be refused, must not be construed as :

                                        (b) not applying to a particular record by reason that another provision of this

63.- Mandatory protection of privacy of third party who is natural person

(1) Subject to subsection (2), the head of a private body must refuse a request for access to a record of the body if its disclosure would involve the unreasonable disclosure of personal information about a third party, including a deceased individual.

(2) A record may not be refused in terms of subsection (1) insofar as it consists of information :

                                       (a) about an individual who has consented in terms of section 72 or otherwise in writing to its disclosure to the requester concerned;

                                       (b) already publicly available:

                                      (e) about an individual who is deceased and the requester is :

                                      (f) about an individual who is or was an official of a private body and which relates to the position or functions of the individual, including, but not limited to :

64.- Mandatory protection of commercial information of third party

(1) Subject to subsection (2), the head of a private body must refuse a request for access to a record of the body if the record contains :

                                       (a) trade secrets of a third party;

(2) A record may not be refused in terms of subsection (I) insofar as it consists of information about :

(3) For the purposes of subsection (2) (b), the results of any product or environmental testing or other investigation do not include the results of preliminary testing or other investigation conducted for the purpose of developing methods of testing or other investigation.

65.- Mandatory protection of certain confidential information of third party

The head of a private body must refuse a request for access to a record of the body if its disclosure would constitute an action for breach of a duty of confidence owed to a third party in terms of an agreement.

66.- Mandatory protection of safety of individuals, and protection of property

The head of a private body :

(a) must refuse a request for access to a record of the body if its disclosure could reasonably be expected to endanger the life or physical safety of an individual; or

(b) may refuse a request for access to a record of the body if its disclosure would be likely to prejudice or impair :

67.- Mandatory protection of records privileged from production in legal proceedings

The head of a private body must refuse a request for access to a record of the body if the record is privileged from production in legal proceedings unless the person entitled to the privilege has waived the privilege.

68.- Commercial information of private body

69.- Mandatory protection of research information of third party, and protection of research information of private body

                     (2) The head of a private body may refuse a request for access to a record of the body if the record contains information about research being or to be carried out by or on behalf of the private body the disclosure of which would be likely to expose :

70.- Mandatory disclosure in public interest

Despite any other provision of this Chapter, the head of a private body must grant a request for access to a record of the body contemplated in section 63 (1),64 (1),65,66 (a) or (b), 67,68 (1) or 69 (1) or (2) if :

(a) the disclosure of the record would reveal evidence of :

(b) the public interest in the disclosure of the record clearly outweighs the harm

(1) The head of a private body considering a request for access to a record that might be a record contemplated in section 63 (1), 64 (1), 65 or 69 (1), must take all reasonable steps to inform a third party to whom or which the record relates of the request.

(2) The head must inform a third party in terms of subsection (1) :

(3) When informing a third party in terms of subsection (1), the head must :

(4) If a third party is informed orally of a request for access in terms of subsection (1), the head must give a written notice stating the matters referred to in subsection (3) to the third party.

72.- Representations and consent by third parties

                                      (I) A third party that is informed in terms of section 71 (1) of a request for access, may, within 21 days after being so informed :

73.- Decision on representations for refusal and notice thereof

(1) The head of a private body must, as soon as reasonably possible, but in any event within 30 days after every third party is informed as required by section 71 :

(2) If, after all reasonable steps have been taken as required by section 71, a third party is not informed of a request, any decision whether to grant the request for access must be made with due regard to the fact that the third party did not have the opportunity to make representations in terms of section 72 why the request should be refused.

(3) If the request is granted, the notice in terms of subsection (1) (b) must state :  :

(4) If the head of the private body decides in terms of subsection (1) to grant the request for access concerned he or she must give the requester access to the record concerned after the expiry of 30 days after notice is written in terms of subsection (1) (b), unless an application with a court is lodged against the decision within that period.

PART 4 .- APPEALS AGAINST DECISIONS

CHAPTER l .- INTERNAL APPEALS AGAINST DECISIONS OF INFORMATION OFFICERS OF CERTAIN PUBLIC BODIES

74.- Right of internal appeal to relevant authority

(1) A requester may lodge an internal appeal against a decision of the information officer of a public body referred to in paragraph (a) of the definition of 'public body' in section 1 :

                    (b) taken in terms of section 22,26 (I) or 29 (3), in relation to that requester with the relevant authority.

(2) A third party may lodge an internal appeal against a decision of the information officer of a public body referred to in paragraph (a) of the definition of ‘public body’ in section I to grant a request for access.

75.- Manner of internal appeal, and appeal fees

(I) An internal appeal :

                   (a) must be lodged in the prescribed form :

                                  (i) within 60 days;

                    (e) if applicable, must be accompanied by the prescribed appeal fee referred to in subsection (3): and

                    (f) must specify a postal address or fax number.

(2)

(3)

                    (a) A requester lodging an internal appeal against the refusal of his or her request for access must pay the prescribed appeal fee (if any).

                    (b) If the prescribed appeal fee is payable in respect of an internal appeal, the decision on the internal appeal may be deferred until the fee is paid

(4) As soon as reasonably possible, but in any event within 10 working days after receipt of an internal appeal in accordance with subsection ( I ), the information officer of the public body concerned must submit to the relevant authority :

                   (a) the internal appeal together with his or her reasons for the decision concerned; and .

(1) If a relevant authority is considering an internal appeal against the refusal of a request for access to a record contemplated in section 34 (1),35 (1),36 (1),37 (I) or 43 (I), the authority must inform the third party to whom or which the record relates of the internal appeal, unless all necessary steps to locate the third party have been unsuccessful.

(2) The relevant authority must inform a third party in terms of subsection (I) :

                    (b) by the fastest means reasonably possible. (

3) When informing a third party in terms of subsection (I), the relevant authority must :

                    (b) furnish the name of the appellant;

(4) If a third party is informed orally of an internal appeal in terms of subsection ( I ), the relevant authority must, on request, give a written notice stating the matters referred to in subsection (3) to the third party.

(5) A third party that is informed of an internal appeal in terms of subsection (I), may within 21 days after the third party has been informed, make written representations to the relevant authority why the request for access should not be granted.

(6) A third party that obtains knowledge about an internal appeal other than in terms of subsection (1) may :

                   (a) make written or oral representations to the relevant authority why the request for access should be refused; or

                    (b) give written consent for the disclosure of the record to the requester concerned.

(7) If the relevant authority is considering an internal appeal against the granting of a request for access, the authority must give notice of the internal appeal to the requester concerned.

(8) The relevant authority must :

(9) A requester to whom or which notice is given in terms of subsection (7) may within 21 days after that notice is given, make written representations to the relevant authority why the request for access should be granted.

 77.- Decision on internal appeal and notice thereof

(1) The decision on an internal appeal must be made with due regard to :

                    (a) the particulars stated in the internal appeal in terms of section 75 (I) (c);

(2) When deciding on the internal appeal the relevant authority may confirm the decision appealed against or substitute a new decision for it.

(3) The relevant authority must decide on the internal appeal :

                    (c) if notice is given in terms of section 76 (7) :

                        (ii) in any other case within 30 days after notice is so given.

(4) The relevant authority must, immediately after the decision on an internal appeal :

                    (a) give notice of the decision to :

                                                 (i) the appellant;

                                                 (ii) every third party informed as required by section 76 (I); and

                                                (iii) the requester notified as required by section 76 (7); and

(5) The notice in terms of subsection (4) (a) must :

                    (a) state adequate reasons for the decision, including the provision of this Act relied upon;

                    (b) exclude, from such reasons, any reference to the content of the record;

                                             (i) within 60 days; or

                                             (i) is not required by subsection (4) (a) (ii), that access to the record will forthwith be given; or

(6) If the relevant authority decides on internal appeal to grant a request for access and notice to a third party :

                   (a) is not required by subsection (4) (a) (ii), the information officer of the body must forthwith give the requester concerned access to the record concerned; or

                   (b) is so required, the information officer must, after the expiry of 30 days after the notice is given to every third party concerned, give the requester access to the record concerned, unless an application with a court is lodged against the decision on internal appeal before the end of the period contemplated in subsection (5) (c) (ii) for lodging that application.

(7) If the relevant authority fails to give notice of the decision on an internal appeal to the appellant within the period contemplated in subsection (3), that authority is, for the purposes of this Act. regarded as having dismissed the internal appeal.

CHAPTER 2.- APPLICATIONS TO COURT

78.- Applications regarding decisions of information officers or relevant authorities of public bodies or heads of private bodies

(1) A requester or third party referred to in section 74 may only apply to a court for appropriate relief in terms of section 82 after that requester or third party has exhausted the internal appeal procedure against a decision of the information officer of a public body provided for in section 74.

(2) A requester :

                    (a) that has been unsuccessful in an internal appeal to the relevant authority of a public body;

                            (i) to refuse a request for access; or

                           (ii) taken in terms of section 22, 26 (1) or 29 (3); or

                   (d) aggrieved by a decision of the head of a private body :

                            (i) to refuse a request for access; or

(3) A third party :

                    (a) that has been unsuccessful in an internal appeal to the relevant authority of a public body;

(a) a court in respect of applications in terms of section 78; and

(b) a court to receive representations ex parse referred to in section 80 (3) (a).

                    (3) Any rule made in terms of subsection (1) must, before publication in the Gazette, be approved by Parliament.

80.- Disclosure of records to, and non :disclosure by, court

(1) Despite this Act and any other law, any court hearing an application, or an appeal against a decision on that application, may examine any record of a public or private body to which this Act applies, and no such record may be withheld from the court on any grounds.

(2) Any court contemplated in subsection (1) may not disclose to any person, including the parties to the proceedings concerned, other than the public or private body referred to in subsection (1) :

(3) Any court contemplated in subsection (1) may :

                    (a) receive representations ex parse;

                    (b) conduct hearings in camera; and

                     (3) The burden of establishing that :

(a) the refusal of a request for access; or (

b) any decision taken in terms of section 22, 26 (I ), 29 (3), 54, 57 (I) or 60, complies with the provisions of this Act rests on the party claiming that it so complies.

The court hearing an application may grant any order that is just and equitable, including orders :

                    (a) confirming, amending or setting aside the decision which is the subject of the application concerned;

                   (c) granting an interdict, interim or specific relief, a declaratory order or compensation; or

                  (d) as to costs.

PART 5.- HUMAN RIGHTS COMMISSION

83.- Additional functions of Human Rights Commission

(I) The Human Rights Commission must :

                  (a) compile and make available a guide on how to use this Act as contemplated in section 10; and

                  (b) submit reports to the National Assembly as contemplated in section 84.

(2) The Human Rights Commission must, to the extent that financial and other resources are available

(3) The Human Rights Commission may :

                    (a) make recommendations for :

                                   (ii) procedures in terms of which public and private bodies make information electronically available;

                     (b) monitor the implementation of this Act:

                    (e) train information officers of public bodies;

                            (ii) the nature and outcome of those complaints; and

(4) For the purpose of the annual report referred to in section 84 and if so requested by the Human Rights Commission, the head of a private body may furnish to that Commission information about requests for access to records of the body.

(5) If appropriate, and if financial and other resources are available, an official of a public body must afford the Human Rights Commission reasonable assistance for the effective performance of its functions in terms of this Act.

84.- Report to National Assembly by Human Rights Commission

The Human Rights Commission must include in its annual report to the National Assembly referred to in section 181 (5) of the Constitution :

(a) any recommendation in terms of section 83 (3) (a); and (b) in relation to each public body, particulars of :

                  (i) the number of requests for access received;

                  (ii) the number of requests for access granted in full;

                  (iii) the number of requests for access granted in terms of section 46;

                    (xi) such other matters as may be prescribed.

85.- Expenditure of Human Rights Commission in terms of Act

87.- Extended periods for dealing with requests during first two years

(1) For :

     (a) 12 months from the date that Part 2 takes effect in respect ofa public body, the reference to :

                    (i) 30 days in section 25 (1) and any other reference to that period in other provisions of this Act;

     (b) 12 months following the 12 months referred to in paragraph (a), the reference to :

                   (i) 30 days in section 25 (I) and any other reference to that period in other provisions of this Act:

(2) The periods of 90 days and 60 days referred to in subsection (1) (a) and (b), respectivey, may not be extended in terms of section 26.

(3) Parliament must, after a period of 12 months, but within a period of 18 months, after the commencement of this section, review the operation of this section.

88.- Correction of personal information

A person who with intent to deny a right of access in terms of this Act :

(a) destroys, damages or alters a record;

(b) conceals a record; or

(c) falsifies a record or makes a false record, commits an offence and is liable on conviction to a fine or to imprisonment for a period not exceeding two years.

91.- Amends section 6 (4) of the Public Protector Act 23 of 1994,

(I) The Minister may, by notice in the Gazette, make regulations regarding :

                  (a) any matter which is required or permined by this Act to be prescribed;

                   (b) any matter relating to the fees contemplated in sections 22 and 54;

                    (c) any notice required by this Act;

                    (e) any administrative or procedural matter necessary to give effect to the provisions of this Act.

(2) Any regulation in terms of subsection (I) must, before publication in the Gazette, be submitted to Parliament.

(3) Any regulation in terms of subsection (I) which : .

                   (a) relates to fees; or

                  (b) may result in financial expenditure for the State, must be made by the Minister acting in consultation with the Minister of Finance.

93.- Short title and commencement

(I) This Act is the Promotion of Access to Information Act, 2000, and takes effect on a date determined by the President by proclamation in the Gazette.

(2) Different dates may be so determined in respect of :

                    (a) different provisions of this Act;

                             (ii) paragraph (b) (i); and

                             (iii) paragraph (b) (ii), of the definition of ‘public body’ in section I; and

                   (c) different categories of private bodies.

Schedule

PART 1

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

POR CUANTO:

El Congreso de la República

Ha dado la Ley siguiente:

EL CONGRESO DE LA REPÚBLICA;

Ha dado la Ley siguiente:

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Título I : Disposiciones generales.

Título II : Principios rectores.

Título III : Tratamiento de datos personales.

Título IV : Derechos del titular de datos personales.

Título V : Obligaciones del titular y del encargado del banco de datos personales.

Título VI : Bancos de datos personales.

Título VII : Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales.

Título VIII : Infracciones y sanciones administrativas.

Disposiciones Complementarias Finales

TÍTULO I.- DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1º.- Objeto de la ley

La presente ley tiene por objeto garantizar el derecho fundamental a la protección de los datos personales, previsto en el artículo 2° inciso 6 de la Constitución Política del Perú, a través de su adecuado tratamiento, en un marco de respeto a los demás derechos fundamentales que en ella se reconocen, particularmente los derechos al honor, buena reputación, intimidad, voz e imagen propias.

Artículo 2°.- Definiciones

Para todos los efectos de la presente ley, se entenderá por:

2.1 Banco de datos personales.- Conjunto organizado de datos personales, automatizado o no, independientemente del soporte, sea este físico, magnético, digital, óptico u otros que se creen, cualquiera fuere la forma o modalidad de su creación, formación, almacenamiento, organización y acceso.

2.2 Banco de datos personales de administración privada.- Banco de datos personales cuya titularidad corresponde a una persona natural o a una persona jurídica de derecho privado, en cuanto el banco no se encuentre estrictamente vinculado al ejercicio de potestades de derecho público.

2.3 Banco de datos personales de administración pública.- Banco de datos personales cuya titularidad corresponde a una entidad pública.

2.4 Datos personales.- Toda información sobre una persona natural que la identifica o la hace identificable a través de medios que puedan ser razonablemente utilizados.

2.5 Datos sensibles.- Datos personales constituidos por los datos biométricos, datos referidos al origen racial y étnico; opiniones o convicciones políticas, religiosas, filosóficas o morales; hábitos personales; afiliación sindical; e información relacionada a la salud o a la vida sexual.

2.6 Encargado del banco de datos personales.- Toda persona natural, persona jurídica de derecho privado o entidad pública que sola o actuando conjuntamente con otra, realiza el tratamiento de los datos personales por encargo del titular del banco de datos personales.

2.7 Entidad pública.- Entidad comprendida en el artículo I del Título Preliminar de la Ley nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General o la que haga sus veces.

2.8 Flujo transfronterizo de datos personales.- Transferencia internacional de datos personales a un destinatario situado en un país distinto al país de origen de los datos personales, sin importar el soporte en que éstos se encuentren, los medios por los cuales se efectuó la transferencia, ni el tratamiento que reciban.

2.9 Fuentes accesibles por el público.– Bancos de datos personales de administración pública o privada, que pueden ser consultados por cualquier persona, previo abono de la contraprestación correspondiente, de ser el caso. Las fuentes accesibles por el público serán determinadas en el reglamento.

2.10 Persona jurídica de derecho privado.- Para efectos de esta ley, la persona jurídica no comprendida en los alcances del artículo I del Título Preliminar de la Ley nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

2.11 Procedimiento de anonimización.- Tratamiento de datos personales que impide la identificación o que no hace identificable al titular de éstos. El procedimiento es irreversible.

2.12 Procedimiento de disociación.- Tratamiento de datos personales que impide la identificación o que no hace identificable al titular de éstos. El procedimiento es reversible.

2.13 Titular de datos personales.- Persona natural a quien corresponden los datos personales.

2.14 Titular del banco de datos personales.- Persona natural, persona jurídica de derecho privado o entidad pública que determina la finalidad y contenido del banco de datos personales, el tratamiento de éstos y las medidas de seguridad.

2.15 Transferencia de datos personales.– Toda transmisión, suministro o manifestación de datos personales, de carácter nacional o internacional, a una persona jurídica de derecho privado, a una entidad pública o a una persona natural distinta del titular de datos personales.

2.16 Tratamiento de datos personales.– Cualquier operación o procedimiento técnico, automatizado o no, que permite la recopilación, registro, organización, almacenamiento, conservación, elaboración, modificación, extracción, consulta, utilización, bloqueo, supresión, comunicación por transferencia o por difusión o cualquier otra forma de procesamiento que facilite el acceso, correlación o interconexión de los datos personales.

El reglamento de esta ley podrá establecer otras definiciones y/o realizar un mayor desarrollo de las existentes.

Artículo 3°.- Ámbito de aplicación

Esta ley es de aplicación a los datos personales contenidos o destinados a ser contenidos en bancos de datos personales de administración pública y de administración privada, cuyo tratamiento se realice en el territorio nacional.

Son objeto de especial protección los datos sensibles.

Las disposiciones de esta ley no serán de aplicación a los siguientes datos personales:

3.1 A los contenidos o destinados a ser contenidos en bancos de datos personales creados por personas naturales para fines exclusivamente relacionados con su vida privada o familiar.

3.2 A los contenidos o destinados a ser contenidos en bancos de datos de administración pública, sólo en tanto su tratamiento resulte necesario para el estricto cumplimiento de las competencias asignadas por ley a las respectivas entidades públicas, para la defensa nacional, seguridad pública, el desarrollo de actividades en materia penal para la investigación y represión del delito.

TÍTULO II.- PRINCIPIOS RECTORES

Artículo 4º.- Principio de legalidad

El tratamiento de los datos personales se hará conforme a lo establecido en la ley. Se prohíbe la recopilación de los datos personales por medios fraudulentos, desleales o ilícitos.

Artículo 5º.- Principio de consentimiento

Para el tratamiento de los datos personales deberá mediar el consentimiento de su titular.

Artículo 6º.- Principio de finalidad

Los datos personales deberán ser recopilados para una finalidad determinada, explícita y lícita. El tratamiento de los datos personales no deberá extenderse a otra finalidad que no haya sido la establecida de manera inequívoca como tal al momento de su recopilación, excluyendo los casos de actividades de valor histórico, estadístico o científico cuando se utilice un procedimiento de disociación o anonimización.

Artículo 7°.- Principio de proporcionalidad

Todo tratamiento de datos personales deberá ser adecuado, relevante y no excesivo a la finalidad para la que éstos hubiesen sido recopilados.

Artículo 8º.- Principio de calidad

Los datos personales que vayan a ser tratados deberán ser veraces, exactos y en la medida de lo posible actualizados, necesarios, pertinentes y adecuados con la finalidad para la que fueron recopilados. Deberán conservarse de forma tal que se garantice su seguridad y sólo por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento.

Artículo 9º.- Principio de seguridad

El titular del banco de datos personales y el encargado de su tratamiento deberán adoptar las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales. Las medidas de seguridad deberán ser apropiadas y acordes al tratamiento que se vaya a efectuar y a la categoría de datos personales de que se trate.

Artículo 10º.- Principio de disposición de recurso

Todo titular de datos personales deberá contar con las vías administrativas y/o jurisdiccionales necesarias para reclamar y hacer valer sus derechos, cuando éstos sean vulnerados por el tratamiento de sus datos personales.

Artículo 11º.- Principio de nivel de protección adecuado

En el caso de flujo transfronterizo de datos personales, el país destinatario deberá contar con un nivel suficiente de protección para los datos personales que se vayan a tratar, o por lo menos comparable al previsto por esta ley.

El ámbito suficiente de protección del país destinatario deberá abarcar por lo menos la consignación y el respeto de los principios rectores de la protección de datos personales objeto de este Título y un sistema efectivo de garantías.

Artículo 12º.- Valor de los principios

La actuación de los titulares y encargados de los bancos de datos personales y, en general, de todos los que intervengan en relación a datos personales, deberá ajustarse a los principios rectores a que se refiere este Título. Esta relación de principios rectores es enunciativa.

Los principios rectores señalados servirán también de criterio interpretativo para resolver las cuestiones que puedan suscitarse en la aplicación de esta ley y de su reglamento, así como parámetro para la elaboración de otras disposiciones y para suplir vacíos en la legislación sobre la materia.

TÍTULO III.- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Artículo 13º.- Alcances del tratamiento

13.1 El tratamiento de datos personales debe realizarse en pleno respeto de los derechos fundamentales de sus titulares y de los derechos que esta ley les confiere. Igual regla rige para su utilización por terceros.

13.2 Las limitaciones al ejercicio del derecho fundamental a la protección de datos personales sólo pueden ser establecidas por ley, respetando su contenido esencial y estar justificadas en razón del respeto de otros derechos fundamentales o bienes constitucionalmente protegidos.

13.3 Mediante reglamento se dictarán medidas especiales para el tratamiento de los datos personales de los niños y de los adolescentes, así como para la protección y garantía de sus derechos. Para el ejercicio de los derechos que esta ley reconoce, los niños y adolescentes actuarán a través de sus representantes legales, pudiendo el reglamento determinar las excepciones aplicables, de ser el caso, teniendo en cuenta para ello el interés superior del niño y del adolescente.

13.4 Las comunicaciones, telecomunicaciones, sistemas informáticos o sus instrumentos, cuando sean de carácter o uso privado, sólo pueden ser abiertos, incautados, interceptados o intervenidos por mandamiento motivado del juez o con autorización de su titular, con las garantías previstas en la ley. Se guarda secreto de los asuntos ajenos al hecho que motiva su examen. Los datos personales obtenidos con violación de este precepto carecen de efecto legal.

13.5 Los datos personales sólo podrán ser objeto de tratamiento con consentimiento de su titular, salvo ley autoritativa al respecto. El consentimiento deberá ser previo, informado, expreso e inequívoco.

13.6 En el caso de datos sensibles, el consentimiento para efectos de su tratamiento además deberá efectuarse por escrito. Aun cuando no mediara el consentimiento del titular, el tratamiento de datos sensibles podrá efectuarse cuando la ley lo autorice, siempre que ello atienda a motivos importantes de interés público.

13.7 El titular de datos personales podrá revocar su consentimiento en cualquier momento debiendo sustentar su solicitud cuando corresponda, observando al efecto los mismos requisitos que con ocasión de su otorgamiento.

13.8 El tratamiento de datos personales relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas sólo puede ser efectuado por las entidades públicas competentes, salvo convenio de encargo de gestión conforme a la Ley nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General o la que haga sus veces. Cuando se haya producido la cancelación de los antecedentes penales, judiciales, policiales y administrativos, estos datos no podrán ser suministrados salvo que sean requeridos por el Poder Judicial o el Ministerio Público, conforme a ley.

13.9 La comercialización de datos personales contenidos o destinados a ser contenidos en bancos de datos personales se sujeta a lo dispuesto en el reglamento de la ley.

Artículo 14º.- Limitaciones al consentimiento para el tratamiento de datos personales

No se requerirá el consentimiento del titular de datos personales para efectos de su tratamiento, en los siguientes casos:

14.1 Cuando los datos personales se recopilen o transfieran para el ejercicio de las funciones de las entidades públicas en el ámbito de sus competencias.

14.2 Cuando se trate de datos personales contenidos o destinados a ser contenidos en fuentes accesibles por el público.

14.3 Cuando se trate de datos personales relativos a la solvencia patrimonial y de crédito, conforme a ley.

14.4 Cuando medie norma para la promoción de la competencia en los mercados regulados emitida en ejercicio de la función normativa por los organismos reguladores a que se refiere la Ley nº 27332, Ley Marco de los Organismos Reguladores de la Inversión Privada en los Servicios Públicos o la que haga sus veces, siempre que la información brindada no sea utilizada en perjuicio de la privacidad del usuario.

14.5 Cuando los datos personales sean necesarios para la ejecución de una relación contractual en la que el titular de datos personales sea parte.

14.6 Cuando se trate de datos personales relativos a la salud y sea necesario, en circunstancia de riesgo, para la prevención, diagnóstico y tratamiento médico o quirúrgico del titular, siempre que dicho tratamiento sea realizado por establecimientos de salud o por profesionales de ciencias de la salud, observando el secreto profesional; o cuando medien razones de interés público previstas por ley; o cuando deban tratarse por razones de salud pública o para la realización de estudios epidemiológicos o análogos, en tanto se apliquen procedimientos de disociación adecuados.

14.7 Cuando el tratamiento sea efectuado por organismos sin fines de lucro cuya finalidad sea política, religiosa o sindical y se refiera a los datos personales recopilados de sus respectivos miembros, los que deberán guardar relación con el propósito a que se circunscriban sus actividades, no pudiendo ser transferidos sin consentimiento de aquéllos.

14.8 Cuando se hubiera aplicado un procedimiento de anonimización o disociación.

14.9 Otros establecidos por ley.

Artículo 15º.- Flujo transfronterizo de datos personales

El titular y el encargado del banco de datos personales podrán realizar el flujo transfronterizo de datos personales sólo si los destinatarios mantienen niveles de protección adecuados conforme a la presente ley. La Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales supervisará el cumplimiento de esta exigencia.

No se aplica lo dispuesto en el párrafo anterior en los siguientes casos:

15.1 Acuerdos en el marco de tratados internacionales sobre la materia en los cuales la República del Perú sea parte.

15.2 Cooperación judicial internacional.

15.3 Cooperación internacional entre organismos de inteligencia para la lucha contra el terrorismo, tráfico ilícito de drogas, lavado de activos, corrupción, trata de personas y otras formas de criminalidad organizada.

15.4 Cuando los datos personales sean necesarios para la ejecución de una relación contractual en la que el titular de datos personales sea parte.

15.5 Cuando se trate de transferencias bancarias o bursátiles, en lo relativo a las transacciones respectivas y conforme a la ley aplicable.

15.6 Cuando el flujo transfronterizo de datos personales se realice para la prevención, diagnóstico o tratamiento médico o quirúrgico de su titular; o cuando sea necesario para la realización de estudios epidemiológicos o análogos, en tanto se apliquen procedimientos de disociación adecuados.

15.7 Cuando el titular de los datos personales haya dado su consentimiento previo, informado, expreso e inequívoco.

15.8 Otros que establezca el reglamento de la presente ley.

Artículo 16º.- Seguridad

Para fines del tratamiento de datos personales, el titular del banco de datos personales deberá adoptar medidas técnicas, organizativas y legales que garanticen su seguridad y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.

Los requisitos y condiciones que deberán reunir los bancos de datos personales en materia de seguridad serán establecidos por la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales.

Queda prohibido el tratamiento de datos personales en bancos de datos que no reúnan los requisitos y las condiciones de seguridad a que se refiere este artículo.

Artículo 17º.- Confidencialidad

El titular del banco de datos personales, el encargado y quienes intervengan en cualquier parte de su tratamiento están obligados a guardar confidencialidad respecto de los mismos y de sus antecedentes. Esta obligación subsistirá aún después de finalizadas las relaciones con el titular del banco de datos personales.

El obligado podrá ser relevado de la obligación de confidencialidad cuando medie consentimiento previo, informado, expreso e inequívoco del titular de los datos personales, resolución judicial consentida o ejecutoriada, o cuando medien razones fundadas relativas a la defensa nacional, seguridad pública o la sanidad pública; sin perjuicio del derecho a guardar el secreto profesional.

TÍTULO IV.- DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Artículo 18º.- Derecho de información

El titular de datos personales tiene derecho a ser informado en forma detallada, sencilla, expresa, inequívoca y de manera previa a su recopilación, sobre la finalidad para la que sus datos personales serán tratados; quiénes serán o podrán ser sus destinatarios, la existencia del banco de datos en que se almacenarán, así como la identidad y domicilio de su titular y, de ser el caso, del encargado del tratamiento de sus datos personales; el carácter obligatorio o facultativo de sus respuestas al cuestionario que se le proponga, en especial en cuanto a los datos sensibles; la transferencia de los datos personales; las consecuencias de proporcionar sus datos personales y de su negativa a hacerlo; el tiempo durante el cual se conservarán sus datos personales; y, la posibilidad de ejercer los derechos que la ley le concede.

Si los datos personales son recogidos en línea a través de redes de comunicaciones electrónicas, las obligaciones del presente artículo podrán satisfacerse mediante la publicación de políticas de privacidad, las que deberán ser fácilmente accesibles e identificables.

Artículo 19º.- Derecho de acceso

El titular de datos personales tiene derecho a obtener la información que sobre sí mismo sea objeto de tratamiento en bancos de datos de administración pública o privada, la forma en que sus datos fueron recopilados, las razones que motivaron su recopilación y a solicitud de quién se realizó la recopilación, así como las transferencias realizadas o que se prevén hacer de ellos.

Artículo 20º.- Derecho de actualización, inclusión, rectificación y supresión.

El titular de datos personales tiene derecho a la actualización, inclusión, rectificación y supresión de sus datos personales materia de tratamiento, cuando éstos sean parcial o totalmente inexactos, incompletos, cuando se hubiere advertido omisión, error o falsedad, cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes a la finalidad para la cual hayan sido recopilados o cuando hubiera vencido el plazo establecido para su tratamiento.

Si sus datos personales hubieran sido transferidos previamente, el encargado del banco de datos personales deberá comunicar la actualización, inclusión, rectificación y/o supresión a quien se hayan transferido, en el caso que se mantenga el tratamiento por este último, quien deberá también proceder a la actualización, inclusión, rectificación y/o supresión, según corresponda.

Durante el proceso de actualización, inclusión, rectificación y/o supresión de datos personales, el encargado del banco de datos personales dispondrá su bloqueo, quedando impedido de permitir que terceros accedan a ellos.

La supresión de datos personales contenidos en bancos de datos personales de administración pública se sujeta a lo dispuesto en el artículo 21º del Texto Único Ordenado de la Ley nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública o la que haga sus veces.

Artículo 21º.- Derecho a impedir el suministro

El titular de datos personales tiene derecho a impedir que éstos sean suministrados, especialmente cuando ello afecte sus derechos fundamentales.

Artículo 22º.- Derecho de oposición

Siempre que por ley no se disponga lo contrario y cuando no hubiera prestado consentimiento, el titular de datos personales podrá oponerse a su tratamiento cuando existan motivos fundados y legítimos relativos a una concreta situación personal. En caso de oposición justificada, el titular o el encargado del banco de datos personales, según corresponda, deberá proceder a su supresión, conforme a ley.

Artículo 23º.- Derecho al tratamiento objetivo

El titular de datos personales tiene derecho a no verse sometido a una decisión con efectos jurídicos sobre él o que le afecte de manera significativa, sustentada únicamente en un tratamiento de datos personales destinado a evaluar determinados aspectos de su personalidad, salvo que ello ocurra en el marco de la negociación, celebración o ejecución de un contrato o en los casos de evaluación con fines de incorporación a una entidad pública, de acuerdo a ley, sin perjuicio de la posibilidad de defender su punto de vista, para la salvaguardia de su interés legítimo.

Artículo 24º.- Derecho a la tutela

En caso el titular o el encargado del banco de datos personales deniegue al titular de datos personales, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos establecidos en esta ley, éste podrá recurrir ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales en vía de reclamación, o al Poder Judicial para efectos de la correspondiente acción de habeas data.

El procedimiento a seguir ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales se sujeta a lo dispuesto en los artículos 219° y siguientes de la Ley nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General  o la que haga sus veces.

La resolución de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales agota la vía administrativa y habilita a la imposición de las sanciones administrativas previstas en el artículo 39° de esta ley. El reglamento determinará las instancias correspondientes.

Contra las resoluciones de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales procede la acción contencioso-administrativa.

Artículo 25º.- Derecho a ser indemnizado

El titular de datos personales que sea afectado como consecuencia del incumplimiento de la presente ley por el titular o por el encargado del banco de datos personales o por terceros, tiene derecho a obtener la indemnización correspondiente conforme a ley.

Artículo 26º.- Gratuidad

No se exigirá contraprestación alguna al titular de datos personales por el ejercicio de los derechos contemplados en los artículos 19º, 20º, 21º, 22º y 23° de esta ley, salvo en los casos que establezca el reglamento.

Artículo 27º.- Limitaciones

Los titulares y encargados de los bancos de datos de administración pública pueden denegar el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, inclusión, rectificación, supresión y oposición por razones fundadas en la protección de derechos e intereses de terceros o cuando ello pueda obstaculizar actuaciones judiciales o administrativas en curso vinculadas a la investigación sobre el cumplimiento de obligaciones tributarias o previsionales, el desarrollo de funciones de control de la salud y del medio ambiente, la verificación de infracciones administrativas, o cuando así lo disponga la ley.

TÍTULO V.- OBLIGACIONES DEL TITULAR Y DEL ENCARGADO DEL BANCO DE DATOS PERSONALES

Artículo 28º.- Obligaciones

El titular y el encargado del banco de datos personales, según sea el caso, tienen las siguientes obligaciones:

28.1 Efectuar el tratamiento de datos personales, sólo previo consentimiento informado, expreso e inequívoco del titular de los datos personales, salvo ley autoritativa.

28.2 No recopilar datos personales por medios fraudulentos, desleales o ilícitos.

28.3 Recopilar datos personales que sean actualizados, necesarios, pertinentes y adecuados, con relación a finalidades determinadas, explícitas y lícitas para las que se hayan obtenido.

28.4 No utilizar los datos personales objeto de tratamiento para finalidades distintas de aquéllas que motivaron su recopilación, salvo que medie procedimiento de anonimización o disociación.

28.5 Almacenar los datos personales de manera que se posibilite el ejercicio de los derechos de su titular.

28.6 Suprimir y sustituir o, en su caso, completar los datos personales objeto de tratamiento cuando tenga conocimiento de su carácter inexacto o incompleto, sin perjuicio de los derechos del titular al respecto.

28.7 Suprimir los datos personales objeto de tratamiento cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes a la finalidad para la cual hubiesen sido recopilados o hubiese vencido el plazo para su tratamiento, salvo que medie procedimiento de anonimización o disociación.

28.8 Proporcionar a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales la información relativa al tratamiento de datos personales que ésta le requiera y permitirle el acceso a los bancos de datos personales que administra, para el ejercicio de sus funciones.

28.9 Otras establecidas en esta ley y en su reglamento.

TÍTULO VI.- BANCOS DE DATOS PERSONALES

Artículo 29º.- Creación, modificación o cancelación de bancos de datos personales

La creación, modificación o cancelación de bancos de datos personales de administración pública y de administración privada se sujetarán a lo que establezca el reglamento, garantizándose la publicidad sobre su existencia, finalidad y la identidad y domicilio de su titular y, de ser el caso, de su encargado.

Artículo 30º.- Prestación de servicios de tratamiento de datos personales

Cuando por cuenta de terceros se presten servicios de tratamiento de datos personales, éstos no podrán aplicarse o utilizarse con un fin distinto al que figure en el contrato o convenio celebrado, ni ser transferidos a otras personas, ni aun para su conservación.

Una vez ejecutada la prestación materia del contrato o del convenio, según el caso, los datos personales tratados deberán ser suprimidos, salvo que medie autorización expresa de aquel por cuenta de quien se prestan tales servicios cuando razonablemente se presuma la posibilidad de ulteriores encargos, en cuyo caso se podrán conservar con las debidas condiciones de seguridad, hasta por el plazo que determine el reglamento de esta ley.

Artículo 31º.- Códigos de conducta

Las entidades representativas de los titulares o encargados de bancos de datos personales de administración privada podrán elaborar códigos de conducta, que establezcan normas para el tratamiento de datos personales que tiendan a asegurar y mejorar las condiciones de operación de los sistemas de información en función de los principios rectores establecidos en esta ley.

TÍTULO VII.- AUTORIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Artículo 32°.- Órgano competente y régimen jurídico

El Ministerio de Justicia, a través de la Dirección Nacional de Justicia, es la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales. Para el adecuado desempeño de sus funciones podrá crear oficinas en todo el país.

La Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales se rige por lo dispuesto en esta ley, en su reglamento y en los artículos pertinentes del Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia.

Corresponde a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales realizar todas las acciones necesarias para el cumplimiento del objeto y demás disposiciones de la presente ley y de su reglamento. Para tal efecto goza de potestad sancionadora, de conformidad con la Ley nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General o la que haga sus veces, así como de potestad coactiva, de conformidad con la Ley nº 26979, Ley de Procedimiento de Ejecución Coactiva o la que haga sus veces.

La Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales deberá presentar periódicamente un informe sobre sus actividades al Ministro de Justicia.

Artículo 33°.- Funciones

La Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales ejercerá las funciones administrativas, orientadoras, normativas, resolutivas, fiscalizadoras y sancionadoras siguientes:

33.1 Representar al país ante las instancias internacionales en materia de protección de datos personales.

33.2 Cooperar con las autoridades extranjeras de protección de datos personales para el cumplimiento de sus competencias y generar mecanismos de cooperación bilateral y multilateral para asistirse entre sí y prestarse debido auxilio mutuo cuando se requiera.

33.3 Administrar y mantener actualizado el Registro Nacional de Protección de Datos Personales.

33.4 Publicitar, a través del Portal Institucional, la relación actualizada de bancos de datos personales de administración pública y privada.

33.5 Promover campañas de difusión y promoción sobre la protección de datos personales.

33.6 Promover y fortalecer una cultura de protección de los datos personales de los niños y adolescentes.

33.7 Coordinar la inclusión de información sobre la importancia de la vida privada y de la protección de datos personales en los planes de estudios de todos los niveles educativos y fomentar, asimismo, la capacitación de los docentes en estos temas.

33.8 Emitir autorizaciones, cuando corresponda, conforme al reglamento de esta ley.

33.9 Absolver consultas sobre protección de datos personales y el sentido de las normas vigentes sobre tal materia, particularmente sobre las que ella hubiera emitido.

33.10 Emitir opinión técnica respecto de los proyectos de normas que se refieran total o parcialmente a los datos personales, la que será vinculante.

33.11 Emitir las directivas que correspondan para la mejor aplicación de lo previsto en esta ley y en su reglamento, especialmente en materia de seguridad de los bancos de datos personales, así como supervisar su cumplimiento, en coordinación con los sectores involucrados.

33.12 Promover el uso de mecanismos de autorregulación como instrumento complementario de protección de datos personales.

33.13 Celebrar convenios de cooperación interinstitucional y/o internacional con la finalidad de velar por los derechos de las personas en materia de protección de datos personales que son tratados dentro y fuera del territorio nacional.

33.14 Atender solicitudes en interés particular del administrado o general de la colectividad, así como solicitudes de información.

33.15 Conocer, instruir y resolver las reclamaciones formuladas por los titulares de datos personales por la vulneración de los derechos que les conciernen y dictar las medidas cautelares y/o correctivas que establezca el reglamento.

33.16 Velar por el cumplimiento de la legislación vinculada con la protección de datos personales y por el respeto de sus principios rectores.

33.17 Obtener de los titulares de los bancos de datos personales la información que estime necesaria para el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales y el desempeño de sus funciones.

33.18 Supervisar el tratamiento de los datos personales que efectúen el titular y el encargado del banco de datos personales y, en caso de ilegalidad, disponer las acciones que correspondan conforme a ley.

33.19 Iniciar fiscalizaciones de oficio o por denuncia de parte por presuntos actos contrarios a lo establecido en la presente ley y en su reglamento y aplicar las sanciones administrativas correspondientes, sin perjuicio de las medidas cautelares y/o correctivas que establezca el reglamento.

33.20 Las demás funciones que le asignen esta ley y su reglamento.

Artículo 34º.- Registro Nacional de Protección de Datos Personales

Créase el Registro Nacional de Protección de Datos Personales como registro de carácter administrativo a cargo de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, con la finalidad de inscribir en forma diferenciada, a nivel nacional, lo siguiente:

34.1 Los bancos de datos personales de administración pública o privada, así como los datos relativos a éstos que sean necesarios para el ejercicio de los derechos que corresponden a los titulares de datos personales, conforme a lo dispuesto en esta ley en el reglamento.

34.2 Las autorizaciones emitidas conforme al reglamento de la presente ley.

34.3 Las sanciones, medidas cautelares y /o correctivas impuestas por la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales conforme a esta ley y a su reglamento.

34.4 Los códigos de conducta de las entidades representativas de los titulares o encargados de bancos de datos personales de administración privada.

34.5 Otros actos materia de inscripción conforme al reglamento.

Cualquier persona puede consultar en el Registro Nacional de Protección de Datos Personales la existencia de bancos de datos personales, sus finalidades, así como la identidad y domicilio de sus titulares y, de ser el caso, de sus encargados.

Artículo 35°.- Confidencialidad

El personal de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales está sujeto a la obligación de guardar confidencialidad sobre los datos personales que conozca con motivo de sus funciones. Esta obligación subsistirá aún después de finalizada toda relación con dicha Autoridad Nacional, bajo responsabilidad.

Artículo 36°.- Recursos

Son recursos de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales los siguientes:

36.1 Las tasas por concepto de derecho de trámite de los procedimientos administrativos y servicios de su competencia.

36.2 Los montos que recaude por concepto de multas.

36.3 Los recursos provenientes de la cooperación técnica internacional no reembolsable.

36.4 Los legados y donaciones que reciba.

36.5 Los recursos que se le transfieran conforme a Ley.

Los recursos de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales serán destinados a financiar los gastos necesarios para el desarrollo de sus operaciones y para su funcionamiento.

TÍTULO VIII.- INFRACCIONES Y SANCIONES ADMINISTRATIVAS

Artículo 37º.- Procedimiento sancionador

El procedimiento sancionador se inicia de oficio por la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales o por denuncia de parte, ante la presunta comisión de actos contrarios a lo dispuesto en la presente ley o en su reglamento, sin perjuicio del procedimiento seguido en el marco de lo dispuesto en el artículo 24° de esta ley.

Las Resoluciones de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales agotan la vía administrativa.

Contra las resoluciones de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales procede la acción contencioso-administrativa.

Artículo 38º.- Infracciones

Constituye infracción sancionable toda acción u omisión que contravenga las disposiciones de esta ley o de su reglamento. Las infracciones se califican como leves, graves y muy graves. La tipificación de las infracciones, graduación del monto de las multas y el procedimiento para su aplicación se efectuará en el reglamento de la ley.

Artículo 39º.- Sanciones administrativas

En caso de violación de las normas de esta ley o de su reglamento, la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales podrá aplicar las siguientes multas:

39.1 Las infracciones leves serán sancionadas con una multa mínima de 0.5 (cero punto cinco) Unidades Impositivas Tributarias hasta de 5 (cinco) Unidades Impositivas Tributarias.

39.2 Las infracciones graves serán sancionadas con multa de más de 5 (cinco) Unidades Impositivas Tributarias hasta 50 (cincuenta) Unidades Impositivas Tributarias.

39.3 Las infracciones muy graves serán sancionadas con multa de más de 50 (cincuenta) Unidades Impositivas Tributarias hasta 100 (cien) Unidades Impositivas Tributarias.

En ningún caso la multa impuesta podrá exceder el 10 % (diez por ciento) de los ingresos brutos anuales que hubiera percibido el presunto infractor durante el ejercicio anterior.

La Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales determinará la infracción cometida y el monto de la multa imponible mediante Resolución debidamente motivada. Para la graduación del monto de las multas se tomarán en cuenta los criterios establecidos en el artículo 230º numeral 3) de la Ley nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General  o la que haga sus veces.

La imposición de la multa se efectuará sin perjuicio de las sanciones disciplinarias sobre el personal de las entidades públicas en los casos de bancos de datos personales de administración pública, así como de la indemnización por daños y perjuicios y de las sanciones penales a que hubiera lugar.

Artículo 40º.- Multas coercitivas

En aplicación de lo dispuesto en el artículo 199º de la Ley nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General o la que haga sus veces, la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales podrá imponer multas coercitivas por un monto que no supere las diez (10) UIT, frente al incumplimiento de las obligaciones accesorias a la sanción, impuestas en el procedimiento sancionador. Las multas coercitivas se impondrán una vez vencido el plazo de cumplimiento.

La imposición de las multas coercitivas no impide el ejercicio de otro medio de ejecución forzosa conforme a lo dispuesto en el artículo 196º de la Ley nº 27444.

El reglamento de la ley regulará lo concerniente a la aplicación de las multas coercitivas.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES

Primera.- Reglamento de la ley

El reglamento de la presente ley será aprobado por Decreto Supremo con refrendo del Ministro de Justicia.

Para la elaboración del proyecto de reglamento, se constituirá una Comisión Multisectorial, la que será presidida por la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales. El proyecto de reglamento será elaborado en un plazo máximo de ciento veinte (120) días hábiles, a partir de la instalación de la Comisión Multisectorial, lo que deberá ocurrir en un plazo no mayor de 15 (quince) días hábiles.

Segunda.- Directiva de seguridad

La Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales elaborará la directiva de seguridad de la información administrada por los bancos de datos personales en un plazo no mayor de ciento veinte (120) días hábiles.

En tanto se apruebe y rija la referida directiva, se mantendrán vigentes las disposiciones sectoriales sobre la materia.

Tercera.- Adecuación de documentos de gestión y de Texto Único de Procedimientos Administrativos del Ministerio de Justicia

Estando a la creación de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, en un plazo máximo de ciento veinte (120) días hábiles el Ministerio de Justicia elaborará las modificaciones pertinentes en sus documentos de gestión y en su Texto Único de Procedimientos Administrativos.

Cuarta.- Adecuación y propuesta de normativa específica sobre datos personales

Durante un plazo no mayor de 60 (sesenta) días hábiles, bajo la orientación y supervisión de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, las entidades públicas competentes revisarán la normativa que verse sobre datos personales y elaborarán las propuestas necesarias para su adecuación a lo dispuesto en esta ley. En caso de inexistencia de normativa específica y si ésta fuera indispensable, formularán las propuestas pertinentes. Según corresponda, se preservarán las condiciones especiales de tratamiento de datos en sectores específicos.

Dentro de los 30 (treinta) días hábiles subsiguientes a la emisión de la opinión técnica favorable de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, las citadas entidades deberán aprobar o, de ser el caso, impulsar la aprobación de las correspondientes propuestas normativas.

Quinta.- Bancos de datos personales preexistentes

Los bancos de datos personales creados con anterioridad a la presente ley y sus respectivos reglamentos deberán adecuarse a esta norma, dentro del plazo que establezca el reglamento. Sin perjuicio de ello, sus titulares deberán declarar los mismos ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, con sujeción a lo dispuesto en esta ley.

Sexta.- Habeas Data

Las normas establecidas en el Código Procesal Constitucional sobre el proceso de Habeas Data se aplican en el ámbito constitucional, independientemente del ámbito administrativo materia de la presente ley. El procedimiento administrativo establecido en la presente ley no constituye vía previa para el ejercicio del derecho vía proceso constitucional.

Sétima.- Competencias del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual – INDECOPI

En materia de infracción a los derechos de los consumidores en general mediante los servicios e información brindados por las Centrales Privadas de Información de Riesgos – CEPIRS o similares, en el marco de las relaciones de consumo son aplicables las normas generales sobre protección al consumidor, siendo el ente competente para la supervisión de su cumplimiento la Comisión de Protección al Consumidor del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual – INDECOPI, la que deberá velar por la permanencia de la idoneidad de los servicios y por la transparencia de la información que se brinde a los consumidores, sin perjuicio de la competencia de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales para salvaguardar los derechos de los titulares de la información administrada por las CEPIRS o similares.

Octava.- Información sensible

Para efectos de lo dispuesto en la Ley nº 27489, Ley que regula las centrales privadas de información de riesgos y de protección al titular de la información, se entenderá por información sensible la definida como dato sensible por la presente ley.

Igualmente, precísese que la información confidencial a que se refiere el numeral 5) del artículo 17º del Texto Único Ordenado de la Ley nº 28706, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública constituye dato sensible conforme a los alcances de esta ley.

Novena.- Inafectación de facultades de la Administración Tributaria

Lo dispuesto en la presente ley no se interpretará en detrimento de las facultades de la Administración Tributaria respecto de la información que obre y requiera para sus registros, así como para el cumplimiento de sus funciones.

Décima.- Financiamiento

La realización de las acciones necesarias para la aplicación de la presente ley se ejecutan con cargo al presupuesto institucional del pliego Ministerio de Justicia y de los recursos a los que hace referencia el artículo 36° de esta norma, sin demandar recursos adicionales al Tesoro Público.

Décimo primera.- Vigencia

La presente ley entrará en vigencia en el plazo de 30 (treinta) días hábiles contado a partir de la publicación de su reglamento en el diario oficial “El Peruano”, salvo lo previsto en el Título II, en el primer párrafo del artículo 32° y en la Primera, Segunda, Tercera, Cuarta y Décima Disposiciones Complementarias Finales, las que regirán a partir del día siguiente de la publicación de esta ley.

Comuníquese al Presidente de la República para su promulgación.

En Lima, a los …

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

1. INTRODUCCION

El fenómeno de la informática se ha convertido en el símbolo emblemático de la cultura contemporánea (1). Al reducir dramáticamente el costo de generar, almacenar trasmitir y procesar información en todos los sectores de la economía, la informática ha transformado la manera de concebir la organización y la estructura misma de nuestras sociedades, así como las pautas de comportamiento de las personas.

En suma, la informática ha alterado la realidad económica, social y cultural en la que se basaba la sociedad anterior, haciendo de la información el elemento clave del poder. A la luz de esta nueva realidad, la sociedad actual ha sido denominada como Sociedad de la Información.

Pero si bien es cierto, la información es poder y que sin ella ningún gobierno moderno es capaz de cumplir sus fines, también lo es que el uso indebido o abusivo de la informática puede amenazar de muerte el desarrollo de las instituciones democráticas.

Se hace pues, imprescindible someter los avances informáticos a una evaluación crítica sobre sus consecuencias. El progreso de la informática debe propender siempre al desarrollo de la humanidad y, en consecuencia, en ningún caso afectar el pleno ejercicio de los derechos fundamentales. No obstante, la actitud frente a la informática no debe ser defensiva. De lo que se trata es de asegurar el control democrático y el ejercicio social de la informática.

En este contexto, un tema de especial trascendencia está dado por el problema de las relaciones entre información e intimidad (2) que puede derivar en un fenómeno de manipulación y control social inimaginables.

Al respecto, resulta clarificante Pérez Luño cuando comenta que ya en 1972 una sociedad de información comercial de los Estados Unidos había almacenado datos personales sobre 130 millones de personas que, tras su adecuada programación, podían ser transmitidos a sus clientes en más de diez mil aspectos diferentes (por edad, profesión, sexo, ingresos, automóvil o vivienda poseídos, pertenencia a sindicatos, partidos o sociedades mercantiles, culturales o recreativas) (3). O cuando recuerda que la comunidad académica de Estados Unidos sufrió una conmoción al saber que, durante la etapa de contestación estudiantil, diversas universidades que contaban con bibliotecas informatizadas proporcionaron a la policía relaciones exhaustivas de las lecturas de aquellos profesores y/o alumnos sospechosos de ser contestatarios o disidentes (4).

Los bancos de datos lo registran todo: las compañías de viajes conocen el número de veces que hemos viajado al interior y exterior del país, la pizzería sabe qué tipo de pizza pedimos, el supermercado sabe qué marca de abarrotes compramos, la compañía de seguros sabe cuántos registros tenemos a las clínicas y por qué conceptos, la farmacia conoce qué medicamentos adquirimos y con qué frecuencia.

Cobra entonces actualidad la peligrosidad de las técnicas over-all computer referidas al cruce de bancos de datos que permite un control exhaustivo de la población, así como la peligrosidad del trazado de un perfil completo de las personas (5). Huelgan las reflexiones sobre este tema cuando se habla de los delitos informáticos, esto es, de los casos en que de manera ilegal se accede a los datos personales contenidos en bancos de datos (6).

Urge entonces establecer garantías que tutelen la vida privada de las personas frente a la agresión de la informática. Esta exigencia viene encontrando eco en diversas reuniones internacionales, en la legislación de múltiples países – mayoritariamente europeos – y en el desarrollo jurisprudencial de otros. A consecuencia de todo ello aparece la protección de datos personales como una respuesta organizada para el control de la informática.

En la construcción del enfoque de este derecho ha jugado un papel relevante la sentencia del Tribunal Constitucional Federal Alemán del 15 de diciembre de 1983, a propósito de la Ley del Censo de Población del 4 de marzo de 1982, a la que declara parcialmente inconstitucional por no respetar el “derecho a la autodeterminación informativa”, entendido como la facultad de determinar quién, qué, cuándo y con qué motivo puede conocer los datos que le conciernan. Esta fue la primera aproximación conceptual al tema a nivel mundial.

Actualmente, en contexto con la Sociedad de la Información, el “derecho a la protección de datos personales” también conocido como “derecho a la autodeterminación informativa” o “libertad informática” entraña dos aspectos complementarios entre sí: uno negativo que se traduce en el derecho a prohibir la difusión de la información de carácter personal (7); y otro positivo que implica el derecho de controlar los datos concernientes a la propia persona y, en tal sentido, desarrollar una actividad de inspección, verificación o cancelación, asimilable al derecho de rectificación en las informaciones publicadas en los medios de comunicación. (8)

Así pues, hoy en día, el derecho fundamental a la protección de los datos personales ha cobrado independencia y autonomía ante el derecho a la intimidad. En efecto, la actitud pasiva de simple defensa de nuestros datos personales – propia del derecho a la intimidad -, pasa a complementarse con una postura activa, con la posibilidad de ejercer el control sobre el caudal de información que puede existir en los diferentes bancos de datos sobre nuestra persona. Y es que el peligro para la privacidad de la persona no radica en la acumulación de información sobre ella, sino en la pérdida de la capacidad de disposición de tal información y de determinar a quién y con qué objeto se transmite.

2. SITUACIÓN INTERNACIONAL

La discusión teórica y los primeros textos normativos encaminados a regular los aspectos más acuciantes de la tensión entre la informática y los derechos fundamentales aparecieron en los países europeos donde, junto a un mayor desarrollo tecnológico, se daba también una mayor sensibilidad hacia la defensa de tales derechos.

Así, con leyes específicas al respecto, inicialmente destacan Alemania, en 1970, con la Ley Hesse que tuvo por acierto crear la figura del comisario para la protección de la información; Estados Unidos en 1974 con la reconocida Privacy Act, luego sustituida por la Privacy Protection Act de 1980; Nueva Zelanda en 1976 y Canadá en 1977 en el seno de la Commonwealth Británica; así como Francia, Noruega, Dinamarca y Austria que en 1978 dictaron sus propias normas sobre utilización de la informática.

A nivel constitucional son mencionables la Constitución portuguesa de 1976 y la Constitución española de 1978. Sobre el caso español y ya en años más recientes, cabe citar la Ley Orgánica 5/1992 de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal (LORTAD), posteriormente sustituida por la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPRODA).

Pero la exigencia de tutelar la vida privada de las personas frente a la informática rebasó desde el principio la esfera estricta del derecho interno para plantearse como una exigencia del orden jurídico internacional.

Ciertamente, ya en 1968 la Asamblea General de las Naciones Unidas había adoptado una Resolución sobre los derechos del hombre y los progresos de la ciencia y la técnica. En 1971, informes y estudios comparados sobre la materia habían sido presentados a iniciativa de las Naciones Unidas y de la UNESCO. Y en 1973 el Comité de Ministros del Consejo de Europa había aprobado una Resolución sobre la protección de la vida privada de las personas físicas frente a los bancos de datos electrónicos en el sector privado, a la que siguió en 1974 la Resolución sobre los bancos de datos en el sector público, primeros textos internacionales relativos a la protección de datos personales.

Hasta la fecha, diversos textos internacionales se han elaborado en Europa, siendo uno de los más importantes el “Convenio 108 del 28 de enero de 1981 del Consejo de Europa para la protección de las personas en lo que respecta al tratamiento automatizado de los datos personales”, norma supranacional que resulta ampliada y actualizada por la Directiva nº 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995 “relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos”, la que constituye, quizás, el modelo mejor logrado de regulación en esta materia, ya que en ella encuentran desarrollo la mayor cantidad de aspectos expresivos del régimen, incluyendo la cuestión propiamente internacional referida al flujo de datos transfronterizos. No podemos dejar de señalar que a través de la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea de 2000 (2000/C 364/01) (9) se consagra la tutela al derecho de protección de datos de carácter personal (10)

Tampoco podemos dejar de referirnos a regulación incluso más específica sobre el tema y es la Directiva 2002/58/CE de Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de julio de 2002, relativa al tratamiento de los datos personales y a la protección de la intimidad en el sector comunicaciones electrónicas (Directiva sobre la privacidad y las comunicaciones electrónicas).

Múltiples han sido, por otra parte, los foros mundiales de discusión que vienen ocupándose del tema informático. Por la brevedad a que debe restringirse este documento, citemos entre los más recientes la primera y segunda fases de la Cumbre Mundial sobre la Sociedad de la Información, celebradas en Ginebra en diciembre de 2003 y en Túnez en noviembre de 2005, con el fin de encausar el potencial de las tecnologías de la información y de las comunicaciones para promover los objetivos de desarrollo del Milenio; igualmente, la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) (11), que mediante lineamientos sobre protección de la privacidad y flujos transfronterizos de datos personales, busca prevenir potenciales limitaciones al flujo de información que podrían afectar el desarrollo económico. (12)

Resulta importante también señalar que en el 2009, bajo la coordinación de la Agencia Española de Protección de Datos, los garantes de la privacidad de casi cincuenta países, desarrollaron el documento denominado “Propuesta Conjunta para la Redacción de Estándares Internacionales para la Protección de la Privacidad, en relación con el Tratamiento de Datos de Carácter Personal”, acogido favorablemente por la 31ª Conferencia Internacional de Autoridades de Protección de Datos y Privacidad celebrada el 5 de noviembre del citado año, en la ciudad de Madrid. En este documento se plasman los múltiples enfoques que admite la protección de este derecho, integrando legislaciones de los cinco continentes.

En contexto con la globalización, la protección de datos personales es hoy en día también parte de la agenda de los países latinoamericanos y en ello merece destacarse el rol relevante de diversos foros y organizaciones de cooperación internacional que han venido trabajando por el reconocimiento del derecho a la protección de datos personales y el desarrollo de principios de armonización normativa.

Conviene mencionar, por ejemplo, la Declaración de Santa Cruz de la Sierra, suscrita el 2003, con motivo de la XIII Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado y de Gobierno, por la que se reconoce la protección de datos personales como derecho fundamental de las personas y se destaca la importancia de las iniciativas regulatorias iberoamericanas para proteger la privacidad de los ciudadanos, según alcances de la Declaración de La Antigua (13); la aprobación del “Marco sobre Privacidad de APEC” (14), en Chile, el 2004, por los ministros de los países miembros de este Foro – entre ellos, el Perú por cierto -, por el que se desarrollan los principios comunes a la protección de datos personales, con miras a favorecer el flujo de información en la Región Asia – Pacífico; del mismo modo, la posterior creación del Grupo Permanente de Trabajo de Comercio Electrónico del APEC; además, el Compromiso de Río de Janeiro y el Plan de Acción de la Sociedad de la Información de América Latina y el Caribe (eLAC 2007), aprobados en Brasil el 2005, en el marco de la Conferencia Regional Ministerial de América Latina y el Caribe Preparatoria para la Segunda Fase de la Cumbre Mundial de la Sociedad de la Información y en los que se definen una agenda, un plan de acción y una plataforma para impulsar la cooperación regional en materia de tecnologías de la información y de las comunicaciones; la Red Iberoamericana de Protección de Datos promovida desde la Comunidad Europea, que ha logrado incluir en diversas declaraciones políticas de países de Iberoamérica la necesidad de adoptar lineamientos en materia de protección de datos; de la misma manera, el Monitor de Privacidad y Acceso a la Información en América Latina y el Caribe promovido por la UNESCO, que en el 2006 realizara un taller en Lima, sobre temas de cooperación y propusiera mecanismos de armonización normativa en la materia; finalmente y más recientemente, el Compromiso de San Salvador, el 2008, adoptado en la II Conferencia Ministerial sobre la Sociedad de la Información de América Latina y el Caribe, por el que se aprueba el Plan de Acción sobre la Sociedad de la Información de América Latina y el Caribe (eLAC 2010) y se adopta el Mecanismo Regional para su Seguimiento.

Varios son los países que en Sudamérica reconocen el derecho a la protección de datos personales al interior de sus Constituciones Políticas. Tal es el caso de Brasil en 1988, Colombia en 1991, Paraguay en 1992, Perú en 1993 y Argentina en 1994. Continuando con Sudamérica, entre las leyes expedidas al momento, cabe mencionar por lo pronto a Argentina, a través de la Ley nº 25326 del 04.10.2000, posteriormente reglamentada por el Decreto nº 1558/2001 del 29.11.2001; Chile con la Ley nº 19.628 del 28.08.1999; Paraguay, con la Ley nº 1682/2001 del 28.12.2000; Uruguay, con la Ley nº 18.331 del 11.08.2008. En Norteamérica, el caso más reciente con legislación en materia de protección de datos personales está en el Distrito Federal de Méjico, con la Ley del 06.11.2008.

3. SITUACIÓN NACIONAL

En orden al derecho internacional, debemos tener presente que son normas jurídicas para nuestro país el artículo 12º de la Declaración Universal de los Derechos del Hombre, el artículo 17º del Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos, el artículo 5º de la Declaración Americana de los Derechos y Deberes del Hombre de 1948 y el artículo 11º del Pacto de San José de Costa Rica. En términos parecidos, todas estas normas consagran la protección de la honra, reputación, y la vida privada y familiar, prohibiendo injerencias arbitrarias que bien pueden derivar del uso de la informática.

Respecto del derecho nacional, nuestra Constitución Política de 1993 reconoce el instituto de la protección de datos personales como el derecho fundamental de toda persona a que los servicios informáticos (15), computarizados o no, públicos o privados, no suministren informaciones que afecten la intimidad personal y familiar (16)

En el mismo texto constitucional se dispone su tutela a través del habeas data como acción de garantía constitucional contra el hecho u omisión, por parte de cualquier autoridad, funcionario o persona, que lo vulnere o amenace (17).

Mediante sentencia emitida 5 años después, en 1998, nuestro Tribunal Constitucional ha sostenido que la protección a este derecho a través del habeas data comprende acceder a los registros de información almacenados en centros informáticos o computarizados, cualquiera sea su naturaleza a fin de rectificar, actualizar y excluir determinado conjunto de datos personales, o impedir se propague información que pueda ser lesiva al derecho constitucional a la intimidad. (18)

Posteriormente, también 5 años después, mostrando su preocupación al respecto, y reiterándose y ampliando lo anterior, nuestro Tribunal Constitucional ha señalado que la protección a este derecho – al que denominó “autodeterminación informativa” conforme a la denominación que le asigna parte de la doctrina – a través del habeas data comprende, en primer lugar, la capacidad de exigir jurisdiccionalmente la posibilidad de acceder a los registros de información, computarizados o no, cualquiera que sea su naturaleza, en los que se encuentren almacenados los datos de una persona. Tal acceso puede tener por objeto que se permita conocer qué es lo que se encuentra registrado, para qué y para quién se realizó el registro de información, así como la (o las) persona(s) que recabaron dicha información. En segundo lugar, el hábeas data puede tener la finalidad de agregar datos al registro que se tenga, ya sea por la necesidad de que se actualicen los que se encuentran registrados, o bien con el fin de que se incluyan aquellos no registrados, pero que son necesarios para que se tenga una cabal referencia sobre la imagen e identidad de la persona afectada. Asimismo, mediante el hábeas data, un individuo puede rectificar la información, personal o familiar, que se haya registrado; impedir que esta se difunda para fines distintos de aquellos que justificaron su registro o, incluso, tiene la potestad de cancelar aquellos que razonablemente no debieran encontrarse almacenados (19).

En el 2004, el Código Procesal Constitucional, ocupándose del habeas data y siguiendo la línea desarrollada por el Tribunal Constitucional, estableció que se puede acudir a este proceso para conocer, actualizar, incluir y suprimir o rectificar la información o datos referidos a la persona que se encuentren almacenados o registrados en forma manual, mecánica o informática, en archivos, bancos de datos o registros de entidades públicas o de instituciones privadas que brinden servicio o acceso a terceros. Asimismo, para hacer suprimir o impedir que se suministren datos o informaciones de carácter sensible o privado que afecten derechos constitucionales.

Agrega que tratándose de la protección de datos personales, podrán acumularse las pretensiones de acceder y conocer informaciones de una persona, con las de actualizar, rectificar, incluir, suprimir o impedir que se suministren datos o informaciones (20).

Cabe referirnos también al Código Penal de 1991, aprobado años antes del reconocimiento constitucional del derecho fundamental a la protección de datos personales, en el que se plantea como tipo penal el uso indebido de archivos computarizados, estableciéndose que comete delito el que, indebidamente, organiza, proporciona o emplea cualquier archivo que tenga datos referentes a las convicciones políticas o religiosas y otros aspectos de la vida íntima de una o más personas (21).

Más tarde, en el 2000 se incorporan al Código Penal los denominados delitos informáticos, configurándose como delito el ingreso indebido a una base de datos para diseñar, ejecutar o alterar un esquema u otro similar, o para interferir, interceptar, acceder o copiar la información en tránsito o que ella contenga (22) (delito conocido en la doctrina como espionaje informático o intrusismo).

Resulta pertinente también citar la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (23), que se ocupa de regular los casos de acceso a la información pública a cargo de la Administración Pública, en desarrollo del derecho fundamental al acceso a la información (24)

A tenor de dicha ley, bien se advierte que en la práctica el ejercicio de este derecho puede muchas veces entrar en conflicto con el derecho a la protección de datos personales, cuando aquéllos son de carácter confidencial (25), de ahí la importancia de su adecuada regulación.

En relación con las leyes dictadas sobre aspectos propios a la regulación de los datos personales, se encuentran vigentes la Ley nº 27489 que regula las centrales privadas de información de riesgos y de protección al titular de la información, que es propiamente la Ley sobre bancos de datos de solvencia patrimonial y de crédito; la Ley nº 28493 que regula el uso del correo electrónico comercial no solicitado (SPAM) y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo nº 031-2005-MTC, así como el Texto Único Ordenado de la Ley de Protección al Consumidor aprobado por Decreto Supremo nº 006-2009-PCM, por cuyo Anexo – 5ª Disposición se regulan los sistemas de promociones a distancia.

Pero este marco jurídico no es suficiente pues sólo garantiza la protección de datos personales en determinados sectores, y quizá no sea precisamente el más adecuado.

En tal sentido, con el propósito de clarificar el ámbito de extensión del derecho a la protección de datos personales, delimitar con toda precisión sus alcances, reforzar su defensa y avanzar hacia la plena eficacia en su ejercicio, hace falta aun una ley singular sobre la protección de datos personales que en lo posible observe los avances científicos y tecnológicos actuales. Nuestros gobernantes y autoridades en general así lo han reconocido y a ello se han comprometido.

Por otro lado, la dación de un marco regulatorio específico en materia de protección de datos personales constituiría un importante avance para el cumplimiento de uno de los compromisos asumidos por el Estado peruano a través de la Vigésimo Novena Política de Estado del Acuerdo Nacional denominada “Acceso a la información, Libertad de Expresión y Prensa” (26); constituye una potestad del Perú como Estado Parte en el Tratado de Libre Comercio celebrado con los Estados Unidos (27), mientras que en el marco del Tratado de Libre Comercio suscrito con Canadá (28) constituye un compromiso de mejores esfuerzos. Más aun, constituye también un compromiso asumido en el marco del Plan de Acción del eLAC 2007 a través de su meta (29) y actualmente del Plan de Acción del eLAC 2010 a través de su meta 78 (30); además, respondería a la estrategia 3.3 del objetivo 3 (31) del Plan de Desarrollo de la Sociedad de la Información en el Perú – la Agenda Digital (32).

Sin embargo, el propósito que nos debe convocar no debe ser sólo definir una legislación básica para la tutela del derecho fundamental a la protección de datos personales, sino una legislación que permita el desarrollo regional, transfronterizo, en un marco internacional, a partir del aseguramiento de la libre circulación de datos personales. Insertos en un mundo globalizado y con el objeto de afrontar los desafíos que se presentan, esta no es sólo una opción, sino el único camino viable y este es el empeño de este proyecto de ley.

4. PROYECTO DE LEY

El texto del proyecto de ley se encuentra integrado por cuarenta artículos distribuidos en ocho Títulos, así como por once Disposiciones Complementarias Finales.

En su estructura normativa puede distinguirse una parte general dedicada a la proclamación del derecho a la protección de datos personales y sus manifestaciones, integrada por los Títulos I al V; y, una parte especial, en la que se establecen los mecanismos organizativos e institucionales para el adecuado funcionamiento de los bancos de datos personales, formada por los Títulos VI al VIII.

Hecha esta presentación del esquema del proyecto y conforme al mandato contenido en el Reglamento de la Ley Marco para la Producción y Sistematización Legislativa aprobado por Decreto Supremo nº 008-2006-JUS, pasamos a explicar los aspectos más relevantes que contiene.

• Título I: Disposiciones Generales.

En este Título se formulan las disposiciones generales del proyecto de ley, referidas a su objeto, definiciones y ámbito de aplicación.

El derecho a la protección de datos personales es un derecho fundamental de tercera generación (33) estrechamente vinculado a otros derechos de la misma naturaleza, pero de primera generación, como son el derecho al honor, buena reputación, intimidad, voz e imagen propias. Sin duda, por ser además un derecho relacional, su tratamiento inadecuado puede afectar el ejercicio de otros derechos fundamentales, pero particularmente el ejercicio de los mencionados. De ahí que el proyecto de ley no restrinja su objeto a garantizar sólo su adecuado tratamiento, sino que además se preocupe por explicitar que este tratamiento debe efectuarse en un marco de respeto de los derechos fundamentales, en particular el derecho al honor, buena reputación, intimidad, voz e imagen propias.

La definición de datos personales se extiende a toda información sobre una persona natural que la identifica o la hace identificable, por tanto, se ocupa tanto de los datos que afectan la privacidad, como de aquéllos que afectan un ámbito más restringido: la intimidad (34)

Es en este último supuesto que se regulan de manera específica los datos sensibles.

De acuerdo con el proyecto, tienen la naturaleza de datos sensibles los datos personales constituidos por los datos biométricos (35) (36) (37), los datos referidos al origen racial y étnico; las opiniones o convicciones políticas, religiosas, filosóficas o morales; los hábitos personales; la afiliación sindical; y la información relacionada a la salud o a la vida sexual. Privilegiando la seguridad jurídica, se ha optado pues por hacer una enumeración taxativa de éstos. Otras legislaciones, optan más bien por una enumeración abierta. Se precisa que los datos sensibles son objeto de especial protección dado que los riesgos de vulneración de los derechos fundamentales se hace más evidente en el caso de manipulación de esta categoría de dato.

En cuanto al ámbito subjetivo de tutela del proyecto, éste se ha circunscrito a las personas naturales. No ha considerado, en consecuencia, a las personas jurídicas (38).

Esto se debe a la decisión de asumir, más bien, una posición conservadora, basados en que la primera alternativa es la que cuenta con mayor número de precedentes en el derecho comparado de la protección de datos personales, pues esta legislación fue pensada inicialmente para proteger la intimidad de las personas naturales.

Con relación al ámbito objetivo del proyecto, éste se ha extendido tanto a los datos personales ya contenidos en bancos de datos personales, como a los destinados a ser contenidos en ellos, siempre que su tratamiento se realice en el territorio nacional.

Al efecto, es importante tener presente que el banco de datos personales es definido por la doctrina como centro de ordenación encargado de acopiar y seleccionar antecedentes de cualquier naturaleza (39) o también como archivo estructurado según criterios específicos relativos a las personas (40).

El proyecto de ley incluye una definición técnica al respecto. Es importante tener en cuenta esta definición a efectos de deslindar adecuadamente los supuestos en que se arremete por ejemplo contra el derecho al honor, buena reputación, intimidad, voz e imagen propias, frente a los supuestos en que se agrede el derecho a la protección de los datos personales, pues según ello corresponderá iniciar una acción de amparo o de habeas data.

Se ha excluido del ámbito de aplicación del proyecto no sólo los datos contenidos en bancos de datos personales creados por personas naturales para fines exclusivamente relacionados con su vida privada o familiar, sino también aquéllos contenidos o destinados a ser contenidos en bancos de datos de administración pública cuyo tratamiento resulte necesario para el cumplimiento de las competencias asignadas por ley a las respectivas entidades públicas para la defensa nacional, seguridad pública y sus actividades en materia penal para la investigación y represión del delito.

Cabe mencionar que la protección que se confiere a los datos personales a través del proyecto se extiende tanto a aquéllos objeto de tratamiento por sistemas automatizados, como por sistemas manuales (41)

• Título II: Principios rectores

Los principios son normas que tienen la estructura de mandatos de optimización.

Estas normas no determinan exactamente lo que debe hacerse, sino que ordenan “que algo sea realizado en la mayor medida posible, dentro de las posibilidades jurídicas y reales existentes” (42)

Así, el desarrollo de lo que hemos denominado como “principios rectores” es fundamental en la medida que éstos orientan y determinan el comportamiento de todos los que van a participar en el tratamiento de datos personales, señalando las reglas de conducta que ellos deben observar.

Hecha esta breve introducción, en este título se desarrollan ocho principios rectores.

Se trata de los principios rectores de legalidad, consentimiento, finalidad, proporcionalidad, calidad, seguridad, disposición de recurso y nivel de protección adecuado.

Los principios consagrados en este título toman su base de los principios propuestos por las Directrices de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) sobre Protección de la Privacidad y Flujos Transfronterizos de Datos Personales (1980), los Principios Rectores para la Reglamentación de los Ficheros Computarizados de Datos Personales de la Organización de las Naciones Unidas (1990), el Marco sobre Privacidad de APEC (2004), el Plan de Acción de la Sociedad de la Información de América Latina y el Caribe (eLAC 2007) aprobado en el marco de la Conferencia Regional Ministerial de América Latina y el Caribe Preparatoria para la Segunda Fase de la Cumbre Mundial de la Sociedad de la Información (2005), y los Estándares Internacionales sobre Protección de Datos Personales y Privacidad, “Resolución de Madrid” (2009).

• Título III: Tratamiento de Datos Personales

En este Título se desarrollan los alcances a que se sujeta el tratamiento de los datos personales, los supuestos en que no se requerirá el consentimiento del titular de datos personales para fines de su tratamiento, así como el flujo transfronterizo de datos, también reconocido en otros ámbitos como TID “Transferencia Internacional de Datos”.

Para continuar desarrollando los alcances de este Título, resulta indispensable detenernos en el concepto “contenido esencial” y en la reserva de ley para la imposición de limitaciones a los derechos fundamentales. Al respecto, nuestro Tribunal Constitucional explica lo siguiente: “Todo ámbito constitucionalmente protegido de un derecho fundamental se reconduce en mayor o menor grado a su contenido esencial, pues todo límite al derecho fundamental sólo resulta válido en la medida de que el contenido esencial se mantenga incólume” (43).

Y luego, “El contenido esencial de un derecho fundamental está constituido por aquel núcleo mínimo e irreductible que posee todo derecho subjetivo reconocido en la Constitución, que es indisponible para el legislador, debido a que su afectación supondría que el derecho pierda su naturaleza e identidad. En tal sentido, se desatiende o desprotege el contenido esencial de un derecho fundamental, cuando este queda sometido a limitaciones que lo hacen impracticable y lo despojan de la protección constitucional otorgada.” (44)

Es así que (los derechos fundamentales) pueden ser restringidos o limitados mediante ley (45).

El respeto que debe el legislador al contenido esencial para establecer cualquier limitación a un derecho fundamental ha sido también previsto en la doctrina, jurisprudencia y en legislación extranjeras e incluso en la supranacional europea (46).

El respeto al contenido esencial, sin embargo, no ha impedido la incorporación de limitaciones y es que “ningún derecho fundamental puede entenderse ilimitado en su ejercicio” (47).

Acorde con lo anterior y tal y como ocurre en otros países (48), en el proyecto de ley se ha establecido que sólo el legislador podrá limitar el ejercicio del derecho fundamental a la protección de datos personales y que tales limitaciones deberán respetar su contenido esencial. El contenido esencial de los derechos fundamentales no puede determinarse a priori, sino sólo en cada caso concreto, así ha sido establecido por nuestro Tribunal Constitucional. (49)

En todo caso, como veremos a continuación, los límites que se impongan deben fundamentarse en la necesidad de proteger o preservar otros bienes, valores o derechos constitucionales.

En el proyecto de ley se regulan limitaciones al derecho fundamental a la protección de datos personales, que inciden en la no necesidad de consentimiento para su tratamiento constatados ciertos supuestos (50)

Para la determinación de estos supuestos se ha tenido en cuenta el criterio impuesto hace años ya por nuestro Tribunal Constitucional: “Los límites que pueden establecerse por el ejercicio de estos derechos (fundamentales) son varios y, como regla general, se determinan tomando en consideración la naturaleza de los derechos en cuestión. No obstante, en determinados supuestos, el legislador puede fijar una diversa clase de límites a tales libertades, límites cuya justificación se encuentra en las relaciones especiales de sujeción bajo las que se encuentran determinados individuos (respecto a la administración pública). (51)

En la medida en que los límites especiales derivados de una relación de sujeción especial tienen por propósito garantizar la efectividad de los intereses públicos a los que sirve una dependencia pública, los alcances de esta limitación deben entenderse concretamente referidos a los intereses públicos cuya efectividad se persigue asegurar con la limitación de los derechos constitucionales (52)

Y es que, como señala Bernal Pulido, las restricciones (o limitaciones) que se apliquen a los derechos fundamentales deben ser razonables y proporcionadas, esto es, deben estar justificadas en razón del respeto de otros derechos fundamentales o bienes constitucionalmente protegidos. (53) (54)

Así ha quedado establecido también en el proyecto de ley.

• Título IV: Derechos del titular de datos personales

Los principios rectores de protección de los datos personales tienen su expresión en los derechos otorgados a las personas cuyos datos sean objeto de tratamiento.

Acorde con lo anterior, tales derechos se desglosan en derecho de información, acceso, actualización, inclusión, rectificación y supresión, a impedir el suministro (55), oposición al tratamiento (56) y al tratamiento objetivo de sus datos personales (57).

Asimismo, se establece el derecho a la tutela que puede ejerce a través de la vía administrativa mediante la reclamación ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales o, alternativamente, en la vía jurisdiccional mediante la acción constitucional correspondiente ante el Poder Judicial (58); finalmente, el derecho a ser indemnizado por el daño sufrido como consecuencia de la contravención a las disposiciones del proyecto de ley.

Por último, se ha estimado conveniente precisar la gratuidad para el ejercicio de los derechos mencionados – salvo en los casos que establezca el reglamento -, así como los casos en que procede establecer límites al ejercicio de estos derechos derivados.

• Título V: Obligaciones del titular y del encargado del tratamiento del banco de datos personales

Pero los principios rectores de protección de los datos personales también tienen su expresión en las distintas obligaciones que incumben a los que efectúen su tratamiento. Así en este Título estos principios rectores se traducen en la obligación de efectuar el tratamiento de datos personales sólo previo consentimiento informado, expreso e inequívoco del titular de los datos personales; no recopilar datos personales por medios fraudulentos, desleales o ilícitos y recopilar sólo aquéllos que sean actualizados, necesarios, pertinentes y adecuados, con relación a finalidades determinadas, explícitas y lícitas para las que se hayan obtenido; no utilizar los datos personales objeto de tratamiento para finalidades distintas de aquéllas que motivaron su recopilación, salvo que medie procedimiento de disociación; almacenar los datos personales de manera que se posibilite el ejercicio de los derechos de su titular; suprimir y sustituir o, en su caso, completar los datos personales objeto de tratamiento cuando tenga conocimiento de su carácter incompleto o inexacto; suprimir los datos personales objeto de tratamiento cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes a la finalidad para la cual hubiesen sido recopilados o hubiese vencido el plazo a que se sujetaría su tratamiento, salvo que medie procedimiento de disociación; así como proporcionar a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, la información relativa al tratamiento de datos personales que ésta le requiera y permitirle el acceso a los bancos de datos personales que administra, para el ejercicio de sus funciones.

Aunque no figuran incorporadas en este Título, a modo de ejemplo, también constituye obligación de los titulares y encargados de los bancos de datos personales adoptar medidas técnicas, organizativas y legales que garanticen la seguridad de los bancos de datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado; no crear bancos de datos que prescindan de las medidas de seguridad; así como guardar confidencialidad respecto del tratamiento de datos personales hasta aún después de finalizadas las relaciones que permitieron su conocimiento. Otras obligaciones se derivan del proyecto de ley y pueden ser establecidas en su reglamento.

• Título VI: Bancos de datos personales

Este Título se ocupa de los bancos de datos personales, tanto de administración pública como privada.

Al respecto, las primeras leyes sobre protección de datos posibilitaban sólo el control de los bancos de datos de administración pública. Posteriormente, pudo comprobarse que el peligro podía también proceder de bancos de datos de administración privada -como se ha graficado en la parte introductoria de este documento -. (59)

En el proyecto de ley, coincidiendo con lo advertido, se legisla la protección de datos a cargo de todos los bancos de datos personales, con independencia de su titularidad pública o privada (60).

En el proyecto se deja al desarrollo reglamentario la definición de las normas aplicables para la creación, modificación o cancelación de los bancos de datos.

Adicionalmente, se establecen las reglas a que se sujetarán los servicios de tratamiento de datos personales prestados por terceros, así como los códigos de conducta a cargo de las entidades representativas de los titulares o encargados de bancos de datos personales de administración privada, los que tienen carácter de código deontológico o de buena práctica profesional.

• Título VII: Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales

En este Título se desarrolla el régimen jurídico a que se sujeta la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, condición que conforme a la opinión técnica especializada de la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros (61), recae en el Ministerio de Justicia, a través de la Dirección Nacional de Justicia, entidad que tendrá a su cargo realizar todas las acciones necesarias para el cumplimiento del objeto y demás disposiciones del proyecto de ley y de su reglamento.

Las funciones asignadas a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales consideran funciones administrativas, orientadoras, normativas, resolutivas, fiscalizadoras y sancionadoras. Sus resoluciones son recurribles ante el Poder Judicial. Adicionalmente, se crea y norma el Registro Nacional de Protección de Datos Personales.

Refiriéndonos al Ministerio de Justicia, debemos señalar que se trata de un órgano del Poder Ejecutivo y ente rector del Sector Justicia que tiene por finalidad velar por la vigencia del imperio de la ley, el derecho y la justicia. Entre sus funciones se encuentra centralizar, coordinar, asesorar y promover la tutela y vigencia de los derechos humanos consagrados en la Constitución Política, las leyes y los tratados internacionales, función ésta ciertamente especializada y absolutamente necesaria para efectos de la plena eficacia de la ley que se propone y de la tutela efectiva del derecho fundamental a que ella refiere. (62)

En consecuencia, la eficiencia y la eficacia que se requiere en la protección de datos personales en nuestro país se asegura designando al Ministerio de Justicia como Autoridad Nacional en tal materia.

En el desarrollo de la competencia asignada al Ministerio de Justicia y tal y como ha sido opinado por la Secretaría de Gestión Pública (63), la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informático (ONGEI) de la Presidencia del Consejo de Ministros, jugará un rol de apoyo y asesoramiento técnico, pues no en vano le corresponde brindar asistencia técnica a las entidades públicas en la implementación de los procesos de innovación tecnológica para la modernización de la administración. En efecto, téngase presente que la ONGEI es ente rector del Sistema Nacional de Informática, se encuentra encargado de implementar la Política Nacional de Gobierno Electrónico e Informática (64) y que actualmente, además, actúa como Secretaría Técnica de la Comisión Multisectorial para el Seguimiento y Evaluación del Plan de Desarrollo de la Sociedad de Información (65).

Para estos propósitos, en su oportunidad, se suscribirán los convenios de cooperación interinstitucional que correspondan.

Si bien es cierto que, siguiendo el modelo europeo, habría sido conveniente crear una entidad con autonomía técnica, económica, presupuestal y administrativa a efectos que se desempeñe como Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, también lo es que la realidad de austeridad por la que atraviesa el país nos lo impide por el momento. En todo caso, esta decisión se adopta con la confianza en que con esta naturaleza jurídica inicial, la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales cumpla adecuadamente sus funciones y con ello sensibilice y ayude a la toma de conciencia de las autoridades y de la sociedad en general sobre la necesidad de brindar una adecuada protección a los datos personales.

Sin perjuicio de lo anterior, a efectos de procurar el fortalecimiento de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, se ha estimado conveniente establecer que constituirán recursos propios de ésta tanto las tasas por concepto de derecho de trámite de los procedimientos administrativos y servicios de su competencia, como los montos que recaude por concepto de multas y los recursos provenientes de la cooperación técnica internacional no reembolsable, entre otros.

• Título VIII: Infracciones y Sanciones Administrativas

Este Título se consagra a las infracciones y sanciones administrativas. Así, se clasifican las infracciones a las disposiciones del proyecto de ley como leves, graves y muy graves, derivando su tipificación al reglamento. (66)

Igualmente, se establecen las sanciones que serán aplicables por la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, sujetando su graduación a lo ya dispuesto en el artículo 230º numeral 3) de la Ley nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General (67).

Se ha optado porque las sanciones administrativas sean de tipo económico. Estas multas han sido expresadas en Unidades Impositivas Tributarias (UIT) que pueden alcanzar inclusive las 100 (cien) UIT, a condición de que no se exceda el 10 % (diez por ciento) de los ingresos brutos anuales que hubiera percibido el presunto infractor durante el ejercicio anterior. Se considera la aplicación de multas coercitivas.

Finalmente, se ha previsto que la imposición de la multa se efectuará sin perjuicio de las sanciones disciplinarias sobre el personal de las entidades públicas en los casos de bancos de datos personales de administración pública, así como de la indemnización por daños y perjuicios y de las sanciones penales a que hubiera lugar.

• Disposiciones Complementarias Finales

Aunque no es lo usual y ya para finalizar, queremos comentar sólo dos Disposiciones Complementarias Finales, pues éstas merecen una reflexión aparte, sea por sus alcances o por su novedad.

Conforme a la Primera Disposición Complementaria Final, corresponderá al reglamento ocuparse de aspectos complementarios al proyecto de ley o que se estimen indispensables por motivos técnicos o para optimizar su cumplimiento (68).

Esto favorece su actualización constante, sin necesidad de recurrir a su modificación. Esta Disposición Complementaria Final debe aplicarse considerando el artículo 13°, numeral 13.2 del proyecto de ley, según el cual las limitaciones al ejercicio del derecho a la protección de datos personales sólo pueden ser establecidas por ley, deben respetar su contenido esencial y estar justificadas en razón del respeto de otros derechos fundamentales o bienes constitucionalmente protegidos.

Entre los temas que serán materia de necesaria reglamentación, a manera de ejemplo, citamos la determinación de las fuentes accesibles al público, el trámite aplicable a las solicitudes de los titulares de datos personales para el ejercicio de los derechos que la ley les reconoce, así como los requisitos que éstos deben cumplir a tal efecto; el régimen jurídico aplicable a la creación, modificación o cancelación de bancos de datos personales de administración pública y de administración privada; el régimen jurídico aplicable a la comercialización de datos personales y que luego serán empleados para fines publicitarios o en sistemas de promoción a distancia; el régimen especial a que se sujetará el tratamiento de los datos personales de los niños y de los adolescentes, así como las disposiciones específicas para la protección y garantía de sus derechos; el procedimiento de reclamación que se seguirá ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales por las actuaciones contrarias a lo dispuesto en la ley; las medidas cautelares y/o correctivas aplicables a los infractores de la ley; así como la tipificación de las infracciones, la escala de sanciones y el procedimiento para su aplicación, la regulación a que se sujetará la aplicación de las multas coercitivas; igualmente, el plazo para la adecuación de los bancos de datos personales creados con anterioridad a la ley, así como de sus reglamentos.

En la Cuarta Disposición Complementaria Final, se dispone la revisión de toda la normativa nacional para efectos de su adecuación a lo dispuesto en la ley, entiéndase, particularmente a sus principios rectores, sin perjuicio de la aplicación del test de proporcionalidad para el caso de las limitaciones que se estimen necesarias, siempre que éstas se efectúen mediante ley, no contravengan su contenido esencial y estén justificadas en razón del respeto de otros derechos fundamentales o bienes constitucionalmente protegidos.

Llegados a este punto y aunque por técnica legislativa no se indica en el proyecto, es indudable que la revisión que se ordena deberá iniciar con las normas con rango de ley vigentes actualmente, sea que se encuentren relacionadas con los bancos de datos de administración pública o con las fuentes de acceso público actualmente en funcionamiento, o con el tratamiento de las categorías de datos personales.

Para ilustrar lo anterior, queremos referirnos, por ejemplo, al caso de los sistemas de promociones a distancia que son materia de la 5ª Disposición contenida en el Anexo del Texto Único Ordenado de la Ley de Protección al Consumidor aprobado por Decreto Supremo nº 006-2009-PCM, según la cual los proveedores que empleen call centers, sistemas de llamado telefónico, de envío de mensajes de texto a celular o de mensajes electrónicos masivos para promover productos y servicios, así como quienes presten el servicio de telemercadeo, deberán excluir de entre sus destinatarios a todos aquellos números telefónicos y direcciones electrónicas que hayan sido incorporados a una lista que para dicho fin implementará el INDECOPI. En dicha lista se podrán registrar los consumidores que no deseen ser sujetos de las modalidades de promoción antes indicadas.

En vinculación con lo señalado, nos referirnos a la Directiva de Operación y Funcionamiento del Registro de Números Telefónicos y Direcciones de Correo Electrónico Excluidos de ser Destinatarios de Publicidad Masiva (Registro “Gracias… No Insista”) (69), especialmente polémica, por la cual se consagra el uso de los denominados “Ficheros Robinson” cuyos alcances – podrían sostener algunos – contravendrían los principios de consentimiento y finalidad (70).

En aplicación de la filosofía que subyace a estos ficheros – o lo que es lo mismo, bancos de datos – , la persona que no quiera ver mellada su privacidad por la recepción de propaganda no deseada, debe inscribirse en un banco de datos creado para tal efecto. Se invierte así la carga de la prueba y se termina beneficiando intereses privados comerciales.

Cabe señalar, en relación con este tema, que en artículo publicado en septiembre de 2008 bajo el título “El gobierno alemán endurecerá las leyes de protección de datos personales” se sostiene que luego de conocerse que los datos personales de los alemanes pueden comprarse fácilmente en Internet, el Ministro del Interior alemán, Wolfgang Schaeuble, ha señalado que se realizará una reforma de las leyes de protección de datos para hacerlas más estrictas. “(…) en el futuro las compañías sólo serán capaces de almacenar datos personales si los consumidores lo han acordado de forma específica”. (71) Y es que las normas alemanas que ya existen permiten, por lo general, a los centros de llamadas y a otras compañías intercambiar direcciones personales a no ser que los consumidores digan que se oponen a ello.

Pero es importante anotar que conjuntamente con el mandato de revisión para adecuación, también se incluye el mandato de formulación de propuestas normativas específicas en caso de vacío o necesidad. En efecto se considera que los alcances de la protección a los datos personales pueden completarse o precisarse, sobretodo en determinados sectores, a través de leyes particulares conforme a los principios rectores contenidos en este proyecto. Tal será el caso, por ejemplo, del tratamiento de los datos de salud de las personas, que ameritarán una regulación específica a cargo del Ministerio del ramo.

Subyace a ambos mandatos (el de revisión para adecuación y el de formulación de nuevas propuestas legales) la opción por el desarrollo de legislación particular sectorial sobre datos personales (72), desestimando el desarrollo de una ley global, modelo actualmente adoptado, por ejemplo, por legislaciones como la chilena, paraguaya y uruguaya.

5. ACLARACION INDISPENSABLE

En ocasiones se ha sostenido que el derecho a la protección de datos personales constituye una barrera para la tutela de otros derechos fundamentales (libertad de información o acceso a la información) o de intereses públicos (desarrollo de la actividad económica). Frente a estos conflictos, la solución del problema no consiste en hacer prevalecer unos sobre otros (73).

En efecto, la solución pasa porque el juez aplique lo que nuestro Tribunal Constitucional ha denominado como la técnica de la ponderación, debiendo efectuarse un cuidadoso análisis en cada caso, a fin de evitar que el límite en la protección de uno de ellos sea en beneficio del ejercicio irrestricto (y abusivo) del otro (74).

En el proyecto de ley no se adoptan pues fórmulas que privilegien ni uno ni otro derecho, como ocurre en la ley paraguaya, según la cual se dispone que la ley dictada en materia de protección de datos personales no se aplique a las libertades de emitir opinión y de informar (75), lo que en nuestra opinión cuestiona la efectividad de la tutela del derecho a la protección de datos personales frente al derecho a informar.

Es a través del silencio en esta materia y la consecuente aplicación de la técnica de ponderación desarrollada también a nivel doctrinario, que el proyecto busca armonizar las exigencias de información propias del Estado, con el ejercicio del derecho fundamental a la protección de datos personales. En todo caso y para que no quede duda al respecto, se ha cuidado de precisar que el uso de datos personales por parte de terceros debe realizarse en pleno respeto de los derechos fundamentales de sus titulares y de los derechos que esta ley les confiere.

ANALISIS COSTO BENEFICIO

Las acciones necesarias para la aplicación de la ley se ejecutan con cargo al presupuesto institucional del pliego del Ministerio de Justicia, sin demandar recursos adicionales al Tesoro Público. Sin perjuicio de ello, cabe señalar que los costos para su implementación se restringen a los costos de operación de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales. Estos costos desde ya se verán minimizados pues el Ministerio de Justicia cuenta con la infraestructura que se viene implementando a través de las Casas de la Justicia en todo el territorio nacional. En todo caso, conforme al artículo 36° del proyecto de ley, se habilita una fuente de ingresos permanente a favor de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales por las tasas y multas que está autorizada a cobrar.

Entre tanto, los beneficios de su vigencia son de gran alcance. Por un lado, el aseguramiento de mecanismos para el disfrute de un derecho fundamental reconocido en nuestra Constitución Política, pero poco difundido en sus alcances y pobremente exigido por sus titulares (76); por otro lado, la posibilidad de aspirar a un nivel fluido de relaciones comerciales con la Unión Europea, pues en caso este proyecto de ley vea la luz – sin perjuicio de las normas adicionales y acciones paralelas que deban llevarse a cabo – , constituirá el documento base que podrá dar lugar a que la Unión Europea determine nuestra calificación como país con un nivel suficiente de protección de datos personales (77) (78), lo que dará paso al libre intercambio de datos personales con Europa que desde ya se traducirá en el incremento de inversiones en el Perú (79) (80).

Esto que sostenemos respecto de Europa también sería aplicable en nuestra relación con las economías miembro del APEC que actualmente cuentan con similares dispositivos de control del tráfico de datos personales.

ANÁLISIS DE IMPACTO DE LA VIGENCIA DE LA NORMA EN LA LEGISLACIÓN NACIONAL

La promulgación del proyecto de ley generará un impacto positivo en el sistema jurídico peruano, al establecer el marco especial aplicable en materia de tratamiento de datos personales. A partir de su vigencia, corresponderá la revisión integral de la normativa existente a efectos de su adecuación y, de ser el caso, la dación de leyes particulares sectoriales según los datos de que se trate.

Lima, junio de 2010.

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(1) García González, Aristeo. La Protección de Datos Personales, Derecho Fundamental del Siglo XXI. Un Estudio Comparado. En Revista de Derecho Informático. nº 100 – Noviembre del 2006. Editor Alfa-Redi. Disponible en: http://www.alfa-redi.org/rdi-articulo.shtml?x=7851

(2) Pérez Luño, Antonio Enrique. Derechos Humanos, Estado de Derecho y Constitución. Tecnos, Madrid, 2003. p. 337.

(3) Ibid. p.348.

(4) Ibid. p. 366.

(5) Ibid. p. 367.

(6) En el documento de Grupo de Trabajo eLAC 2007- Meta 25 eLAC 2007: Regulación en la Sociedad de la Información en América Latina y el Caribe. Propuestas normativas sobre Privacidad y Protección de Datos y Delitos Informáticos y por Medios Electrónicos, p. 60, se definen los delitos informáticos como aquellas conductas ilícitas que afectan el bien jurídico “información en formato digital”. Se trata de afectaciones a la confidencialidad, integridad, disponibilidad o uso de la información o de sus sistemas informacionales de soporte.

(7) En 1948, la Declaración Universal de los Derechos Humanos desarrolló el derecho a la intimidad, concibiéndolo como el derecho a no ser objeto de injerencias arbitrarias en la vida privada, la familia, el domicilio o la correspondencia, ni de ataques a la honra o la reputación, y a ser protegido contra ellas. El derecho a la intimidad, así concebido, respondía a un concepto más bien estático y fue recogido en la mayoría de los textos constitucionales. Esta concepción se ha quedado de lado. (García González, op. cit. p. 10).

(8) Pérez Luño, op. cit. p. 364. 20

(9) La Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea fue firmada y proclamada el 7 de diciembre de 2000 con ocasión del Consejo Europeo de Niza, por los Presidentes del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión y recoge en un único texto, por primera vez en la historia de la Unión Europea, el conjunto de los derechos civiles, políticos, económicos y sociales de los ciudadanos europeos y de todas las personas que viven en el territorio de la Unión.

(10) “Artículo 8º: Protección de datos de carácter personal

1. Toda persona tiene derecho a la protección de los datos de carácter personal que la conciernan.

2. Estos datos se tratarán de modo leal, para fines concretos y sobre la base del consentimiento de la persona afectada o en virtud de otro fundamento legítimo previsto por la ley. Toda persona tiene derecho a acceder a los datos recogidos que la conciernan y a su rectificación.

3. El respeto de estas normas queda sujeto al control de una autoridad independiente.”

(11) La OCDE es una organización de cooperación internacional, cuyo objetivo es coordinar las políticas económicas y sociales de los Estados que la conforman. Fue fundada en 1961 y su sede central se encuentra en la ciudad de París, Francia. Los países miembros actualmente son Alemania, Austria, Bélgica, Canadá, Dinamarca, España, Estados Unidos, Francia, Gracia, Irlanda, Islandia, Italia, Luxemburgo, Noruega, Países Bajos, Portugal, Reino Unido, Suecia, Suiza, Turquía, Japón, Finlandia, Australia, Nueva Zelanda, México, República Checa, Corea del Sur, Hungría, Polonia y Eslovaquia.

(12) En el 2007, la OCDE propició que los países miembros renovaran los compromisos de cooperación mutua con miras a promover el mejoramiento de los marcos legales domésticos para facilitar la cooperación y el desarrollo de mecanismos internacionales de supervisión y control, a fin de garantizar el cumplimiento de las leyes de protección de datos personales.

(13) La Declaración de la Antigua se emitió con motivo de la celebración del Seminario sobre Protección de Datos Personales en Iberoamérica – II Encuentro Latinoamericano de Datos Personales, impulsado por la Agencia Española de Protección de Datos, con el apoyo de la Agencia Española de Cooperación Internacional (AECI) y la Fundación Internacional y para Iberoamérica de Administración y Políticas Públicas (FIIAPP), celebrado en La Antigua (Guatemala), los días 2 a 6 de junio de 2003.

(14) Conocido según texto original como “APEC Privacy Framework”.

(15) La referencia a los servicios informáticos alude a los bancos de datos. (García Toma, Víctor. Análisis Sistemático de la Constitución Peruana de 1993. Tomo I. Fondo de Desarrollo Editorial, 1998. p. 84).

(16) Constitución Política del Perú, artículo 2, inciso 6.

(17) Constitución Política del Perú, artículo 200, inciso 3.

(18) Sentencia del Tribunal Constitucional de fecha 08.07.1998 recaída en el Expediente nº 666-96-HD/TC. Disponible en: http://www.tc.gob.pe/jurisprudencia/1998/00666-1996-HD.html

(19) Sentencia del Tribunal Constitucional de fecha 29.01.2003 recaída en el Expediente nº 1797-2002-HD/TC. Disponible en: http://tc.gob.pe/jurisprudencia/2003/01797-2002-HD.html

(20) Código Procesal Constitucional, artículos 61, 62 y 64.

(21) Código Penal, Capítulo II: Violación de la Intimidad, artículo 157.- Uso indebido de archivos computarizados.

(22) Código Penal, Capítulo X: Delitos Informáticos, artículo 207-A.- Delito Informático. Artículo incorporado mediante Ley nº 27309 del 17.07.2000.

(23) Ley nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, cuyo Texto Único Ordenado ha sido aprobado por Decreto Supremo nº 043-2003-PCM.

(24) Artículo 2º, inciso 5 de la Constitución Política. “Toda persona tiene derecho:

(…)

5) A solicitar sin expresión de causa la información que requiera y a recibirla de cualquier entidad pública, en el plazo legal, con el costo que suponga el pedido. Se exceptúan las informaciones que afectan la intimidad personal y las que expresamente se excluyan por ley o por razones de seguridad nacional.”

.(…)

(25) Artículo 17° inciso 5), sobre excepciones al ejercicio del derecho: Información confidencial. El derecho de acceso a la información pública no podrá ser ejercido respecto de lo siguiente:

(…)

5. La información referida a los datos personales cuya publicidad constituya una invasión de la intimidad personal y familiar. La información referida a la salud personal, se considera comprendida dentro de la intimidad personal. En este caso, sólo el juez puede ordenar la publicación sin perjuicio de lo establecido en el inciso 5 del artículo 2 de la Constitución Política del Estado.

(26)

Vigésimo Novena Política de Estado del Acuerdo Nacional

Acceso a la Información, Libertad de Expresión y Libertad de Prensa

(…)”

Con el objetivo de garantizar el acceso a la información y la libertad de expresión, el Estado: (…) (e) procurará el equilibrio entre el derecho a la protección de la intimidad personal y la seguridad nacional, con el derecho al libre acceso de la información del Estado y a la libertad de expresión;

(…)”

Disponible en: http://www.acuerdonacional.gob.pe/DocumentosAN/2008/castellano.pdf

(27) Cabe transcribir al respecto los numerales 3 y 4 del artículo 14.2 º Acceso y Uso de los Servicios Públicos de Telecomunicaciones del Capítulo 14º, Telecomunicaciones, del Tratado de Libre Comercio con Estados Unidos, vigente en nuestro país a partir del 1 de febrero de 2009:

(…)”

3. Cada Parte garantizará que las empresas de otra Parte puedan usar servicios públicos de telecomunicaciones para mover información en su territorio o a través de sus fronteras y para tener acceso a la información contenida en bancos de datos o almacenada de forma que sea legible por una máquina en el territorio de cualquiera de las Partes.

4. No obstante lo dispuesto en el numeral 3, una Parte podrá tomar medidas que sean necesarias para:

(a) garantizar la seguridad y confidencialidad de los mensajes; o

(b) proteger la privacidad de datos personales no públicos de los suscriptores de servicios públicos de telecomunicaciones, siendo entendido que tales medidas no se apliquen de tal manera que pudieran constituir un medio de discriminación arbitraria o injustificable, o alguna restricción encubierta al comercio de servicios.”

(28) El Tratado de Libre Comercio entre el Perú y Canadá, vigente en nuestro país a partir del 1 de agosto de 2009, establece en el Capítulo 15 (Comercio Electrónico) lo siguiente:

“Artículo 1507: Protección de la Información Personal

1. Las Partes reconocen la importancia de proteger la información personal en el ambiente en línea.

2. Con este fin, cada Parte debería:

(a) Adoptar o mantener medidas legales, reglamentarias y administrativas para la protección de la información personal de los usuarios que participen en el comercio electrónico; y

(b) Intercambiar información y experiencia sobre sus regímenes domésticos de protección de la información personal”.

(29) Meta 25 del Plan de Acción del eLac 2007, bajo el rubro “Instrumentos de Política” – “Marco Legislativo”: 25 Establecer grupos de trabajo subregionales para promover y fomentar políticas de armonización de normas y estándares, con el fin de crear marcos legislativos que brinden confianza y seguridad, tanto a nivel nacional como a nivel regional, prestando especial atención a la legislación sobre la protección de la privacidad y datos personales, delitos informáticos y delitos por medio de las TIC, spam, firma electrónica o digital y contratos electrónicos, como marco para el desarrollo de la sociedad de la información. Plazo: noviembre de 2005. Disponible en:  http://www.eclac.org/socinfo/noticias/noticias/2/32362/2008-1-TICs-Compromiso_de_San_Salvador.pdf

(30) Meta 78 del Plan de Acción del eLac 2010, bajo el Capítulo VI: Instrumentos de política y estrategias:

Renovar el mandato del grupo de trabajo en materia del marco legal de la sociedad de la información para facilitar el diálogo y la coordinación de las diversas iniciativas regulatorias a nivel regional y local que pudieran favorecer la armonización normativa de la región. Disponible en: http://www.eclac.org/socinfo/noticias/noticias/2/32362/2008-1-TICs-Compromiso_de_San_Salvador.pdf

(31) Objetivo 3 del Plan de Desarrollo de la Sociedad de la Información en el Perú – la Agenda Digital: Desarrollar el sector social del Perú garantizando el acceso a servicios sociales de calidad, promoviendo nuevas formas de trabajo digno, incentivando la investigación científica e innovación tecnológica, así como asegurando la inclusión social y el ejercicio pleno de la ciudadanía. Estrategia 3.3 Contribuir al ejercicio amplio y pleno de la democracia y la garantía del Estado de Derecho con la aplicación de las TICs. Acción 3.3.1 Establecimiento de normas que faciliten el derecho de la ciudadanía a la información, a la comunicación y al resguardo de datos confidenciales. Disponible en: http://www.codesi.gob.pe/codesi/downloads/MATRIZ_DEL_PLAN_200606.pdf

(32) El Plan de Desarrollo de la Sociedad de la Información en el Perú – la Agenda Digital ha sido aprobado por Decreto Supremo nº 031-2006-PCM del 21 de junio de 2006 y constituye un documento de política que contiene las acciones, estrategias, metas, y políticas específicas necesarias para el adecuado desarrollo, implementación y promoción de la Sociedad de la Información en el Perú, a fin de alcanzar la modernización del Estado y desarrollar un esquema real y coherente en beneficio de la población en general. Para su implementación, seguimiento y monitoreo se cuenta con una Comisión Multisectorial de carácter permanente, presidida por el Presidente del Consejo de Ministros e integrada por los Ministros de Transportes y Comunicaciones, Producción y Educación. Esta comisión se denomina Comisión Multisectorial para el Desarrollo de la Sociedad de la Información (CODESI).

(33) Los derechos de tercera generación se presentan como una respuesta al fenómeno de la denominada “contaminación de las libertades”, término con el que en algunos sectores de la teoría social anglosajona se hace alusión a la erosión y degradación que aqueja a los derechos. (García González, op.cit. p. 4.)

Efectuamos esta distinción sólo por efectos académicos, sin conllevar a ninguna priorización de unos frente a otros.

(34) “(…) el derecho a la protección de datos “reconoce a la persona un poder de control sobre la información personal que le concierne, sobre su utilización y destino, para evitar utilizaciones ilícitas, por lo que su protección no sólo se limita a datos íntimos, sino a cualquier información personal, sea o no íntima, siempre que su tratamiento pueda afectar a derechos y libertades de la persona” (García González, op. cit. pág. 25, citando a Herrán Ortiz).

(35) Los datos biométricos revelan rasgos característicos y distintivos de partes físicas o biológicas de la persona que la hacen diferente a cada uno de los otros. En sentido general, la recopilación se lleva a cabo a través del escaneo de la muestra física (total o parcial) o biológica por un dispositivo biométrico de captación adecuado. La muestra captada es procesada por un software o programa informático o por métodos convencionales y manuales.

(36) Entre otros datos biométricos, cabe citar las huellas digitales, la geometría de la mano, análisis del iris o de la retina, reconocimiento facial o del diafragma, análisis del ADN, lectura del patrón de la voz, datos de imagen (las fotografías son los soportes de datos de imagen por excelencia) inclusive los capturados a través de sistemas de cámaras o de videocámaras o de escáneres corporales, y los datos genéticos. El artículo 8.1 de la Directiva 46/95 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995 “relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos” prohíbe el tratamiento de este tipo de datos considerados “sensibles” por las informaciones que revelan. En lo que respecta a los datos genéticos, éstos también son considerados como datos de la salud.

(37) Recordemos que el 28 de noviembre del 2008, mediante Resolución Administrativa nº 270-2008-CE-PJ se aprobó la Directiva “Registro y Control Biométrico de Procesados y Sentenciados Libres”, la misma que permite garantizar y verificar la identidad de los procesados o sentenciados que se encuentren en libertad, verificando su concurrencia al juzgado en los plazos señalados, de acuerdo a las medidas coercitivas que se le hayan impuesto.

(38) A manera de ejemplo, tanto la ley argentina como la ley uruguaya para la protección de datos personales extienden su ámbito de aplicación subjetivo a las personas jurídicas.

(39) García Toma, op. cit. p. 84.

(40) Definición incluida en el Considerando nº 15 de la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995 “relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos”.

(41) Esta opción es también la recogida en el artículo 2, Definiciones, literal b) tratamiento, de la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995 “relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos”.

(42) Bernal Pulido, Carlos. El Derecho de los Derechos. Panamericana, Colombia, 2005. p. 97.

(43) Tribunal Constitucional del Perú, La Constitución en la Jurisprudencia del Tribunal Constitucional. Gaceta Jurídica, 2006, p.23, L 012, expediente nº 1417-2005-AA, 08/07/05, P. FJ. 21.

(44) Tribunal Constitucional del Perú, op. cit., p.24, L 014, expediente nº 1042-2202-AA, 06/12/02, S2, FJ. 2.2.4.

(45) Expediente nº 9038-2005-PHC/TC, 28.11.200, FJ 4, que se remite al expediente nº 51091-2002-HC/TC.

(46) En efecto, el artículo 52º de la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, establece lo siguiente:

“Artículo 52º

Alcance de los derechos garantizados

1. Cualquier limitación del ejercicio de los derechos y libertades reconocidos por la presente Carta deberá ser establecida por la ley y respetar el contenido esencial de dichos derechos y libertades. (…)”

(47) En: Tribunal Constitucional del Perú. op. cit., p. 29, L035, Expediente nº 2663-02003-HC, 23/03/04, P, FJ.6.

(48) La Ley Fundamental de Bonn de 1949 y la Constitución Española de 1978 contienen cláusulas en virtud a las cuales se establece que en la limitación de los derechos el legislador deberá respetar su contenido esencial. Así consta en el Expediente nº 2868-2004-AA, 24/11/04, S2, FJ.16. del Tribunal Constitucional. (Tribunal Constitucional del Perú, op. cit., p.30, L 039).

(49) Expediente nº 1417- 2005-AA, 08/07/2005, FJ. 21. “Este Tribunal Constitucional considera que la determinación del contenido esencial de los derechos fundamentales no puede efectuarse a priori, es decir, al margen de los principios, los valores y los demás derechos fundamentales que la Constitución reconoce. En efecto, en tanto el contenido esencial de un derecho fundamental es la concreción de las esenciales manifestaciones de los principios y valores que lo informan, su determinación requiere un análisis sistemático de este conjunto de bienes constitucionales, en el que adquiere participación medular el principio-derecho de dignidad humana, al que se reconducen, en última instancia, todos los derechos fundamentales de la persona.” Asimismo, FJ. 22. “Si bien es cierto que la exactitud de aquello que constituye o no el contenido protegido por parte de un derecho fundamental, y, más específicamente, el contenido esencial de dicho derecho, sólo puede ser determinado a la luz de cada caso concreto, no menos cierto es que existen determinadas premisas generales que pueden coadyuvar en su ubicación. Para ello, es preciso tener presente la estructura de todo derecho fundamental.”

(50) El consentimiento, tal y como se señala en el proyecto de ley, es requisito para cualquier tratamiento de datos personales y consiste en la manifestación de voluntad previa, informada, expresa e inequívoca de su titular. En el caso de datos sensibles, el consentimiento además debe constar por escrito.

(51) Tribunal Constitucional del Perú, op. cit., p.33, L 051, expediente nº 0866-2000-AA, 10/07/02, P, FJ.3.

(52) Tribunal Constitucional del Perú, op. cit., p.34, L 051, expediente nº 0866-2000-AA, 10/07/02, P, FJ. 4.

(53) Bernal Pulido, op. cit., p. 253.

(54) En el mismo sentido: “(…) Los límites (a los derechos fundamentales) pueden ser intrínsecos o extrínsecos (…)” y, refiriéndose a los segundos, que son los que nos ocupan, define éstos como”(…) aquellos que se deducen del ordenamiento jurídico, cuyo fundamento se encuentra en la necesidad de proteger o preservar otros bienes, valores o derechos constitucionales (…)”.En: Tribunal Constitucional del Perú. op. cit., p. 29, L035, Expediente nº 2663-02003-HC, 23/03/04, P, FJ.6.

Igualmente, cabe remitirnos al artículo 52º de la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, parte final, que señala que sólo se podrán introducir limitaciones a los derechos fundamentales, respetando el principio de proporcionalidad, cuando sean necesarias y respondan efectivamente a objetivos de interés general reconocidos por la Unión o a la necesidad de protección de los derechos y libertades de los demás.

(55) Nótese que los derechos de acceso, actualización, inclusión, rectificación, supresión y a impedir el suministro son reconocidos bajo tal denominación a través del Código Procesal Constitucional de 2004. En puridad, tienen el mismo alcance que los denominados derechos de acceso, rectificación y cancelación que son materia de diversa legislación sobre el tema.

(56) El ejercicio del derecho de oposición al tratamiento supone el tratamiento de datos sin consentimiento del titular. Conviene diferenciar esta figura de la revocación, pues aunque también se traduzca en el rechazo al tratamiento, tratándose de la revocación el tratamiento de datos personales se da por haber existido consentimiento previo, el que se decide retirar.

(57) Con el derecho al tratamiento objetivo, se pretende evitar que el tratamiento de datos personales permita o propicie actividades discriminatorias, lo que constituye una de las mayores preocupaciones frente al avance de la informática. Entre los datos que al efecto interesa proteger de este tratamiento tendencioso se encuentran los relativos al rendimiento laboral y a la situación crediticia, entre otros.

(58) El artículo 24º del proyecto de ley, sobre derecho a la tutela, establece la posibilidad de optar entre acudir a) a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales en vía de reclamación, (artículos 219º y siguientes de la Ley nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General), en cuyo caso, agotada la vía administrativa, procede recurrir al Poder Judicial a través de la acción contencioso administrativa; o b), alternativamente, acudir a la acción constitucional de habeas data ante el Poder Judicial (artículos 61º y siguientes del Código Procesal Constitucional). Ello resulta congruente con la regulación del habeas data que no exige el agotamiento de vía administrativa alguna – vía previa -, cuando ésta estuviere prevista (artículo 62°, parte final, del Código Procesal Constitucional).

(59) Cabe rescatar parte de las declaraciones emitidas por Artemi Rallo, Director de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en entrevista concedida al diario español “El País”, edición del 28.11.2008: En cuanto al manejo estatal de este tipo de datos, Rallo tiene claro que su uso por el sector público no constituye una amenaza en comparación con su uso por el sector privado. “La mayor parte de las inspecciones y sanciones impuestas por la agencia son a entidades privadas. En el 2007 frente a 66 sanciones a administraciones públicas se impusieron 399 a entidades privadas”. (Alfa Redi. Revista de Derecho Informático. Disponible en: http://www.alfa-redi.org/noticia.shtml?x=11137.)

(60) No obstante, cabe referir que la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal de Méjico, de reciente publicación, regula únicamente los bancos de datos a cargo de entidades públicas.

(61) Informe nº 020-2009-PCM-SGP-LMA de la Secretaría de Gestión Pública remitido con Oficio nº 4007-2009-PCM/SG al Ministerio de Justicia.

(62) En efecto, véanse los artículos 4°, 5° y 6° inciso j) de Decreto Ley nº 25993, Ley Orgánica del Sector Justicia, así como los artículos 3° y 6° inciso d) del Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia aprobado pro Decreto Supremo nº 019-2001-JUS.

(63) Informe citado en el pie de página 61.

(64) A tal propósito, véase el artículo 49º del Reglamento de Organización y Funciones de la Presidencia del Consejo de Ministros aprobado por Decreto Supremo nº 063-2007-PCM.

(65) Al efecto, véase el Decreto Supremo nº 048-2008-PCM, Decreto Supremo que aprueba la reestructuración de la Comisión Multisectorial para el Seguimiento y Evaluación del “Plan de Desarrollo de la Sociedad de la Información en el Perú – La Agenda Digital Peruana”.

(66) Ello al amparo de lo previsto en el artículo 230º inciso 4) de la Ley nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General que permite la tipificación de las infracciones por la vía reglamentaria, si así se prevé por ley.

(67) Conforme a la Segunda Disposición Complementaria y Final de la Ley nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, sobre prohibición de reiterar contenidos normativos, las disposiciones legales posteriores no pueden reiterar el contenido de las normas de dicha ley, debiendo sólo referirse al artículo respectivo o concretarse a regular aquello no previsto.

(68) En tal sentido resulta de utilidad revisar el Reglamento de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPRODA) que, por declaraciones de la Agencia Española de Protección de Datos, incrementaría la seguridad jurídica y contribuiría a conseguir una mayor claridad en la aplicación de la norma y a adaptar sus previsiones a la realidad existente. El Reglamento resolvería las cuestiones que se han planteado en la práctica consolidando y objetivando los precedentes de la Agencia, la Audiencia Nacional y el Tribunal Supremo. Disponible en: http://www.hoytecnologia.com/noticias/Aprobado-Reglamento-Proteccion-Datos/37338

(69) Directiva nº 005-2009/COD-INDECOPI

(70) La Declaración de Río de Janeiro del 2005, suscrita por los representantes de América Latina y el Caribe, con ocasión de la Conferencia Regional Ministerial de América Latina y el Caribe preparatoria para la Segunda Fase de la Cumbre Mundial de la Sociedad de la Información, recoge la declaración siguiente: “8. Nuestro compromiso de reforzar la cooperación y la coordinación regional con el fin de fomentar una cultura de ciberseguridad que nos permite equilibrar la seguridad de la información y la seguridad de las redes con la privacidad y la protección del consumidor mientras se desarrollan nuevas aplicaciones. Este compromiso tiene el propósito de evitar el uso de las tecnologías y los recursos informativos con fines delictivos y terroristas, dentro de un marco de respeto de los derechos humanos y lucha contra el uso ilegal y el uso inadecuado de las TIC, entre otras cosas contra el envío de correos electrónicos no solicitados, que podrían reducir la confianza de los usuarios o la estabilidad y la seguridad de los recursos y las redes de información. (…)”.

(71) Disponible en: http://www.hoytecnologia.com/noticias/Gobierno-aleman-endurecera-leyes/73950

(72) Acorde con la opción asumida, nótese que el 22º considerando de la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995 “relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos” menciona que se ofrece a los Estados miembros de la Unión Europea la posibilidad de prever, independientemente de las normas generales, condiciones especiales de tratamiento de datos en sectores específicos, así como para las diversas categorías de datos.

(73) Tribunal Constitucional, op. cit., p. 73, L144, expediente nº 1219-2003-HD, 21/01/04, S1, FJ.6.

(74) En la sentencia recaída en el expediente nº 1797-2002-HD/TC del 29.01.2003, nuestro Tribunal Constitucional señala lo siguiente: “(…) Todos los derechos constitucionales tienen, formalmente, la misma jerarquía, por ser derechos constitucionales. De ahí que ante una colisión entre ellos, la solución del problema no consiste en hacer prevalecer unos sobre otros, sino en resolverlos mediante la técnica de la ponderación y el principio de concordancia práctica.” (FJ nº 11, 5º párrafo) Disponible en: http://tc.gob.pe/jurisprudencia/2003/01797-2002-HD.html

(75) Nos referimos a la Ley nº 1969 que modifica, amplía y deroga varios artículos de la Ley nº 1682/2001 “que reglamenta la información de carácter privado”, artículo 1º.

(76) A pesar de su larga trayectoria en el tema, este problema no es ajeno a Europa. Así, en noticia difundida el 27.01.2008, el EUROPAPRESS reportó que en el 2003, más del 60 por ciento de los ciudadanos europeos tenía un conocimiento escaso acerca de sus derechos en materia de protección de datos y sobre la existencia de autoridades independientes con competencias para su protección. Atendiendo a esta situación, el Consejo, la Comisión Europa y todas las autoridades de protección de datos de los países miembros de la Unión Europea, promoverían para el día siguiente una jornada para celebrar el Día Europeo de la Protección de Datos, con el fin de impulsar, entre los ciudadanos europeos, el conocimiento de sus derechos y responsabilidades en esta materia y que se familiaricen con los aspectos normativos. Disponible en: http://www.hoytecnologia.com/noticias/Proteccion-Datos-recibe-primeras/41557. El Día Europeo de Protección de Datos ha sido luego celebrado en los años 2009 y 2010.

(77) El procedimiento previsto por la Unión Europea para comprobar que un tercer país garantiza un nivel adecuado de protección de datos está regulado en el apartado 2 del artículo 25, del Capítulo IV, Transferencia de Datos Personales a Terceros Países de la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995 “relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos” y a la letra señala lo siguiente: “El carácter adecuado del nivel de protección que ofrece un país tercero se evaluará atendiendo a todas las circunstancias que concurran en una transferencia o en una categoría de transferencias de datos; en particular, se tomará en consideración la naturaleza de los datos, la finalidad y la duración del tratamiento o de los tratamientos previstos en el país de origen y el país de destino final, las normas de Derecho, generales y sectoriales, vigentes en el país tercero de que se trate, así como las normas profesionales y las medidas de seguridad en vigor en dichos países.”

(78) “Como regla general, podrá considerarse que el Estado otorga un nivel de protección adecuado en los supuestos en los que el mismo cuente con una norma reguladora de la protección de datos que contenga los principios sustantivos que se han enumerado y exista una autoridad encargada de velar por su cumplimiento, ante la cual los ciudadanos puedan dirigir sus reclamaciones y que ostente poderes de inspección e investigación de los tratamientos. (Directrices para la Armonización de la Protección de Datos en la Comunidad Iberoamericana elaborado por la Red Iberoamericana de Protección de Datos, p.11.)

(79) Mediante la Decisión de la Comisión de 30 de junio de 2003, la Unión Europea ha reconocido a la normatividad argentina como adecuada en los términos de la Directiva nº 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995 “relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos”. Este reconocimiento significa la no aplicación a Argentina de restricciones para la transferencia de datos personales, permitiendo el libre flujo de los datos personales desde la Unión Europea a dicho país.

(80) Es pertinente, en tal sentido, referirnos al negocio de los Call Centers, entendidos éstos como centros de contacto de nueva generación que son utilizados por las empresas para vender sus productos o servicios y manejar las relaciones con sus clientes, en actividades como asesoría, información, asistencia técnica, investigación y cobranzas. Según cifras al 2009, existen más de 60 empresas con 20 mil posiciones instaladas y disponibles en el Perú, lo que genera aproximadamente 40 mil empleos directos ya que hay dos turnos diarios. Se estima que al 2012 se generarán 75 mil empleos, cifra que ciertamente crecería por efecto de la inversión particularmente europea, que sea motivada por un marco regulatorio específico que provea de confidencialidad y seguridad a los datos de los clientes de los proveedores europeos de estos servicios. Ciertamente, frente a otros países latinoamericanos, el Perú ya presenta importantes ventajas competitivas para el desarrollo del negocio de los Call centers (menos costo de mano de obra y flexibilidad laboral, tono de voz neutral, requerimientos tecnológicos, costos menores alquiler de locales o de costo de viviendas, exención del IGV a la exportación de servicios de Call Centers). Si a ello agregamos la dación de una ley específica, el crecimiento de la inversión extranjera por encima de las cifras a la fecha proyectadas resulta seguro.

Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999.

La actual Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de Protección de datos de carácter personal adaptó nuestro ordenamiento a lo dispuesto por la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, derogando a su vez la hasta entonces vigente Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del tratamiento automatizado de datos de carácter personal.

La nueva ley, que ha nacido con una amplia vocación de generalidad, prevé en su artículo 1 que “tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal”. Comprende por tanto el tratamiento automatizado y el no automatizado de los datos de carácter personal.

A fin de garantizar la necesaria seguridad jurídica en un ámbito tan sensible para los derechos fundamentales como el de la protección de datos, el legislador declaró subsistentes las normas reglamentarias existentes y, en especial, los reales decretos 428/1993, de 26 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto de la Agencia de Protección de Datos, 1332/1994, de 20 de junio, por el que se desarrollan determinados aspectos de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre de Regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal y 994/1999, de 11 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de Medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal, a la vez que habilitó al Gobierno para la aprobación o modificación de las disposiciones reglamentarias necesarias para la aplicación y desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999.

Por otra parte, la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico y la Ley 32/2003, de 3 de noviembre, General de Telecomunicaciones atribuyen competencias en materia sancionadora a la Agencia Española de Protección de Datos. Éstas requieren de desarrollo reglamentario con la peculiaridad de que ambas normas se ordenan a la tutela no sólo de los derechos de las personas físicas, sino también de las jurídicas.

II

Este Reglamento comparte con la Ley Orgánica la finalidad de hacer frente a los riesgos que para los derechos de la personalidad pueden suponer el acopio y tratamiento de datos personales. Por ello, ha de destacarse que esta norma reglamentaria nace con la vocación de no reiterar los contenidos de la norma superior y de desarrollar, no sólo los mandatos contenidos en la Ley Orgánica de acuerdo con los principios que emanan de la Directiva, sino también aquellos que en estos años de vigencia de la Ley se ha demostrado que precisan de un mayor desarrollo normativo.

Por tanto, se aprueba este Reglamento partiendo de la necesidad de dotar de coherencia a la regulación reglamentaria en todo lo relacionado con la transposición de la Directiva y de desarrollar los aspectos novedosos de la Ley Orgánica 15/1999, junto con aquellos en los que la experiencia ha aconsejado un cierto de grado de precisión que dote de seguridad jurídica al sistema.

III

El reglamento viene a abarcar el ámbito tutelado anteriormente por los reales decretos 1332/1994, de 20 de junio, y 994/1999, de 11 de junio, teniendo en cuenta la necesidad de fijar criterios aplicables a los ficheros y tratamientos de datos personales no automatizados. Por otra parte, la atribución de funciones a la Agencia Española de Protección de Datos por la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico y la Ley 32/2003, de 3 de noviembre, General de Telecomunicaciones obliga a desarrollar también los procedimientos para el ejercicio de la potestad sancionadora por la Agencia.

El reglamento se estructura en nueve títulos cuyo contenido desarrolla los aspectos esenciales en esta materia.

El título I contempla el objeto y ámbito de aplicación del reglamento. A lo largo de la vigencia de la Ley Orgánica 15/1999, se ha advertido la conveniencia de desarrollar el apartado 2 de su artículo 2 para aclarar qué se entiende por ficheros y tratamientos relacionados con actividades personales o domésticas, aspecto muy relevante dado que están excluidos de la normativa sobre protección de datos de carácter personal.

Por otra parte, el presente reglamento no contiene previsiones para los tratamientos de datos personales a los que se refiere el apartado 3 del artículo 2 de la ley orgánica, dado que se rigen por sus disposiciones específicas y por lo especialmente previsto, en su caso, por la propia Ley Orgánica 15/1999. En consecuencia, se mantiene el régimen jurídico propio de estos tratamientos y ficheros.

Además, en este título se aporta un conjunto de definiciones que ayudan al correcto entendimiento de la norma, lo que resulta particularmente necesario en un ámbito tan tecnificado como el de la protección de datos personales.

Por otra parte, fija el criterio a seguir en materia de cómputo de plazos con el fin de homogeneizar esta cuestión evitando distinciones que suponen diferencias de trato de los ficheros públicos respecto de los privados.

El título II, se refiere a los principios de la protección de datos. Reviste particular importancia la regulación del modo de captación del consentimiento atendiendo a aspectos muy específicos como el caso de los servicios de comunicaciones electrónicas y, muy particularmente, la captación de datos de los menores. Asimismo, se ofrece lo que no puede definirse sino como un estatuto del encargado del tratamiento, que sin duda contribuirá a clarificar todo lo relacionado con esta figura. Las previsiones en este ámbito se completan con lo dispuesto en el título VIII en materia de seguridad dotando de un marco coherente a la actuación del encargado.

El título III se ocupa de una cuestión tan esencial como los derechos de las personas en este ámbito. Estos derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición al tratamiento, según ha afirmado el Tribunal Constitucional en su sentencia número 292/2000, constituyen el haz de facultades que emanan del derecho fundamental a la protección de datos y “sirven a la capital función que desempeña este derecho fundamental: garantizar a la persona un poder de control sobre sus datos personales, lo que sólo es posible y efectivo imponiendo a terceros los mencionados deberes de hacer”.