Decreto 2150 de 1995  sobre sistemas electrónicos, de 5 de diciembre de 1995, que busca la simplificación de trámites ante Entidades Estatales. (Diario Oficial 42.137, del 6 de diciembre de 1995).

Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios, existentes en la Administración Pública.

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA,

En ejercicio de las facultades extraordinarias que le confiere el [Artículo 83º de la Ley 190 de 1995], oída la opinión de la Comisión prevista en dicho artículo, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 83º de la Constitución Política señala que las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deben ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presume en todas las gestiones que aquellos adelanten ante estas;

Que el Artículo 84º de la constitución Política señala que cuando un derecho o una actividad hayan sido reglamentados de manera general, las autoridades públicas no podrán establecer ni exigir permisos, licencias o requisitos adicionales;

Que el Artículo 209 de la constitución Política señala que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad y eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones;

Que el Artículo 333 de la Constitución Política garantiza la libertad económica para cuyo ejercicio determina que nadie podrá exigir permisos previos ni requisitos, sin autorización de la ley y consagra la libre competencia como un derecho de todos;

Que el Artículo 83 de la Ley 190 de 1995, “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en administración pública y se fijan disposiciones”, con el fin de facilitar las relaciones entre el Estado y los ciudadanos y erradicar la corrupción administrativa, facultó al gobierno, por el término de seis meses, para expedir normas con fuerza de ley para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios, existentes en la administración pública y

Que es voluntad del Gobierno, en cumplimiento de los fines esenciales del Estado, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución, mediante la eliminación de toda regulación, trámite o requisito que dificulte el ejercicio de las libertades ciudadanas,
DECRETA:

TITULO I . REGIMEN GENERAL

CAPITULO I . ACTUACIONES GENERALES

Artículo 1º. Supresión de autenticaciones y reconocimientos. A las entidades que integran la administración pública les está prohibido exigir documentos originales autenticados o reconocidos notarial o judicialmente.

Artículo 2º. Horarios extendidos de atención al público. En adición a sus jornadas habituales, las entidades de la Administración Pública deberán poner en funcionamiento horarios extendidos de atención al público, no coincidentes con la jornada laboral común, para que la ciudadanía pueda cumplir sus obligaciones y adelantar los trámites frente a las mismas.

Artículo 3º. Pago de obligaciones oficiales mediante abono en cuentas corrientes o de ahorro. El Estado dispondrá de los mecanismos necesarios para pagar obligaciones a su cargo mediante el abono en cuentas corrientes o de ahorro.

Artículo 4º. Cancelación de obligaciones en favor del Estado. La cancelación de obligaciones dinerarias en favor de las entidades de la Administración Pública, podrá realizarse a través de cualquier medio de pago, incluyendo las transferencias electrónicas en fondos, abono en cuenta y sistemas de crédito mediante la utilización de tarjetas.

Para tal efecto, las entidades públicas deberán difundir amplia y profusamente las tablas y las tarifas que permitan a los particulares efectuar la liquidación y pago de tales obligaciones.

Artículo 5º. Pago de obligaciones de entidades de previsión social. Las entidades de previsión social consignarán en cuentas corrientes o de ahorros o enviarán por correo certificado el importe de las prestaciones sociales a su cargo, a los pensionados o acreedores que así lo soliciten.

Los pagos que se remitan mediante correo se harán a través de cheques cuyo beneficiario será el titular de la prestación, con cláusula restrictiva de negociación y para abono en cuenta abierta a nombre exclusivamente de aquel. En tal caso no será procedente exigir prueba de supervivencia.

Del mismo modo, cuando el importe de la prestación se cancele a través de cuenta corriente o de ahorros, abierta a nombre del beneficiario de la prestación, las entidades de previsión social deberán convenir con las instituciones financieras, que las cuentas respectivas sólo podrán debitarse por su titular mediante presentación personal o autorización especial. No podrán admitirse autorizaciones de carácter general o que la administración de la cuenta se confíe a un apoderado o representante.

En todo caso, si el beneficiario opta por reclamar personalmente ante la administración el pago de su prestación, no se le podrá exigir prueba de supervivencia. En tal evento, esta se requerirá cuando se obre mediante apoderado.

Artículo 6: Débitos y traslados de cuentas. Tratándose de las obligaciones que los particulares tengan para con el Estado, aquellos podrán solicitar a los establecimientos de crédito que debiten y trasladen de sus cuentas corrientes o de ahorros, los fondos necesarios para el cumplimiento de toda clase de obligaciones a favor de las entidades de la Administración Pública.

Artículo 7. Cuentas Únicas. Con el objeto de poder hacer efectivo el pago de las obligaciones de los particulares para con las entidades de la Administración Pública, estas abrirán cuentas únicas nacionales en los establecimientos financieros autorizados por la Superintendencia Bancaria.

Los particulares podrán consignar el importe de sus obligaciones en cualquier sucursal del país. En tal caso, el pago se entenderá efectuado en la fecha en que se realice la consignación respectiva.

El Gobierno Nacional reglamentará la materia.

Artículo 8. Prohibición de la exigencia de la comparecencia personal. Prohíbese la exigencia de la comparecencia personal para hacer pagos ante las entidades de la Administración Pública.

Artículo 9º. Salida de menores del país. Todo menor puede obtener pasaporte y salir del país en compañía de sus dos padres, sin acreditar ningún otro documento.

En caso de que lo haga con el cónyuge supérstite, además del pasaporte, bastará acreditar el registro de defunción del padre faltante.

Cuando el menor salga del país acompañado de uno sólo de los padres, bastará con acreditar mediante documento reconocido la autorización del otro padre, si la patria potestad se ejerce conjuntamente.

La autorización de salida del país podrá otorgarse, con carácter general, por escritura pública con la constancia sobre su vigencia

Parágrafo: Para estos efectos previstos en este artículo el Ministerio de Relaciones Exteriores incluirá en los pasaportes de los menores, los nombres y los documentos de identidad de los padres.

Parágrafo transitorio: Mientras en el pasaporte se incorporan las modificaciones previstas en este artículo, se exigirá la presentación del Registro Civil de nacimiento de los menores.

Artículo 10º. Prohibición de declaraciones extrajuicio. En las actuaciones administrativas, suprímese como requisito las declaraciones extrajuicio para el reconocimiento de un derecho particular y concreto. Para estos efectos, bastará la afirmación que haga el particular ante la entidad pública, la cual tendrá los mismos efectos y consecuencias de la declaración extrajuicio.

Artículo 11º. Supresión de sellos. En el desarrollo de las actuaciones de la administración pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera que sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los títulos valores.

La firma y la denominación del cargo serán información suficiente para la expedición del documento respectivo.

Prohíbese a los funcionarios públicos el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso por la administración pública.

Artículo 12º. Firma Mecánica. Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, en tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico.

Artículo 13º. Prohibición de exigir copias o fotocopias de documentos que se poseen. En todas las actuaciones públicas, quedan prohibida la exigencia de copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad legal de acceder.

Artículo 14º. Prueba de requisitos previamente acreditados. No se podrá exigir el cumplimiento de un requisito cuando este se debió acreditar por mandato legal o reglamentario, en un trámite o actuación anterior que ya se surtió. En tal caso, el servidor público tendrá por cumplido, para todos los efectos legales, el requisito que debió servir de fundamento a una actuación concluida.

Artículo 15º. Prohibición de paz y salvos internos. En las actuaciones administrativas queda prohibida la exigencia de cualquier tipo de paz y salvo interno.

Artículo 16º. Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición ciudadana que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar oficialmente a la entidad el envió de dicha información.

Parágrafo: Las entidades de la Administración Pública a las que se les solicite información darán prioridad a la atención de dichas peticiones, las resolverán en un término no mayor a diez (10) días y deberán establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir la información.

Artículo 17º. Antecedentes judiciales o de policía, disciplinarios y profesionales. Cuando las entidades de la Administración Pública requieran de la presentación de los antecedentes judiciales o de policía, disciplinarios o profesionales acerca de un ciudadano en particular, deberán previa autorización escrita del mismo solicitarlos directamente a la entidad correspondiente, para este efecto el interesado deberá cancelar los derechos pertinente si es del caso.

Artículo 18º. Prohibición de retener documentos de identidad. Ninguna autoridad de la Administración Pública podrá retener la Tarjeta de Identidad, la Cédula de Ciudadanía, la Cédula de Extranjería o el Pasaporte. Si se exige la identificación de una persona, ella cumplirá la obligación mediante la exhibición del citado documento. Queda prohibido retenerlos para ingresar a cualquier dependencia pública o privada.

Articulo 19º. Supresión de las cuentas de cobro. Para el pago de las obligaciones contractuales contraídas por las entidades públicas, no se requerirá de la presentación de cuentas de cobro por parte del prestatario del servicio. La orden de trabajo, el contrato o el documento en el cual conste la obligación, acompañado, si es del caso, de la manifestación de recibo o cumplimiento a satisfacción suscrita por el funcionario competente de la entidad contratante, serán requisitos suficientes para el pago de la obligación contraída.

Las órdenes de compra de elementos o las de prestación de servicios que se encuentren acompañados de la oferta o cotización presentada por el oferente y aceptada por el funcionario competente, no requerirán de la firma de aceptación del proponente.

Articulo 20º. Expedición de duplicados de documentos de identidad. La solicitud de duplicados de documentos de identidad podrá hacerse por correo, siempre que se suscriba por el peticionario y se imponga su huella dactilar, sin perjuicio de la cancelación de derechos a que haya lugar.

Artículo 21º. Prohibición de los certificados de vigencia. Prohíbese la exigencia y expedición de certificados de vigencia de los documentos de identidad.

Artículo 22º. Informes solicitados a las entidades públicas. Los informes solicitados a las entidades públicas por la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales y distritales, la Procuraduría General de la Nación, las personerías, la Dirección General de la Contaduría Pública, la Defensoría del Pueblo y las veedurías, en desarrollo de sus tareas, deberán ser presentados en un formato único.

Los documentos que soporten cada una de las actuaciones administrativas relacionadas, serán puestos a disposición de las autoridades de control, para su consulta o verificación en los archivos de las entidades públicas.

Salvo para diligencias de investigación en materia penal, no se podrán solicitar por parte de las autoridades de control, copias o fotocopias de ningún documento que repose en los archivos de las entidades públicas.

Parágrafo: Para tal efecto, las características de este formato serán establecidas por dichas entidades en un plazo no mayor a seis meses, contados a partir de la vigencia del presente Decreto. El Gobierno Nacional coordinará las tareas interinstitucionales para la expedición del decreto correspondiente.

Artículo 23º. Formulario Único. Cuando varias entidades requieran de los particulares informes de una misma naturaleza, podrán disponer el diligenciamiento de un formulario único.

Artículo 24º. Formularios oficiales. Los particulares podrán presentar la información solicitada por la administración pública en formularios oficiales, mediante cualquier documento que respete integralmente la estructura de los formatos definidos por la autoridad o mediante fotocopia del original.

Artículo 25º. Utilización del correo para el envío de información. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado. En ningún caso se podrán inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recepcionado por correo certificado a través de la Administración Postal Nacional, salvo que los códigos exijan su presentación personal.

Para los efectos de vencimiento de términos, se entenderá que el peticionario presentó la solicitud o dio respuesta al requerimiento de la entidad pública en la fecha en que la empresa de correo certificado expidió con fecha y hora, el respectivo recibo de envío.

Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de sus documentos o información requerida a la entidad pública.

Parágrafo: Para efectos del presente artículo, se entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección del despacho público esté correcta y claramente diligenciada.

Artículo 26º. Utilización de sistemas electrónicos de archivo y transmisión de datos. Las entidades de la Administración Pública deberán habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración.

En ningún caso las entidades públicas podrán limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, sin perjuicio de los estándares tecnológicos que las entidades públicas adopten para el cumplimiento de algunas de las obligaciones legales a cargo de los particulares.

Artículo 27º. Avalúo de bienes inmuebles. Los avalúos de bienes inmuebles que deban realizar las entidades públicas o que se realicen en actuaciones administrativas, podrán se adelantados por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado, que se encuentre registrada y autorizada por la lonja de propiedad raíz del lugar donde esté ubicado el bien para adelantar dichos avalúos.

Parágrafo. Si la entidad pública escoge la opción privada, corresponderá a la Lonja determinar, en cada caso, la persona natural o jurídica que adelante el avalúo de bienes inmuebles.

Artículo 28º. Posesión de particulares ante organismos de control. El acto de posesión de directores, administradores, representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas por el Estado, no requerirá de la presentación personal ante la entidad publica correspondiente.

La posesión se entenderá surtida por la autorización que imparta el funcionario competente, una vez solicitada por el interesado. Con el mismo acto se entiende cumplido el juramento requerido por la ley.

Artículo 29º. Expedición de actos y comunicaciones de las entidades públicas. Todos los actos administrativos a través de los cuales se exprese la administración pública por escrito, deberán adelantarse en original y un máximo de dos copias. Una de estas deberá ser enviada para su conservación y consulta, al archivo central de la entidad.

Artículo 30º. Liquidación de contribuciones de servicios a cargo del Estado. La liquidación de las tasas retributivas por la inspección, vigilancia y control que cumplen las Entidades Públicas, no requerirá de la expedición de resolución alguna y se efectuará a través de sistemas de facturación.

Artículo 31º. Supresión de la firma de los secretarios generales. Ningún acto administrativo cuya competencia esté atribuida a ministro, director, superintendente, presidente, gerente, subdirectores de áreas técnicas y en general a algún funcionario del nivel directivo o ejecutivo, requerirá para su expedición de la firma del Secretario General de la entidad.

Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos.

Artículo 32º. Ventanillas únicas. Para la recepción de documentos, solicitudes y atención de requerimientos, los despachos públicos deberán disponer de oficinas o ventanillas únicas en donde se realice la totalidad de la actuación administrativa que implique la presencia del peticionario.

Artículo 33º. Prohibición de presentaciones personales. Prohíbese la exigencia de la presentación personal en las actuaciones frente a la Administración Pública, salvo aquellas exigidas taxativamente en los códigos.

Artículo 34º. Prohibición de exigencia de pagos anteriores. En Relación con los pagos que de deben efectuarse frente a la administración pública, prohíbese la exigencia del comprobante de pagos hechos con anterioridad como condición para aceptar un nuevo pago.

Artículo 35º. Pago al tesoro público. Todos los pagos que deban efectuarse al tesoro público podrán hacerse en bancos o corporaciones ahorro y vivienda.

Para tal efecto, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público dispondrá la apertura de las cuentas pertinentes.

Artículo 36º. Decisión sobre vacaciones colectivas. Para conceder vacaciones colectivas bastará la autorización de los ministros, directores Departamentos Administrativos, superintendentes, directores de Establecimientos Públicos, gerentes de empresas industriales y comerciales y los Jefes de Unidades Administrativas Especiales.

Artículo 37º. De la delegación para contratar. Los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para la realización de licitaciones o concursos o para la celebración de contratos, sin consideración a la naturaleza o cuantía de los mismos, en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes.

Artículo 38º. Menor Cuantía para la contratación. Para efectos de la contratación pública se entenderá por menor cuantía los valores que a continuación se relacionan, determinados en función de los presupuestos anuales de las entidades públicas, expresados en salarios mínimos legales mensuales.

Para las entidades que tengan un presupuesto anual superior o igual a 1.200.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 1.000 salarios mínimos legales mensuales; las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 1.000.000 e inferior a 1.200.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 800 salarios mínimos legales mensuales; las que tengan un presupuesto anual superior a igual a 500.000 e inferior a 1.000.000 de salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 600 salarios mínimos legales mensuales; las que tengan un presupuesto anual superior a igual a 250.000 e inferior a 500.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 400 salarios mínimos legales mensuales; las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 120.000 e inferior a 250.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 300 salarios mínimos legales mensuales; las que tengan un presupuesto anual superior o igual a 50.000 e inferior a 120.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 250 salarios mínimos legales mensuales; las que tengan un presupuesto anual inferior a 50.000 salarios mínimos legales mensuales la menor cuantía será de 125 salarios legales mensuales.

Artículo 39º. Sanciones. El desconocimiento de los deberes del presente capítulo impuestos a los servidores públicos, será considerado como falta gravísima sancionable conforme a lo dispuesto en el Código Disciplinario Único.