EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
POR CUANTO:
El Congreso de la República, mediante la Octava Disposición Transitoria y Final de la Ley nº 26553, ha delegado en el Poder Ejecutivo la facultad de dictar por Decreto Legislativo medidas tendentes a desarrollar un proceso de modernización integral en la organización de las entidades que la conforman, en la asignación y ejecución de funciones y en los sistemas administrativos, con el fin de mejorar la gestión pública, para lo cual debe modernizarse el sistema de archivos oficiales de las entidades públicas, a efectos de incrementar la eficiencia y productividad en el servicio otorgándole mayor seguridad al sistema integral:
Con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros: y,
Con cargo de dar cuenta al Congreso de la República;
Ha dado el Decreto Legislativo siguiente:
Artículo 1º.- Ampliase los alcances del Decreto Legislativo nº 681, normas modificatorias y reglamentarias, a todas las entidades públicas comprendidas en el Gobierno Central, Consejos Transitorios de Administración Regional de los Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales, Organismos Descentralizados Autónomos, Instituciones Públicas Descentralizadas y Sociedades de Beneficencia Pública.
Artículo 2º.- Los archivos oficiales de las entidades públicas señaladas en el Artículo 10 de esta Ley, podrán ser convertidos al sistema microarchivos, con sujeción a las siguientes disposiciones:
1. La conservación de los archivos oficiales al sistema de microarchivos, deberá aprobarse por Resolución Viceministerial o por Resolución del Funcionario de mayor jerarquía de la entidad.
2. La dependencia pública debe contar con un local adecuado, dotado con los equipos técnicos idóneos aprobados por el INDECOPI, en su defecto, contar con el servicio técnico contratado con una empresa especializada y calificada debidamente autorizada de conformidad con lo dispuesto por el Decreto Legislativo nº 681, sus normas modificatorias y Reglamentarias.
3. En un plazo que no excederá de 120 días desde la fecha de publicación del presente Decreto Legislativo, las dependencias públicas que acuerden convertir los archivos oficiales al sistema de microarchivos, deberán contar con dos fedatarios juramentados que sean, a su vez, funcionarios del cargo del archivo oficial de la misma entidad. El cargo de fedatario no es incompatible con el ejercicio simultáneo de cargos del Director, Subdirector, Jefe y otros niveles ocupacionales de la dependencia.
Durante el plazo de 120 días antes señalados, las entidades públicas podrán contratar los servicios de Fedatarios debidamente autorizados de conformidad, con el Decreto Legislativo nº 681, sus normas modificatorias y complementarias, que no sean funcionarios de la referida dependencia.
Artículo 3º.- Las dependencias públicas que se acojan a lo establecido por el presente dispositivo, quedan obligadas a mantener al alcance del público, los expedientes originales en trámite hasta después de 12 meses de su terminación.
Vencido el plazo mencionado en el párrafo anterior, los expedientes y documentos que por obligación legal o por conveniencia del servicio tengan que ser conservados, pueden ser sustituidos por las correspondientes microfonnas mantenidas en microarchivos autorizados conforme al presente Decreto Legislativo.
Artículo 4°.- El Ministerio de Justicia dictará las normas reglamentarias necesarias para la aplicación del presente Decreto Legislativo a la documentación de la Oficina de Registros Civiles y de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos, de manera que se garantice su eficiente funcionamiento.
Artículo 5°.- La documentación del Archivo Nacional de la República, así como de los Archivos Regionales y Archivos Locales cuya conservación en original no se considere necesaria para preservar su valor histórico y cultural, puede ser sustituido por las correspondientes microformas, con las precauciones y conforme a las pautas que, para tal efecto se señala el Ministerio de Justicia.
Aun cuando la dependencia pública decida mantener los documentos en originales, queda obligada a tomar microfoll11as de ellos, las mismas que deberán conservarse en el local aparte, protegidas de todo riesgo de siniestro como medida de seguridad.
Artículo 6°.- Toda eliminación de documentos resultante de la aplicación del presente Decreto Legislativo deberá ceñirse al procedimiento legal establecido para las eliminaciones de documentos en general previstos en las leyes especiales aplicables al Sector Público Nacional y por Decreto Legislativo nº 681, sus normas modificatorias y reglamentarias. En caso de incumplimiento de esta disposición. se aplicarán las sanciones administrativas y penales correspondientes.
Artículo 7°.- Deróguese o modifíquese los dispositivos legales que se opongan al presente Decreto Legislativo.
POR TANTO:
Mando se publique y cumpla dando cuenta al Congreso de la República.
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima a los treintaiún días del mes de mayo de mil novecientos noventa y seis.
ALBERTO FUJIMORI FUJIMORl, Presidente Constitucional de la República. ALBERTO PANDOLFI ARBULU, Presidente del Consejo de Ministros. CARLOS HERMOZA MOYA, Ministro de Justicia