Directriz nº 067-MICITT-H-MEIC, de 25 de abril de 2014 (La Gaceta Diario Oficial nº 79)
LA PRESIDENTA DE LA REPÚBLICA Y LOS MINISTROS DE CIENCIA, TECNOLOGÍA Y TELECOMUNICACIONES, DE HACIENDA Y LA MINISTRA DE ECONOMÍA, INDUSTRIA Y COMERCIO
En uso de las facultades conferidas en los artículos 140 incisos 3) y 18) y 146 de la Constitución Política de Costa Rica; artículos 25 inciso 1) y 28 inciso 2.b) de la Ley n° 6227, “Ley General de la Administración Pública”, publicada en el Diario Oficial La Gaceta n° 102 del 30 de mayo de 1978, Alcance n° 90; artículos 3, 4 y 100 de la Ley n° 7169, “Ley de Promoción del Desarrollo Científico y Tecnológico”, publicada en el Alcance nº 23 del Diario Oficial La Gaceta n° 144 del 01 de agosto de 1990 y sus reformas; artículos 1, 3, 9, 10, 11, 12, 23 y 24 inciso g) de la Ley n° 8454, “Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, publicada en el Diario Oficial La Gaceta
n° 197 del 13 de octubre del 2005; artículo 3 de la Ley n° 8131, “Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos”, publicada en el Diario Oficial La Gaceta nº 198 del 16 de octubre del 2001; artículos 4, 23, 24 y 25 del Decreto Ejecutivo n° 33018-MICIT, “Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos”, publicado en el Diario Oficial La
Gaceta n° 77 del 21 de abril del 2006 y sus reformas; la Ley n° 8220, “Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Trámites y Requisitos Administrativos”, publicada en el Diario Oficial La Gaceta n° 49 del 11 de marzo del 2002; el Decreto Ejecutivo n° 37045, “Reglamento a la Ley de
Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos”, publicado en el Diario Oficial La Gaceta nº° 60 del 23 de marzo de 2012, Alcance n° 36; la Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de Certificadores Registradores; y la Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente.
Considerando:
I.—Que el Estado costarricense debe implementar las Tecnologías de la Información y Comunicación bajo principios racionales de eficiencia en el uso de recursos y efectividad en su aplicación con el objetivo de garantizar la eficiencia y transparencia de la administración, así como para propiciar incrementos sustantivos en la calidad del servicio brindado a los ciudadanos de acuerdo con los derechos establecidos constitucionalmente.
II.—Que la Dirección de Certificadores de Firma Digital (DCFD), perteneciente al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT), es el órgano administrador, fiscalizador y supervisor del Sistema Nacional de Certificación Digital (SNCD).
III.—Que dentro de sus facultades, la Dirección de Certificadores de Firma Digital tiene la responsabilidad y potestad de definir políticas y requerimientos para el uso de los certificados digitales, así como establecer todas las medidas que estime necesarias para proteger los derechos, los intereses y la confidencialidad de los usuarios, la continuidad y eficiencia del servicio, y de velar por la ejecución de tales disposiciones.
IV.—Que los artículos 3 y 9 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos reconocen el mismo valor y eficacia probatoria de los documentos electrónicos firmados digitalmente con respecto a los documentos físicos firmados de manera manuscrita.
V.—Que de conformidad con el inciso k) del artículo 4 de la Ley de Promoción del Desarrollo Científico y Tecnológico Ley n° 7169, es deber del Estado impulsar la incorporación selectiva de la tecnología moderna en la Administración Pública, a fin de agilizar y actualizar permanentemente,
los servicios públicos en el marco de una reforma administrativa que ayude a lograr la modernización del aparato estatal costarricense, en procura de mejores niveles de eficiencia operativa. Siendo así, el uso de la firma digital certificada como herramienta de identificación confiable y segura ofrece una oportunidad fundamental para el incremento de la eficiencia, la eficacia, la transparencia y el acometimiento de los fines estatales.
VI.—Que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, así como su Reglamento, facultan al Estado y a todas sus instituciones públicas para utilizar los certificados, firmas digitales y documentos electrónicos dentro de sus respectivos ámbitos de competencia,
incentivar su uso para la prestación directa de servicios a los administrados, así como para facilitar la recepción, tramitación y resolución electrónica de sus gestiones.
VII.—Que de conformidad con el artículo 4 del Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, el Estado y todas las dependencias públicas incentivarán el uso de documentos electrónicos, certificados y firmas digitales para la prestación directa de servicios a los administrados, así como para facilitar la recepción, tramitación y resolución
electrónica de sus gestiones y la comunicación del resultado correspondiente.
De igual manera todas las dependencias públicas deben procurar ajustar sus disposiciones a los principios de neutralidad tecnológica e interoperabilidad, no pudiendo imponer exigencias técnicas o jurídicas que impidan o dificulten injustificadamente la interacción con las oficinas públicas mediante el uso
de certificados y firmas digitales.
VIII.—Que por medio del artículo 25 del Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, se autoriza a las instituciones del Estado a presupuestar y girar recursos, en la medida de sus posibilidades jurídicas y materiales, con el fin de contribuir a lograr los objetivos de la DCFD.
IX.—Que de conformidad con el artículo 3 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos n° 8131, se debe propiciar dentro de las instituciones públicas que la obtención y aplicación de los recursos públicos se realice según los principios de economía,
eficiencia y eficacia, orientados a los intereses generales de la sociedad costarricense.
X.—Que de conformidad con lo establecido en el artículo 2 inciso 20 del Decreto Ejecutivo nº 33018-MICIT, y en el punto 4.1.2 del documento de “Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados”, el solicitante de la firma digital certificada, durante el
proceso de solicitud e inscripción ante una Autoridad de Registro, debe firmar el “Acuerdo de Suscriptor”, mediante el cual se obliga a una serie de responsabilidades y deberes personales que son asumidos al firmar de manera digital dicho acuerdo, lo que le brinda el carácter personal al
dispositivo seguro de creación de la firma digital.
XI.—Que en vista de la situación actual de las instituciones públicas y con el fin de potenciar el uso de certificados digitales y firmas digitales en nuestro país, se ha considerado preciso redefinir y promover que los diferentes procesos que ejecutan las instituciones públicas se ofrezcan a los
ciudadanos haciendo uso de las tecnologías de información y comunicación, y en el caso específico, potenciando el uso de los certificados y firmas digitales como mecanismos de garantía de autenticidad, integridad y no repudio de los actos de manifestación de voluntad en toda la función pública.
XII.—Que en razón de lo anterior el Gobierno de Costa Rica considera necesario promover en las instituciones públicas el desarrollo de sistemas de información – tanto a lo interno (para con sus funcionarios) como a lo externo (para con los ciudadanos y otras instituciones) -, cuya conceptualización, diseño e implementación consideren y utilicen los certificados digitales y firmas digitales, permitiendo un mejor, eficiente, eficaz, seguro y oportuno servicio a los funcionarios y ciudadanos.
XIII.—Que la implementación de servicios o sistemas informáticos que utilicen la firma digital, implica un ahorro importante de tiempo y recursos que redundan en beneficios para la Administración Pública y el administrado, garantizando además una mayor transparencia en la ejecución de los trámites. De igual manera permite a las instituciones posicionarse como
organizaciones tecnológicas, que invierten y mantienen infraestructura tecnológica altamente modernizada y eficiente, garantizando un adecuado servicio y potenciando la interconexión e interoperabilidad con otras instituciones del Estado, colaborando activamente en el desarrollo del
gobierno electrónico, de la simplificación de trámites, y brindando mayor agilidad y seguridad tecnológica y jurídica en los servicios que se ofrecen al ciudadano.
XIV.—Que la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Ley n° 8220, ordena simplificar los trámites y requisitos establecidos por la Administración Pública frente a los ciudadanos, evitando duplicidades y garantizando en forma expedita el derecho de
petición y el libre acceso a los departamentos públicos, contribuyendo de forma innegable en el proceso de reforzamiento del principio de seguridad jurídica del sistema democrático costarricense.
XV.—Que uno de los objetivos estratégicos en el eje de competitividad e innovación del Plan Nacional de Desarrollo 2011-2014, consiste en aumentar la producción mediante el mejoramiento en aspectos de reforma regulatoria y tramitología. Como acción estratégica en este campo destaca el uso intensivo de las facilidades tecnológicas cuyo propósito es hacer los procesos más
eficientes.
XVI.—Que el Poder Ejecutivo en el ejercicio de su potestad de dirección en materia de Gobierno, y los Ministerios de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, de Hacienda y de Economía, Industria y Comercio, como rectores en materia de tecnologías de la información, de asignación de los recursos públicos y de eficiencia de la administración pública respectivamente, deben procurar la existencia de sistemas de información más eficientes mediante un proceso razonado y dirigido por las oportunidades de mejora del Estado que estas habilitan, y no por implementaciones
transitorias. Por tanto,
Emiten la siguiente directriz:
MASIFICACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN Y EL USO DE LA FIRMA DIGITAL EN EL SECTOR PÚBLICO COSTARRICENSE
Artículo 1°.- A partir de la publicación de esta directriz, todas las instituciones del sector público costarricense deberán tomar las medidas técnicas y financieras necesarias que le permitan disponer de los medios electrónicos para que los ciudadanos puedan obtener información, realizar consultas, formular solicitudes, manifestar consentimiento y compromiso, efectuar pagos, realizar transacciones y oponerse a las resoluciones y actos administrativos. Se busca con esta directriz hacer efectivo el derecho a exigir igualdad en el acceso por medios electrónicos a todos los servicios que se ofrecen por medios físicos, pudiendo las personas físicas utilizar en cualquier
escenario la capacidad de firma digital certificada, ya sea para autenticarse o para firmar todos los trámites con la institución por vía electrónica.
Artículo 2°.- Las instituciones del sector público costarricense deberán incluir dentro de sus procesos de compra, y en la medida de sus posibilidades presupuestarias, la adquisición de los mecanismos de firma digital certificada para sus funcionarios. Además, deberán implementar procesos internos soportados en plataformas digitales que utilicen la capacidad de autenticación y de firma digital certificada de sus funcionarios, y que potencien la reducción en el uso de papel y la mejora de su eficiencia y eficacia operativa.
Artículo 3°.- Todo nuevo desarrollo, funcionalidad o implementación de sistemas de información de las instituciones del sector público costarricense, en los cuales se ofrezcan servicios de cara al ciudadano o de utilización interna, deberá incorporar:
a.- Mecanismos de autenticación mediante firma digital certificada. Cuando un ciudadano se autentique utilizando firma digital certificada, se reconocerá la autenticidad plena y el valor de su relación con la institución por el canal electrónico.
b.- Mecanismos de firma de documentos y transacciones electrónicas mediante firma digital certificada cuando el trámite así lo requiera, tanto para uso de los funcionarios como para los ciudadanos involucrados en el proceso.
Artículo 4°.- Todo nuevo desarrollo, funcionalidad o implementación de sistemas de información de las instituciones del sector público costarricense, en los cuales se ofrezcan servicios de cara al ciudadano, deberá incorporar en la emisión de sus certificaciones, comprobantes, facturas y/o
comunicaciones electrónicas, mecanismos de firma digital certificada mediante el uso de los certificados digitales de Sello Electrónico de Persona Jurídica, que garanticen su validez y certeza jurídica.
Artículo 5°.- Las instituciones del sector público costarricense deberán, dentro de sus posibilidades presupuestarias, modernizar y ajustar los sistemas de información que tengan en operación, en los cuales se ofrezcan servicios de cara al ciudadano o de utilización interna, para incorporar mecanismos de autenticación mediante firma digital certificada; así como mecanismos
de firma de documentos y transacciones electrónicas mediante firma digital certificada cuando los trámites así lo requieran.
Artículo 6°.- En todo momento, los mecanismos de firma digital certificada deberán implementarse respetando la normativa vigente al respecto, garantizando así la validez de las firmas digitales en el tiempo, potenciando la interoperabilidad en el intercambio de documentos electrónicos entre instituciones, la apropiada conservación de los documentos electrónicos
firmados digitalmente, y el valor legal de la interacción entre el ciudadano y la institución por medios electrónicos a través del tiempo.
Artículo 7°.- En todos los casos donde las instituciones del sector público costarricense adquieran la capacidad de firma digital para sus funcionarios, se entenderá que el dispositivo seguro de creación de la firma digital certificada pasará a formar parte del patrimonio del funcionario público, por ser considerado un bien personal indispensable para el ejercicio no solo de sus funciones públicas, sino también de sus derechos y de sus atribuciones individuales.
Artículo 8°.- Las instituciones del sector público costarricense deberán realizar campañas y actividades de educación para sus funcionarios, que les permita aprender a utilizar los mecanismos de firma digital, así como reconocer la equivalencia jurídica y la eficacia probatoria de los documentos electrónicos firmados digitalmente con respecto a los documentos en papel con
firmas autógrafas, tal como la Ley n° 8454 lo establece. Para el caso de aquellos funcionarios responsables de la recepción y/o trámite de los documentos electrónicos, deberán también capacitarlos técnicamente para poder reconocer, interpretar y validar las firmas digitales asociadas a éstos documentos electrónicos.
Artículo 9°.- Los distintos jerarcas de las instituciones del sector público costarricense serán los responsables de la aplicación de lo dispuesto en la presente directriz, en lo que les corresponda.
Artículo 10.- Se insta a las Autoridades Certificadoras debidamente registradas y autorizadas por la Dirección de Certificadores de Firma Digital, para que en la medida de sus posibilidades y dentro de la normativa jurídica vigente, contribuyan con el aporte de recursos económicos, logísticos y
técnicos para dar continuidad y garantizar la calidad, eficiencia y seguridad del Sistema Nacional de Certificación Digital, y a su vez potenciar la emisión, implementación, adquisición y uso de los mecanismos de firma digital certificada en Costa Rica.
Artículo 11.- Se insta a todas las instituciones del sector público costarricense y a las empresas privadas, para que en la medida de sus posibilidades presupuestarias y dentro de la normativa jurídica vigente, contribuyan con el aporte de recursos económicos, logísticos y técnicos para potenciar la exitosa emisión, implementación, adquisición y uso de los mecanismos de firma digital certificada en Costa Rica.
Artículo 12.- Transitorio único. La fecha límite para la aplicación de lo establecido en los artículos 4, 5 y 8 de ésta directriz, es el 16 de diciembre del 2016.
Artículo 13.- Rige a partir de su publicación.
Dada en la Presidencia de la República, a los tres días del mes de abril del año dos mil catorce.
LAURA CHINCHILLA MIRANDA.-
El Ministro de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, José Alejandro Cruz Molina.
El Ministro de Hacienda, Edgar Ayales Esna.
La Ministra de Economía, Industria y Comercio, Mayi Antillón Guerrero.