Cuba y la publicidad normativa en la era de la Sociedad de la Información y el Conocimiento
Introducción
Desde los inicios del cambio de concepción de la Dirección de Informática del Ministerio de Justicia en Dirección de Informática Jurídica, a tenor, de las funciones que relativas a la Informática Jurídica, le fueron conferidas al organismo, se han comenzado a acometer, proyectos que han hecho posible la materialización de planes, en los que se comienza a utilizar a la Informática Jurídica como herramienta para la solución verdadera de las necesidades profesionales de la comunidad jurídica en el país.
El Grupo de Gestión del Conocimiento del Ministerio de Justicia que trabaja en la Dirección de Informática Jurídica, fue el impulsor y gestor de éste proyecto. De la actividad de gestión de este grupo , nació la idea de elaborar e implantar una novedosa modalidad de edición y publicación de las normas jurídicas cubanas utilizando las ventajas que ofrece el ciberespacio.
El Proyecto de Edición y Publicación Electrónica de la Gaceta Oficial de la República de Cuba es uno de los esfuerzos más notables para emprender la informatización de la actividad legal en Cuba, así como la herramienta más próxima para fomentar el estudio de los fenómenos que han traído aparejado, para el Derecho y la actividad jurídica, la irrupción en nuestras vidas de la aparición del ciberespacio y el uso de las nuevas tecnologías. Dicho Proyecto ha propiciado también un aumento considerable de la difusión de la labor legislativa en nuestro país, así como ha logrado que se ponga, a disposición del proceso de conservación de toda la normativa cubana, un equipamiento que garantice la eficiencia de esta actividad de suma importancia para nuestro país. La implantación de este nuevo proceso se realiza al unísono del desarrollo del proceso tradicional de edición en papel de la Gaceta Oficial , pero este nuevo proceso está tan avanzado en su puesta en práctica que se han logrado armonizar ambas formas de edición, de manera que la edición digital de la Gaceta, es ya, la que establece las pautas para cada una de las ediciones de la Gaceta Oficial.
1. El Proyecto de Edición y Publicación Electrónica de la Gaceta Oficial como proceso de innovación.
Desde hace un tiempo atrás se había pensado en como hacer posible la creación de un proceso en el que se utilizaran herramientas informáticas y de comunicaciones para favorecer los intereses de la comunidad jurídica en el país. Al mismo tiempo que se pensaba en esta modalidad de proyecto, se estudiaba la posibilidad de crear una vía que facilitara ampliar los canales de distribución de la Gaceta Oficial de la República de Cuba para enriquecer, de este modo el desempeño de la función, del Ministerio de Justicia, de encargado de la publicidad normativa en nuestro país.
Este Proyecto se basa en la digitalización de los procesos de recepción, edición, publicación y distribución de la Gaceta Oficial, como el instrumento representativo de la publicidad normativa en el país, así como crear un sitio web para el particular, favoreciendo de esta forma ampliar la publicidad que ofrece la Gaceta Oficial editada en soporte papel.
La concepción inicial del Proyecto, nace del trabajo de una auténtica Comunidad de Práctica, tal como define Pablo Peña Vendrell en su texto «to know or not to be, Conocimiento: el oro gris de las organizaciones (1), siendo un «grupo de especialistas que aprenden juntos; colaboran directamente usando unos a otros como fuentes de confianza, enseñándose unos a otros»(2). Juristas, editores e informáticos han trabajado de conjunto en el proyecto, nutriéndose unos de otros, aprendiendo de sus mutuas disciplinas y velando así porque en el proyecto se logren cumplir al máximo los objetivos para los que fue concebido.
Para la implantación del Proyecto se estudiaron minuciosamente todos los factores objetivos que incidían en las causales que llevaron a la concepción de este proceso de cambio. Se ha puesto en práctica, entonces, en este caso, un método de migración paralelo, pues a la par que se ha impulsado la marcha de este proyecto, se continua llevando a cabo la edición de la Gaceta Oficial en formato tradicional en los talleres de la imprenta del Ministerio de Justicia, continuándose, igualmente, su distribución a los suscriptores de esta modalidad de la Gaceta. Por el momento, no se ha pensado en eliminar la tradicional vía de distribución de la Gaceta en formato papel, no obstante, se ha implementado esta variante acorde a la política del país de informatizar la sociedad, para con la tecnología, poder llevar a todos los rincones de la isla la posibilidad de tener acceso a la información.
No obstante lo planteado, anteriormente, se continua gestionando conocimientos sobre la marcha misma del proceso, para seguir perfeccionando lo planificado, adecuando todo lo que estaba concebido con las posibilidades técnicas que poseemos. Es oportuno aclarar este particular por la sencilla razón de que es una tendencia casi generalizada que «cuando se escucha el término Gestión del Conocimiento, se piensa automáticamente en tecnologías de la información y no es así, la tecnología es solo un medio en esta materia. Lo que realmente importa en las organizaciones es la calidad de los contenidos que se quieren promover y el auspicio de una cultura de aprendizaje, factores altamente asociados con el capital humano» (3)
Este proyecto como todo sistema de información tiene un apoyo esencial en la utilización y explotación de bases de datos que posibilitan la manipulación y disponibilidad de los datos y la información, con la calidad requerida, en función de los requerimientos de los servicios existentes y de otros que se van implementando de manera inmediata, según las necesidades de los suscriptores. La información contenida en las bases de datos, forma parte del andamiaje técnico-funcional del proyecto. El trabajo de algunas de estas bases de datos va más allá del procesamiento rutinario de datos, para ganar la capacidad de suministrar apoyo al análisis, a la planeación y al proceso de decisiones en cuanto a los derroteros a seguir por el proyecto, esta afirmación encuentra su sustento en el análisis de los casos de la base de datos de suscriptores y la base de datos de las Gacetas Oficiales publicadas desde el inicio del proyecto.
2. Análisis funcional del Proyecto
El proceso mediante el que, tradicionalmente, se ha estado publicando la Gaceta Oficial, es dilatado, además de ser bastante costoso por el gasto de papel que se necesita realizar, los gastos en correspondencia postal y la ineficiencia en cuanto a los parámetros de conservación de la Gaceta, como exponente del tracto legal del país. El Proyecto de Edición y Publicación Digital de la Gaceta Oficial ha paleado en gran medida estos problemas, sobre todo, en lo relativo a la conservación del ordenamiento jurídico.
La implementación del nuevo proceso de edición del instrumento de divulgación de las normas jurídicas en Cuba, facilita la consulta de, al menos, la legislación que ya se encuentre publicada en el sitio de la gaceta (4) y permite, además, brindar publicidad normativa con mayor eficiencia, al facilitar, por medio del sitio web publicado en Internet a estos fines, que desde cualquier lugar del mundo donde existan personas interesadas en consultar el contenido de dicha publicación, si cuentan con los recursos para acceder a Internet, puedan tener acceso a la información legal que se ofrece a través de nuestro sitio Web.
El flujo que desarrolla el trabajo en la Oficina es muy dinámico. Comienza con la recepción electrónica de la normativa pasando por una estricta verificación y cotejo con los originales en formato papel de cada una de las normas que conformarán una edición. Posteriormente, se procede a la edición de los números digitales de la Gaceta Oficial, utilizando el editor todas las normas recepcionadas y corregidas por el encargado de la recepción electrónica. El trabajo del editor es fundamental en el proceso, por ser quien conforma las gacetas, salvándolas en todos los formatos necesarios (5) para el uso del proyecto.
Después de esto se envía el número de la Gaceta conformado, a la imprenta del Ministerio de Justicia para que apoyados en éste ejemplar, elaborado en la oficina, se enmarque, entonces, la gaceta en los linotipos de la imprenta que se encargará de la reproducción de ésta, en formato papel, al mismo tiempo que desde la Oficina, se procede a la publicación de la gaceta en el sitio web para materializar la publicidad normativa, de cara a la red global. Se procede, finalmente, a la distribución de la gaceta publicada, a toda la lista de suscriptores quedando finalizado así el flujo del funcionamiento del proceso del Proyecto para la conformación de un ejemplar de la Gaceta Oficial.
La importancia del sitio web en el proyecto es fundamental , es uno de los elementos esenciales para la materialización de los objetivos del proyecto, mediante esta aplicación fabulosa de la informática (6) se logra la publicación normativa y sobre todo se logra hacer palpable el objetivo informativo del proyecto pues en el sitio se ilustran diversos estilos, por llamarlos de algún modo, de brindar la información jurídica, por ejemplo en una visita por el sitio ( www.gacetaoficial.cu) podemos apreciar que hay implementadas posibilidades de información en el sitio que van desde la historia de la Gaceta Oficial como publicación oficial en nuestro país para la promoción normativa; resúmenes de los Índices Referativos desde el año 1998 hasta la fecha, los textos completos de las leyes fundamentales del ordenamiento jurídico cubano y los números de la Gaceta Oficial en formato digital publicados desde el comienzo del proyecto.
3. Impacto Social de la publicación y distribución electrónica de la Gaceta Oficial
La repercusión de la puesta en marcha de este proyecto, no solo ha beneficiado, en Cuba, a la comunidad jurídica sino a toda la sociedad. La implantación del Proyecto ha logrado ampliar el canal de distribución de la Gaceta Oficial de la República de Cuba, de igual forma que se ha constituido en una opción diferente para los suscriptores de la Gaceta Oficial en nuestro país.
En un ángulo más estrecho pudiéramos afirmar que esta experiencia ha sido de gran significación para todos los profesionales del Derecho y de otros perfiles pues, necesariamente, de una forma u otra el trabajo de estos los conmina a trabajar en contacto con las normas jurídicas, además, debemos tener en cuenta que siempre en los proyectos de Gestión de Conocimientos juega un papel fundamental el capital humano como gestor, receptor y difusor de conocimientos dentro de la Organización o la Empresa quedando en sus manos la proyección de los resultados del Proyecto, en cuestión. En el caso del personal que ha laborado todo este tiempo en la Oficina del proyecto, podemos decir que este ha sido extraordinariamente provechoso porque retroalimentándonos unos de otros se ha logrado obtener muy buenos resultados para el logro de los objetivos del Proyecto y el desarrollo de la función colectiva de la Oficina y para los profesionales desde el punto de vista de su desarrollo individual.
Por otro lado no podemos decir que el aprendizaje en este caso para todos los que interactúan con el proyecto, se circunscribe al uso de los adelantos de las tecnologías sino que también se extiende a la interacción conciente e inconscientemente, con conceptos de tanta envergadura para la vida jurídica actual como lo es el documento electrónico, el que sin lugar a dudas ha estado presente desde el inicio del Proyecto y el que les ha dado la visión de que ya se generan electrónicamente documentos con la misma fuerza legal que los de papel, como lo es en este caso de la Gaceta Oficial, en que han tenido la oportunidad de interactuar con un documento electrónico que es el reflejo de la misma publicación en la que desde antaño se han publicado las normas jurídicas en Cuba.
La implantación del Proyecto de Edición y Publicación Digital de la Gaceta Oficial de la República de Cuba ha propiciado un cambio en la cultura organizacional de nuestra institución y de toda la comunidad jurídica y puede que si estos resultados no se vislumbren con claridad en este corto plazo de funcionamiento del Proyecto, los podremos apreciar, sin dudas, en un futuro no muy lejano, pues el solo hecho de hacer que nuestros profesionales se pongan en contacto con los adelantos tecnológicos para llevar a cabo sus labores diarias, experimentará un cambio en su concepción profesional.
Conclusiones
Este proyecto tiene una gran importancia desde el punto de vista estratégico no solo para el Ministerio de Justicia, en el sentido de que hace mucho más barato y expedito el proceso de publicación normativa de la que se encarga nuestro organismo, sino también para nuestro país, por cuanto, la creación de un sitio de cara a Internet, para la publicación de la Gaceta Oficial en versión electrónica, permite poner al alcance de todo un universo global, el producto de la labor legislativa de nuestro país, materializada en el mismo boletín que le ha dado publicidad por más de un siglo, concebido ahora en un nuevo formato.
Con la puesta en marcha de este proyecto, por su proyección, se prevé optimizar la modernización de la tecnología, la eficiencia y el alcance de la publicación de las normas jurídicas que se materializa por medio de esta centenaria publicación. Se diversificará, por ende, el universo de opciones de los destinatarios de la información publicada por la Gaceta Oficial. Se logrará rescatar, paulatinamente, en un mejor grado de conservación, el tracto histórico del Ordenamiento Jurídico Cubano. Pudiendo, de esta forma, lograr aumentar las prestaciones de dicha publicación, así como hacerlas más eficientes. Además, con este proyecto, se dan los primeros pasos para informatizar la gestión de la información legal, especialmente la recepción y adecuación de las disposiciones legales, emitidas por los Organismos de la Administración Central del Estado, colaborando con el proyecto de gobierno en línea al que se ha incorporado nuestro país.
Por todo lo anteriormente explicado, podemos llegar a la conclusión que este proyecto puede llegar a constituir, El Sistema de Oficial de Gestión de Información, en materia de información jurídica en el país, a partir de su propio funcionamiento, en el que hay entrada, procesamiento y salida de información jurídica y retroalimentación de esta misma información, siendo posteriormente procesada, nuevamente, por los remitentes de la información inicial.
Con la elaboración de este trabajo queremos hacer palpable la trascendencia de la puesta en marcha del Proyecto de Edición y Publicación de la Gaceta Oficial en formato electrónico, pues sin duda alguna, se ha logrado de algún modo comenzar a andar los caminos que nos conducen a la inserción definitiva, en la Sociedad de la Información y el Conocimiento, en la que hasta el momento, la esfera del Derecho en nuestro país no se había aventurado. De esta forma también se ha comenzado a trabajar, en las estrategias para la conservación digital de la documentación jurídica para, a la par, comenzar a brindar determinados servicios ligados a la ventaja que significa la conservación de la documentación jurídica en formato electrónico.
1. Editado por la Fundación DINTEL, para la difusión de las ingenierías informática y de telecomunicaciones. Madrid, mayo de 2001. Pág 59.
2. Existen otros criterios y definiciones de lo que es una comunidad de práctica, surgidos principalmente de directivos y ejecutivos de grandes corporaciones que han trabajado durante mucho tiempo la gestión del conocimiento: Brook Manville, Director of Knowledge Managment at McKinsey & Co. define la Comunidad de Práctica como un grupo de gente que están relacionados unos a otros informalmente por un tipo de problema común. Ray Grenier y George Metes la definen como un tipo especial de red informal que surge de un deseo de trabajar más eficazmente o entender el trabajo más profundamente entre los miembros de una especialidad en particular o un grupo de trabajo.
3. CASTAÑEDA, Delio Ignacio. «Niveles y variables del capital humano asociados a la gestión del conocimiento: El papel de la percepción». Consultado el 4 de octubre de 2002 en el sitio www.gestiondelconocimiento.com .
4. En el sitio de la gaceta oficial (www.gacetaoficial.cu ) se encuentran los números de la gaceta oficial del año 2002 íntegramente desde el inicio del Proyecto el 2 de febrero del 2002 y hasta los números publicados del presente año, además de algunas de las normas fundamentales que se encuentran a texto completo en el sitio.
5. En el proceso de conformación de los numeros de la Gaceta Oficial se hace necesario guardar electrónicamente cada edicion en formatos diferentes. En formato PDF para la publicación en el sitio de las ediciones susceptibles de ser descargadas por los usuarios, PDF con extensión HTML para publicar el numero mas recientemente publicado que aparece en la pagina principal y permite que sea leído el ultimo numero de la gaceta Oficial, publicado en el sitio.
6. Como es sabido la WWW es la aplicación más popular de Internet por las facilidades de comunicación que brinda al cibernauta, esta maravillosa herramienta informática jugó un papel muy importante, como acelerador del proceso de aparición de la Internet Comercial.