Plazo de conservación de los documentos de auditoría
Según el art. 96 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal , en adelante Reglamento, «a partir del nivel de seguridad medio los sistemas de información e instalaciones de tratamiento y almacenamiento de datos se someterán, al menos cada dos años, a una auditoría interna o externa que verifique el cumplimiento» del Título VIII del Reglamento, añadiendo que «con carácter extraordinario deberá realizarse dicha auditoria siempre que se realicen modificaciones sustanciales en el sistema de información que puedan repercutir en el cumplimiento de las medidas de seguridad implantadas con el objeto de verificar la adaptación, adecuación y eficacia de las mismas». Esta auditoría inicia el cómputo de dos años señalado en el párrafo anterior.
Se dice posteriormente que el informe de auditoría deberá estar a disposición de las agencias de protección de datos pero no indica durante cuánto tiempo deben conservarse estos informes.
El art. 44.3 h) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en adelante LOPD, indica que «es infracción grave mantener los ficheros, locales, programas o equipos que contengan datos de carácter personal sin las debidas condiciones de seguridad que por vía reglamentaria se determinen». Dicha infracción prescribirá a los dos años de su comisión, tal y como dispone el art. 47.1 de la LOPD. Así la entidad requerida debería siempre tener a disposición de la Agencia un informe emitido durante los dos años anteriores al momento en el que se solicita el requerimiento.
El siguiente informe jurídico de la Agencia Española de Protección de datos corrobora lo mencionado anteriormente.
Sin embargo la Autoridad Catalana de Protección de Datos, considera que el plazo de conservación de estos documentos de Auditoría sería de tres años en el dictamen que a continuación se relaciona.
http://www.apdcat.net/media/dictamen/es_286.pdf#search=»Historias clinicas sin medida de seguridad «
En este dictamen la Autoridad Catalana en un primer momento y con misma fundamentación que la Agencia Española llega a la conclusión que debe ser 2 años el plazo de conservación.
Pero posteriormente considera que el registro de incidencias, puede resultar un valioso elemento probatorio en la investigación de otros tipos de infracciones que tienen atribuido un plazo de prescripción más largo, en el caso de infracciones muy graves, que tendría un plazo de prescripción de tres años.
Pero además el artículo 19 de la LOPD también contempla la responsabilidad por daños o lesiones que las personas afectadas sufran en sus bienes o derechos, ya sea mediante la reclamación de la responsabilidad de la Administración, cuando el daño sea imputable a una Administración pública, o mediante el sistema de responsabilidad extracontractual establecido en el derecho civil. En este sentido, disponer de la documentación relativa a las auditorías puede ser un elemento probatorio importante para la acreditación de la diligencia del responsable en el cumplimiento de las medidas de seguridad exigibles. Al respecto hay que recordar que la letra d) del artículo 121-21 del Libro primero del Código Civil de Cataluña establece que prescriben a los tres años las pretensiones derivadas de responsabilidad extracontractual, y las demás pretensiones al cabo de diez años, salvo la recuperación de la posesión (artículos 121-20 y 121-22). En conclusión, la documentación que forma parte de las auditorías de seguridad requeridas por dicha normativa debe conservarse durante un período mínimo de tres años, o hasta que se realice la auditoría de seguridad siguiente, si esta no se ha efectuado dentro del plazo de dos años exigible.
Aurelio J. Martínez Ferre.
Consultor Legal
AUDEA, SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, S.L.
www.audea.com