Tratamiento de los datos personales de los trabajadores por el Comité de Empresa o Delegados de Personal
De acuerdo con el Estatuto de los Trabajadores (ET), de 24 de marzo de 1995, los órganos representativos de los trabajadores están autorizados a acceder a cierta documentación de la empresa en el marco de sus funciones de control y vigilancia de las relaciones laborales así como condiciones de seguridad e higiene. Asimismo la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de Carácter Personal (LOPD) define la cesión de datos como “toda revelación de datos realizada a una persona distinta del interesado”. En consecuencia nos encontramos necesariamente ante una comunicación de datos por parte del empresario al Comité de Empresa o a los Delegados de Personal (en función si se tratase de una empresa de 50 o más trabajadores).
En este contexto, la cesión de los datos de los trabajadores, únicamente podría entenderse lícita si se produjera en el ámbito de las funciones que la Ley atribuye a los Delegados de Personal o el Comité de Empresa como órganos representativos del conjunto de trabajadores. A esta información podrían acceder solamente las personas autorizadas con el fin de cumplir con las funciones de vigilancia y control recogidas en el artículo 64.1 del ET que dice concretamente que “El comité de empresa tendrá las siguientes competencias: Recibir la copia básica de los contratos a que se refiere el párrafo a) del apartado 3 del artículo 8 y la notificación de las prórrogas y de las denuncias correspondientes a los mismos, en el plazo de los diez días siguientes a que tuvieran lugar.”, y el apartado 9° atribuye a dicho órgano “Ejercer una labor: a) De vigilancia en el cumplimiento de las normas vigentes en materia laboral, de Seguridad Social y empleo, así como el resto de los pactos, condiciones y usos de empresa en vigor, formulando, en su caso, las acciones legales oportunas ante el empresario y los organismos o tribunales competentes; b) De vigilancia y control de las condiciones de seguridad e higiene en el desarrollo del trabajo en la empresa, con las particularidades previstas en este orden por el artículo 19 de esta Ley”. En otros casos no previstos en este artículo, sería necesario recabar antes el consentimiento de los interesados para poder comunicar sus datos. En consecuencia no toda la información debería ser accesible a los representantes de los trabajadores y así por ejemplo, el empresario no debería facilitar las nóminas de sus empleados al Comité de Empresa sin su consentimiento, puesto que la información que contienen excede las funciones atribuidas por Ley a dichos representantes, siendo suficiente en esta materia la aportación de los documentos TC1 y TC2.
La situación se complica un poco si tenemos en cuenta que el ET por un lado reconoce al Comité de Empresa la capacidad para ejercer acciones administrativas y judiciales y le atribuye, unas competencias que suponen una posición de independencia respecto del empresario y por el otro lado debemos tener en cuenta que dicho órgano no tiene personalidad jurídica propia, por tanto no puede ser considerado como el responsable del fichero tal y como lo define el artículo 3 de la LOPD como “persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento”. En consecuencia este órgano tampoco podría ser sancionado directamente por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aún cuando vulnerase la normativa de protección de datos.
¿Qué ocurre entonces cuando el Comité de Empresa comete infracciones derivadas de esta normativa y qué medidas debería adoptar el empresario para prevenir estas situaciones?
Ante todo hay que recalcar que los representantes de los trabajadores por el mero hecho de recibir la información confidencial, sí que están obligados a cumplir con las disposiciones de la Ley, en este sentido el artículo 11.5 de la LOPD dispone que “Aquél a quien se comuniquen los datos de carácter personal se obliga, por el solo hecho de la comunicación, a la observancia de las disposiciones de la presente Ley”.
Por consiguiente, el Comité debería tratar los datos a los que tiene acceso solamente conforme a las disposiciones del artículo 64 .1 del ET, ya que en el caso de que los utilizase para cualquier otra finalidad distinta del correcto desenvolvimiento y control de la relación laboral vulneraría el artículo 4.2 de la LOPD.
Tampoco sería autorizada la divulgación de la correspondiente información por parte de los órganos de los representantes de los trabajadores por cualquier medio puesto que la publicación de la información podría implicar la cesión de datos amparada por lo dispuesto en el artículo 11 de la citada Ley.
Además, debería responsabilizarse en adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural conforme lo establece el artículo 9 de la LOPD y su normativa de desarrollo.
A su vez, el artículo 10 de la LOPD impone un deber de secreto a cualquiera que intervenga en el tratamiento de los datos personales, por lo que también los miembros del Comité de Empresa o Delegados de Personal quedarían obligados al deber de secreto y confidencialidad respecto de la información a la que tuvieran acceso en el transcurso del desarrollo de su actividad, añadiendo incluso que estas obligaciones subsistirían aun después de finalizar sus relaciones con el titular del fichero o, en su caso, con el responsable del mismo.
Igualmente, el apartado 2º del ya citado artículo 65 del ET establece que “Los miembros del comité de empresa, y este en su conjunto, observarán sigilo profesional en todo lo referente a los párrafos 1.º, 2.º, 3.º, 4.º y 5.º del apartado 1 del artículo anterior, aun después de dejar de pertenecer al comité de empresa y en especial en todas aquellas materias sobre las que la dirección señale expresamente el carácter reservado. En todo caso, ningún tipo de documento entregado por la empresa al comité podrá ser utilizado fuera del estricto ámbito de aquella y para distintos fines de los que motivaron su entrega”.
En último lugar, para reforzar estas disposiciones legales el empresario podría hacer firmar a todos los miembros del Comité de Empresa o Delegados de Personal un documento de confidencialidad por el que se comprometerían de forma expresa y por escrito a cumplir con todas las disposiciones legales.
Por todo lo anteriormente expuesto, la empresa podría repetir contra aquellos, cualquier tipo de sanciones o multas administrativas que le fueran impuestas por la AEPD.