A partir de la entrada en vigencia de la Ley 1437 en Colombia (2 de julio de 2012), el uso de las nuevas tecnologías tanto en la administración pública como en la jurisdicción de lo contencioso administrativo, conllevará la asunción de retos importantes por parte de los todos los actores en los dos ámbitos, administrativo como jurisdiccional.

Ello es así, por cuanto el nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo tiene un capítulo especial para las actuaciones de la administración pública en medios electrónicos (Capítulo IV Art. 53 y ss.), así como introduce la utilización de los mismos en los capítulos V y VI, además de algunos otros artículos especiales. Así mismo, en cuanto a la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo y el trámite de los asuntos, la ley trae un sinnúmero de disposiciones en relación con la incorporación de nuevas tecnologías y medios electrónicos en sus actuaciones.

En este último caso, jurisdicción, tal reto no solo es para la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y el Gobierno Nacional en temas presupuestales y de implementación del sistema, sino también para los usuarios y en especial para los servidores judiciales.

Ello, en la medida en que la disposición adecúa varias disposiciones a los avances tecnológicos, implementa nuevos mecanismos procesales electrónicos y obliga tanto a entidades públicas como a particulares (en ciertos casos), a que utilicen los medios electrónicos que tienen disponibles y que ya utilizan para muchas de sus actividades, para el ejercicio de la defensa de sus intereses en los procedimientos judiciales administrativos.

Para la muestra, observemos las siguientes situaciones que contempla la Ley 1437.

a- Actuaciones judiciales electrónicas – proceso o expediente electrónico –

El artículo 186 de la norma señala que todas las actuaciones judiciales susceptibles de surtirse en forma escrita se podrán realizar a través de medios electrónicos, siempre y cuando en su envío y recepción se garantice su autenticidad, integridad, conservación y posterior consulta, de conformidad con la ley (ley 527 de 1999). La autoridad judicial deberá contar con mecanismos que permitan acusar recibo de la información recibida, a través de este medio.

Establece el parágrafo de esta norma que La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura adoptará las medidas necesarias para que en un plazo no mayor de cinco (5) años, contados a partir de la vigencia del presente Código, sea implementado con todas las condiciones técnicas necesarias el expediente judicial electrónico, que consistirá en un conjunto de documentos electrónicos correspondientes a las actuaciones judiciales que puedan adelantarse en forma escrita dentro de un proceso.

Aquí hay dos situaciones diferentes. La primera, la posibilidad de realizar actuaciones judiciales a través de medios electrónicos, siempre y cuando se garantice en el envío y recepción la autenticidad, integridad, conservación y posterior consulta. La segunda, la orden al Consejo Superior de la Judicatura de adoptar, en un término de 5 años, el expediente judicial electrónico.

Considero que en este caso, si bien, ambas situaciones son conexas, tienen diferencias, pues la primera es una autorización de carácter inmediato para que los despachos judiciales puedan adoptar este tipo de actuaciones con las condiciones allí anotadas, para lo cual, en mi opinión, se puede utilizar cualquier mecanismo que las garantice, mientras que la segunda lo que busca es que en un futuro próximo las actuaciones judiciales ya no se surtan por medios escritos sino que el expediente sea netamente electrónico, para lo cual se deben implementar las tecnologías necesarias para ello.

En ambos sentidos tenemos que el Consejo Superior de la Judicatura, ha puesto en marcha dos posibilidades.

a- La primera, regulada en el Acuerdo PSAA11-9109 de 2001 por medio del cual se deroga el Acuerdo 1445 de 2002² y se reglamenta la administración de las publicaciones del portal Web de la Rama Judicial, disposiciones éstas que representan una gran innovación respecto de la posibilidad de utilizar y realizar publicaciones en la página Web oficial de la Rama Judicial, pues con el vetusto acuerdo 1445 solo se permitía ello a las altas cortes.

Con la nueva regulación se permite la creación de usuarios y administradores secundarios de la página, según los roles y permisos que para el efecto otorgue el administrador principal, Centro de Documentación Judicial – CENDOJ -, a través de quien se deben gestionar todos los permisos correspondientes de acuerdo con el formato anexo a la nueva regulación. Todo ello bajo los estándares que determine el Comité de Gobierno en Línea de la Rama Judicial, creado mediante Acuerdo PSAA-10-7105 del 17 de junio de 2010.

b- La segunda, adoptada mediante Acuerdo Psaa12-9269 del 27 de febrero de 2012, por medio del cual se expide el Plan Estratégico Tecnológico de la Rama Judicial, dentro del cual se adoptan cinco ejes estratégicos a saber: a) Modelo de expediente electrónico (lo que va en consonancia con la Ley 1437 de 2011, como ya se advirtió); b) Justicia en la red; c) Gestión de la información; d) Gestión del cambio; e) Uso de las TIC para la formación judicial y ciudadana. El marco temporal está planteado, inicialmente, para 6 años

Vemos entonces cómo en el mediano plazo se pondrá en marca el nuevo modelo de uso de las TIC en la Rama Judicial.

b- Opciones para que los usuarios reciban notificaciones vía electrónica, con plena validez procesal.

En este sentido, tenemos que dentro de toda demanda que se presente ante la jurisdicción contencioso administrativa, según el artículo 162 de la ley, se indicará la dirección donde la parte y el apoderado de quien demanda recibirán las notificaciones personales, para tal efecto, podrán indicar también su dirección electrónica.

Aquí cabe resaltar que, al igual que como sucede con el procedimiento administrativo del primer libro del código, lo que busca la norma es que ello sea optativo para que las personas particulares (naturales) puedan utilizar estos mecanismos si están habituados a ellos o tienen fácil disponibilidad de los mismos, lo que les genera beneficios tales como recibir en tiempo real, como se verá más adelante, las notificaciones y providencias que se emitan como labor obligatoria de los despachos;

Lo anterior, dejando en libertad a quien no quiera ser beneficiario de ello o no tenga los medios para tal efecto, de que continúe recibiendo notificaciones en la forma tradicional.

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que esta opción solo será para personas naturales o jurídicas no obligadas a estar inscritas en el registro mercantil pues para las demás es obligatorio el uso de estas tecnologías, como se verá más adelante.

c- Influencia probatoria.

En materia probatoria, tal como ya se admitía con normas de alcance nacional y como lo había aceptado la jurisdicción en el tema de aporte de documentos en copia simple a efectos de tenerlos auténticos si existiere la posibilidad de consultarlos en la página oficial de la respectiva entidad (Consejo de Estado. Radicación 2004-00888, Año 2008)³, tenemos que el artículo 167 señala que si el demandante invoca como violadas normas que no tengan alcance nacional podrá optar por no acompañarlas en copia del texto que las contenga, pues ello no es necesario, en el caso de que las mismas se encuentren en el sitio Web de la respectiva entidad, circunstancia que deberá ser manifestada en la demanda con indicación del sitio de Internet correspondiente.

En este sentido, tal como se anotó anteriormente y se cita en el pié de página, en otra ocasión el mismo Consejo de Estado (Radicación 2005-00993) había tomado en cuenta un acto administrativo general expedido por un departamento, por el solo hecho de aparecer publicado en la página Web de la entidad y haberse mencionado o hecho relación a éste dentro del proceso (2007).

Igual ocurre en el artículo 216, cuando señala que será admisible la utilización de medios electrónicos para efectos probatorios, de conformidad con lo dispuesto en las normas que regulan la materia, en este caso la ley 527 de 19994 y demás que la modifiquen o complementen, en concordancia con las disposiciones de este Código y las del Código de Procedimiento Civil.

Todo ello, en la medida en que, como lo ha señalado la Corte Constitucional (Sentencia C-662), “Los documentos electrónicos están en capacidad de brindar similares niveles de seguridad que el papel y, en la mayoría de los casos, un mayor grado de confiabilidad y rapidez, especialmente con respecto a la identificación del origen y el contenido de los datos, siempre que se cumplan los requisitos técnicos y jurídicos plasmados en la ley.” (año 2000). De igual forma, el alto tribunal constitucional, en dicha sentencia, al analizar la exequibilidad de apartes de la ley 527 de 1999 señaló, sobre la equivalencia funcional de los mensajes de datos, que:

El proyecto de ley, al igual de la Ley Modelo, sigue el criterio de los “equivalentes funcionales” que se fundamenta en un análisis de los propósitos y funciones de la exigencia tradicional del documento sobre papel, para determinar como podrían cumplirse esos propósitos y funciones con técnicas electrónicas.

Se adoptó el criterio flexible de “equivalente funcional”, que tuviera en cuenta los requisitos de forma fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentación consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, no equivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel. (criterio reiterado en sentencia C-831 de 2001)

d- Sitio Web Oficial de la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo.

Señala el nuevo código que se debe crear un sitio Web de la jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. Allí se deberá publicar la existencia de procesos como los de nulidad de un acto administrativo (Art. 171), además de otros procesos, como se verá enseguida. Ahora, el parágrafo de esta disposición señala que “Mientras entra en funcionamiento o se habilita el sitio web de que trata el numeral 5 del artículo, el juez dispondrá de la publicación en el sitio web del Consejo de Estado o en otro medio de comunicación eficaz.” En este caso, lo que consideramos más adecuado es la utilización de las herramientas que hoy día ofrece el portal Web de la Rama Judicial, como se anotó en párrafos anteriores.

Esta obligación también se impone en los procesos de nulidad por inconstitucionalidad (Art. 184) y para el trámite del control inmediato de legalidad de actos (Art. 185), y aunque en estos casos no se trae regulación a efectos de lo que se puede realizar durante el periodo de transición mientras se adopta dicha página, consideramos que debe aplicarse en este caso el parágrafo ya relacionado del artículo 171 (disponer la publicación en el sitio web del Consejo de Estado o en otro medio de comunicación eficaz).

Similar circunstancia ocurre con las demandas de contenido electoral, pues el artículo 277 dispone que en el auto admisorio se debe ordenar que se informe a la comunidad la existencia del proceso a través del sitio Web de la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, aunque esta disposición sí señala que, en su defecto, se puede hacer dicha publicación a través de otros medios eficaces de comunicación, tales como radio o televisión institucional, teniendo en cuenta el alcance o ámbito de aplicación del acto de elección demandado. Esto no impediría, por ejemplo, que se utilizara el mecanismo antes anotado: Portar Web de la Rama Judicial.

e- Obligatoriedad de las entidades de tener y señalar su dirección electrónica.

En tal sentido, dispone el artículo 175 que, cuando el demandado sea una entidad pública, en la contestación de la demanda “deberá incluir su dirección electrónica” y si se trata de particulares solo la incluirán en caso de que la tuvieren (num. 7). Respecto de éstos (particulares), debe tenerse en cuenta que el artículo 199 señala que la notificación de la demanda a estas personas, cuando deben estar inscritos en el registro mercantil, se surte a través de la dirección de correo electrónico allí registrada.

Para estos efectos, resulta muy importante la obligación que impone el artículo 197, cuando señala que “Las entidades públicas de todos los niveles, las privadas que cumplan funciones públicas y el Ministerio Público que actúe ante esta jurisdicción, deben tener un buzón de correo electrónico exclusivamente para recibir notificaciones judiciales.”

Esta misma obligación se encuentra establecida para los particulares que deban estar inscritos en el registro mercantil, acorde con lo ya señalado del artículo 199 y, en especial, con lo que ya se había previsto en el Código de Procedimiento Civil luego de la reforma introducida por la Ley 794 de 2003, cuando en el parágrafo del artículo 315 se estatuyó que:

PARÁGRAFO. Para efectos de las notificaciones personales, los comerciantes inscritos en el registro mercantil y las personas jurídicas de derecho privado domiciliadas en Colombia, deberán registrar en la Cámara de Comercio o en la oficina de registro correspondiente del lugar donde funcione su sede principal, sucursal o agencia, la dirección donde recibirán notificaciones judiciales. Con el mismo propósito deberán registrar, además, una dirección electrónica si se registran varias direcciones, el trámite de la notificación podrá surtirse en cualquiera de ellas.

f- Uso del correo electrónico y medios electrónicos para notificaciones.

El nuevo estatuto, acorde con la imposición de las anteriores obligaciones para entidades públicas y algunos particulares, trae una consecuencia trascendental, pues dispone la norma del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Art. 197 inciso segundo), que para los efectos del Código se entenderán como personales las notificaciones surtidas a través del buzón de correo electrónico.

Para mayor claridad al respecto, veamos lo que también señala al respecto el citado artículo 199 de la Ley 1437 de 2011.

ARTÍCULO 199. NOTIFICACIÓN PERSONAL DEL AUTO ADMISORIO Y DEL MANDAMIENTO DE PAGO A ENTIDADES PÚBLICAS, AL MINISTERIO PÚBLICO, A PERSONAS PRIVADAS QUE EJERZAN FUNCIONES PÚBLICAS Y A PARTICULARES QUE DEBAN ESTAR INSCRITOS EN EL REGISTRO MERCANTIL. El auto admisorio de la demanda y el mandamiento de pago contra las entidades públicas y las personas privadas que ejerzan funciones propias del Estado se deben notificar personalmente a sus representantes legales o a quienes estos hayan delegado la facultad de recibir notificaciones, o directamente a las personas naturales, según el caso, y al Ministerio Público, mediante mensaje dirigido al buzón electrónico para notificaciones judiciales a que se refiere el artículo 197 de este Código.

De esta misma forma se deberá notificar el auto admisorio de la demanda a los particulares inscritos en el registro mercantil en la dirección electrónica por ellos dispuesta para recibir notificaciones judiciales.

El mensaje deberá identificar la notificación que se realiza y contener copia de la providencia a notificar.

Se presumirá que el destinatario ha recibido la notificación cuando el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje. El secretario hará constar este hecho en el expediente.

En este evento, las copias de la demanda y de sus anexos quedarán en la Secretaría a disposición del notificado, y el traslado o los términos que conceda el auto notificado solo comenzarán a correr tres (3) días después de la notificación.

Además, dispone la ley que las notificaciones de los autos no sujetos al requisito de notificación personal se realizará por medio de anotación en estados electrónicos para consulta en línea bajo la responsabilidad del Secretario (Art. 201).

Para tal efecto, “El estado se insertará en los medios informáticos de la Rama Judicial y permanecerá allí en calidad de medio notificador durante el respectivo día.” Impone además la norma que de las notificaciones hechas por estado el Secretario dejará certificación con su firma al pie de la providencia notificada y se enviará un mensaje de datos a quienes hayan suministrado su dirección electrónica. Tales estados se conservarán en un archivo disponible para la consulta permanente en línea por cualquier interesado, por el término mínimo de diez (10) años.

Es decir, a partir de la entrada en vigencia del código, desaparece la anotación del estado en la cartelera física de los despachos judiciales, pues cada juzgado deberá disponer del número suficiente de equipos electrónicos al acceso del público para la consulta de los estados.

Es por ello que el artículo 206 ib. determina que los empleados de cada despacho judicial deberán asistir y auxiliar a los usuarios en la debida utilización de las herramientas tecnológicas que se dispongan en cada oficina para la consulta de información sobre las actuaciones judiciales.

Similar situación, aunque no igual, ocurre con la notificación de las sentencias, pues el artículo 203 se debe realizar mediante envío de su texto a través de mensaje al buzón electrónico para notificaciones judiciales. En este caso, al expediente se anexará la constancia de recibo generada por el sistema de información y se entenderá surtida la notificación en tal fecha. La diferencia en este caso radica en que como medio alternativo para estos efectos, la norma dispone que a quienes no se les deba o pueda notificar por vía electrónica, se les notificará por medio de edicto en la forma prevista en el artículo 323 del Código de Procedimiento Civil.

Por último, el artículo 205 dispone que, además de los casos ya señalados, se podrán notificar las providencias a través de medios electrónicos, a quien haya aceptado expresamente este medio de notificación. En este caso la providencia a ser notificada se remitirá por el Secretario a la dirección electrónica registrada y para su envío se deberán utilizar los mecanismos que garanticen la autenticidad e integridad del mensaje.

Se presumirá que el destinatario ha recibido la notificación cuando el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje. El Secretario hará constar este hecho en el expediente y de las notificaciones realizadas electrónicamente se conservarán los registros para consulta permanente en línea por cualquier interesado.

g- Conclusiones.

Como puede verse, el cambio de paradigma es un gran reto, máxime cuando en la mayoría de los despachos judiciales, los servidores públicos no están acostumbrados a la utilización de esta tecnología y pese que hasta ahora no se han implementado capacitación en tal sentido ni se ha dotado de medios electrónicos suficientes para tal efecto, puesto que el plan estratégico, como ya se vio, está programado para un término inicial de 6 años.

Por tal razón, los servidores de la jurisdicción debemos ir preparándonos en tal sentido, afrontando desde ahora retos para aprender el manejo de estos mecanismos, así como volverlos una costumbre en el trasegar de nuestras labores y así no tener que estar el 2 de julio de 2012 a la espera del apoyo que nos va a prestar en tal sentido o de futura capacitación, pues lo único cierto es que a partir de esa fecha entra a regir la ley con las disposiciones en comento, a las cuales se tiene que dar aplicación.

Todo lo que podamos hacer desde ahora para incorporar y aprender el uso de las nuevas tecnologías en el quehacer judicial, va a facilitar no solo la operatividad del nuevo procedimiento sino que redundará en una mejor prestación del servicio a los usuarios, los cuales, en su gran mayoría, ya están familiarizados con estos medios en sus labores diarias y ven, con una muy buena actitud, las bondades de la implementación de estas herramientas tecnológicas en la administración de justicia.

Referencias bibliográficas.

CONSEJO DE ESTADO, SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO, SECCION TERCERA, Consejera ponente: RUTH STELLA CORREA PALACIO en sentencia del trece (13) de agosto de dos mil ocho (2008), Radicación número: 25000-23-27-000-2004-00888-01(AP), Actor: GABRIEL CAMILO FRAIJA MASSY, Demandado: DISTRITO CAPITAL DE BOGOTA

CONSEJO DE ESTADO, SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO, SECCION TERCERA, Consejera ponente: RUTH STELLA CORREA PALACIO, Bogotá, D.C., quince (15) de agosto de dos mil siete (2007), Radicación número: 19001-23-31-000-2005-00993-01(AP), Actor: LUIS ALEJANDRO BURBANO IDROBO, Demandado: DEPARTAMENTO DEL CAUCA Y OTRO

Corte Constitucional, Sala Plena, Magistrado Ponente, Dr. FABIO MORÒN DÌAZ, Sentencia C-662 de 2000, Referencia: expediente D-2693, Actora: Olga Lucia Toro Pérez, Santafé de Bogotá, D.C., junio ocho (8) del año dos mil (2000),

Corte Constitucional, Sala Plena, Magistrado Ponente: Dr. ALVARO TAFUR GALVIS, Referencia: expediente D-3371, Actor: Daniel Peña Valenzuela, Bogotá D.C., ocho (8) de agosto del año dos mil uno (2001).

(1) Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

(2) “Por medio del cual se reglamenta la administración de las publicaciones dinámicas y estáticas de la nueva página de Internet al servicio de la Rama Judicial”

(3) Señaló la corporación en esta sentencia que:

En verdad, el ordenamiento jurídico pretende justamente, en el marco de la “sociedad de la información”, poner a tono el ordenamiento jurídico con los avances tecnológicos, por lo que también respecto de actos administrativos de carácter particular como el que hoy estudia la Sala, resulta predicable igual valor demostrativo que el de los documentos en papel. Los documentos en soporte de mensajes de datos, como son los actos administrativos almacenados por medios electrónicos como la Internet, para usar las palabras de la Corte Constitucional, también cumplen con los requisitos de fiabilidad, autenticidad, integralidad y rastreabilidad, propios del criterio flexible de “equivalente funcional” adoptado por el legislador y que son aplicables a la documentación consignada sobre papel. En consecuencia, estos documentos almacenados en medios electrónicos como la Internet están en capacidad de brindar similares niveles de seguridad que el papel, siempre -claro está- que se garantice la fiabilidad de su origen lo mismo que su integridad, todo lo cual corresponde verificarlo al fallador en cada caso.

(4) Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Esta ley se basó en La Ley Modelo sobre Comercio Electrónico de la Comisión de las Naciones Unidas para el desarrollo del Derecho Mercantil Internacional –CNUDMI, aprobada por La Asamblea General de la ONU, mediante Resolución 51/162 de 1996.