MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
DECRETO NÚMERO 1287 DE 24 DE SEPTIEMBRE DE 2020
Por el cual se reglamenta el Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, en lo relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria.
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,
en uso de sus atribuciones constitucionales, en particular de las conferidas por el numeral 11 del artículo 189 Constitución Política, y en desarrollo del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, y
CONSIDERANDO:
Que en el marco de la Emergencia Económica, Social y Ecológica declarada mediante Decreto Legislativo 637 de 2020, se expidió el Decreto Legislativo 491 de 2020, con el objeto de garantizar que durante la emergencia sanitaria las autoridades cumplan con la finalidad de proteger y garantizar los derechos y libertades de las personas, la primacía de los intereses generales, la sujeción de las autoridades a la Constitución y demás preceptos del ordenamiento jurídico, el cumplimiento de los fines y principios estatales, el funcionamiento eficiente y democrático de la administración y la observancia de los deberes del Estado y de los particulares.
Que el artículo 3 del mencionado Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, estableció que para evitar el contacto entre las personas, propiciar el distanciamiento social y hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, las autoridades a que se refiere el artículo 1 del citado Decreto velarán por prestar los servicios a su cargo mediante la modalidad de trabajo en casa, utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones, en virtud de lo cual darán a conocer en su página web los canales oficiales de comunicación e información mediante los cuales prestarán su servicio, así como los mecanismos tecnológicos que emplearán para el registro y respuesta de las peticiones.
Que en armonía con la prestación de servicios mediante el uso de medios tecnológicos y en el marco del trabajo en casa, el Decreto Legislativo 491 de 2020 habilitó a las entidades públicas para suscribir válidamente los actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, según la disponibilidad de dichos medios. Para ello, estableció que cada autoridad deberá hacerse responsable de adoptar las medidas internas necesarias para garantizar la seguridad de los documentos.
Que al analizar la exequibilidad del mencionado Decreto Legislativo, en especial lo concerniente a la habilitación del trabajo en casa y los mecanismos para suscribir válidamente los actos, providencias y decisiones, la Sala Plena de la Corte Constitucional en Sentencia C-242 del 9 de julio de 2020, señaló lo siguiente:
«[ … ] con el propósito de superar dicha afectación al desarrollo normal de las actividades de las autoridades, en los artículos controlados del Decreto 491 de 2020, se implementan un conjunto de «medidas de urgencia» orientadas a: I) Modificar temporalmente el paradigma de presencialidad de la prestación de los servicios a cargo de las autoridades, mediante la habilitación del uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones para: (a) el desarrollo de las funciones de los servidores y contratistas del Estado, a través de la autorización de trabajo en casa y el uso de firmas electrónicas.
[…]
6.31. Igualmente, esta Corporación considera que las anteriores medidas atienden al juicio de necesidad fáctica, porque, además de estar dirigidas a superar la afectación al desarrollo normal de las actividades de las autoridades con ocasión de la imposibilidad de adelantarlas de forma presencial por el riesgo sanitario que ello puede implicar, son idóneas para el efecto, toda vez que: (I) Las medidas que habilitan la utilización de las tecnologías de la información y las comunicaciones en el sector público permiten que ciertas actuaciones se surtan a distancia sin mayores complejidades y, con ello, evitan la presencia de los usuarios y los funcionarios en las sedes de las entidades. [ … ] (III) Las medidas que simplifican o suprimen temporalmente ciertas exigencias de la administración impiden que los usuarios se vean perjudicados de forma excesiva por la imposibilidad de las autoridades de prestar sus servicios con normalidad.»
Que al analizar si el artículo 3 del Decreto 491 de 2020 cumplía con el juicio de no contradicción específica, la Sala Plena de la Corte Constitucional concluyó que la habilitación del trabajo en casa «[ … ] es una medida necesaria, puesto que ante el riesgo sanitario generado por la expansión de coronavirus COVID-19 en el país, el desempeño de las funciones por parte de los servidores y contratistas del Estado de forma presencial, como se venía realizando en las sedes de las entidades, resulta peligroso desde una perspectiva de salud pública, porque se podrían propiciar múltiples puntos de contagio.»
Que respecto del artículo 11 del referido Decreto Legislativo, en relación a las firmas de los actos, providencias y decisiones, la misma Sentencia C-242 del 9 de julio de 2020, señaló que la autorización para el uso de firmas mecánicas, digitalizadas y escaneadas es una medida temporal que permite la consecución de un fin superior de la sociedad, como el adecuado funcionamiento de la administración, que la misma tiene concordancia con la habilitación del trabajo en casa, por cuanto permite que los servidores no tengan que desplazarse en forma presencial a las entidades, en. los siguientes términos:
«[… ] 6.246. Asimismo, dicha medida es adecuada para cumplir el mencionado objetivo, puesto que habilita el uso de firmas autógrafas mecánicas, digitalizadas y escaneadas· válidamente para suscribir los documentos que expiden las autoridades, lo cual permite que no requieran acudir de forma presencial a las entidades a suscribirlos, sino que tal actuación se realice de forma remota en concordancia con la autorización de trabajo en casa de los funcionarios del Estado. 6.247. Igualmente. es una medida necesaria, ya que, si bien está permitido el uso de firmas digitales y electrónicas, lo cierto es que su utilización está restringida por la mediación de una entidad de certificación y unas exigencias técnicas de seguridad específicas, cuya satisfacción se torna compleja en medio de las restricciones implementadas para enfrentar la pandemia. 6.248. Por lo demás, si bien el uso de firmas autógrafas mecánicas, digitalizadas y escaneadas en el sector público podría llegar a facilitar el surgimiento de escenarios de fraude, en tanto que no implican el grado de seguridad que se exige, por ejemplo, en la· utilización de la firma digital, lo cierto es que la medida es proporcional, ya que se trata de una autorización temporal para permitir la consecución de un fin superior para la sociedad, como el adecuado funcionamiento de la administración, y, en todo caso, está supeditada a la responsabilidad respectiva de cada autoridad, quien debe «adoptar las medidas internas necesarias para garantizar la seguridad de los documentos que se firmen.»
Que conforme a lo establecido en el Decreto 1168 del 25 de agosto de 2020, actualmente el país se mantiene en una fase de aislamiento, el cual se caracteriza por ser selectivo y con distanciamiento individual responsable; por esta razón, el artículo 8 del precitado decreto señala que las entidades del sector público y privado procuraran que las actividades que no requieran ser ejercidas de manera presencial, se desarrollen por sus servidores, empleados y contratistas, mediante la modalidad del trabajo en casa, durante el tiempo que se mantenga vigente la emergencia sanitaria por causa de la pandemia del nuevo coronavirus COVID-19.
Que el Ministerio de Salud y Protección Social, mediante Resolución 1462 del 25 de agosto de 2020, prorrogó la emergencia sanitaria en todo el territorio nacional hasta el 30 de noviembre de 2020
Que, en el marco de lo expuesto, aproximadamente el 70% del total de los servidores públicos continúa prestando sus servicios a través de la modalidad de trabajo en casa.
Que teniendo en cuenta que el trabajo en casa debe continuar siendo priorizado por las entidades públicas durante la emergencia sanitaria, asegurando en todo momento la prestación de los servicios a su cargo, se hace necesario reglamentar los elementos y características de seguridad de la información de los documentos, actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas.
Que se requiere regular las medidas de seguridad de manera prioritaria, por lo que sin afectar el núcleo esencial del principio de publicidad y el cumplimiento del deber de información al público, de que trata el numeral 8 del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y el artículo 2.1.2.1.14 del Decreto 1081 de 2015, modificado por el Decreto 270 de 2017, resulta necesario limitar la publicación para comentarios a un término de diez (10) días calendario.
Que, en mérito de lo expuesto,
DECRETA:
Artículo 1. Objeto.
El presente decreto tiene por objeto regular los elementos y características de seguridad de los documentos, actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada.
Artículo 2. Firma de los documentos expedidos durante el trabajo en casa.
Durante la emergencia sanitaria y siempre que los servidores públicos y contratistas estén prestando sus servicios desde la casa, en el marco del artículo 11 del Decreto Legislativo 491 de 2020, se podrán suscribir válidamente los actos, providencias y decisiones· que se adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, siguiendo las directrices dadas por el Archivo General de la Nación y las que se imparten en el presente decreto.
Artículo 3. Directrices para la firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneadas.
Además de las directrices dadas por el Archivo General de la Nación, los servidores públicos y contratistas que vayan a expedir documentos, actos, providencias y decisiones haciendo uso de la firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, deberán:
1. Velar por la integridad, autenticidad y disponibilidad de la información de los documentos expedidos en el marco de sus funciones y competencias, haciendo uso de mecanismos tecnológicos para blindarlos jurídica y técnicamente en medios electrónicos.
2. Comunicar los actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, a través de medios electrónicos, ópticos o similares, como el correo electrónico, sedes electrónicas, ventanillas únicas o algún mecanismo que permita distribuir o comunicar la información de forma oficial.
3. Aplicar los procedimientos indicados por el Archivo General de la Nación para la organización, conservación e incorporación al expediente respectivo los documentos de archivo producidos y gestionados durante el trabajo en casa.
4. Garantizar la organización, conservación e incorporación al expediente de los documentos originados, recibidos, tramitados y firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la emergencia sanitaria, para lo cual deberán validar si es necesario imprimir y tomar firmas manuscritas.
5. Incluir los documentos de archivo producidos y gestionados durante el trabajo en casa a los expedientes, de acuerdo con su clasificación según la respectiva Tabla de retención Documenta (TRD), actualizando la hoja de control y diligenciando el inventario Documental (FUID); los documentos electrónicos de archivo que cumplen con las características establecidas, deberán incluirse en el Sistema de Gestión de documentos electrónicos de archivo, actualizando el índice electrónico. Lo anterior deberá hacerse una vez se supere la emergencia sanitaria y se reactive el trabajo del servidor o contratista en las oficinas.
Artículo 4. Vigencia
El presente Decreto entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación.
PUBLIQUESE y CÚMPLASE
Dado en Bogotá D C., a los 24 de septiembre de 2020
EL VICEMINISTRO DE POLÍTICA CRIMINAL y JUSTICIA RESTAURATIVA ENCARGADO DE LAS FUNCIONES DEL DESPACHO DEL MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO,
JAVIER AUGUSTO SARMIENTO OLARTE
EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
DIEGO MOLANO APONTE
EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
FERNANDO ANTONIO GRILLO RUBIANO