Acuerdo Ministerial nº 128-2020, de 24 de agosto de 2020. Se ordena el uso de las comunicaciones, firma electrónica y firma electrónica avanzada, en el Ministerio de Gobernación, por parte del Ministro, Viceministros, Asesores, Empleados públicos así como funcionarios y dependencias que ejerzan dirección.

EL MINISTRO DE GOBERNACIÓN

CONSIDERANDO

Que desde el año dos mil ocho entró en vigencia el Decreto número 47-2008 del Congreso de la República de Guatemala, el cual contiene la Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas, misma que, en sus considerandos establece que el Estado como responsable del bien común debe mantener, reforzar y aplicar políticas y acciones que permitan una mayor participación en la dinámica y beneficios del desarrollo económico y social libres, la modernización, los procesos económicos sin obstáculos artificiales, así como la inserción del país en las comentes del progreso mundial de manera sostenible y equitativa. El desarrollo entre otras actividades puede derivarse de poderosas herramientas tales como la inmersión masiva de la tecnología y la transformación digital en nuestro mundo, tal cual es la firma electrónica avanzada y la tramitación de todos los expedientes públicos de manera digital. A través del presente Acuerdo Ministerial el Ministerio de Gobernación y sus dependencias quedaran expresamente facultados para la utilización de las comunicaciones y firmas electrónicas.

CONSIDERANDO

Que dentro de los objetivos trazados por el actual Gobierno de la República está la modernización del servicio público para que éste sea más expedito, eficaz y transparente, lo cual puede conseguirse utilizando las herramientas tecnológicas que establece el Decreto citado en el considerando anterior, tal como las comunicaciones y la firma electrónica avanzada, cuya implementación redundará en beneficio del quehacer económico del país ya que evitará el uso de papel en los expedientes públicos, la tramitación in situ de las gestiones de los interesados, la celeridad en la tramitación de los expedientes, el control de la tramitación de los mismos de forma inmediata y directa no solo por la administración sino por todas las personas interesadas, mediante accesos electrónicos, que pueden operarse desde cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet salvo aquellos cuyo acceso restrinja la Ley, con lo cual este Ministerio transparentará totalmente las actividades que por ley corresponde realizar.

CONSIDERANDO

Que se estima necesario que dentro de los distintos procesos y actos administrativos del Ministerio de Gobernación y sus Dependencias, se implementen las Comunicaciones, Firma Electrónica y Firma Electrónica Avanzada, por lo que es importante aprobar la normativa legal interna respectiva, con la finalidad de establecer los mecanismos de uso de las mismas y que permita a los funcionarios de este Ministerio y sus Dependencias, conocer las obligaciones y responsabilidades que conlleva, relacionadas a la autenticación y validación de la Firma Electrónica, por lo que es procedente emitir la disposición legal correspondiente.

POR TANTO

En el ejercicio de lo dispuesto en los artículos 1, 2, 194 literales a), f) e i) de la Constitución Política de la República de Guatemala, y con fundamento en el artículo 27 literales a), f) y m) del Decreto número 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Ejecutivo, y, 1, 2, 5, 7, 8 y 9 del Decreto número 47-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas.

ACUERDA

Artículo 1. Comunicaciones, Firma Electrónica y Firma Electrónica Avanzada.

Se ordena el uso de las comunicaciones, firma electrónica y firma electrónica avanzada, en el Ministerio de Gobernación, por parre del Ministro, Viceministros, Asesores, Empleados Públicos así como todos aquellos funcionarios y dependencias que ejerzan dirección y cuyas instrucciones las realicen mediante informes, oficios, circulares, providencias y dictámenes que actualmente se asientan en papel. La firma electrónica avanzada debe ser utilizada obligatoriamente por el Ministro, Viceministros, así como por cualquier funcionario que firme resoluciones en los expedientes, cuyo resultado final implique respuesta a solicitudes de los administrados, que puedan ser objeto de recursos administrativos o judiciales o disposiciones que impliquen la erogación de sumas dinerarias, derivadas del ejercicio del presupuesto asignado a este Ministerio.

Artículo 2. Certificado Digital de Firma Electrónica.

 Un certificado digital de firma electrónica es el equivalente a la firma manuscrita en medios digitales que utiliza algoritmos criptográficos emitidos por los distintos prestadores de servicios debidamente registrados en el Registro de Prestadores de Servicios de Certificación del Ministerio de Economía, y que permiten identificar de manera inequívoca a una persona en medios digitales.

Artículo 3. Implementación Progresiva.

Las comunicaciones, firma electrónica y firma electrónica avanzada deberán implementarse de forma progresiva, iniciando en el Ministerio de Gobernación y continuará en todas sus Dependencias, quienes deberán efectuar la planificación correspondiente, en atención a sus capacidades técnicas, operativas y disponibilidad financiera

Artículo 4. Comunicaciones Electrónicas.

Se ordena el uso de las comunicaciones electrónicas en todo el Ministerio de Gobernación de conformidad con lo establecido en el Decreto número 47-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas.

Artículo 5. Presentación Física.

Las solicitudes y demás documentos que se presentan en papel ante el Ministerio de Gobernación y sus Dependencias, serán recibidos, sellados y digitalizados inmediatamente para la conformación del expediente electrónico.

Los originales de los documentos digitalizados serán devueltos a quien los presente y las partes deberán preservarlos hasta que finalice el trámite del expediente, bajo su estricta responsabilidad.

Artículo 6. Notificaciones electrónicas inviables.

Cuando por motivo técnico resulte inviable el uso del medio electrónico para la realización de alguna comunicación, esos actos podrán ser practicados físicamente.

Artículo 7. Archivo de los expedientes electrónicos.

El Ministerio de Gobernación y sus Dependencias, deberán conservar los expedientes total o parcialmente, por medios electrónicos, tanto aquellos que concluyan su trámite como aquellos que ya se encuentren fenecidos con anterioridad a la vigencia de este Acuerdo Ministerial.

Los expedientes electrónicos deberán ser protegidos por medio de sistemas de seguridad de acceso y almacenados en un medio que garantice la preservación e integridad de los datos, evitando la formación de legajos paralelos.

Artículo 8. Plazo de implementación.

Lo ordenado en las normas anteriores deberá estar implementado en el Ministerio de Gobernación, en un plazo que no deberá exceder de tres meses contados a partir de la fecha de este Acuerdo, y en las Dependencias del Ministerio de Gobernación en un plazo que no exceda de doce meses, contados a partir de la fecha de este Acuerdo.

Artículo 9. Entidad Rectora.

El Ministerio de Gobernación, a través del Cuarto Viceministerio de Gobernación, será la entidad rectora y tendrá a su cargo la dirección, coordinación, y socialización de los procedimientos a seguir para la correcta implementación de las Comunicaciones, Firma Electrónica y Firma Electrónica Avanzada dentro del Ministerio de Gobernación y sus Dependencias.

Artículo 10. Recursos Financieros.

Las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Gobernación y sus Dependencias, deberán de readecuar su presupuesto interno y adquirir en base a los procesos de contratación pública que regula el Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado y del Acuerdo Gubernativo numero 122-2016 del Presidente de la República, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, los Certificados Digitales de Firmas Electrónicas debidamente registrados en el Registro de Prestadores de Servicios de Certificación del Ministerio de Economía.

Artículo 11. Derogatoria.

Se deroga el Acuerdo Ministerial número 63-2015 de fecha 22 de enero de 2015 del Ministerio de Gobernación.

Artículo 12.

Por ser de interés del Estado de Guatemala, la publicación de este Acuerdo se encuentra exenta del pago de la tarifa respectiva que establece el Acuerdo Gubernativo número 112-2015 del Presidente de la República, de fecha 26 de marzo de 2015.

Artículo 13.

El presente Acuerdo Ministerial empezará a regir un día después de su publicación en el Diario de Centro América.

COMUNÍQUESE,

Licenciado Oliverio García Rodas, Ministro de Gobernación

Licenciado Oscar Humberto Conde López, Segundo Viceministro. Ministerio de Gobernación