Decreto 255 de 23 de febrero de 2022, por el cual se adiciona la Sección 7 al Capítulo 25 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, sobre normas corporativas vinculantes para la certificación de buenas prácticas en protección de datos personales y su transferencia a terceros países.

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA

En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial, las previstas en el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y en el artículo 27 de la Ley 1581 de 2012, y

CONSIDERANDO

Que mediante la Ley 1581 de 2012 se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales, el cual tiene por objeto: «(…) desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma»,

Que, de acuerdo con el régimen establecido en la Ley 1581 de 2012, el Estado Colombiano contempla una serie de prohibiciones para la transferencia de datos personales cuando un determinado país no proporciona un nivel adecuado de protección, sin embargo, existen algunas excepciones cuando subsisten situaciones como las contempladas en el artículo 26 de la misma Ley o cuando hay la declaratoria de conformidad relativa para la transferencia de datos por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Que el artículo 27 de la Ley 1581 de 2012, dispuso que: «El Gobierno Nacional expedirá la reglamentación correspondiente sobre Normas Corporativas Vinculantes para la certificación de buenas prácticas en protección de datos, persona/es y su transferencia a terceros países»,

Que las Normas Corporativas Vinculantes constituyen una alternativa adicional, a las ya revistas en la normatividad colombiana, para facilitar la transferencia de datos entre responsables, que para el caso particular sean parte de un mismo grupo empresarial y que se encuentran ubicados en diferentes países. Las Normas Corporativas Vinculantes se materializan a través de sistemas de autorregulación que confieren derechos y garantías a los titulares de los datos, y deberes y obligaciones al grupo empresarial derivados del cumplimiento de los principios previstos en la Ley de protección de datos y la aprobación que corresponde hacer sobre estas, a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Que, con el fin de facilitar la implementación y cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley 1581 de 2012, se deben reglamentar las condiciones mínimas que deben incorporar las Normas Corporativas Vinculantes en materia de garantías y mecanismos te protección de datos, así como los requisitos generales que deben contener.

Que la Corte Constitucional en Sentencia C-748 de 2011, al evaluar la constitucionalidad del artículo 27 de la Ley 1581 de 2012, sobre Normas Corporativas Vinculantes, estableció que «(… ) para que estas normas cumplan su objetivo, una vez el Gobierno Nacional las reglamente y las organizaciones las implementen, deben ser revisadas por la autoridad de protección (…)».

Que este proyecto de decreto fue publicado en la página web del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, atendiendo lo previsto en el numeral 8 del artículo 8 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en el artículo 2.1.2.1.14. del Decreto Único Reglamentario de la Presidencia de la República, Decreto 1081 de 2015.

En mérito de lo expuesto,

DECRETA

Artículo 1. Adiciónese la Sección 7 al Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015. Adiciónese la Sección 7 al Capítulo 25 del Título 2 de la parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en los siguientes términos:

«SECCIÓN 7.- Normas corporativas vinculantes

Artículo 2.2.2.25.7.1. Objeto. El presente Decreto tiene como objeto establecer las condiciones mínimas de las Normas Corporativas Vinculantes, entre ellas, las garantías y mecanismos de protección de datos que deben ofrecerse, así como el procedimiento para autorizarlas, para la obtención de la certificación de buenas prácticas.

Artículo 2.2.2.25.7. 2. Ámbito de aplicación. Las Normas Corporativas Vinculantes son de obligatorio cumplimiento para el grupo empresarial, en los términos definidos por el artículo 28 de la Ley 222 de 1995, que realicen transferencia o conjunto de transferencia de datos personales a un responsable de dicho grupo, fuera del territorio colombiano, salvo que el grupo empresarial aplique otros mecanismos de transferencia de datos establecidos en la legislación colombiana.

Artículo 2.2.2.25.7.3. Definición de Normas Corporativas Vinculantes. Son Normas Corporativas Vinculantes las políticas, principios de buen gobierno o códigos de buenas prácticas empresariales de obligatorio cumplimiento asumidas por el responsable del tratamiento de datos, establecido en el territorio colombiano, para realizar transferencias o un conjunto de transferencias de datos personales a un responsable que se encuentre ubicado por fuera del territorio colombiano y que haga parte de un mismo grupo empresarial.

Artículo 2.2.2.25.7.4. De la garantía que frente a los principios deben proveer las Normas Corporativas Vinculantes. Las Normas Corporativas Vinculantes que se adopten en un mismo grupo empresarial deberán garantizar el cumplimiento de los principios para el tratamiento de datos personales consagrado en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, las reglas sobre las categorías especiales de datos, previstas en el Título 111 de la Ley 1581 de 2012, los derechos y condiciones de legalidad para el tratamiento de datos contenidos en el Título IV de la Ley 1581 de 2012 y los deberes de los responsables del tratamiento de que trata el Título VI de la Ley 1581 de 2012.

Para efectos de lo anterior, las Normas Corporativas Vinculantes implementadas por un grupo empresarial deben establecer mecanismos para asegurar que los datos sean:

1. Tratados de manera lícita, leal y transparente en relación con el titular del dato personal.

2. Recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no serán tratados posteriormente de manera incompatible con dichos fines.

3. Adecuados, pertinentes y limitados al mínimo necesario en relación a los fines para los que se traten.

4. Exactos y se mantendrán actualizados; se habrán de adoptar todas las medidas razonables para que se supriman o rectifiquen sin demora los datos personales que sean inexactos.

5. Conservados de manera que permitan identificar al titular, durante un periodo no superior al necesario.

6. Tratados bajo el control del responsable del tratamiento, quien, para cada operación de tratamiento, garantizará y demostrará el cumplimiento de las disposiciones del presente decreto.

Parágrafo. Las empresas del grupo empresarial y cada uno de sus miembros serán solidariamente responsables del cumplimiento de las Normas Corporativas Vinculantes. En consecuencia, la Superintendencia de Industria y Comercio puede requerir, investigar y sancionar al responsable del tratamiento de datos establecido en el territorio colombiano, por las infracciones que cometa cualquiera de los miembros del grupo empresarial.

Artículo 2.2.2.25.7.5. Requisitos generales de las Normas Corporativas Vinculantes. Las Normas Corporativas Vinculantes que adopte un mismo grupo empresarial deberán contener como mínimo lo siguientes requisitos:

1. La estructura y los datos de contacto del grupo empresarial y de cada uno de sus miembros a los cuales les es de obligatorio cumplimiento las Normas Corporativas Vinculantes.

2. Las transferencias o serie de transferencias de datos, incluidas las categorías de datos personales, el tipo de tratamiento y sus fines, el tipo de titulares afectados y el nombre del tercer o los terceros países.

3. Su carácter jurídicamente vinculante, para todas las entidades que conforman el grupo empresarial.

4. La aplicación de los principios generales en materia de protección de datos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

5. La referencia a los derechos de los titulares previstos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, así como los medios efectivos para ejercerlos.

6. Las medidas adoptadas para impedir las transferencias a otras entidades que no pertenecen al grupo empresarial. Lo anterior, sin perjuicio de lo consagrado en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

7. La referencia al personal encargado del cumplimiento de las normas corporativas vinculantes, así como la supervisión de la formación y del trámite de las reclamaciones.

8. Los mecanismos establecidos dentro del grupo empresarial para garantizar que se verifique el cumplimiento de las normas corporativas vinculantes. Dichos mecanismos incluirán auditorías de protección de datos y métodos para garantizar acciones correctivas para proteger los derechos del titular del dato.

9. Los mecanismos establecidos para comunicar y registrar las modificaciones introducidas en las políticas y para notificar esas modificaciones a la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. La formación en protección de datos pertinente para el personal que tenga acceso permanente o habitual a datos personales.

11. Los procedimientos para que los titulares presenten consultas o reclamos y estos sean atendidos oportunamente de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

12. La adopción de medidas de responsabilidad demostrada (accountability) para comprobar que se han implementado medidas útiles, oportunas, pertinentes y eficientes para cumplir las normas corporativas vinculantes y lo establecido en este decreto.

13. Las especificaciones o requisitos adicionales que haga la Superintendencia de

Industria y Comercio con base en los anteriores numerales.

Artículo 2.2.2.25.7.6. Facultades de la Superintendencia de Industria y Comercio para establecer las Normas Corporativas Vinculantes. La Superintendencia de Industria y Comercio establecerá las especificaciones aplicables a las Normas Corporativas Vinculantes, al tenor de lo dispuesto en el presente decreto, para garantizar la efectiva protección de los datos personales de los titulares.

La Superintendencia de Industria y Comercio publicará en su página web, todas las especificaciones que deberán contener las Normas Corporativas Vinculantes y en dicha publicación establecerá la fecha a partir de la cual los interesados podrán presentar las solicitudes para su revisión respectiva.

Artículo 2.2.2.25.7.7. Aprobación de la Superintendencia de Industria y Comercio.

La Superintendencia de Industria y Comercio aprobará las Normas Corporativas Vinculantes que cumplan los siguientes requisitos:

1. Sean jurídicamente vinculantes y se apliquen a todos los miembros que hacen parte del mismo grupo empresarial responsables de la transferencia y tratamiento de protección de los datos personales de los titulares.

2. Confieran expresamente a los titulares de los datos la facultad de ejercer los derechos previstos en la Ley 1581 de 2012.

3. Cumplan los requisitos establecidos en el presente decreto.

Las Normas Corporativas Vinculantes solo podrán ser sometidas a la aprobación de la Superintendencia de Industria y Comercio, como autoridad de datos colombiana, una vez hayan sido aprobadas por el órgano correspondiente según los estatutos de la sociedad o los acuerdos del grupo empresarial. Las normas que sean formalmente presentadas ante la Superintendencia de Industria y Comercio solo estarán vigentes a partir de la fecha en que la Superintendencia de Industria y Comercio, emita su certificación y es, a partir de ese momento, que pueden iniciar a aplicarse.

El grupo empresarial que cuente con aprobación de las Normas Corporativas Vinculantes, deberá informar tal situación en su página web.

En los casos en que las normas no sean aprobadas, los ajustes requeridos por la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez realizados, deben contar con la aprobación del órgano social o contractual correspondiente, antes de ser sometidas, nuevamente, a aprobación.

Artículo 2.2.2.25.7.8. Formatos y modelos de Normas Corporativas Vinculantes.

La Superintendencia de Industria y Comercio podrá publicar y especificar en su página web a títulos de guías o ayudas, formatos y modelos de documentos que podrán ser utilizados como referentes por los grupos empresariales.»

Artículo 2. Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir de su publicación y adiciona la Sección 7 al Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015.

PUBLIQUESE y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D. C., a los 23 febrero 2022

LA MINISTRA DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO,

MARIA XIMENA LOMBANA VILLALBA