Decreto 886 de 13 de mayo de 2014, por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA, en uso de sus atribuciones constitucionales, y en particular las previstas en el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y el parágrafo del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, y
CONSIDERANDO:
Que mediante la Ley 1581 de 2012 se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales, el cual, de conformidad con su artículo 1°, tiene por objeto “(…) desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.
Que el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 crea el Registro Nacional de Bases de Datos, el cual se define como el directorio público de las bases de datos personales sujetas a Tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.
Que el parágrafo del citado artículo 25 dispone que el Gobierno Nacional reglamentará la información mínima que debe contener el registro, así como los términos y condiciones de inscripción a los que estarán sujetos los Responsables del Tratamiento.
Que la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-748 de 2011, declaró la constitucionalidad condicionada del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, para lo cual precisó que el Registro Nacional de Bases de Datos “debe permitir a cualquier persona determinar quién está haciendo tratamiento de sus datos personales para de esa forma garantizar que la persona pueda tener un control efectivo sobre sus datos personales al poder conocer clara y certeramente en qué bases se manejan sus datos personales. Por ende, el Gobierno Nacional tendrá en su labor de reglamentación que acudir a los estándares internacionales y a la experiencia de otros Estados en la materia para lograr que la finalidad antes descrita de este registro se cumpla”.
Que el Registro Nacional de Bases de Datos permitirá cumplir con la obligación legal de dar publicidad a la existencia de bases de datos de carácter personal y servirá de herramienta de supervisión para la efectiva protección de los derechos de los titulares.
DECRETA:
CAPÍTULO I.- Disposiciones generales
Artículo 1°. Objeto. El presente decreto tiene como objeto reglamentar la información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos, creado por la Ley 1581 de 2012, así como los términos y condiciones bajo las cuales se deben inscribir en este los Responsables del Tratamiento.
Artículo 2°. Ámbito de aplicación. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual se realice por personas naturales o jurídicas, de naturaleza pública o privada, en el territorio colombiano o fuera de él, en este último caso, siempre que al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. Lo anterior sin perjuicio de las excepciones previstas en el artículo 2° de la Ley 1581 de 2012.
Artículo 3°. Deber de inscribir las bases de datos. El Responsable del Tratamiento debe inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos, de manera independiente, cada una de las bases de datos que contengan datos personales sujetos a Tratamiento.
Artículo 4°. Consulta del Registro Nacional de Bases de Datos. Los ciudadanos podrán consultar en el Registro Nacional de Bases de Datos, la información mínima prevista en el artículo 5° del presente decreto con el fin de facilitar el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y/o revocar la autorización.
CAPÍTULO II.- Del Registro Nacional de Bases de Datos
Artículo 5°. Información mínima del Registro Nacional de Bases de Datos. La información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos es la siguiente:
1. Datos de identificación, ubicación y contacto del Responsable del Tratamiento de la base de datos.
2. Datos de identificación, ubicación y contacto del o de los Encargados del Tratamiento de la base de datos.
3. Canales para que los titulares ejerzan sus derechos.
4. Nombre y finalidad de la base de datos.
5. Forma de Tratamiento de la base de datos (manual y/o automatizada), y
6. Política de Tratamiento de la información.
La Superintendencia de Industria y Comercio, como autoridad de protección de datos personales, podrá establecer dentro del Registro Nacional de Bases de Datos información adicional a la mínima prevista en este artículo, acorde con las facultades que le atribuyó la Ley 1581 de 2012 en el literal h) del artículo 21.
Artículo 6°. Responsable del Tratamiento de la base de datos. Cuando el Responsable del Tratamiento de la base de datos sea una persona jurídica, deberá indicar su denominación o Razón Social y su número de identificación tributaria, así como sus datos de ubicación y contacto. Cuando el Responsable del Tratamiento sea una persona natural, inscribirá sus datos de identificación, ubicación y contacto.
Artículo 7°. Encargado del Tratamiento de la Base de Datos. Cuando el Encargado o los Encargados del Tratamiento de la Base de Datos sean o sea una persona jurídica, el Responsable del Tratamiento deberá indicar en el Registro Nacional de Bases de Datos la denominación o razón social completa y el número de identificación tributaria de dicho Encargado o Encargados, así como sus datos de ubicación y contacto. Cuando el o los Encargados del Tratamiento sean o sea una persona natural, se inscribirán sus datos de identificación, ubicación y contacto.
Artículo 8°. Canales para ejercer derechos. Son los medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el Responsable del Tratamiento y el Encargado del Tratamiento deben poner a disposición de los Titulares de la información, con los datos de contacto respectivos, por medio de los cuales el titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales contenidos en bases de datos y revocar la autorización que haya otorgado para el Tratamiento de los mismos, cuando esto sea posible. Estos canales deben prever, por lo menos, la posibilidad de que el titular ejerza sus derechos a través del mismo medio por el cual fue recogida su información, dejando constancia de la recepción y trámite de la respectiva solicitud.
En los casos en los que el Tratamiento de datos lo realice el Encargado, el Responsable del Tratamiento registrará la información de contacto del Encargado para que el titular pueda adelantar ante este el ejercicio de sus derechos, sin perjuicio de la posibilidad que tiene de acudir directamente al Responsable del Tratamiento.
Artículo 9°. Nombre y finalidad de la base de datos. El Responsable del Tratamiento identificará cada una de las bases de datos que inscriba, de acuerdo con la finalidad para la cual fue creada.
Artículo 10. Formas de Tratamiento. Los datos personales contenidos en bases de datos podrán ser tratados de manera automatizada o manual. Son bases de datos manuales los archivos cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física y bases de datos automatizadas aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas.
Artículo 11. Política de Tratamiento de la información. La inscripción de la política de Tratamiento de la información en el Registro Nacional de Bases de Datos no exime al Responsable del Tratamiento de su deber de ponerla en conocimiento de los Titulares.
La información mínima que debe contener dicha política corresponde a la prevista en el artículo 13 del Decreto número 1377 de 2013.
CAPÍTULO III.- Términos y condiciones de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos
Artículo 12. Plazo de inscripción. Los Responsables del Tratamiento deberán inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos dentro del año siguiente a la fecha en que la Superintendencia de Industria y Comercio habilite dicho registro, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta esa entidad. Las bases de Datos que se creen con posterioridad a ese plazo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación.
Artículo 13. Inscripción de las Bases de Datos. La Superintendencia de Industria y Comercio establecerá el procedimiento de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos que deberán cumplir los Responsables del Tratamiento, previa validación de su identidad, de acuerdo con lo que para el efecto establezca esa entidad.
Artículo 14. Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos. Los Responsables del Tratamiento de las bases de datos deberán actualizar en el Registro Nacional de Bases de Datos la información inscrita cuando haya cambios sustanciales, según sean definidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Artículo 15. Facultad Sancionatoria de la Superintendencia de Industria y Comercio. La facultad sancionatoria le corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se incumpla la Ley 1581 de 2012.
Artículo 16. Vigencia. El presente decreto rige a partir de su fecha de publicación en el Diario Oficial.
Publíquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, D. C., a 13 de mayo de 2014.
JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN
El Ministro de Comercio, Industria y Turismo, Santiago Rojas Arroyo.
El Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Diego Molano Vega.