Requerimientos de copias de seguridad de ficheros que contengan datos personales
Los requerimientos de copias de seguridad que exige la normativa sobre Protección de Datos se encuentran contenidos en los siguientes artículos del Reglamento:
«Nivel básico»
«Artículo 14. Copias de respaldo y recuperación.
1. El responsable de fichero se encargará de verificar la definición y correcta aplicación de los procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
2. Los procedimientos establecidos para la realización de copias de respaldo y para la recuperación de los datos deberá garantizar su reconstrucción en el estado en el que se encontraban al tiempo de producirse la pérdida o destrucción.
3. Deberán realizarse copias de respaldo, al menos semanalmente, salvo que en dicho período no se hubiera producido ninguna actualización de los datos»
«Nivel alto»
Artículo 24. Registro de accesos.
1. De cada acceso se guardarán, como mínimo, la identificación del usuario, la fecha y hora en que se realizó, el fichero accedido, el tipo de acceso y si ha sido autorizado o denegado.
2. En el caso de que el acceso haya sido autorizado, será preciso guardar la información que permita identificar el registro accedido.
3. Los mecanismos que permiten el registro de los datos detallados en los párrafos anteriores estarán bajo el control directo del responsable de seguridad competente sin que se deba permitir, en ningún caso, la desactivación de los mismos.
4. El período mínimo de conservación de los datos registrados será de dos años.
5. El responsable de seguridad competente se encargará de revisar periódicamente la información de control registrada y elaborará un informe de las revisiones realizadas y los problemas detectados al menos una vez al mes.
Artículo 25. Copias de respaldo y recuperación.
Deberá conservarse una copia de respaldo y de los procedimientos de recuperación de los datos en un lugar diferente de aquél en que se encuentren los equipos informáticos que los tratan cumpliendo en todo caso, las medidas de seguridad exigidas en este Reglamento.»
En la práctica, lo que el reglamento exige es una clara política de copias de seguridad para el entorno profesional, que imposibilite un accidente en relación a la posible desaparición de ficheros que contengan datos personales. Para el nivel básico de datos, se establece que «deberán realizarse copias de respaldo al menos semanalmente» de los datos, salvo que «no se haya producido ninguna modificación» de los mismos. Esto implica que no basta con tener los datos en soportes magnéticos, como el disco duro del ordenador, sino que hace necesario el establecimiento de soluciones hardware o software que hagan que dichos datos se encuentren en otro lugar distinto al principal (lugar no en el sentido geográfico de la palabra: sino que exista, simplemente, otra copia de los datos que no solo sea, por ejemplo, el ordenador de la oficina). Y, como ya hemos visto, dicha copia debe de hacerse como mínimo semanalmente. Para el nivel alto de datos, se establece un periodo mínimo de conservación de los registros de acceso a datos de dos años, además de la obligación para el Responsable de Seguridad de la revisión de dichos accesos al menos una vez al mes y que las copias de seguridad de los datos han de descansar en un lugar -ahora sí- geográfico distinto al principal. Para la correcta conservación de los registros de accesos, se requerirá, igualmente, unas adecuadas medidas de copias de seguridad donde éstas se puedan conservar. En el documento de seguridad correspondiente se deberán describir los procedimientos de copias de seguridad que se establezcan. Recomendamos que sea el administrador o el Responsable de Seguridad -si lo hubiere, sino, obligatoriamente, el Responsable del Fichero- la persona que describa dichos procedimientos. A continuación, detallamos algunas soluciones informáticas a nivel de hardware que nos ofrece el mercado. Para implementar esta medida, es interesante la consulta al profesional de su negocio que tenga un perfil de conocimientos técnicos-informáticos mas altos (administrador de la red, por citar un ejemplo).
Sistemas de copias de seguridad
La publicación «Pc-actual», realizó hace unos meses un estudio sobre los distintos medios hardware para copias de seguridad existentes. Destacaba lo siguiente:
Unidades CD-RW
Son la mejor opción a la hora de copiar archivos personales y en aquellos entornos profesionales donde se necesite grabar poca información y con una frecuencia no demasiado alta. Las principales ventajas con las que cuentan es que se trata de soluciones económicas, con un soporte de grabación igualmente barato, no requieren unos conocimientos informáticos elevados para su utilización y pueden ser recuperadas desde casi cualquier pc. Por el contrario, lo que puede echar para atrás es la limitación en su capacidad (650 o 700 MB), una velocidad de grabación inferior a otras unidades y una menor flexibilidad, sobre todo en el caso de que nos decidamos por discos cd-r, que sólo podremos grabar una vez. Con tales características, pensamos que es la mejor opción por lo económico tanto del soporte como de los consumibles. Además, han aparecido nuevos cds con hasta 900 MB de capacidad.
Unidades ZIP
Su baza es que resultan cómodos, ya que se manejan de la misma forma que un disco duro, y su velocidad es bastante adecuada. No obstante, debido a los años que ya llevan en el mercado, se las considera algo desfasadas. Su última revisión permitió que alcanzaran los 250 MB de capacidad máxima, una cifra que puede ser insuficiente para los usuarios más exigentes. Otro punto en contra hay que buscarlo en el precio de sus consumibles, es decir, los discos de tecnología magnética sobre los que se almacenan los datos. Uno viene a costar alrededor de 16 euros, lo que arroja un precio por megabyte muy superior al que nos puede dar un disco cd-rw, que ronda los 3 euros con una capacidad de 700 MB.
Unidades Magnético Ópticas
Estamos ante la alternativa preferida por aquellos profesionales que deban hacer copias de seguridad de su estación de trabajo, ya que su capacidad de almacenamiento es muy elevada y su fiabilidad y velocidad de lectura son excelentes. En un disco de tamaño similar a los disquetes de 3,5 pulgadas pueden guardar hasta 2.3 GB. Igualmente, hay que valorar que, al tratarse de un sistema magneto-óptico, el soporte no está expuesto al desgaste propio del uso continuado, al margen que su coste por megabyte se reduce al rondar su precio los 15 euros por disco. No obstante, la desventaja está en su precio, ya que, dependiendo de si se trata de una unidad interna, externa, Usb, SCSI, Ide o Firewire, deberemos desembolsarnos entre 240 y 480 euros
Otras Alternaticas
Aunque son los soportes de almacenamientos más populares, no son, ni mucho menos, los únicos. El grupo se completaría con las unidades de cinta desarrolladas para grandes entornos profesionales, pero también con nuevos productos como el Peerless, el Jaz de Iomega, o el LS-120. todos ellos atienden a los distintos perfiles de usuario a los que se dirigen, ya sea por precio, por capacidad o por prestaciones, y comparten un mismo problema: su escasa estandarización o la falta de una gran base instalada. Así, nos resultarán realmente útiles para nuestro propio uso, pero difíciles de compartir con otra persona, además de que sus consumi9bles no son sencillos de conseguir en el mercado. Como alternativa a estos sistemas, últimamente ha aparecido una nueva unidad de almacenamiento removible: las memorias flash usb. Estas memorias con forma de llavero, cuentan con capacidades de entre 16 y 512 MB, y son compatibles con plataformas windows y mac.
En cuanto a soluciones software, recomendamos la visita a http://www.kriptopolis.com, donde en la sección «descargas» podremos encontrar dichas soluciones para las copias de seguridad de los ficheros que contengan datos personales. Y es que si no tenemos buenos programas que acompañen a las soluciones hardware antes mentadas, tendremos una solución que no podremos utilizar debidamente.