Requerimientos de inscripción de los ficheros
La Inscripción en el Registro General de Protección de Datos que la Agencia de Protección de Datos ha habilitado al efecto es la obligación previa en esta materia. El criterio determinante de la inscripción es bastante claro: TODOS los ficheros que contengan datos de carácter personal han de estar inscritos en el Registro, con el solo elemento caracterizador de que se trate de datos relativos a personas físicas. Ello se deduce de los siguientes preceptos:
Articulo 2.1 de la LOPD:
«La presente Ley Orgánica será de aplicación a los datos de carácter personal registrados en soporte físico que los haga susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado.»
Artículo 3 a) de la LOPD, definición de dato:
«cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o indentificables».
Es claro que la LOPD y el Reglamento no se ocupa de los datos de las Personas Jurídicas. Sin embargo, también es claro el ámbito enorme y devastador de la norma. Además, pensemos que un fichero automatizado formado por facturas de personas jurídicas pudiera contener también datos de empresas societarias unipersonales, profesionales autónomos, etc: esto lo convierte en un «fichero que contiene datos de carácter personal», con lo que las medidas de seguridad deberán de ser impuestas.
No confundir, sin embargo con la OBLIGACIÓN de su inscripción: ésta atañe tanto a personas físicas (por ejemplo, y repito, profesionales liberales -abogados-) como a personas jurídicas (incluso públicas) que procedan a la creación de ficheros que contengan datos de carácter personal. Es decir, el criterio delimitador para someterse a las medidas de seguridad -y por extensión, a la primera de ellas, la inscripción- es simplemente, «que haya datos que hagan referencia a personas físicas». Y estos datos pueden venir creados por cualquier tipo de persona física -en un ámbito profesional- o jurídica -independientemente de su forma societaria, incluida las públicas-.
El Registro General de Protección de datos puede ser consultado online en el sitio http://www.agenciaprotecciondatos.org/regis.html. Actualmente hay unos 250.000 ficheros, lo cual significa que existen una mayoría no legalizados. Y eso a pesar de las facilidades que la Agencia ha incluido para dar facilidades a la hora de su inscripción.
Básicamente, los ficheros pueden ser inscritos a través de un software que está disponible en la página web anteriormente referenciada o rellenando el formulario existente en la web. Hay que señalar que la Agencia no contiene la información de los ficheros a inscribir, sino una descripción de éstos y la dirección donde los afectados pueden ejercer sus derechos.
Por tanto, cuando hablamos de «registrar» un determinado fichero, no hablamos de proporcionar a la agencia dicho fichero: solo la información descriptiva a éste y los datos que el registro requiere, a saber: nombre del fichero, descripción, finalidad y dirección del responsable del fichero (para que se puedan ejercer los derechos de acceso, rectificación, etc…).
Aunque existen una gran cantidad de ficheros no inscritos, si no se notifica la existencia de un fichero, podría incurrirse en falta leve o grave, tal y como señala el artículo 44 de la Ley, quedando sujeto al régimen sancionador previsto.