LEY 57 DE 1985 por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.

El Congreso de Colombia

DECRETA:

Artículo 1º. La Nación, los Departamentos y los Municipios incluirán en sus respectivos Diarios, Gacetas o Boletines oficiales todos los actos gubernamentales y administrativos que la opinión deba conocer para informarse sobre el manejo de los asuntos públicos y para ejercer eficaz control sobre la conducta de las autoridades, y los demás que según la ley deban publicarse para que produzcan efectos jurídicos.

Artículo 2º. En el Diario Oficial, cuya dirección corresponda al Ministerio de Gobierno, deberán publicarse:

• a) Los Actos legislativos y las leyes que expida el Congreso Nacional;
• b) Los Decretos del Gobierno;
• c) Las Resoluciones ejecutivas;
• d) Los contratos en que sean parte la Nación o sus entidades descentralizadas, cuando dicha formalidad sea ordenada por la ley que los regula;
• e) Los actos del Gobierno, de los Ministerios, de los Departamentos Administrativos, de las Superintendencias y 4e las Juntas Directivas o Gerentes de las entidades descentralizadas que creen situaciones jurídicas impersonales u objetivas o que tengan alcance e interés generales;
• f) Los actos de naturaleza similar a la señalada en el literal anterior que expidan otras autoridades por delegación que hayan recibido o por autorización legal; y
• g) Los demás actos que señalen las disposiciones vigentes y la presente Ley.

Artículo 3º. Cuando el volumen de publicaciones obligatorias así lo justifique, el Gobierno Nacional podrá autorizar a los distintos sectores administrativos la edición de sendos Boletines o Gacetas en los que se divulguen los actos del respectivo Ministerio o Departamento Administrativo y de los organismos que se hallen adscritos o vinculados a éstos.

En el Diario Oficial continuarán publicándose los actos que lleven la firma o contengan la aprobación del Presidente de la República.

Artículo 4º. La dirección de los Boletines o Gacetas que se autoricen conforme al artículo anterior corresponde al Ministerio o Departamento Administrativo que ejerza la tutela prevista en las leyes del respectivo sector.
Estos Boletines o Gacetas serán publicados por lo menos una vez al mes.

Artículo 5º. En cada uno de los Departamentos se editará un Boletín o Gaceta Oficial que incluirá los siguientes documentos:

• a) Las Ordenanzas de la Asamblea Departamental;
• b) Los actos que expidan la Asamblea Departamental y la Mesa Directiva de ésta para la ejecución de su presupuesto y el manejo del personal a su servicio;
• c) Los Decretos del Gobernador;
• d) Las Resoluciones que firmen el Gobernador u otro funcionario por delegación suya;
• e) Los contratos en que sean parte el Departamento o sus entidades descentralizadas cuando las respectivas normas fiscales así lo ordenen;
• f) Los actos de la Gobernación, de las Secretarías del Despacho y de las Juntas Directivas y Gerentes de las entidades descentralizadas que creen situaciones jurídicas impersonales u objetivas o que tengan alcance e interés generales;
• g) Los actos de naturaleza similar a la señalada en el literal anterior que expidan otras autoridades departamentales por delegación que hayan recibido o por autorización legal u ordenanzal; y
• h) Los demás que conforme a la ley, a las Ordenanzas o a sus respectivos reglamentos, deban publicarse.

Artículo 6º. De acuerdo con el número de documentos que se deban publicar, la respectiva Asamblea podrá autorizar que a más del Boletín o Gaceta Departamental se editen otras u otras publicaciones para la divulgación de los documentos correspondientes a los distintos sectores administrativos.

En este caso se observarán, en cuanto fueren pertinentes, las normas de los artículos 3º y 4º de la presente Ley.

Artículo 7º. Lo dispuesto en los artículos anteriores no obsta para que las Asambleas Departamentales editen anualmente un volumen que contenga los actos expedidos por ellas y los demás documentos que las mismas Corporaciones crean conveniente divulgar.

Artículo 8º. Los actos a que se refieren los literales a), b), c), e) y f) del articulo 2º y a), c), f) y g) del artículo 5º de esta Ley sólo regirán después de la fecha de su publicación.

Artículo 9º. La dirección de los Boletines o Gacetas Departamentales o Municipales corresponderá a la dependencia u oficina que señalen el Gobernador o Alcalde respectivos.

Artículo 10. Los Consejos Intendenciales y Comisariales podrán ordenar la edición de Boletines o Gacetas en donde se publicarán los documentos de la respectiva Intendencia o Comisaría y a los cuales se aplicarán las normas establecidas para los órganos departamentales de divulgación.

Artículo 11. El número de ejemplares de cada una de las ediciones del Diario Oficial y de los Boletines y Gacetas contemplados en esta Ley se fijará por la autoridad encargada de su dirección, teniendo en cuenta la necesidad de su distribución gratuita en oficinas públicas, universidades, medios de comunicación, asociaciones y cuerpos profesionales y la atención de las suscripciones que adquieran los particulares, requiriendo la autorización del Ministerio de Gobierno, del Gobernador, Intendente, Comisario o del Alcalde, en su caso.

II. Acceso ciudadano a los documentos.

Artículo 12. Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional.

Artículo 13. La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30) años de su expedición.

Cumplidos éstos el documento adquiere carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias de mismo.

Artículo 14. Para los efectos previstos en el articulo 12, son oficinas públicas las de Procuraduría una General de la Nación, la Contraloría General de la República, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, las Superintendencias y las Unidades Administrativas Especiales; las de las Gobernaciones, Intendencias, Comisarías, Alcaldías y Secretarías de estos Despachos, así como las de las demás dependencias administrativas que creen las Asambleas Departamentales, los Consejos Intendenciales o Comisariales y los Concejos Municipales o que se funden con autorización de estas mismas Corporaciones; y las de los Establecimientos Públicos, las Empresas Industriales o Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta en las cuales la participación oficial se superior al cincuenta por ciento (50%) de su capital social, ya se trate de entidades nacionales, departamentales o municipales y todas las demás respecto de las cuales la Contraloría General de la República ejerce el control fiscal.

Artículo 15. La autorización para consultar documentos oficiales y para expedir copias o fotocopias, autenticadas si el interesado así lo desea, deberá concederla el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien éste haya delegado dicha facultad.

Artículo 16. La consulta se realizará en horas de despacho al público, y, si ello fuere necesario, en presencia de un empleado de la correspondiente oficina.

Artículo 17. la expedición de copias dará lugar al pago de las mismas cuando la cantidad solicitada lo justifique. El pago se hará a la tesorería de la entidad o en estampillas de timbre nacional que se anularán, conforme a la tarifa que adopte el funcionario encargado de autorizar la expedición.
En ningún caso el precio fijado podrá exceder al costo de la reproducción.

Artículo 18. Si en la respectiva oficina no se pudieren reproducir los documentos o la tarifa señalada fuere elevada a juicio del peticionario, el jefe de aquella indicará el sitio en el cual un empleado de la oficina sacará las copias a que hubiere lugar. En este caso, los gastos serán cubiertos en su totalidad por el particular.

Artículo 19. Las investigaciones de carácter administrativo o disciplinario, no estarán sometidas a reserva. En las copias que sobre estas actuaciones expidan los funcionarios, a solicitud de los particulares, se incluirán siempre las de los documentos en que se consignen las explicaciones de las personas inculpadas.
Parágrafo. Si un documento es reservado el secreto se aplicará exclusivamente a dicho documento y no a las demás piezas del respectivo expediente o negocio.

Artículo 20. El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo prescrito en este artículo.

Artículo 21. La Administración sólo podrá negar la consulta de determinados documentos o la copia o fotocopia de los mismos mediante providencia motivada que señale su carácter reservado, indicando las disposiciones legales pertinentes. Si la persona interesada insistiere en su solicitud, corresponderá al Tribunal de lo Contencioso Administrativo que tenga jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos decidir en única instancia si se acepta o no la petición formulada o si se debe atender parcialmente.

Ante la insistencia del peticionario para que se le permita consultar o se le expida la copia requerida, el funcionario respectivo enviará la documentación correspondiente al Tribunal para que éste decida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. Se interrumpirá este término en el caso de que el Tribunal solicite copia o fotocopia de los documentos sobre cuya divulgación deba decidir y hasta la fecha en la cual los reciba oficialmente.

Artículo 22. Cuando la solicitud de consulta o de expedición de copias verse sobre documentos que oportunamente fueron publicados, así lo informará la Administración indicando el número y la fecha del Diario, Boletín o Gaceta en que se hizo la divulgación.

Si este último se encontrare agotado, se deberá atender la petición formulada como si el documento no hubiere sido publicado.

Artículo 23. Las peticiones a que se refieren los artículos anteriores podrán presentarse y tramitarse directamente por los particulares o por medio de apoderado debidamente constituido y acreditado. Si la solicitud de copia o fotocopia de documentos la hace un periodista acreditado en la fecha como representante de un medio de comunicación, se tramitará preferencialmente.

Artículo 24. Las normas consignadas en los artículos anteriores serán aplicables a las solicitudes que formulen los particulares para que se les expidan certificaciones sobre documentos que reposen en las oficinas públicas o sobre hechos de que estas mismas tengan conocimientos.

Artículo 25. Las peticiones a que se refiere el articulo 12 de la presente Ley deberán resolverse por las autoridades correspondientes en el término máximo de diez (10) días. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada. En consecuencia, el correspondiente documento será entregado dentro de los tres (3) días inmediatamente siguientes.

El funcionario renuente será sancionado con la pérdida del empleo.

III. Disposiciones varias.

Artículo 26. En el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), por conducto del Banco Nacional de Datos, organizará un servicio informativo que suministre al público copia de los documentos a que se refiere la presente Ley. Para el efecto, el DANE irá señalando los documentos que deben ser suministrados al Banco, impartirá instrucciones sobre los requisitos y características que debe reunir la información que a éste se envíe y fijará las tarifas que por cada copia se cobrará a los usuarios del servicio.

Artículo 27. Para los efectos de la presente Ley, también son oficinas públicas las de las corporaciones de elección popular.

En consecuencia, los documentos que en ellas reposen son consultables por los particulares y de los mismos se pueden pedir copias o fotocopias únicamente con las limitaciones impuestas por el carácter reservado que algunos de ellos tengan.

Artículo 28. En los Anales del Congreso se publicarán los actos que se expidan por las autoridades competentes para el manejo e inversión del presupuesto de la Rama Legislativa y para la administración del personal a su servicio.

Artículo 29. Constituye causal de mala conducta que se sancionará con la destitución, el incumplimiento o violación de cualquiera de las disposiciones aquí consignadas.

Artículo 30. Esta Ley rige a partir de la fecha de su promulgación.