Resolución de Superintendencia de Aduanas nº 000103 de 2001, que establece a nivel nacional el uso obligatorio del “Formato Electrónico de Documentos Internos” (FEDI), en la tramitación interna de documentos que no estén relacionados con el despacho de mercancias
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE ADUANAS
INTENDENCIA NACIONAL DE SISTEMAS
“FORMATO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS INTERNOS (FEDI)”
HACIA UNA ADUANA SIN PAPELES
PROGRAMA PARA EL INTERCAMBIO DE LAS MEJORES PRACTICAS EN
LAS ADMINISTRACIONES ADUANERAS DEL ASIA DEL ESTE,
LATINOAMÉRICA Y EL CARIBE – BID
Lima – Perú
2001
“FORMATO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS INTERNOS (FEDI)”
HACIA UNA ADUANA SIN PAPELES
I. INTRODUCCIÓN
La gestión y política institucional de la Aduana del Perú es orientar sus esfuerzos para convertirse en una Aduana Virtual teniendo como enfoque estratégico el e-business, que más que una nueva herramienta, es una nueva conducta institucional. Este cambio consiste en una reducción de papeles, gastos, tiempos muertos y funciones burocráticas; además de difundir una conducta laboral que tenga acceso a la información, con actitud competitiva, contacto directo entre las personas, y agilidad para la interacción.
Así mismo, en concordancia con los lineamientos de calidad, de brindar un servicio eficiente a los usuarios del Sistema Aduanero a través del mejoramiento continuo de los servicios, ha venido desarrollando innumerables proyectos para satisfacer los requerimientos tanto internos como externos del servicio aduanero.
La modernización de los servicios, la transparencia en las comunicaciones y la automatización de los procedimientos por medios electrónicos ha logrado simplificar, agilizar y facilitar el servicio aduanero.
Con la finalidad de mejorar la comunicación interna a través de un medio electrónico se crea el Formato Electrónico de Documentos Internos (FEDI) cuyo objetivo es permitir el flujo de documentos internos tales como, memorándums, proyectos, notificaciones, resoluciones, solicitudes e informes. Esta innovación tecnológica se diseña con los criterios de simplificación administrativa y reducción considerable de documentos físicos entre las diversas dependencias de Aduanas, lo cual permite ahorrar tiempo en la remisión de documentos, costo, centralizando el manejo de la documentación, simplificando el proceso de envío de documentos y facilitando el control de la gestión en Aduanas
El FEDI está vigente en Aduanas a partir del 23.01.2001 con la aprobación del Instructivo del Sistema de la Calidad “Formulación y Tramitación de Documentos Institucionales”, convirtiéndose en el principal mecanismo para la transmisión de documentación interna. Esta aplicación es desarrollada y aplicada sobre la plataforma del Lotus Notes.
El uso del FEDI está dirigido al personal de Aduanas que elabora los documentos internos y se encuentra relacionado con la formulación y tramitación de documentos institucionales.
II. CONTEXTO
Aduanas del Perú viene aplicando el concepto e-business, al ser ésta una nueva situación social y empresarial que se basa en el aprovechamiento conjunto de los sistemas de información tradicionales e Internet; su aplicación nos da la ventaja de disponer en tiempo real de la información clave para la toma de decisiones.
Así también logramos la Certificación en la Norma de Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9002:1994 NTP / ISO 9002 1995 con fecha 03 de Diciembre de 1999 otorgada por la empresa inglesa Lloyd´s Register Quality Assurance, lo cual permite que el servicio aduanero tienda a alcanzar los niveles establecidos en las normas internacionales de aseguramiento de la calidad, y se creen nuevos mecanismos de control y seguimiento de los procesos.
El Estado Peruano tiene como desafío la generación de una cultura de transparencia (económica, fiscal, de las informaciones, entre otras) tanto en el sector público como privado. Aduanas está asumiendo dicho reto tomando las medidas necesarias para establecer procesos y dispositivos que la garanticen.
Las comunicaciones internas formales -antes de la puesta en práctica del FEDI- se realizaban en formatos físicos (papeles), manejando un volumen extenso de documentación con elevados costos de materiales logísticos, materiales de impresión, servicio de mensajería y demora en las comunicaciones. En la búsqueda de la mejora continua se diseña el FEDI, teniendo en cuenta los criterios de simplificación de procesos y de controles electrónicos, lo cual ha significado un cambio en el manejo tradicional de la administración documentaria al sustituir el sistema manual de
comunicación por un sistema automatizado.
III. DESCRIPCIÓN
1. DISEÑO
El FEDI tiene como antecedente el módulo de trámite documentario, que se utilizó como base para la automatización de los procesos administrativos e integración de los procesos de despacho.
Para diseñar el FEDI la Intendencia Nacional de Sistemas, combinó la destreza del personal y la capacidad de los equipos existentes, para lograr la homogeneidad del contenido del trabajo del personal que comparte un mismo recurso. De esta manera se estandariza la documentación interna en un solo formato y a la medida de las necesidades institucionales.
El FEDI tiene las siguientes características:
– Describe toda la secuencia de un documento en un solo formato, por lo que disminuye la generación de documentos, teniendo en cuenta para la mejora de flujos de información: Eficacia, eficiencia, calidad, tiempo de atención y envío.
– Elimina pasos improductivos del proceso que no aportaban valor agregado:
como remisión de documentos, notificación , cargos, sellos, actualización manual de datos.
– Valida la información a través de la firma electrónica, reforzando el significado de usuario con su respectiva contraseña, que evidencia la conformidad en la remisión de documentos, reemplazando por tanto la firma física.
En su diseño se tuvieron las siguientes consideraciones:
– Consultas para una localización rápida de los documentos por diferentes criterios:
Ejemplo documentos pendientes de atención por usuario, búsqueda rápida de nombres, ubicación de FEDI por áreas, por fechas, por responsable, por número, por tipo de documento, por emisor del documento.
– Emisión de mensajes informativos del módulo cada vez que el FEDI es remitido, derivado, concluido, recuperado, anulado o enviado en copia.
– Consulta la distribución del personal por áreas según la cual se numera los documentos.
– Numeración de documentos secuencial automática por cada unidad orgánica y centralizada en la Sede de Aduanas.
– Registro, descripción, seguimiento y conclusión de documentos internos como memorándum electrónico, memorándum circular electrónico, informe electrónico, notificación electrónica, propuesta de Automatización, proyecto de automatización, resolución electrónica, solicitud electrónica, solicitud de acceso al SIGAD, solicitud de acceso a Internet, solicitud de correo externo, solicitud de correo interno, consultas del portal aduanero.
– Posibilidad de comunicación entre niveles fomentando la comunicación directa y no burocrática.
– Automatización de bajo costo: combinación de equipos existentes y personal de Aduanas que intervienen en la elaboración, proceso y conclusión de un documento interno.
2. EJECUCIÓN Y ORGANIZACIÓN
Etapa 1: Política institucional
El Superintendente Nacional de Aduanas imparte la política institucional de “cero papeles” e invoca la adecuación de personas y procesos a una forma más ágil y expeditiva de comunicación interna formal; encarga a la Intendencia Nacional de Sistemas (INS) la implementación de una herramienta informática que permita la eliminación de la documentación física. El Intendente Nacional de Sistemas, a su vez, designa a los responsables de dicho requerimiento y lo denomina proyecto FEDI.
Etapa 2: Conformación del proyecto de desarrollo del FEDI
Se conforma un equipo de trabajo con personal de experiencia y formación en desarrollos de automatización de procedimientos administrativos.
Dicho equipo en coordinación con la Gerencia de Desarrollo y Arquitectura de Sistemas (INS) define como plataforma a Lotus Notes, para aprovechar las facilidades de mensajería que ya contaba.
Se inicia el desarrollo del módulo coordinando las especificaciones con las respectivas Jefaturas de la INS.
Etapa 3: Pruebas
La primera prueba piloto se inicia en la INS. Luego se continúa en la Intendencia Nacional de Administración y en la Gerencia de Recursos Humanos de la Sede Central de Aduanas, las mismas que tuvieron un resultado satisfactorio, lo que permitió posteriormente la entrada en vigencia del proyecto.
A efecto de su implantación se realiza charlas de capacitación a personal cuya sede se encuentra en la ciudad de Lima (Sede Central de Aduanas, Intendencia de Aduana Aérea y Marítima del Callao) para incorporar progresivamente el uso del FEDI en dichas dependencias.
Etapa 4: Formalización del FEDI como documento institucional
Luego del proceso de pruebas iniciales, se recoge la necesidad de normar oficialmente el procedimiento de uso del FEDI, es así que se coordina –para su elaboración- con la Secretaría General, órgano de Aduanas encargado de conducir, normar, ejecutar y controlar las actividades de administración documentaria.
Seguidamente Secretaría General elabora el Instructivo de Trabajo adecuado al Sistema de Calidad SG-IT.02 denominado “Formulación y Tramitación de Documentos Institucionales” agregando el contexto electrónico dentro de las comunicaciones formales de la Institución, confiriéndole igual valor a la documentación física que a la electrónica emitida por el FEDI, el mismo que fue aprobado con Resolución de Superintendencia de Aduanas Nº000103 (19.01.2001). Cabe mencionar que dicha Resolución en su Artículo Primero establece a nivel nacional el uso obligatorio del FEDI en la tramitación interna de documentos que no estén relacionados con el despacho de mercancías.
Etapa 5: Seguimiento y ampliación de funcionalidad.
El uso del FEDI ha crecido en forma progresiva, por lo tanto se realizó un seguimiento y monitoreo para atender las necesidades de los usuarios, ampliándose en tanto los documentos emitidos vía FEDI, incorporando los siguientes:
– Proyecto de discusión: Es un documento (no formal) cuya característica es exponer públicamente diversos temas materia de discusión cuyo resultado final será un documento formal conteniendo conclusiones.
– Propuesta y proyecto de automatización: Es un documento que permite automatizar la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión Aduanera (SIGAD).
– Solicitud de acceso: Son los requerimientos de autorización de acceso de personal sobre la información del SIGAD y mensajería.
– Requerimientos de Servicios Logísticos: Se utilizan para solicitar el servicio logístico permitiendo centralizar todos los requerimientos de bienes y servicio.
– Consultas del Portal Aduanero: Permite la interacción de un usuario externo por medio del Portal con personal técnico de la Aduana para la atención de consulta, quejas y demás.
3. ACTIVIDADES
Etapa 1. Difusión de la Política institucional
Reuniones del Despacho con los Intendentes Nacionales de Aduanas.
Reuniones con el personal de aduanas para difundir la política institucional.
Reuniones en la INS para bosquejar el diseño y designación de responsables del desarrollo
Etapa 2. Conformación del proyecto de desarrollo del FEDI
Conformación del proyecto
Definición de la arquitectura y plataforma institucional
Uniones para la definición de especificaciones
Definición del cronograma de desarrollo
Etapa 3. Primeras pruebas
Se prepara el módulo para las pruebas iniciales en la INS.
Se coordina con la Intendencia Nacional de Administración y la Gerencia de Recursos Humanos para las pruebas pilotos a realizarse.
Se realizan las pruebas de transmisión y envío de mensajería
Se programa las charlas de capacitación en la Sede Central de Aduana con el apoyo de personal INS.
Se programa capacitación en los locales de las Intendencias de Aduana Aérea y Marítima del Callao en coordinación con la Escuela Nacional de Aduanas (ENA).
Se prepara material didáctico para la capacitación en las Intendencias de Aduana de la República.
Etapa 4. Formalización del FEDI como documento institucional
Se programa reuniones entre INS y Secretaría General para definir el nuevo instructivo de trabajo adecuado al Sistema de Calidad.
La Secretaría General elabora el Instructivo de Trabajo SG-IT.02 “Formulación y Tramitación de Documentos Institucionales”, y es aprobado por el Despacho de la Superintendencia Nacional de Aduanas y publicada en el Diario Oficial “El Peruano” para conocimiento a nivel nacional.
Etapa 5. Seguimiento y ampliación de funcionalidad.
Se realizan talleres de capacitación en coordinación con la ENA.
Para mejorar el FEDI de acuerdo a las actividades realizadas por Aduanas se realiza Requerimientos de Automatización.
Se implementa la opción de confidencialidad de documentos cuyo contenido de la información no es de carácter público.
Otra actividad es la capacitación virtual por medio de una clase interactiva (ver anexo 03) elaborada por personal de INS que será utiliza como apoyo al Manual de usuario existente.
4. IMPLANTACION Y REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO
En Aduanas ya se venía trabajando con la plataforma NOTES/DOMINO, en un ambiente distribuido de servidores Domino instalado sobre el Sistema Operativo Windows NT 4.0, brindando los servicios de mensajería (interna y externa) y aplicaciones notes en el Dominio notes /ADUANAS; entonces en base ha esta plataforma (Lotus Notes) se ha desarrollado y aplicado el FEDI.
Asimismo se tiene dos dominios Notes principales en Aduanas. En el primer dominio se encuentra el servicio de mensajería interna y aplicaciones notes, entre los cuales se encuentra el FEDI. En tanto que el segundo dominio brinda el servicio de mensajería externa.
En el primer dominio: se tiene el servidor principal NOTESSRV1 y 10 servidores secundarios distribuidos en sus distintas sucursales y agencias; todos instalados sobre el Sistema Operativo Windows NT 4.0. Las características principales de la plataforma de Lotus Notes/Domino (Primer Dominio) se resume en la siguiente tabla descriptiva:
Características
Marca= HP
Procesador= 2 x Pentium II 400 Mhz
Capacidad de HD= Unidad D: 1GB, 375 MB libres Unidad E: 48 GB, 16 Gb libres
Memoria= 512 MB
Sistema Operativo= Windows NT 4.0 English con Service Pack 4
El Servidor Domino Versión 5.05. Se ha configurado para que trabaje con 4 mailbox. y brinda los servicios de mensajería y de aplicaciones notes.
El FEDI se ha desarrollado empleando la versión R5.05 de Lotus Notes, el cual ofrecía notables facilidades y ventajas en su implementación.
Además el módulo esta configurado para una numeración independiente por Área y ubicación y todos los usuarios tienen acceso al módulo.
ESTACION DE TRABAJO
Especificación Técnica para los equipos de cómputo
– Arquitectura PCI
– 01 procesador Intel PENTIUM II de 350 Mhz como mínimo
– 64 MB de memoria RAM instalado como mínimo
– 01 Disco Interno de 10 GB como mínimo, del tipo Ultra ATA
– 01 Disquetera de 3.5″ de 1.4MB
– 01 Interface de Red Ethernet, 10/100 BaseT, no integrada en la placa principal
– 01 Puerto Paralelo y 01 Puertos Seriales como mínimo
– Monitor SVGA color
– 01 Mouse dos botones
– 01 Teclado en español
– Operación a 220/60Hz
– Preparado para el año 2000
SOFTWARE
– Windows 95 /98
– Software Cliente de lotus Notes Ver. 4.6.2 (mínimo)
5. SEGUIMIENTO Y DOCUMENTACIÓN
Para uniformizar el proceso de tramitación de los documentos administrativos institucionales que formulan las diferentes dependencias de Aduanas se aprueba el referido Instructivo de Trabajo del Sistema de Calidad (Ver Anexo 01), el mismo que está vigente y en aplicación a partir del 23.01.2001.
Asimismo el FEDI cuenta con un Manual del Usuario (Ver Anexo 02 ) a través del cual se da las pautas para la elaboración y tramitación de documentos internos. En dicho Manual se describe principalmente lo siguiente:
– Instalación del Icono de Documentos Internos.
– Muestra el menú de opciones que permite trabajar el Módulo como: generación de FEDI, Proyectos, Consultas y Seguimiento entre otras
– Visualiza una Tabla en la cual se detalla la relación de tipo de documentos internos
– Describe los tipos de mensajes del Lotus Notes que se pueden generar dependiendo de la acción que se realice con el FEDI.
Luego de la puesta en práctica, se ha realizado un monitoreo permanente para realizar mejoras al FEDI, siendo las consideraciones principales a resaltar las siguientes:
– Se desarrolla nuevas consultas que permite evaluar cómo se desplazaban los documentos de un área y/o dependencia a otra por Estado (pendiente, concluido, seguimiento).
– Se crea la opción de FEDIs pendientes por persona
– Se refuerza la capacitación del personal, puesto que en el Módulo muchos documentos que habían sido concluidos no registraban dicho estado situacional.
– Se crea la opción de confidencialidad de algunos documentos.
– Se amplia el FEDI para que los documentos externos ingresados por medio del Portal Aduanero puedan ser atendidos a través del Módulo como “consulta Portal”., cuya conclusión emite una notificación al usuario externo.
– Se crea consultas por áreas o dependencias.
6. COSTOS Y FINANCIAMIENTO
Como se ha explicado, el FEDI es desarrollado y aplicado sobre la plataforma del Lotus Notes ya existente en Aduanas, la que fue puesta en práctica en el 1996, cuya Licencia se paga anualmente y asciende a US$ 118 800,00 (Dólares Americanos).
AHORRO QUE HA ORIGINADO EL PROYECTO (A nivel nacional por mes)
ELEMENTOS ———————————–CANTIDAD———————— VALOR (US$)
ELIMINACION DE DOCUMENTOS INTERNOS
1. Horas hombre de secretarias——————0.125—————————-13.371,43
2. Horas hombre de Jefatura———————0.125—————————-29.714,29
3. Horas hombre de personal de archivo———0.250—————————–2.785,75
4. Personal para la distribución de documentos–21 personas———————–7.800,00
5. Gastos de movilidad (3 intendencias) y mensajería (21 Intendencias) (*)———————————————————————–119.16 millares———————–9.428,57
6. Papel (**) y fotocopias ———————————————————6.360,55
7. Cinta de Impresoras (*)———————250 cintas————————–1.250,00
TOTAL ——————————————————————————————70.710,59
(*) Valores estimados
(**) Valor estimado para 3 derivaciones de los documentos
Nota: Para los costos se ha tomado en consideración un promedio mensualmente de 1.655,2 FEDI.
GASTOS DE LA IMPLEMENTACION DEL FEDI
ELEMENTOS———————-CANTIDAD———————–VALOR (US$)
1. Personal para el diseño————-2——————————-3.000
2. Personal para elaboración de
procedimiento————————-1——————————–430
3. Otros gastos (energía eléctrica,
mantenimiento de equipo, etc.)——————————————500
4. Licencia por uso de Lotus Notes———————————-11.880
TOTAL———————————————————————— 15.810
Para el diseño se contó con 02 servidores de Aduanas de la Intendencia Nacional de Sistemas y 02 Computadoras con el Software base, los mismos que en un período de 02 meses (42 días útiles) lograron diseñar, programar y poner en práctica el FEDI.
El tiempo invertido en horas y la remuneración de los dos servidores de Aduanas asciende a 672 horas y S/. 10,400.00 Nuevos Soles (US$ 3,000 aprox.) respectivamente.
Tiempo: 672 Horas / hombre ( 2 personas * 2 meses + US$ 3,000, equipos 2)
7. PARTICIPANTES EN LAS EXPERIENCIAS
La Experiencia del diseño, programación, ejecución, puesta en práctica del FEDI, se ha realizado con la participación exclusiva del personal de la División de Desarrollo (INS), conformado por:
– James Walt Sullca Cornejo (Profesional en Tecnología de la Información I).
– Silvia Yaya (Analista Profesional).
Si bien es cierto en el diseño y programación participaron sólo 02 personas de Desarrollo de Sistemas, para las fases de prueba, instalación y capacitación se contó con el apoyo permanente de las Divisiones de Arquitectura y Soporte de Sistemas (INS).
Asimismo, el personal de Secretaría General participó en la elaboración del Instructivo de Trabajo del Sistema de Calidad, otorgando plena validez, vigencia y pautas para el uso obligatoria del FEDI.
IV. RESULTADOS Y BENEFICIOS OBTENIDOS
1. RESULTADOS
Los resultados de la aplicación del FEDI se puede apreciar haciendo una comparación de Diagramas de Actividades de Procesos antes y después de la puesta en práctica del FEDI, el mismo que se ha medido teniendo en cuenta el Tiempo, Cantidad de operaciones y desplazamientos de acuerdo al siguiente detalle:
—————–DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE PROCESOS————————-
—————————————–Antes del FEDI—————————————-
CURSOGRAMA ANALÍTICO
————————————————————————-RESUMEN
Objeto : Proceso de documentos internos—Actividad——Antes— Después— Economía
Actividades:
Emisión, reporte de salida, distribución——Operación——-12
física, reporte de recibido, derivación——–Transporte——-5
interna, conclusión—————————Espera———–4
———————————————-Inspección——-1
———————————————-Almacenamiento-1
Método : Anterior———————— Distancia (metros)- 80
Lugar : Aduana Marítima———– Tiempo (horas – hombre) 68.5 hr
ACTIVIDAD———————–DISTANCIA –TIEMPOS –SÍMBOLOS–Observaciones
—————————————-(metros)——(minutos)
Emisión del documento ——————————– 60
Entrega de la Secretaria al Jefe——— -3————–10
Espera para visto bueno——————————— 3 hr
Visto Bueno de la Jefatura————– 2————– 30
Derivación por el módulo de trámite documentario—— 15
Emisión de reporte de salida del documento ———— 15
Espera para la distribución de la documentación——— 2 hr
Distribución física de los documentos recabando el
cargo correspondiente——————20————–60
Recepción de secretaria del área de destino ————10
Emisión de reporte de documento recibido ———— 15
Espera para la derivación——————————- 3 hr
Derivación del Jefe al informante——– 2————- 20
Recepción del informante y firma del cargo ———— 10
Evaluación de la documentación ———————– 48 hr
Generación de documento institucional —————— 4 hr
Entrega de documentos a la Secretaria– 3————- 10
Espera para el visto bueno del Jefe——————— 2 hr.
Visto bueno del Jefe ———————————- 20
Emisión de documento de respuesta —————— 60
Derivación de respuesta al área de origen 20———- 15
Recepción del cargo del área de destino ————– 10
Concluye en trámite documentario ——————– 10
Archivo——————————— 30———– 20
TOTAL—————————————80———— 68.5 hr— 11– 6– 4– 1– 1
(*) Esta distancia es variable, se ha considerado la mínima para el caso de la Aduana Marítima
——————-DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE PROCESOS————————–
——————————————-DEL FEDI———————————————–
CURSOGRAMA ANALÍTICO———————-RESUMEN—————————— Objeto : Proceso de Documentos——————– Actividad– Antes– Después— Economía
Internos Automatizado – FEDI
Actividades: Elaboración de FEDI,—————Operción———11——-8———-3
derivación automática, Evaluación de la———–Transporte——–6——————-6
información, generación de información,———–Espera———————————
conclusión.—————————————-Inspección——–1——————-1
—————————————————Almacenamiento–1——————–1
Método : Implantado —————————–Distancia (metros) 0
Lugar : Aduana ——————————Tiempo (horas – hombre) 58.5 hr 52.3 hr 6.2 hr.
ACTIVIDAD– DISTANCIA—- TIEMPOS—–SIMBOLOS———–Observaciones
—————–(metros)———-(minutos)
Elaboración de FEDI ——————– 5
Derivación automática con acuse de recibo
(Seguimiento 1)————————– 2
Derivación automática del Jefe al Informante con acuse
de recibo (Seguimiento 2)—————- 2
Evaluación de la Información ———— 24 hr
Generación de la Información institucional – 4 hr
Derivación automática del Informante al Jefe con acuse
de recibo (Seguimiento 3)—————- 2
Revisión del Jefe ———————— 5
Derivación automática a las áreas y conclusión del Jefe ————————————————————————————– 2
TOTAL ————————————38.3 hr———– 8
El tiempo de entrega de documentación interna a través del FEDI es inmediata.
Antes de la puesta en práctica la demora de envíos tenía la siguiente frecuencia:
– Entre un área y otra de la misma Intendencia (15-30 minutos )
– Entre una dependencia y otra cuya Sede es en Lima: (hasta 24 horas)
– En el caso de una Provincia a otra (2 a 3 días) dependiendo completamente del servicio de mensajería.
Se evaluó el flujo de documentos internos en la Sede Central y de las Intendencias de Aduana de la República en un período estimado de Enero-Mayo de los años 2000 y 2001, disminuyendo aproximadamente en un 20%. En el período estimado del año 2000 se generó 126,478 documentos internos con el sistema tradicional de trámite documentario, mientras que en el año 2001 se generaron 101,193 documentos internos incluyendo el FEDI.
Se disminuyeron los costos en:
– Papel (hoja bond simple, hoja bond membretada con el logo de Aduanas, papel carbón, hojas auto-copiativas sumarias para realizar el seguimiento correspondiente)
– Sobre de papel para envío de documentos
– Toner y cintas para Impresoras.
– Movilidad (Gasolina, pasajes)
– Disminución del Servicio de Mensajería
– Mantenimiento de Equipos
2. BENEFICIOS
Los principales beneficios obtenidos luego de la implantación y puesta en práctica del FEDI son:
– Aumento de la velocidad en el intercambio de documentos, al sustituir los sistemas tradicionales por sistemas electrónicos.
– Permite ver en un solo formato electrónico todo el recorrido de un documento, ver el estado en que se encuentra (pendiente y/o concluido).
– El acuse de recibo es automático, por lo tanto se eliminan los cargos.
– Permite adjuntar archivos en el flujo electrónico de documentos entre dependencias distantes y hacer relación de documentos con hipervínculo (link).
– Permite la estandarización de los documentos de presentación.
– Remisión automática de los documentos al correo Lotus Notes, para atención o conocimiento.
– El módulo permite habilitar y deshabilitar documento anulado, permite restaurar el último seguimiento o derivación respectiva.
– Permite realizar copias en borrador.
– Permite generar documentos internos confidenciales.
V. RECOMENDACIONES
El FEDI se ha convertido en una herramienta esencial y necesaria en las comunicaciones internas de Aduanas. Estando en la Política de calidad de un mejoramiento continuo a través del control de los procesos se observó una centralización de la aplicación, siendo deseable desarrollar la aplicación usando el lenguaje JAVA Script, para que la interacción con el usuario más distante del servidor
sea mucho más rápido, ya que al ingresar por un navegador (browser) se emplea menos ancho de bando en la red (por lo cual se hace más lento). Esto contribuirá a una mejora en el tiempo de respuesta de la aplicación..