Cesiones de datos laborales a representantes de los trabajadores y sindicatos

La legislación española reconoce a las diferentes órganos de representación de los trabajadores en la empresa, el derecho a recibir información del empresario sobre diversos aspectos de la vida laboral.

Las competencias y derechos de los representantes de los trabajadores y de los Sindicatos vienen recogidos de manera genérica en el RD Legislativo 1/95 de 24 de marzo, por el que se aprueba el Texto Refundido del Estatuto de los Trabajadores ; en la LO 11/1985 de 2 de agosto de Libertad Sindical, y en la Ley 9/1987 de 12 de junio de Órganos de Representación, Determinación de las Condiciones de Trabajo y Participación del Personal al servicio de las AA.PP.

En estos textos legales se recogen las principales competencias y garantías de los representantes de los trabajadores y funcionarios y los delegados sindicales fijando cuál es la información que debe darse a estos órganos de representación [1] .

Antes de centrarnos en el tema en cuestión, hagamos una breve referencia de los sistemas de representación de los trabajadores en el seno de una empresa para poder centrar así el problema ante el que nos encontramos.

En el derecho español conviven dos sistemas de representación de los trabajadores [2] :

• Por una parte, la representación unitaria, regulada en el Título II ET, que establece una representación de la totalidad de los trabajadores de una empresa, al margen de sus adscripciones sindicales, con la única excepción de los calificados jurídicamente como personal de alta dirección.Esta representación unitaria tiene su reflejo en los Comités de empresa y Delegados de Personal, cuya diferencia se traza en función del volumen de la plantilla del centro de trabajo [3] .
• Y, por otra parte, la Representación Sindical, de carácter estrictamente sindical que sólo representa a los trabajadores afiliados a una organización sindical, cuya regulación se recoge en el  Título IV de la LO  11/85, de 2 de agosto de Libertad Sindical.

Centrándonos en la primera de ellas, para comprobar cuál es su incidencia en materia de protección de datos, el art. 61 ET proclama el derecho de los trabajadores a participar en el seno de la empresa a través de los Delegados de Personal ( cuando haya más de 10 trabajadores pero menos de 50 ) y el Comité de Empresa ( a partir de 50 trabajadores ).

Al canalizarse el derecho de representación de los trabajadores de la empresa a través de estos instrumentos unitarios, la Ley les atribuye determinadas competencias dirigidas a conocer la marcha de la empresa y a controlar el cumplimiento de las normas laborales y de Seguridad Social, a las que hay que añadir también las competencias que, de manera específica, les atribuye la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

Problemas que plantea la entrega de la copia básica.

Los arts 64 y 68 del ET establecen las competencias y las garantías de los representantes, señalando en al apartado 2 del art. 64 la competencia de ” recibir la copia básica de los contratos a que se refiere el apartado a) del art. 8.3  […] “.

Así pues, remitiéndonos al art. 8.3.a)  se establece la obligación del empresario de entregar a la representación legal de los trabajadores una copia básica de todos los contratos que deban celebrarse por escrito, a excepción de los contratos de relación laboral especial de alta dirección, sobre los que se establece simplemente el deber de notificación.

Continúa señalando el mismo apartado que ” con el fin de comprobar la adecuación del contenido del contrato a la legalidad vigente, esta copia básica contendrá todos los datos del contrato a excepción del número del documento nacional de identidad, el domicilio, el estado civil y cualquier otro que, de acuerdo con la LO 1/1982 de 5 de mayo, pudiera afectar a la intimidad personal “.

Esta copia básica será entregada por el empresario a la representación legal de los trabajadores en un plazo no superior a 10 días desde la formalización del contrato, quienes la firmarán a efectos de acreditar que se ha producido la entrega. Después dicha copia básica se enviará a la Oficina de Empleo.

Cuando no exista representación legal de los trabajadores también deberá formalizarse copia básica y remitirse a la Oficina de Empleo [4] .

Los representantes de la Administración, así como los de las organizaciones sindicales y de las asociaciones empresariales, que tengan acceso a la copia básica de los contratos en virtud de su pertenencia a los órganos de participación institucional que reglamentariamente tengan tales facultades, observarán sigilo profesional, no pudiendo utilizar dicha documentación para fines distintos de los que motivaron su conocimiento [5] .

El contenido de la copia básica plantea problemas, puesto que puede colisionar, por una parte, con el derecho individual del trabajador a su intimidad personal ( art. 18.4 CE ) , y, por otra parte, con el derecho colectivo de los representantes de los trabajadores, fundado en un interés legítimo derivado de las funciones representativas reconocidas por los arts. 129.2 CE, en relación con los arts. 7, 9.2 y 28.1 de la misma a evitar cualquier contratación irregular [6] .

Si la finalidad de la entrega de la copia básica encuentra justificación legal en la verificación  de que el contrato cumple con la legalidad vigente, parece lógico pensar que los datos contenidos en ella deberán limitarse a los estrictamente necesarios para tal fin.

La Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cantabria, de 10 de mayo de 1994, señala que en la copia básica pueden constar :

• los sujetos o partes de la relación contractual, no siendo preciso que aparezcan en las copias las firmas de las partes,
• el trabajo pactado en sus aspectos cualitativo y cuantitativo,
• la duración de la relación laboral,
• el lugar de trabajo, y,
• las fuentes de la regulación laboral [7] .

Por su parte, la Sala de lo Social, del Tribunal Supremo, en Sentencia de 24 de marzo de 1998 [8] ,  señala que el empresario está obligado a suministrar a los miembros del Comité de Empresa una copia básica de todos los contratos formalizados por escrito, con la finalidad de comprobar la adecuación de los mismos a la legislación vigente. De esta obligación se excluyen los contratos de alta dirección, así como determinados datos, los estrictamente personales, sin que, en ningún caso, sea exigible la comunicación de aquellos que no figuren en el contrato original.

De la interpretación de este precepto resaltan dos conceptos: el de copia y el de básica.

Respecto del primero, debe entenderse que “copia” es tanto traslado como reproducción de un escrito. En cuanto a la adjetivación “básica” ha de concluirse que cumple este requisito la copia que recoge lo “fundamental”.

Por su parte, el TC, en Sentencia nº 142/1993, de 22 de  abril, en relación a la desestimación de un recurso de inconstitucionalidad contra la Ley 2/1991, de 7 de enero sobre derechos de información de los representantes de los trabajadores, estudia los deberes de información a cargo del empresario y hace referencia a la copia básica.

En contra del fallo de esta Sentencia, el voto particular del Magistrado D. José Gabaldón López, entiende que dicha ley vulnera el derecho a la intimidad, a la libertad sindical y a la libertad de empresa.

Según los recurrentes, la intimidad del art. 18.1 CE comprende también el derecho a la intimidad en materia económica. Así, lo que se plantea en el recurso, es el tema del derecho a mantener reservada la información relativa a las percepciones económicas, es decir, los salarios y demás percepciones establecidos singularmente en el contrato de trabajo.

Así, la divulgación de los datos retributivos particulares de cada trabajador resultaría contraria al art. 18.1 CE [9] .

Concluye el TC que, el acceso a la información relativa a la retribución no permite , en modo alguno, la reconstrucción de datos del trabajador incluidos en la esfera de su intimidad, datos retributivos que pueden ser conocidos por los representantes de los trabajadores en uso de las facultades que les confiere el art. 64 ET, sin que con ello se viole derecho constitucional alguno [10] .

Actualmente existe la prohibición de entregar la nómina de los trabajadores. Sólo existe obligación de entregar los TC-1 ( boletín de cotización para la Seguridad Social en el que se reflejan los datos relativos a la identificación de la empresa y a la determinación de la deuda  ) y elTC-2  ( relación nominal de trabajadores que contiene los datos relativos a la identificación de los trabajadores, a sus bases de cotización y a las prestaciones que les hayan sido satisfechas en régimen de pago delegado ) .

Como podemos observar, tales declaraciones no nos llevan a una conclusión clara de qué debe contener la copia básica, aunque, a nuestro juicio, tales declaraciones se encuentran en total y absoluta contradicción con los principios establecidos por la LOPD y con las últimas declaraciones del TC, en materia del derecho a la intimidad y al derecho a  la protección de datos [11] .

Vemos, por tanto, cómo la relación entre los derechos de información de los representantes de los trabajadores y la protección de datos tiene unos límites totalmente difusos [12] .

Las competencias y derechos que  se reconocen a los miembros del Comité de empresa y Delegados de Personal, deben ponerse en relación con la obligación que establece el art. 65.2 ET, referente al deber de sigilo profesional sobre toda la información recibida de la empresa. Deber de sigilo que se extiende aún después de ser Delegado.

Peticiones masivas

En cuanto a los problemas que presentan las peticiones masivas de datos por parte de los Representantes y Sindicatos, es necesario poner en juego el art. 11 LOPD, que exige el consentimiento del afectado o la existencia de una ley para permitir la cesión, en este caso, a los representantes y Sindicatos.

Debemos tener en cuenta que esos datos deberán ser siempre adecuados, pertinentes y no excesivos y vinculados siempre a la finalidad para la que se obtuvieron, no pudiendo ser empleados para fines distintos.

Los problemas surgirán cuando los representantes o los Sindicatos utilicen dichos datos con fines distintos para los que inicialmente les fueron cedidos o, también, en caso de que se recopilen datos que sobrepasen el límite de lo estrictamente laboral [13] .

Así, en consecuencia, los parámetros que deben emplearse para la recogida y manipulación de los datos tienen que ser la pertinencia, proporcionalidad y adecuación a un fin empresarial, legítimo y serio.

Es decir, que obedezcan a efectivas exigencias organizativas, productivas o de seguridad en el trabajo. De esta forma, se evita un abuso o invasión injustificada en la esfera privada o en otros derechos del trabajador.

Por tanto, como conclusión, la petición de datos deberá realizarse para un fin concreto y especificado, no pudiendo realizarse peticiones masivas ya que excederían de los principios generales establecidos en nuestras leyes.

Los órganos de representación deben desarrollar para sus miembros, códigos de práctica profesional en materia de protección de datos, en los que se establezcan directrices específicas de sus sectores respectivos, mediante la aplicación de un conjunto de principios al respecto relativos a las características operativas singulares de cada sector.

Cabe tener presente que los representantes de los trabajadores deben erigirse en los principales garantes de la intimidad informática de los trabajadores [14] .

En reciente resolución de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid ha determinado que la cesión de datos a delegados de personal y Comité de Empresa sólo podrá producirse en el caso de que cada uno de los trabajadores afectados otorgue su consentimiento expreso.

Nos encontramos ante una constante colisión entre el derecho a la intimidad y el derecho a la libertad sindical.

Es claro que la diferente legislación española reconoce a los órganos de representación de los trabajadores el derecho a recibir información sobre determinados aspectos de la vida laboral de los trabajadores.

Sin embargo, la APD de la CAM sostiene que no hay ningún precepto legal en el que pueda ampararse la cesión de datos específicos de cada trabajador.

Por parte de los sindicatos se alega que si la intimidad de los trabajadores es un derecho fundamental, también lo es la libertad sindical, y ésta es imposible ejercerla si no se puede contar con datos.

CC.OO ha presentado un recurso judicial, de forma que, a la espera de resolución, deberá tener en cuenta lo determinado por la Agencia, como organismo de la Comunidad que vela por el control de los ficheros automatizados de la Administración regional.