Desarrollo tecnológico en la justicia cubana: Sistema de informatización para la gestión de los Tribunales Populares Cubanos.

Technological development in the Cuban justice: computerized system for the management of the Cuban Popular Tribunals.

Autor:

Ing. Darián González Ochoa¹

1 Universidad de las Ciencias Informáticas, Centro CEGEL, [email protected]

La Habana, 2015

Resumen

Los Tribunales Populares Cubanos constituyen un sistema de órganos estatales encargados de administrar justicia que dimana del pueblo de Cuba. La cantidad de información que se produce en sus instancias crece exponencialmente, los expedientes judiciales se confeccionan de forma manual, existiendo gran dependencia del papel, lo cual influye en la dilatación de los procesos judiciales y en los extensos términos legales para su vencimiento, así como en la preservación de la información. Por ello el Tribunal Supremo Popular y la Universidad de las Ciencias Informáticas colaboran en aras de informatizar la actividad judicial. El presente trabajo expone las potencialidades del Sistema de Informatización de los Tribunales Populares Cubanos, a fin de trasladar al lector a una visualización concreta del impacto que tendrá la tecnología en función del sistema judicial cubano, sobre todo para incrementar la celeridad de los procesos judiciales y la preservación de la información.

Palabras Claves: consecutividad del proceso, términos procesales, expediente judicial, informatización

Abstract

The Cuban Popular Tribunals constitute the system of the government responsible for administer justice in the name of the people. The amount of information produced in these institutions grow in an exponentially way, the court documents are made manually, existing a great dependence on paper, which influences the expansion of court proceedings, the extensive legal terms to maturity and the preservation of information. The Popular Supreme Court and the University of Computer Sciences are collaborating with the goal of computerizing the judicial activity. The present study describes the potential of Computerization System of Cuban Popular Tribunals, to transport the reader to a particular view of the impact that technology will play according on the Cuban judicial system, especially to increase the speed of the judicial and the preservation of information

Key Words: process consecutiveness, procedural terms, court file, computerization.

Introducción

Las leyes se pensaron en tecnología papel y por tal motivo trajo consigo diversos defectos en la administración de justicia, como son la lentitud, morosidad e incertidumbre. Los procesos judiciales demoran años, generan inseguridad y altos costos. Es necesario disminuir esos defectos con una justicia previsible, segura, equitativa, administrada a plazos razonables y con el uso de nuevas herramientas tecnológicas. Dentro de las proyecciones estratégicas del Tribunal Supremo Popular se encuentra: “Continuar desarrollando la infraestructura tecnológica del Sistema de Tribunales Populares y asegurar su gestión, administración y explotación en los principios de la Seguridad Informática” La Tecnologías de la Información y las comunicaciones no solo están llamadas a garantizar automatización en los procesos para estos se realicen con mayor celeridad, sino a transformar todo el entorno de su aplicación, en el caso que nos ocupa, la actividad judicial; va más allá de la simple modificación, significa no solo revolucionar el procesamiento, almacenamiento y recuperación de los escritos que componen un expediente judicial para transformarlo íntegramente a formato digital, sino también el modo en que los tribunales, los terceros y las partes se comunican, se traduce en absoluta confianza y simbiosis entre dos elementos sin los cuales el camino hacia la modernización del Derecho y del Estado sería absolutamente imposible de recorrer.

Un Proyecto de Informatización

El sistema de Tribunales en Cuba se puede estructurar de forma piramidal, donde los elementos de esta pirámide son los Tribunales Municipales Populares (TMP), los Tribunales Provinciales Populares (TPP) y en la cima como ente regulador y no de intromisión de la jurisdicción judicial se encuentra el Tribunal Supremo Popular (TSP). Para la consecución del propósito de hilvanar la proyección estratégica del Tribunal Supremo se concibió la colaboración con el Centro de Gobierno Electrónico (CEGEL) de la Universidad de las Ciencias Informáticas de Cuba, surgiendo el proyecto de informatización de los Tribunales de la República de Cuba en el año 2010 el que se ha denominado “Sistema de Informatización de los Tribunales.”(SIT), bajo el acuerdo referenciado con el No. ANC11-001-001, firmado por las partes en diciembre de 2011.

El desarrollo de un proyecto de informatización tiene múltiples aristas, pero dentro de las principales se encuentra la definición de su tecnología y del alcance del mismo. Es por ello que este proyecto desarrolla un sistema integral dirigido a informatizar toda la actividad jurisdiccional en el país en las materias que comprende el sistema de tribunales, estas son: Penal, Civil, Administrativo, Económico y Laboral, e incluyen 46 procedimientos judiciales que se conocen y resuelven en todas las instancias del sistema. Consiste en una aplicación Web que permite a los usuarios (fiscales, jueces, abogados, secretarios y personas naturales o jurídicas), de acuerdo a los permisos otorgados, realizar todos los trámites procesales que corresponden legalmente, y a los funcionarios correspondientes controlar en tiempo real el funcionamiento de la actividad judicial. Por supuesto para garantizar que esta idea sea materializada no basta con soñarla, hay que sintetizar y llevar a la práctica lo proyectado. Por tal motivo haciendo analogía a las estructuras de desarrollo de software se crearon 5 subsistemas dentro del proyecto de informatización coincidiendo estos con sus similares en el entorno de la justicia que no son otras que las materias antes mencionadas. Independientemente a estos 5 subsistemas se consideró necesario crear uno adicional ya que propiciado por el entorno de justicia en el que se enmarca el sistema se hizo prudente consultar la Ley de Procedimiento Civil, Administrativo, Laboral y Económico, comúnmente llamada “LPCALE” por sus siglas, donde la propia Ley describe procesos comunes en estas 4 materias, lo cual significaría un gasto de esfuerzo, tiempo y hasta propiciar que se evidencien riesgos innecesarios modelando procesos iguales como diferentes, y como de referencia de procesos comunes se trata el sexto subsistema se denominó precisamente de esta forma “Común”. Es evidente que si se pretende asumir todo el alcance de los 48 procedimientos lo más lógico en estos casos es aplicar el método matemático de programación dinámica “Divide y Vencerás” por lo cual se orquestó 3 versiones del sistema las cuales de forma incremental van cubriendo todo el espectro del sistema de Tribunales Populares Cubanos. En una primera versión se proyectó 6 procedimientos siendo estos los más utilizados y los de mayor impacto dentro de los tribunales del país, ellos son: Ordinario Penal, Actos Preparatorios, Ordinario Civil, Administrativo, Disciplina y Derecho Laboral y Ejecutivo; de esta forma las dos versiones siguientes informatizan 23 y 19 procedimientos restantes respectivamente.

Figura 1: Cantidad de Procedimientos por Materias a informatizar.

Tecnología y actividad judicial generando conocimiento.

¿Cómo es capaz un reto práctico de transformar el pensamiento y el entorno de desarrollo de software en función de lograr la unión exacta y necesaria en la cual la tecnología sirva de catalizador al proceso de modernización, la modernización del derecho y la actividad judicial? La anterior interrogante convida más que a todo a una reflexión exhaustiva, una reflexión que nos lleve a determinar, cómo asevera el título de este artículo, como colocar la tecnología en función de la justicia cubana. El Sistema de informatización para la gestión de los Tribunales Populares Cubanos no es otra cosa que la evidencia palpable de que las soluciones tecnológicas deben seguir labrando el camino como componente esencial para la reafirmación de la filosofía del Gobierno Electrónico.

Para lograr alinear los objetivos propuestos con la construcción del sistema determinamos los aspectos fundamentales que serían de impacto al sistema judicial cubano. Es por ello que un grupo de profesionales del Centro de Gobierno Electrónico de la Universidad de las Ciencias Informáticas se dieron a la tarea de generar conocimiento para el pleno domino de la tecnología y colocarla a servir como soporte en el ámbito jurídico de la nación; ejemplo de lo anterior pudieran mencionarse disimiles elementos entre los que sobresalen la elección de los marcos de trabajo, las estrategias y modelos de desarrollo, los sistemas de gestión de proyectos de desarrollo de software entre otros. En la consolidación practica de talleres, reuniones de trabajo, encuentros importantes y definitorios con los jueces del sistema de tribunales, especialmente del Tribunal Supremo Popular, se pudo esbozar y hacer realidad la trascendencia de la aplicación de un sistema que coadyuvara a mostrar una estructura judicial firme, transparente, ágil y sobre todo una muestra inequívoca de la soberanía del Estado Cubano.

Principales características del Sistema de informatización: Logros en la práctica de la justicia.

Este sistema, basado en tecnología web, posibilita entre otras funcionalidades generales, la presentación telemática de escritos, la radicación automática de expedientes, el procesamiento de textos con modelos de documentos, y las notificaciones electrónicas a las partes; todo desde la perspectiva del expediente digital.

Celeridad en la Supervisión:
La existencia de un sistema de informatización en los tribunales, permitirá que la supervisión de las materias jurisdiccionales se desarrolle desde instancias superiores, sin tener que mover recursos de una localidad a otra. Se gestionará la información necesaria para que la misma sea más eficiente y confiable, a partir de los reportes identificados para cada criterio de evaluación. La tecnología concebida para el proyecto permite la réplica y el intercambio o flujo de información entre los tribunales inferiores y superiores de manera que los flujos de trabajo para el control de los recursos de Casación , Apelación o Revisión ,los reportes estadísticos y el control jurisdiccional se realice con celeridad, además de la especial significación que traería el sistema para la supervisión que podrá ser realizada por los especialistas y supervisores designados desde su territorio sin necesidad de trasladarse físicamente hacia otras provincias o localidades.

Captación de los datos primarios en el lugar de origen: El sistema está pensado para que los beneficiarios del mismo puedan introducir los datos al sistema sin necesidad de estar recurriendo a métodos que acarreen lentitud en el proceso, tantos los fiscales, como las secretarias, abogados y los propios jueces tienen habilitado el sistema para de acuerdo a sus responsabilidades y jurisdicción puedan introducir los datos ellos mismo sin necesidad de mediadores, es por ello que decimos “quien origina el dato, es quien lo introduce”.

Turnado y returnado automático de asuntos: Tanto en las Secciones en los municipios como en las Salas de los Tribunales del país los presidentes y secretarias de estas, tienen bajo su responsabilidad realizar el turnado de los asuntos que lleguen al Tribunal, tarea esta engorrosa si se realiza de forma manual como hasta hoy se ha hecho, pero si turnar se torna complicado que queda esperar para el returnado de asuntos que se pone de manifiesto cuando por una causa u otra el juez al cual le fue turnado en un primer momento un asunto no puede llevarlo a cabo. Pues bien estas dos actividades el Sistema de Informatización las trata de forma automáticas, por supuesto siempre teniendo en cuenta el o los criterios que se tomaran para realizar dicho turnado, comprobándose una vez más que es el hombre quien decide y no la máquina.

Numeración única para los expedientes y radicación automática, el expediente judicial digital: Una de las actividades en la que los juristas del sistema de tribunales invierten la mayor parte del tiempo es la documentación de los procesos judiciales, en cada uno de ellos se confecciona un expediente, legajo o carpeta en el que se asientan, por escrito, las actuaciones o documentos de los actos procesales, de forma cronológica, con los folios enumerados y la carátula, que incluye la información elemental para garantizar su individualización. En caso de que el expediente alcance un número determinado de hojas se confecciona un segundo expediente. La clave para mantener el control de un expediente es precisamente el orden cronológico en que se anexan los documentos y su correspondiente foliación. Por tanto, el expediente judicial constituye el registro de la historia de un proceso judicial, todo lo que las partes presentan y lo que el tribunal dispone para resolver un conflicto. Actualmente la forma de incluir un documento a un expediente es cosiendo el borde izquierdo del expediente en partes equidistantes entre sí, con hilo y grandes agujas.

Cuando se crea un expediente se procede a su radicación (para las materias: Civil, Administrativo, Económico y Laboral), que consiste en la enumeración consecutiva de los expedientes y la consecuente actualización del Libro de radicación de asuntos. En el mismo se consignan los datos más importantes, asignándosele un número en el Libro de radicación de asuntos. El número asignado constituye su identificador de por vida, comienza en 1 (uno) al iniciar el año. Existen casos en los que se repite en el tribunal, cuando por error se radica con igual número. Actualmente si el asunto se impugna, se presenta ante un tribunal de instancia superior, donde se radica nuevamente, teniendo dos números de identificación: uno en la instancia superior y otro en la instancia inferior, así podemos encontrar expedientes con hasta 4 números distintos. A partir de lo enunciado, se puede afirmar que el mecanismo de radicación vigente no se garantiza la existencia de un único número que identifique a un expediente en todo el país. El Sistema de Informatización es capaz de realizar la radicación automática de los asuntos y colocar un número único en los expedientes que no se repita en todo el país, dando lugar a un número de 14 dígitos como se muestra en la siguiente estructura.

Figura 2: Estructura del número de expediente

El expediente judicial digital no resuelve el problema del crecimiento exponencial de información, sin embargo permite agilizar los trámites judiciales y el control exhaustivo del vencimiento de términos, además de evitar tachaduras, el registro de la misma información en diferentes libros, la pérdida o el deterioro de los expedientes, y por ende su reparación. Propicia el almacenamiento casi ilimitado y el acceso rápido de información, en contraposición a los mecanismos actuales de trabajo en los tribunales, en los cuales se produce cantidades exponenciales de información.
Generación dinámica de documentos: A medida que transcurren los procesos judiciales en los Tribunales resulta más complicado crear cada uno de los documentos asociados a cada proceso en cuestión, de esta forma la generación de los mismo se realiza manual, y muchas ocasiones no conservando las formas, estructuras y estándares dictados por la ley para la creación de dichos documentos. Por lo que fue necesario llevar a cabo una tarea exhaustiva en la estandarización de los documentos jurídicos en todo el país de lo cual sirvió de extraordinaria ayuda las disposiciones del Consejo de Gobierno del Tribunal Supremo Popular, una vez estandarizados los documentos el Sistema de Informatización está en condiciones de generarlos automáticamente conservando siempre dentro del propio documento las regiones que pueden ser o no editables por los usuarios del Sistema de tribunales Populares, llegando al punto antes de pasar a definitivo cualquier documento, pues después de pasar por ese paso especifico no haya vuelta atrás, ya que se dejó por sentado lo definitorio del documento, garantizando de esta forma transparencia en el proceso.
Garantía en la consecutividad del proceso, de acuerdo con lo establecido por la Ley: Uno de los aspectos fundamentales dentro del propio sistema de Tribunales es la transparencia del proceso, la ejecución del mismo según lo describe la Ley de procedimientos de cada una de las materias, sin el cumplimiento estricto de la Ley resulta imposible decir que estamos en presencia de un sistema judicial claro y limpio. Una vez más el Sistema de Informatización garantiza que cada paso que se vaya a dar en medio del proceso sea el correcto, no debe haber cabida a bifurcaciones que no contemplan la Ley. El Sistema da respuesta a unas de las interrogantes más peliagudas de la vida humana, claro esta vez enfocado al momento procesal, ¿dónde estoy, de donde vengo y hacia dónde voy?, respuestas a todas estas preguntas tiene el Sistema, porque detallar el momento procesal y velar por su cumplimiento es una de sus misiones.

Figura 3: Consecutividad del Proceso Judicial
Es por ello que cada Acto Procesal contemplado en la Ley tiene un origen y un destino y de manera exacta la solución a este problema es resulta haciendo uso de lo que se denomina en el campo de la informática “máquinas de estado y motor de reglas del negocio” que no es otra cosa que un sistema de mecanismos y componentes orquestados de forma tal que exista una secuencia lógica dentro del proceso y que esta secuencia responda al 100 % por lo dispuesto en la Ley. En otras palabras: está definido lo que corresponde hacer en cada momento.
Aviso sobre el vencimiento de los términos: No basta para la actividad judicial transparente fiable y clara, el saber qué hacer en cada momento como asevera el párrafo anterior, no es suficiente conocer hacia qué acto procesal se debe dirigir el acto vigente sino que resulta indispensable saber cuándo, en función de los términos ir hacia un lugar u otro, es por ello que juegan un papel fundamental los términos asociados a cada Acto Procesal, y en particular en este Sistema de Informatización los términos guardan relación de acuerdo a como establece la Ley con dos tipos de calendarios, estos son los de días hábiles y los de días naturales. El Sistema, como un policía de tránsito que domina los tiempos en un semáforo vial, es capaz de advertir al usuario el vencimiento de los términos en cada proceso, hecho este fundamental ya que de acuerdo a lo que por Ley está escrito, la violación de los términos acarrean otros problemas. El sistema de señalización utilizado no solo advierte cuando hay trámites vencidos por términos, sino los que se vencen en el día en cuestión y los que se encuentran aún en términos.

Figura 4: Sistema de señalización del vencimiento de los términos
Notificaciones electrónicas: Las notificaciones se realizaran utilizando el propio sistema y no el correo electrónico. La razón fundamental es que los abogados tendrán un usuario y una clave para acceder al sistema y desde sus sesiones de trabajo podrán tanto presentar sus escritos como enterarse del contenido de sus resoluciones. La presentación telemática de los escritos y las notificaciones por este medio no implicará la alteración de lo establecido en la ley sobre el tiempo hábil para las actuaciones procesales, los plazos y su cómputo, ni ningún trato discriminatorio en la tramitación y en la resolución de los procesos judiciales, de modo que, no se aplicará la teoría de la recepción. En la primera etapa del sistema, solo serán notificados por este medio los abogados, las personas naturales se notificarán conforme a lo que establece la Ley de Procedimiento Civil Administrativo Laboral y Económico en su Artículo 159.
En caso de fallas en el sistema, el abogado podrá notificarse conforme a lo que estable la Ley de Procedimiento Civil Administrativo Laboral y Económico en su Artículo 159.

Figura 5: Flujo de Actividades para las Notificaciones Electrónicas
Impactos esperados del Sistema de Informatización
Los principales impactos esperados del Sistema sobre el desempeño de la Justicia Cubana son los siguientes:
Informatización integral de la actividad judicial

• Aumento en la calidad de la tramitación de los procesos
  
• Control, cumplimiento y alerta del vencimiento de los términos
  
• Supervisión y control en tiempo real de los procesos
  
• Reportes estadísticos en tiempo real
  
• Ayuda a la toma de decisiones de jueces y dirigentes
  
• Sistema centralizado para la gestión de los procesos.
  
• Celeridad en la tramitación de los procesos.
  
• Estandarización y uniformidad de los actos procesales
  
• Seguridad, restringiendo la ejecución de acciones según niveles de acceso definidos.
  
• Almacenamiento seguro y organizado de la información con facilidad de acceso o consulta.
  
• Ahorro de recursos materiales y esfuerzo humano.
  
• Proyecto de reforma legislativa.
  

Conclusiones

El camino andado no ha sido sencillo ni fácil, pero objetivamente en la transformación de la gestión de la información en un ambiente procesal jurídico jamás será fácil, digamos que nos encontramos en una transformación que implica al Estado del Derecho y consigo a la sociedad cubana. La coexistencia natural de la tecnología con el derecho posibilita el crecimiento de ambos hacia un fin común, hacia el servicio transparente al ciudadano. La informatización y modernización del Sistema de Tribunales Populares Cubanos implica poner el sistema judicial cubano a la altura de la visión que tiene el ciudadano sobre la celeridad y claridad de la justicia. Los impactos esperados del Sistema de Informatización son renovadores en la aplicación de la justicia, garantiza que el recurso tecnológico esté dentro de la garantía de la seguridad jurídica que en esencia es la piedra angular dentro del sistema judicial.

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