Normas Expediente Electrónico en Uruguay
Art. 24.- El Estado, los Entes Autónomos y los Servicios Descentralizados deberán implantar el expediente electrónico para la sustanciación de todas las actuaciones administrativas. A tal efecto dispondrán los actos jurídicos y operaciones materiales tendientes al cumplimiento de esta norma en el menor tiempo posible, dando cuenta a la Asamblea General.
El expediente electrónico es la serie ordenada de documentos registrados por vía informática, provenientes de la Administración o de terceros, tendientes a la formación de la voluntad administrativa en un asunto determinado, teniendo la misma validez jurídica y probatoria que el expediente tradicional.
Art. 25.- Autorízase en todo caso la firma electrónica y la firma digital, las que tendrán idéntica validez y eficacia a la firma autógrafa, siempre que estén debidamente autenticadas por claves u otros procedimientos seguros, de acuerdo a la tecnología informática.
La prestación de servicios de certificación no estará sujeta a autorización previa y se realizará en régimen de libre competencia, sin que ello implique sustituir o modificar las normas que regulan las funciones que corresponde realizar a las personas facultadas para dar fe pública o intervenir en documentos públicos.
Art. 26.- Los Gobiernos Departamentales podrán aplicar lo dispuesto en los dos artículos anteriores dando cuenta a sus respectivas Juntas Departamentales.
DECRETO 65/98
VISTO: El proyecto de Decreto sobre “procedimiento administrativo electrónico” que eleva la Oficina Nacional del Servicio Civil.
RESULTANDO:
I) Que la Ley de Presupuesto Nº 16.736 de fecha 5 de enero de 1996, encomendó al Poder Ejecutivo la reglamentación de los artículos 694 a 697 del citado cuerpo normativo.
II) Que dichas normas contienen las disposiciones tendientes al empleo y aplicación de medios informáticos y telemáticos, para el desarrollo de las actividades y el ejercicio de las competencias de la Administración Pública.
III) Que estos medios son de uso corriente, tanto en el ámbito nacional como internacional.
CONSIDERANDO:
I) Que el presente proyecto de decreto responde a la actual política de reforma del Estado, tendiente al logro de una mayor eficiencia en los trámites y procedimientos administrativos, reglamentando la implementación de medios electrónicos de trasmisión, almacenamiento y manejo de documentos.
II) Que el empleo de dichos medios informáticos y telemáticos en la sustanciación de los expedientes administrativos, permitirá minimizar la utilización de documentos basados en papel, logrando así una mayor celeridad y simplificación en la gestión administrativa.
III) Que, asimismo, la incorporación de la informática a la gestión administrativa, permitirá un mayor control del flujo de información que maneja el Estado, que redundará en beneficio de la Administración y de los administrados.
Que a tales fines, dada la diversidad de sistemas de información y de sus plataformas existentes en la Administración, es necesario establecer un estándar de comunicación electrónica de documentos que deberá ser compatible con los utilizados en la actividad privada nacional e internacional.
ATENTO: a lo informado por el Director de la Oficina Nacional del Servicio Civil y a lo preceptuado por los artículos 694 a 698 de la Ley 16.736 de fecha 5 de enero de 1996,
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
actuando en Consejo de Ministros
DECRETA:
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Art. 1º OPCION
La sustanciación de actuaciones en LA ADMINISTRACION PUBLICA, así como los actos administrativos que se dicten en las mismas, podrán realizarse por medios informáticos.
Cuando dichos trámites o actos, revestidos de carácter oficial, hayan sido redactados o extendidos por funcionarios competentes, según las formas requeridas y dentro del límite de sus atribuciones, constituirán instrumentos públicos y como tales se tendrán como auténticos y harán plena fe, salvo desconocimiento o tacha de falsedad.
En tal sentido, constituirán instrumentos públicos, aquellos creados por medios informáticos que aseguren su inalterabilidad.
Cuando la sustanciación de las actuaciones administrativas se realice por medios informáticos, las firmas autógrafas que la misma requiera podrán ser sustituidas por contraseñas o signos informáticos adecuados.
COORDINAR: 9 que refiere a “TODOS LOS ORGANISMOS PUBLICOS”
VER: 14, 27, 28, 30, 34 del Decreto 500/91 y 44 del Código Tributario
VER ley 17243 arts. 24 a 26 y Decreto 382/03. No existe opción
NOTA: La norma contenida en el art. 1 incluye TODOS los procedimientos administrativos, esto es, comunes y especiales. Respecto del disciplinario debe considerarse los arts. 168 y 174 del D. 500/91. El Decreto, que ejecuta directamente una ley (art. 168 nral. 4), la expresión utilizada (ADMINISTRACION PUBLICA) y lo dispuesto en el art. 9, PARECE aplicable al Estado en sentido amplio.
Art. 2º DEFINICION
Se entiende por expediente electrónico, la serie ordenada de documentos públicos registrados por vía informática, tendientes a la formación de la voluntad administrativa en un asunto determinado.
VER ART 24 ley 17243
Art. 3 VALIDEZ
El expediente electrónico tendrá la misma validez jurídica y probatoria que el expediente tradicional.
La documentación emergente de la trasmisión a distancia, por medios electrónicos, entre dependencias oficiales, constituirá, de por sí, documentación auténtica y hará plena fe a todos sus efectos en cuanto a la existencia del original trasmitido (art. 129 de la Ley Nº 16.002 de fecha 25 de noviembre de 1988).
Las formalidades relativas a la intervención notarial de certificación de firmas en actos, actas y contratos de la Administración, se seguirá regulando por las normas vigentes en la materia.
VER: 27 y 32 del Decreto 500/91 y Decreto 382/03
CAPITULO II
Normas sobre procedimiento
Art. 4º APLICACIÓN DEL Decreto 500/91
Todas las normas sobre procedimiento administrativo serán de aplicación a los expedientes tramitados en forma electrónica, en la medida en que no sean incompatibles con la naturaleza del medio empleado.
NOTA: Se destaca que son aplicables las normas del procedimiento de que se trate, por ej., licitatorio y, en ese caso, subsidiariamente, el D. 500/91. El D. 65/988 solo estableció la posibilidad de documentar los expedientes en forma electrónica, sea cual fuere su naturaleza, la que no varía de acuerdo al soporte a utilizar, sin perjuicio de las particularidades del medio empleado.
Art. 5º PETICIONES Y RECURSOS .
Toda petición o recurso administrativo que se presente ante la Administración podrá realizarse por medio de documentos electrónicos. A tales efectos los mismas deberán ajustarse a los formatos o parámetros técnicos que oportunamente fije el Poder Ejecutivo, con el asesoramiento de la Oficina Nacional del Servicio Civil, en lo referente a componentes específicos y a la validez del documento electrónico, de la Comisión Nacional de Informática, en lo referente a aspectos informáticos y del Grupo Técnico Asesor, en lo que respecta a las telecomunicaciones e integración de diferentes organismos de la Administración Pública.
En caso de incumplimiento de dichas especificaciones, tales documentos se tendrán por no recibidos.
No obstante lo expresado precedentemente, se respetará el principio del informalismo a favor del administrado, tanto para las peticiones como para los recursos administrativos
VER: 2, 9, 106 y siguientes y 154 del D. 500/91
Art. 6 FORMA
Los administrados podrán presentar sus peticiones y recursos administrativos por medio de documentos electrónicos, mediante la utilización de los programas de ordenador que satisfagan el estándar establecido por la Comisión Nacional de Informática.
VER: 117 y siguientes, 142 y siguientes del D. 500/91
Art. 7º CONSTANCIA
Toda vez que se presente un documento mediante transferencia electrónica, la Administración deberá expedir una constancia de su recepción. La constancia de recibo de un documento electrónico será prueba suficiente de su presentación.
Su contenido será la fecha, lugar y /digital del receptor.
Para las hipótesis previstas en este artículo así como en el anterior, serán de aplicación en lo pertinente, las disposiciones contenidas en los artículos 157 a 159 del Decreto Nº 500/991 de fecha 27 de setiembre de 1991.
VER: art. 14, 25 y 157 a 159 del D. 500791
NOTA: la remisión es superabundante de acuerdo al art. 4.-
Art. 8º PAPEL
La Administración admitirá la presentación de documentos registrados en papel para su utilización en un expediente electrónico. En tales casos podrá optar entre la digitalización de dichos documentos para su incorporación al expediente electrónico, o la formación de una pieza separada, o una combinación de ambas, fijando como meta deseable la digitalización total de los documentos.
En caso de proceder a la digitalización del documento registrado en papel, se certificará la copia mediante la firma digital del funcionario encargado del proceso, así como la fecha y lugar de recepción.
COORDINAR: art. 1
Art. 9º REPRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
Autorízase la reproducción y almacenamiento por medios informáticos de los expedientes y demás documentos registrados sobre papel, existentes en todos los organismos públicos.
COORDINAR: art. 1
NOTA: la disposición refiere a TODOS LOS ORGANISMOS PUBLICOS
VER: Decreto 83/01
Art. 10º AUTORIZACION
Podrán reproducirse sobre papel los expedientes electrónicos, cuando sea del caso su sustanciación por ese medio, ya sea dentro o fuera de la repartición administrativa de que se trate, o para proceder a su archivo sobre papel. El funcionario responsable de dicha reproducción, certificará su autenticidad.
Art. 11º EXPEDIENTE DE SEGURIDAD
Tratándose de expedientes totalmente digitalizados, el expediente original en papel, deberá radicarse en un archivo centralizado. En caso de la tramitación de un expediente parcialmente digitalizado, la pieza separada que contenga los documentos registrados en papel, se radicará en un archivo a determinar por la repartición respectiva. En ambos casos, el lugar dispuesto propenderá a facilitar la consulta, sin obstaculizar el trámite del expediente.
Art. 12º PLAZOS PARA SUSTANCIAR
Los plazos para la sustanciación de los expedientes electrónicos, se computarán a partir del día siguiente de su recepción efectiva por el funcionario designado.
Se entiende por recepción efectiva, la fecha de ingreso del documento al subsistema de información al cual tiene acceso el funcionario designado a tales efectos.
VER Decreto 500/91: ART. 106 y siguientes, ESPECIALMENTE, 112
Art. 13º AUTORIZACION AL JERARCA
Los sistemas de información de expedientes electrónicos deberán prever y controlar las demoras en cada etapa del trámite. A su vez, deberán permitir al jerarca modificar el trámite para sortear los obstáculos detectados, minimizando demoras.
VER: 38, 116 y 218 DEL D. 500/91
NOTA: En el expediente electrónico existen autorizaciones y permisos, en cada secuencia procedimental, de acuerdo al grado jerárquico del servidor público y del tema al que refiere. Es decir, que no todos los funcionarios tienen acceso, en todo momento, desde su micro o con su clave, a un expediente. El que tiene acceso, en todo momento, sin perjuicio de las particularidades que surgen en la casuística (por ejemplo secreto en el Procedimiento Disciplinario), es el jerarca. Así, éste, puede observar donde se encuentra el expediente electrónico, a todos sus efectos, y de acuerdo a su poder de mando.-
Art. 14º TECNOLOGIA DE RESPALDO
Los órganos administrativos que utilicen expedientes electrónicos, adoptarán procedimientos y tecnologías de respaldo o duplicación, a fin de asegurar su inalterabilidad y seguridad, los que serán definidos por la Oficina Nacional del Servicio Civil, con el asesoramiento de la Comisión Nacional de Informática o eventualmente del Grupo Técnico Asesor, cuando involucre a más de un organismo.
Art. 15º ACTUALIZACION
El Poder Ejecutivo, con el asesoramiento de la Oficina Nacional del Servicio Civil, de la Comisión Nacional de Informática y del Grupo Técnico Asesor, en sus respectivas competencias, determinará periódicamente, en consideración a la evolución de la tecnología disponible, los medios técnicos de almacenamiento, reproducción y trasmisión telemática de documentos que, por su naturaleza o por la eficacia de los procedimientos de control aplicables, ofrezcan protección adecuada contra la pérdida o adulteración de la información almacenada, reproducida y/o trasmitida.
VER Decreto 83/01
Art. 16º DESTRUCCION
Los documentos que hayan sido digitalizados en su totalidad, a través de los medios técnicos incluidos en el artículo anterior, podrán ser destruidos si ello conviene a las necesidades de cada organismo. Los originales de valor histórico, cultural o de otro valor intrínseco, no podrán ser destruidos, por lo que luego de almacenados serán enviados para su guarda a la repartición pública que corresponda, en aplicación de las normas vigentes sobre conservación del patrimonio histórico y cultural del Estado.
VER ART. 90 DEL Decreto 500/91
VER Decreto 83/01
Art. 17º COPIAS
Las copias o reproducciones de documentos anteriormente referidos, tendrán la misma validez del documento original a todos los fines para los que éste fuese empleado, sustituyéndolo con idéntico valor legal, siempre que estuviesen debidamente autenticados.
VER: 64 DEL Decreto 500/91
CAPITULO III
Firma electrónica y digital
Art. 18º FIRMA ELECTRONICA
Se entiende por firma electrónica, el resultado de obtener por medio de mecanismos o dispositivos un patrón que se asocie biunívocamente a un individuo y a su voluntad de firmar.
VER ART. 25 ley 17243
Art. 19º FIRMA DIGITAL
Se entiende por firma digital, un patrón creado mediante criptografía, debiendo utilizarse sistemas criptográficos “de clave pública” o “asimétricos”, o los que determine la evolución de la tecnología.
VER ART. 25 ley 17243 y Decreto 382/03, arts 1
Art. 20º CLAVES
A efectos de dotar de seguridad y certeza la gestión del sistema que se reglamenta, será responsabilidad de cada organismo que dirija un proyecto que utilice la tecnología de “claves públicas” y “claves privadas”, determinar y documentar la forma de administración de las mismas.
VER Decreto 382/03, arts 1
Art. 21º FALTA GRAVISIMA
La divulgación de la clave o contraseña personal de cualquier funcionario autorizado a documentar su actuación mediante firmas o contraseñas informáticas, constituirá falta gravísima, aún cuando la clave o contraseña no llegase a ser utilizada.
Art. 22º PRESUNCION
Todo documento electrónico autenticado mediante firma digital, se considerará como de la autoría del usuario al que se haya asignado la clave privada correspondiente, salvo que medie prueba de la falsificación del documento electrónico o de la divulgación de la clave por terceros.
Quedan expresamente exceptuados de lo dispuesto anteriormente, la firma del Presidente de la República y de los Ministros de Estado en los decretos y resoluciones del Poder Ejecutivo, debiendo estamparse las firmas en forma ológrafa (Arts. 168 numeral 25 y 181 ordinal 7º de la Constitución de la República).
VER: arts. 168/25 y 181, ordinal 7 de la Constitución ; art. 125 del Decreto 500/91
Art. 23º OBLIGACION
Cuando los documentos electrónicos que a continuación se detallan, sean registrados electrónicamente, deberán identificarse mediante la firma electrónica o la firma digital de su autor:
a) los recursos administrativos, así como toda petición que se formule a la Administración;
b) los actos administrativos definitivos;
c) los actos administrativos de certificación o destinados a hacer fe pública;
d) los dictámenes o asesoramientos previos a una resolución definitiva.
VER: 69, 117, 120, 124 y 154 DEL Decreto 500/91
Art. 24º MERO TRAMITE
Los actos administrativos de mero trámite, no requerirán la firma electrónica del o los funcionarios intervinientes, pero deberán identificarse mediante una clave simple.
CAPITULO IV
Penalidades
Art. 25º TRANSMISIÓN INFIEL DESTRUCCION O ADULTERACION
El que voluntariamente trasmitiere un texto del que resulte un documento infiel, adultere o destruya un documento almacenado en soporte magnético, o su respaldo, incurrirá en los delitos previstos por los artículos 236 a 239 del Código Penal, según corresponda (art. 697 de la Ley Nº 16.736 de fecha 5 de enero de 1996).
VER Decreto 83/01
Art. 26º TRANSMISIÓN ENTRE DEPENDENCIAS ESTATALES
El que voluntariamente trasmitiere a distancia entre dependencias oficiales un texto del que resulte un documento infiel, incurrirá en los delitos previstos por los artículos 236 a 239 del Código Penal, según corresponda (art. 130 de la Ley Nº 16.002 de fecha 25 de noviembre de 1988).
VER: 32 del D. 500/91 y Decreto 83/01
Art. 27º DE FORMA
Comuníquese, publíquese, etc.
DECRETO 382/03
Montevideo, 17 de setiembre de 2003.
VISTO: lo dispuesto por los artículos 129 de la ley 16.002 de 24 de noviembre de 1988, los artículos 694 a 607 de la ley 16.736 de 5 de enero de 1996 y el artículo 25 de al ley 17.243 de 29 de junio de 2000, en cuanto prevén el uso de medios informáticos y telemáticos.
RESULTANDO: Que con la sanción del artículo 25 de al ley 17.243 se reconoce el empleo de la firma digital y su eficacia jurídica para otorgar seguridad a las transacciones electrónicas, promoviendo el comercio electrónico seguro, de modo de permitir la identificación en forma confiable de las personas que realicen transacciones electrónicas.
Que asimismo, la sanción del artículo 129 de la ley 16.002 y de los artículos 694 a 697 de la ley Nº 16.736 impulsa la progresiva despapelización del Estado, contribuyendo a mejorar su gestión, facilitar el acceso de la comunidad a la información y posibilitar la realización de trámites por Internet de forma segura.
CONSIDERANDO: Que resulta conveniente reglamentar las disposiciones legales precitadas.
ATENTO: a lo precedentemente expuesto y a lo dispuesto por el artículo 168 numeral 4º de la Constitución de la República
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
Actuando en Consejo de Ministros
DECRETA:
Artículo 1º- El presente decreto reglamenta el uso de la firma digital y el reconocimiento de su eficacia jurídica.
Artículo 2º – Definiciones. A los efectos de este Decreto, se establecen las siguientes definiciones:
a) Firma digital es el resultado de aplicar a un documento un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose ésta bajo su absoluto control. La firma digital debe ser susceptible de verificación por terceras partes, de manera tal que dicha verificación permita, simultáneamente, identificar al firmante y detectar cualquier alteración del documento digital posterior a su firma.
b) Prestador de servicios de certificación es una tercera parte que expide certificados digitales, pudiendo prestar además, otros servicios relacionados con la firma digital.
c) Certificado Digital es un documento digital firmado digitalmente por un Prestador de servicios de certificación, que vincula la identidad del titular del mismo con una clave pública y su correspondiente clave privada.
d) Clave Privada es al clave generada por un proceso matemático, que contiene datos únicos que el firmante utiliza para crear la firma digital. Su conocimiento y control es exclusivo del firmante. Si el firmante decidiera compartirla, se imputará como suyo todo aquello que fuera realizado mediante el uso de la misma.
e) Clave Pública es aquella clave generada por el mismo proceso matemático que la clave privada. Contiene datos únicos que permiten verificar la firma digital del firmante. Su conocimiento es público.
f) Lista de Certificados Revocados de un prestador de servicios de certificación es un archivo firmado digitalmente por éste, en el que constan los números de serie y fecha de revocación de todos los certificados revocados del Prestador de servicios de certificación.
g) Firmante o Signatario, es la persona física que cuenta con un Certificado Digital que utiliza para firmar digitalmente.
h) Período de Validez, es el período de vigencia del Certificado Digital.
VER Decreto 65/98, art. 19
Artículo 3º Validez y eficacia de la firma digital. La firma digital tendrá idéntica validez y eficacia a la firma autógrafa, siempre que esté debidamente autenticada por claves u otros procedimientos seguros de acuerdo a la tecnología informática que:
1. garanticen que la firma digital se corresponde con el certificado digital emitido por un prestador de servicios de certificación de firma digital, que lo asocia con la identificación del signatario;
2. aseguren que la firma digital se corresponde con el documento respectivo y que el mismo no fue alterado ni pueda ser repudiado; y
3. garanticen que la firma digital ha sido creada usando medios que el signatario mantiene bajo su exclusivo control y durante la vigencia del certificado digital.
Artículo 4º- Valor probatorio de la firma digital. La firma digital tendrá respecto al documento respectivo, idéntico valor probatorio al que tiene la firma manuscrita con respecto al documento consignado en papel, siempre que la misma haya sido creada mediante mecanismos de clave pública y privada u otros procedimientos acordes a la evolución de estándares tecnológicos internacionalmente reconocidos como fiables que cumplan con las exigencias establecidas en el artículo precedente.
Artículo 5º – Requisitos del Certificado Digital. El Certificado Digital del firmante deberá cumplir con los siguientes requisitos:
1. Contar como mínimo con la siguiente información del titular del certificado:
a. Nombre completo tal como aparece en el documento de identidad
b. Número, tipo y país emisor del documento de identidad
c. La clave pública asociada a la clave privada.
2. Número de serie
3. Identificación del prestador de servicios de certificación.
4. Período de validez.
5. Firma Digital del prestador de servicios de certificación
6. Debe estar vigente
7. No debe estar revocado a la fecha de la firma
8. Haber sido creado de acuerdo a las políticas del prestador de servicios de certificación que cumplan con lo establecido en el artículo 6.
Artículo 6º -Requisitos de emisión del Certificado Digital.
Los requisitos para la emisión de Certificados Digitales serán los siguientes:
a) Presencia física del solicitante del certificado con documento de identidad vigente y válido en la República Oriental del Uruguay.
b) Un contrato en soporte papel, con fecha de emisión, en el que se consigna la información exacta trasladada de la documentación presentada firmado en forma manuscrita en el que deberá constar:
I) Responsabilidades del Solicitante respecto de la clave Privada cuya clave pública correspondiente se consigna en el certificado y todos los usos que a la misma se le dieran.
II) Declaración del solicitante de su total conocimiento y aceptación de la Declaración de Prácticas de Certificación y/o Política de Certificación correspondientes al certificado solicitado.
III) Responsabilidades del solicitante y del prestador de servicios de certificación respecto a la solicitud de revocación de un certificado, consignando plazos de responsabilidad.
c) Generar la clave privada cuya clave pública correspondiente se consignará en el certificado.
Artículo 7º – Cese de actividades del prestador de servicios de certificación. Si el prestador de servicios de certificación cesara sus actividades está obligado a comunicar dicha situación a través del Diario Oficial y cualquier otro medio que considere pertinente, a mantener o derivar el servicio de recepción de solicitudes de revocación y a actualizar y publicar la Lista de Certificados Revocados hasta que haya vencido el último de los certificados emitidos.
Artículo 8º – Actualización y publicación de la Lista de Certificados Revocados. El prestador de servicios de certificación deberá actualizar y publicar la Lista de Certificados Revocados al menos cada 24 horas.
Artículo 9º – Equivalencia de certificados. Los certificados que expidan los prestadores de servicios de certificación establecidos en otros Estados, de acuerdo con su respectiva legislación, se considerarán equivalentes a los expedidos por los establecidos en la República, siempre que los mismos hayan sido emitidos con garantías de confiabilidad similares a las exigidas por este decreto, y que exista reciprocidad del país de origen con respecto de los certificados emitidos en el Uruguay.
Artículo 10º – De forma